একজন জিমেইল অ্যাডমিন হিসেবে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য স্প্যাম, ইমেইলের বিষয়বস্তু এবং ইমেইল অ্যাটাচমেন্ট পরিচালনা করতে নিয়ম তৈরি করতে পারেন। যখন আপনি কোনো গুগল ওয়ার্কস্পেস পরিষেবা যোগ করেন অথবা জিমেইল নিরাপত্তা সেট আপ করেন, তখন আপনার নতুন নিয়মের প্রয়োজন হতে পারে। নতুন এবং পরিবর্তিত নিয়মগুলো পরীক্ষা করার সময় কমাতে এই সেরা পদ্ধতিগুলো অনুসরণ করুন।
শুরু করার আগে
- নিয়ম তৈরি করার সময়, সেগুলো আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনাকে সাধারণত বেশ কয়েকবার পরিবর্তন ও পরীক্ষা করতে হয়।
- আমরা একটি পরীক্ষামূলক পরিবেশে নতুন নিয়মগুলো পরীক্ষা করে দেখার পরামর্শ দিই (এই পৃষ্ঠার নিচে আপনার পরীক্ষামূলক পরিবেশের জন্য সুপারিশগুলো দেখুন)।
- অতিরিক্ত নিয়ম পরীক্ষার সময় বাড়িয়ে দেয়।
- পরিবর্তন হতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে, তবে সাধারণত আরও দ্রুত হয়ে যায়। আরও জানুন।
প্রতিষ্ঠানের আকার ও কাঠামো কীভাবে নিয়মকানুনকে প্রভাবিত করে
- বহু ব্যবহারকারী বা বড় সাংগঠনিক ইউনিটের নিয়মাবলী আপডেট করতে বেশি সময় লাগে।
- একটি সাংগঠনিক ইউনিটের নিয়মকানুন তার অধীনস্থ সাংগঠনিক ইউনিটগুলোর ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। তাই, যেসব সাংগঠনিক ইউনিটের অনেকগুলো অধীনস্থ ইউনিট থাকে, সেগুলো আপডেট হতে বেশি সময় লাগতে পারে।
আপনার পরীক্ষার পরিবেশের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন
| সুপারিশ | বর্ণনা |
|---|---|
| কয়েকজন ব্যবহারকারী নিয়ে একটি পরীক্ষামূলক পরিবেশ তৈরি করুন। | একটি ছোট পরীক্ষামূলক পরিবেশ আপনাকে দ্রুত নিয়মগুলো আপডেট করতে এবং ইমেল প্রবাহ ও বিতরণের উপর সেগুলোর প্রভাব যাচাই করতে সাহায্য করে। যে পরিবেশে নিয়মটি ব্যবহৃত হয়, তার আকার সরাসরি নির্ধারণ করে নিয়মটি আপডেট হতে কত সময় লাগবে। |
| সুপারিশকৃত পরীক্ষার পরিবেশ ব্যবহার করুন। | এই ধরনের পরীক্ষা পরিবেশগুলোর মধ্যে যেকোনো একটি ব্যবহার করুন:
|
| আপনার প্রাথমিক ডোমেইনের মতোই টেস্ট ডোমেইনটি সেট আপ করুন। | আপনি যদি একটি সেকেন্ডারি টেস্ট ডোমেইন ব্যবহার করেন, তবে সেটিকে আপনার প্রাইমারি ডোমেইনের মতোই সেট আপ করুন, যাতে নিয়মগুলো আপনার প্রাইমারি ডোমেইনের মতোই কাজ করে। |
| টেস্ট এনভায়রনমেন্ট থেকে যেকোনো অব্যবহৃত নিয়ম মুছে ফেলুন। | টেস্ট এনভায়রনমেন্টে শুধুমাত্র সেই নিয়মগুলোই যোগ করুন যা আপনি পরীক্ষা করছেন। যদি আপনি অতীতে এই এনভায়রনমেন্টে নিয়ম পরীক্ষা করে থাকেন, তাহলে নতুন নিয়ম যোগ ও পরীক্ষা করার আগে পুরানো নিয়মগুলো সরিয়ে ফেলুন। |
নিয়ম তৈরি ও পরীক্ষা করার সর্বোত্তম অনুশীলন
| সুপারিশ | বর্ণনা |
|---|---|
| বাস্তব ডেটা দিয়ে নিয়মগুলো পরীক্ষা করুন। | আপনার প্রতিষ্ঠানে সাধারণত যে ধরনের ইমেল অ্যাটাচমেন্ট ও কন্টেন্ট (সুরক্ষিত কন্টেন্ট সহ) ব্যবহার করেন, সেগুলোই পরীক্ষা করে দেখুন। |
| দীর্ঘ স্ট্রিং বা দীর্ঘ তালিকা পরিহার করুন। | সময় বাঁচাতে এবং সম্ভাব্য সমস্যা সমাধানের ঝামেলা এড়াতে, ১,০০০টির বেশি অক্ষরযুক্ত এক্সপ্রেশন এবং ১,০০০টির বেশি উপাদানযুক্ত তালিকা ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন। |
| পরীক্ষা করার আগে নিয়মের সিনট্যাক্স যাচাই করে নিন। | আপনার প্রতিষ্ঠানে প্রাপ্ত ফলাফলের অনুরূপ ফলাফল পেতে, আসল ডেটা দিয়ে নিয়মের সিনট্যাক্স পরীক্ষা করুন। আপনি প্রথমে গুগল অ্যাডমিন কনসোলে আপনার নিয়মটি পরীক্ষা করতে পারেন। এছাড়াও, আপনি আগে থেকে সংজ্ঞায়িত ক্লাসিফায়ার ব্যবহার করে আপনার ডেটা পরীক্ষা করতে পারেন, যা নিয়মগুলোকে সক্রিয় করে। ক্লাউড ডেটা লস প্রিভেনশন এপিআই (Cloud Data Loss Prevention API) ব্যবহার করে ডেটা পরীক্ষা করার বিষয়ে আরও জানুন। |
| মূল সাংগঠনিক ইউনিটের উপর পরীক্ষা করুন। | চাইল্ড অর্গানাইজেশনাল ইউনিটের পরিবর্তে প্যারেন্ট অর্গানাইজেশনাল ইউনিটে পরীক্ষা করা ভালো। নেস্টেড গ্রুপের মতোই, চাইল্ড অর্গানাইজেশনাল ইউনিটের ক্ষেত্রে সমস্যা সৃষ্টিকারী রুলটিকে আলাদা করে শনাক্ত করা কঠিন। তবে, যদি আপনাকে পরীক্ষা করতে হয় যে একটি নতুন নিয়ম বিদ্যমান নিয়মগুলোর সাথে কীভাবে কাজ করে, তাহলে নতুন নিয়মটি এমন একটি টেস্ট অর্গানাইজেশনাল ইউনিটে কপি করুন যা বিদ্যমান নিয়মগুলো ব্যবহারকারী অর্গানাইজেশনাল ইউনিটের একটি চাইল্ড। একাধিক নিয়ম কীভাবে মেসেজের আচরণকে প্রভাবিত করে তা জানুন। |
| দলবদ্ধভাবে নিয়ম পরীক্ষা করা এড়িয়ে চলুন। | নিয়ম আপডেটের সময় গ্রুপের আকার (সদস্য সংখ্যা)-এর উপর নির্ভর করে এবং একটি গ্রুপের আকার নির্ধারণ করা কঠিন হতে পারে। এছাড়াও, নেস্টেড গ্রুপযুক্ত নিয়ম পরীক্ষা করা আরও জটিল। যখন আপনি একটি নতুন নিয়ম যোগ করবেন, তখন ‘Account types to affect’- এর জন্য Groups বক্সটি আনচেক করুন। |
| নিয়ম পরীক্ষা করার জন্য ব্যবহৃত প্রতিটি বার্তার জন্য একটি স্বতন্ত্র বিষয় লাইন ব্যবহার করুন। | স্বতন্ত্র সাবজেক্ট লাইন আপনাকে শনাক্ত করতে সাহায্য করে যে টেস্ট মেসেজগুলোতে কোন নিয়মগুলো প্রয়োগ করা হয়েছে। ইমেল লগ সার্চ সাবজেক্ট লাইন অনুযায়ী মেসেজগুলো তালিকাভুক্ত করে। প্রতিটি মেসেজ এন্ট্রিতে উল্লেখ থাকে যে মেসেজটিতে কোন নিয়মটি প্রয়োগ করা হয়েছিল। |
| প্রতিবার নিয়ম আপডেট করার সময় নিয়মের নামটিও পরিবর্তন করুন। | ইমেল লগ সার্চ নাম অনুসারে নিয়মগুলো দেখায়। যখন কোনো নিয়ম একাধিকবার আপডেট ও পরীক্ষা করা হয়, তখন একটি অনন্য নিয়মের নাম আপনাকে জানতে সাহায্য করে যে আপনি নিয়মটির কোন সংস্করণটি পরীক্ষা করছেন। |
নিয়ম যাচাই করার সর্বোত্তম পদ্ধতি
টেস্ট মেসেজগুলিতে কোন নিয়মগুলি প্রয়োগ করা হয়েছে তা পরীক্ষা করতে ইমেল লগ সার্চ ব্যবহার করুন। বিস্তারিত জানতে, ‘ইমেল লগ সার্চ দিয়ে মেসেজ খুঁজুন’ অংশে যান।