Este artículo está dirigido a los administradores que administran los editores de Drive y Documentos de una organización. Si necesitas ayuda para administrar tus archivos, visita el Centro de aprendizaje.
Como administrador de Google Workspace, puedes administrar cómo las personas de tu organización usan Documentos, Formularios, Keep, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones y Vids de Google. También puedes configurar funciones como acceso sin conexión, actividad de archivos y plantillas.
Contenido de esta página
- Cómo activar o desactivar servicios
- Elige la configuración de uso compartido
- Cómo configurar el acceso sin conexión
- Permitir que los usuarios vean la actividad en las apps
- Administra plantillas y temas
- Configuración avanzada
Cómo activar o desactivar servicios
De forma predeterminada, las apps como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones están activadas para todos los usuarios de Google Workspace. Como administrador, puedes activar o desactivar apps.
Nota: Para usar apps que almacenan archivos en Drive, como Documentos, Formularios, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones y Vids, el servicio de Drive y Documentos debe estar activado.
Obtén más información sobre la configuración de activación y desactivación de los siguientes parámetros:
Cómo elegir la configuración de uso compartido
Puedes elegir la configuración de uso compartido para los archivos almacenados en Drive, incluidos los archivos creados en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites y mucho más.
Obtén más información sobre la configuración de uso compartido para los siguientes elementos:
Configurar el acceso sin conexión
Puedes controlar si las personas de tu organización pueden acceder a sus archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus computadoras no están conectadas a Internet. De forma predeterminada, el acceso sin conexión está activado para las organizaciones, y las personas pueden activarlo o desactivarlo en sus propias cuentas.
Permitir que los usuarios vean la actividad de los archivos
Puedes controlar si los miembros de tu organización ven la actividad de los archivos de los demás en los paneles de actividad de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. La actividad del archivo incluye los nombres de los usuarios que ven los archivos y la hora en que los vieron.
Con estos datos, los editores pueden tomar decisiones fundamentadas sobre el seguimiento de los colaboradores. Para ver el panel de actividad de un archivo, los usuarios deben tener acceso de edición al archivo y estar en el mismo dominio que el propietario del archivo. Los usuarios no pueden ver el panel de actividad de los archivos que no pertenecen a su dominio.
Administra plantillas y temas
Las plantillas y los temas contienen esquemas, gráficos y otros elementos de desarrollo de la marca para ayudar a las personas de tu organización a crear contenido que coincida con el estilo de tu empresa. Como administrador, puedes agregar y administrar plantillas y temas para Presentaciones, Formularios y Sites en la Consola del administrador.
Configuración avanzada
La configuración avanzada les brinda a los administradores de organizaciones más grandes un control más detallado sobre las apps de Google Workspace.
Usa hojas conectadas
Con Hojas conectadas, el conector de datos de Hojas de cálculo, puedes acceder a miles de millones de filas de datos de una hoja de cálculo, analizarlos, visualizarlos y compartirlos.
Activar o desactivar aplicaciones
De forma predeterminada, las apps como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones están activadas para todos los usuarios de Google Workspace. Como administrador, puedes activar o desactivar apps.
Nota: Para usar apps que almacenan archivos en Drive, como Documentos, Formularios, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones y Vids, el servicio de Drive y Documentos debe estar activado.Obtén más información sobre la configuración de activación y desactivación de los siguientes parámetros:
Usa reglas de confianza para compartir archivos
Si tienes una gran cantidad de usuarios en tu organización o trabajas con información muy sensible, puedes usar reglas de confianza o políticas para controlar quién puede acceder a los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.
URLs de imágenes en archivos de editores de Documentos
Cada imagen que se agrega a un archivo de los editores de Documentos de Google, por ejemplo, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, tiene una URL de imagen única. La URL de la imagen no está destinada al uso de las personas de tu organización. Se usa para alojar y mostrar imágenes, y para admitir tareas comunes del usuario, como copiar y pegar. Es posible que estas URLs tengan un dominio de Google diferente, por ejemplo, googleusercontent.com.
Se crean URLs de imágenes únicas para cada usuario de Google válido que tenga permisos de uso compartido para un archivo. Es posible que se pueda acceder a las imágenes a través de estas URLs siempre y cuando el usuario que generó una URL de imagen tenga acceso al archivo. Las URLs de las imágenes dejan de ser válidas cuando el usuario pierde el acceso al archivo, por ejemplo, cuando se cambian los permisos de uso compartido o se borra el archivo.
Es posible que veas estas URLs cuando revises los registros de tráfico o cuando veas el Modelo de objetos del documento (DOM).