Bài viết này dành cho quản trị viên. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tạo và tham gia không gian, hãy truy cập vào trang trợ giúp dành cho người dùng cuối về Spaces.
Không gian là nơi chính trong Google Workspace để giao tiếp, cộng tác và hoàn thành công việc. Với Spaces, ý tưởng có thể được chia sẻ tự do hơn, thông tin luôn có sẵn và công việc có thể diễn ra dễ dàng. Không gian giúp tổ chức của bạn khám phá và cộng tác về các chủ đề, đồng thời kết nối các nhóm trong một môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả hơn.
Sức mạnh của Không gian
Không gian là:
- Trung tâm làm việc
Không gian là nơi duy nhất để nhóm làm việc, đưa ra quyết định, đăng thông báo và thảo luận. Mọi người đều nắm bắt được thông tin mới nhất nhờ có quyền truy cập vào cùng một nội dung và xem được các quyết định. Các ứng dụng Workspace và công cụ bên thứ ba được tích hợp trong Spaces, ngay tại nơi bạn cần. - Theo chủ đề
Không gian tập trung vào chủ đề giúp mọi người sắp xếp không gian một cách hiệu quả và thiết lập thông báo một cách hiệu quả. - Không gian an toàn để thảo luận
Không gian mang đến một môi trường nhanh chóng, giàu biểu cảm và đơn giản với các cuộc trò chuyện thông thường hơn dựa trên tin nhắn và biểu tượng cảm xúc. Phong cách giao tiếp thân mật này giúp giảm bớt rào cản tương tác, đồng thời khuyến khích các cuộc trò chuyện diễn ra tự do hơn và tạo cảm giác an toàn về mặt tâm lý cho mọi người trong tổ chức của bạn.
Không gian hay cuộc trò chuyện nhóm?
Không gian là lựa chọn lý tưởng cho nhiều mục tiêu giao tiếp, như mô tả ở trên. Chúng tôi đề xuất sử dụng Spaces làm nơi chính trong Workspace để cộng tác theo dự án và theo nhóm, cũng như thảo luận xã hội và chia sẻ kiến thức chung một cách liên tục.
Cuộc trò chuyện nhóm nhỏ hoặc cuộc trò chuyện 1:1 là lựa chọn phù hợp cho việc nhắn tin nhanh, tức thời, chẳng hạn như tin nhắn làm rõ thông tin không chính thức, tin nhắn theo dõi nhanh, tin nhắn liên lạc qua kênh phụ không cần nhiều người tham gia và các cuộc thảo luận có tính thời điểm cao.
Để biết thêm thông tin chi tiết về thời điểm bạn nên sử dụng những công cụ này và các công cụ giao tiếp khác, hãy xem bài viết Các phương pháp hay nhất để giao tiếp nhóm.
Các phương pháp hay nhất để thiết lập không gian
Sau đây là một số đề xuất giúp tổ chức của bạn sử dụng không gian một cách hiệu quả.
- Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên bật nhật ký theo mặc định để mọi người có thể tham khảo kiến thức và các cuộc thảo luận đã diễn ra trong quá khứ. Khi nhật ký tin nhắn bị tắt, cuộc trò chuyện có thể biến mất trước khi tất cả những người tham gia có cơ hội xem. Nếu phiên bản Workspace bạn sử dụng cho phép, hãy cân nhắc đặt lựa chọn Nhật ký LUÔN BẬT.
- Thiết lập và truyền đạt các nguyên tắc của công ty bạn về quy tắc ứng xử khi trò chuyện. Bạn nên đề cập đến những trường hợp mà bạn muốn tổ chức của mình sử dụng email, tin nhắn trực tiếp, cuộc trò chuyện nhóm nhỏ hoặc không gian, cũng như liệu thời gian phản hồi dự kiến có khác nhau đối với những kênh liên lạc này hay không.
- Bạn có thể nhập các nhóm vào một không gian, nhưng chỉ có thể nhập các nhóm có ít hơn 100 thành viên. Nếu muốn nhập một nhóm có hơn 100 người dùng, bạn có thể tạo một không gian mở mới, rồi nhắn tin cho các thành viên nhóm bằng đường liên kết để tham gia không gian mới.
- Khi tạo, đổi tên hoặc nâng cấp tin nhắn trực tiếp theo nhóm thành không gian, bạn cần sử dụng một tên riêng biệt. Bao gồm cả cách viết hoa, dấu câu và việc quốc tế hoá. Ví dụ: nếu có một không gian tên là bữa trưa, bạn không thể sử dụng:
- luncH
- lun.h
- lŨnch
- Sau đây là một số nguyên tắc cụ thể mà bạn nên tuân thủ:
- Sử dụng không gian cho các cuộc thảo luận không đồng bộ, nơi mọi người không cần phải cùng lúc truy cập mạng. Thay vào đó, họ có thể đọc và trả lời theo lịch trình của riêng mình.
- Sử dụng tính năng đề cập bằng @để thu hút sự chú ý của từng người và đảm bảo họ nhận được thông báo. Cho người dùng biết rằng họ có thể sử dụng @tất cả để thu hút sự chú ý của mọi người trong một không gian, nhưng hãy nhắc họ rằng thao tác này sẽ thông báo cho tất cả mọi người. Hãy cân nhắc việc thêm ví dụ về những tình huống mà bạn nên hoặc không nên sử dụng tính năng này trong tổ chức của mình.
- Khuyến khích mọi người thêm bối cảnh chung khi họ @đề cập đến người khác trong cuộc trò chuyện, đặc biệt là trong các cuộc trò chuyện nhóm và không gian có quy mô lớn hơn. Nhờ đó, đồng nghiệp có thể dễ dàng biết bạn đang đề cập đến nội dung gì ở cấp độ tổng quan mà không cần xem xét toàn bộ không gian.
- Để giúp người dùng trả lời các tin nhắn cụ thể mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện chính đang diễn ra trong không gian, hãy cân nhắc sử dụng tính năng tạo chuỗi tin nhắn tại chỗ để người dùng có thể tách các câu trả lời thành các cuộc trò chuyện riêng biệt. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng chuỗi tin nhắn trong không gian.
- Hãy cân nhắc sử dụng không gian có thể khám phá cho những chủ đề không cần giới hạn ở các đội nhóm hoặc cá nhân cụ thể. Với không gian có thể khám phá, thông tin sẽ minh bạch hơn, các tổ chức có thể xây dựng sự hiểu biết chung và các thành viên mới có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin.
- Khuyến khích nhân viên tạo không gian riêng cho công việc của họ. Yêu cầu các nhà lãnh đạo chủ động sử dụng không gian để khuyến khích và làm gương cho những người khác.
- Phối hợp với chủ sở hữu và người quản lý không gian trong tổ chức của bạn để thúc đẩy các cuộc trò chuyện lành mạnh, đảm bảo các chủ đề đi đúng hướng và kiểm soát phạm vi cung cấp không gian trong tổ chức của bạn.
Quản lý không gian trong tổ chức của bạn
Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn tạo không gian đều tự động trở thành chủ sở hữu không gian và có thể chỉ định thêm người vào vai trò này. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Tìm hiểu về vai trò chủ sở hữu hoặc người quản lý không gian.
Những người khác trong tổ chức của bạn có thể được tự động chỉ định vai trò chủ sở hữu không gian. Điều này giúp ngăn chặn các không gian không được quản lý, chẳng hạn như nếu chủ sở hữu không gian rời khỏi không gian hoặc tài khoản của họ bị xoá hoặc tạm ngưng. Nếu nhà sáng tạo là chủ sở hữu không gian không còn là thành viên, thì tối đa 3 thành viên hoạt động sớm nhất trong không gian sẽ tự động được chỉ định vai trò chủ sở hữu không gian.