Kiểm soát quá trình gửi tin nhắn dựa trên nội dung tin nhắn

Là quản trị viên, bạn có thể tạo các quy tắc cho Gmail biết cách xử lý thư có một số từ mà bạn chỉ định. Bạn có thể áp dụng các quy tắc này cho thư đến, thư đi hoặc cả hai. Các quy tắc có thể hướng dẫn Gmail từ chối hoặc cách ly thư, hoặc sửa đổi thư trước khi gửi. Ví dụ: bạn có thể tạo một quy tắc từ chối thư đi có chứa thông tin nhạy cảm, được biểu thị bằng từ "bí mật". Hoặc bạn có thể muốn cách ly thư đến có chứa những từ phản cảm mà bạn chỉ định trong quy tắc.

Hãy sử dụng chế độ cài đặt Nội dung gây khó chịu bằng cách tạo danh sách từ, sau đó chỉ định các hành động cần thực hiện đối với thư có chứa các từ phù hợp.

Trước khi bắt đầu

Thiết lập quy tắc về nội dung gây khó chịu

Mẹo: Bạn nên kiểm tra các quy tắc mới để đảm bảo rằng chúng hoạt động đúng cách cho tổ chức của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Các phương pháp hay nhất để kiểm tra quy tắc nhanh hơn.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn  Ứng dụng Google Workspace Gmail Tuân thủ.

   Chuyển đến phần Tuân thủ

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.

2. Cuộn đến chế độ cài đặt Nội dung gây khó chịu trong phần Tuân thủ, trỏ vào chế độ cài đặt đó rồi nhấp vào Thiết lập hoặc Thêm một quy tắc khác.
3. Trong hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy thực hiện các bước sau:

   Tùy chọn cài đặt	Việc nên làm
   Bắt buộc:	Nhập tên hoặc nội dung mô tả cho quy tắc mới. Nếu trường này trống, bạn sẽ không thể lưu quy tắc mới.
   Các thư email sẽ bị ảnh hưởng	Chọn những thư mà bạn muốn áp dụng quy tắc: Thư đến – Thư đến từ người gửi bên ngoài tổ chức của bạn. Thư đi – Thư đi do những người trong tổ chức của bạn gửi. Thư đi nội bộ – Thư đi từ người gửi nội bộ. Thư từ người gửi nội bộ có miền hoặc miền con của tổ chức bạn trong trường Người gửi. Thư đến nội bộ – Thư đến từ người gửi nội bộ. Thư từ người gửi nội bộ có miền hoặc miền con của tổ chức bạn trong trường Người gửi. Một miền được coi là miền nội bộ nếu đó là miền đã xác minh của Workspace hoặc miền con hoặc miền gốc của miền đã xác minh của Workspace.
   Thêm từ bạn muốn tìm kiếm trong mỗi thư	Chọn hộp Từ phản cảm tuỳ chỉnh. Trong phần Nhập từ, hãy nhập các từ kích hoạt quy tắc, tuân theo các nguyên tắc sau: Phân tách từng từ bằng dấu phẩy. Không hỗ trợ chuỗi. Để kích hoạt quy tắc, ít nhất một trong các từ mà bạn nhập ở đây phải có trong nội dung thư, tiêu đề hoặc tệp đính kèm. Xem lại cách hoạt động của tính năng so khớp nội dung.
   Nếu các biểu thức ở trên khớp, hãy làm như sau	Chọn lựa chọn để xử lý các thư kích hoạt quy tắc: Từ chối thư – Từ chối thư trước khi thư đến người nhận. Đối với các thư phù hợp, không có quy tắc định tuyến hoặc tuân thủ nào khác được áp dụng. Gmail tự động thêm mã từ chối SMTP, chẳng hạn như 550 5.7.1. Tiêu chuẩn SMTP (email) yêu cầu điều này và bạn không thể xoá mã này. Bạn có thể nhập thông báo thư bị trả lại tuỳ chỉnh trong phần Tuỳ chỉnh thông báo từ chối để cho người gửi biết lý do thư của họ bị từ chối. Cách ly thư—Gửi thư đến vùng cách ly quản trị, nơi bạn có thể xem xét thư trước khi gửi hoặc từ chối thư. Lựa chọn này chỉ dành cho loại tài khoản Người dùng. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Loại tài khoản chịu ảnh hưởng. Để thông báo cho người gửi khi thư của họ bị cách ly, hãy chọn hộp Thông báo cho người gửi khi thư được cách ly (chỉ gửi chuyển tiếp). Sửa đổi thư – Thêm tiêu đề, xoá tệp đính kèm, thay đổi người nhận trên phong bì, thêm người nhận khác và thay đổi tuyến đường trước khi gửi thư.
   Sửa đổi các lựa chọn về thư	Nếu bạn đã chọn Sửa đổi thư ở trên, hãy chọn các lựa chọn để chỉ định cách bạn muốn sửa đổi các thư phù hợp trước khi gửi: Thêm tiêu đề X-Gm-Original-To Thêm thẻ tiêu đề nếu người nhận bị thay đổi, để máy chủ nhận biết người nhận trên phong bì ban đầu. Ví dụ về định dạng thẻ tiêu đề là X-Gm-Original-To: user@solarmora.com. Thêm tiêu đề X-Gm-Spam và X-GM-Phishy Thêm tiêu đề cho biết trạng thái thư rác và lừa đảo của thư. Quản trị viên của máy chủ nhận sử dụng thông tin này để thiết lập các quy tắc đặc biệt nhằm quản lý thư rác và thư lừa đảo. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Thêm chế độ cài đặt tiêu đề thư rác vào tất cả các quy tắc định tuyến mặc định. Thêm tiêu đề tuỳ chỉnh Thêm tiêu đề tuỳ chỉnh vào các thư bị ảnh hưởng bởi chế độ cài đặt này. Ví dụ: bạn có thể thêm một tiêu đề khớp với nội dung mô tả mà bạn đã nhập cho chế độ cài đặt. Tiêu đề tuỳ chỉnh có thể giúp bạn khắc phục sự cố về chế độ cài đặt định tuyến và việc gửi thư. Thêm vào trước chủ đề tùy chỉnh Thêm văn bản tuỳ chỉnh vào đầu dòng tiêu đề cho các thư được chỉ định. Ví dụ: nhập Bí mật cho các thư nhạy cảm. Nếu một thư có tiêu đề Báo cáo hằng tháng bị ảnh hưởng bởi chế độ cài đặt này, thì dòng tiêu đề sẽ được cập nhật thành: [Bí mật] Báo cáo hằng tháng. Thay đổi tuyến đường và Định tuyến lại thư rác Thay đổi tuyến đường—Thay đổi đích đến của thư từ máy chủ Gmail mặc định thành một máy chủ thư khác. Trước khi có thể thay đổi tuyến đường, bạn phải thêm máy chủ bằng cách làm theo các bước trong bài viết Thêm máy chủ thư để định tuyến email Gmail. Định tuyến lại thư rác – Lựa chọn này có sẵn khi bạn chọn Thay đổi tuyến đường. Thư rác hiển nhiên sẽ bị loại bỏ tại thời điểm gửi. Lựa chọn Định tuyến lại thư rác sẽ định tuyến mọi email bổ sung mà bạn đánh dấu là thư rác. Để định tuyến thư thông thường nhưng không định tuyến thư rác, hãy bỏ chọn hộp này. Chế độ cài đặt email trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên (ví dụ: danh sách người gửi được uỷ quyền trước) sẽ ghi đè chế độ cài đặt thư rác. Chặn thư trả về từ người nhận này – Ngăn thư trả về bị định tuyến lại đến tuyến đường thư đã định cấu hình. Ví dụ: bạn có thể muốn ngăn thư trả về bị định tuyến lại đến một hệ thống tự động. Hãy bỏ chọn hộp này nếu bạn muốn hệ thống thư nhận nhận được thư trả về, ví dụ: để người gửi biết khi nào thư của họ không được gửi. Thay đổi người nhận trên phong bì Thư sẽ bỏ qua hộp thư của người nhận ban đầu và chuyển đến người nhận mới. Thay đổi người nhận trên phong bì theo một trong những cách sau: Thay thế toàn bộ địa chỉ email của người nhận – Sau khi Thay thế người nhận, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ, chẳng hạn như user@solarmora.com. Thay thế tên người dùng—Để chỉ thay đổi tên người dùng của địa chỉ email của người nhận và giữ nguyên miền, trước @existing-domain, hãy nhập tên người dùng, chẳng hạn như user. Thay thế miền—Để chỉ thay đổi miền của địa chỉ email của người nhận và giữ nguyên tên người dùng, sau existing-username@, hãy nhập miền, chẳng hạn như solarmora.com. Việc tra cứu bản ghi MX trên miền của người nhận mới sẽ xác định máy chủ đích. Hoặc nếu bạn đang sử dụng chế độ kiểm soát Thay đổi tuyến đường , thì tuyến đường được chỉ định sẽ xác định máy chủ đích. Để thêm người nhận vào trường Cc, hãy sử dụng lựa chọn Thêm người nhận khác, được mô tả ở phần sau trên trang này. Bỏ qua bộ lọc thư rác cho thư này Gửi thư đến cho người nhận ngay cả khi bộ lọc thư rác xác định thư đó là thư rác. Lựa chọn này chỉ áp dụng cho thư đến. Bạn không thể bỏ qua bộ lọc spam đối với thư đi. Lưu ý: Lựa chọn này không dùng được cho loại tài khoản Nhóm. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến bài viết Loại tài khoản chịu ảnh hưởng. Xóa tệp đính kèm khỏi thư Để xoá mọi tệp đính kèm khỏi thư, hãy chọn lựa chọn này. Bạn cũng có thể thêm văn bản để cho người nhận biết rằng tệp đính kèm đã bị xoá. Thêm người nhận khác Để thiết lập tính năng gửi đến hai hoặc nhiều người nhận, hãy chọn hộp Thêm người nhận khác nhấp vào Thêm . Để thêm từng địa chỉ email, hãy chọn Cơ bản trong danh sách nhấp vào Lưu. (Không bắt buộc) Để thêm địa chỉ khác, hãy nhấp vào Thêm . (Không bắt buộc) Để chọn các lựa chọn nâng cao cho việc gửi đến người nhận thứ hai, hãy chọn Nâng cao trong danh sách. Bạn có thể thay đổi người nhận trên phong bì, thêm tiêu đề, thêm vào trước chủ đề tuỳ chỉnh và xoá tệp đính kèm cho việc gửi đến người nhận thứ hai. Lưu ý: Lựa chọn nâng cao Không gửi thư rác cho người nhận này không được hỗ trợ cho loại tài khoản Nhóm. Khi bạn thêm người nhận, hãy lưu ý: Các quy tắc có giới hạn là 100 người nhận bổ sung. Chế độ cài đặt cho việc gửi đến người nhận chính cũng áp dụng cho việc gửi đến người nhận thứ hai. Đối với việc gửi đến người nhận thứ hai, các hộp Không gửi thư rác cho người nhận này và Chặn thư trả về từ người nhận này được chọn theo mặc định. Việc thêm người nhận bổ sung sẽ tạo một thư cho mỗi người nhận được thêm. Các chế độ cài đặt nâng cao của Gmail áp dụng cho từng thư. Mã hóa (chỉ gửi chuyển tiếp) Theo mặc định, Gmail cố gắng gửi thư bằng giao thức Bảo mật tầng truyền tải (TLS). Nếu không có phương thức truyền tải an toàn, thư sẽ được gửi qua một kết nối không an toàn. Chọn các lựa chọn mã hoá cho các thư bị ảnh hưởng bởi chế độ cài đặt: Yêu cầu truyền tải an toàn (TLS)—Yêu cầu tất cả các thư đáp ứng các điều kiện trong chế độ cài đặt phải được gửi qua một kết nối bảo mật. Nếu TLS không có sẵn ở phía gửi hoặc nhận, thì thư sẽ không được gửi. Mã hoá thư nếu thư chưa được mã hoá—Mã hoá thư bằng S/MIME. Nếu có tài khoản Enterprise hoặc tài khoản thuộc tổ chức giáo dục, bạn cũng có thể thư bị trả lại hoặc yêu cầu chỉ gửi được thư nếu thư đó được mã hoá bằng S/MIME. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Tăng cường bảo mật cho thư bằng S/MIME được lưu trữ.
   Loại tài khoản chịu ảnh hưởng (không bắt buộc)	Tuỳ thuộc vào hành động đối với thư mà bạn chọn và loại đơn vị tổ chức mà bạn đang định cấu hình, một số loại tài khoản có thể không dùng được. Chọn một hoặc nhiều loại tài khoản mà chế độ cài đặt áp dụng: Người dùng (mặc định) – Chế độ cài đặt áp dụng cho người dùng được cấp quyền. Đối với việc gửi và thư đi, chế độ cài đặt sẽ được kích hoạt khi người dùng gửi email. Đối với việc nhận và thư đến, chế độ cài đặt sẽ được kích hoạt khi người dùng nhận email. Nhóm – Chế độ cài đặt áp dụng cho các nhóm được thiết lập trong tổ chức của bạn. Đối với việc gửi và thư đi, chế độ cài đặt sẽ được kích hoạt khi các nhóm của bạn chuyển tiếp email hoặc bản tóm tắt cho các thành viên. Đối với việc nhận và thư đến, chế độ cài đặt sẽ được kích hoạt khi các nhóm của bạn nhận email. Không nhận dạng được/Nhận toàn bộ—Chế độ cài đặt sẽ được kích hoạt khi tổ chức của bạn nhận được email không khớp với một trong những người dùng được cấp quyền. Lựa chọn này chỉ áp dụng cho email đã nhận và email đến. Lưu ý: Các loại tài khoản Nhóm và Không nhận dạng được/Nhận toàn bộ không áp dụng cho các chế độ kiểm soát sau: Thêm tiêu đề X-Gm-Spam và X-Gm-Phishy Bỏ qua bộ lọc thư rác cho thư này Định tuyến lại thư rác Khi bạn hoàn tất, hãy chuyển đến phần Thêm và lưu chế độ cài đặt.
   Bộ lọc phong bì (không bắt buộc)	Để chỉ ảnh hưởng đến những người gửi và người nhận cụ thể trên phong bì, hãy thiết lập bộ lọc phong bì: Ở cuối cửa sổ Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Hiển thị các lựa chọn. Chọn một hoặc cả hai lựa chọn sau: Chỉ ảnh hưởng đến người gửi cụ thể trên phong bì Chỉ ảnh hưởng đến người nhận cụ thể trên phong bì Trong danh sách, hãy chọn một lựa chọn: Địa chỉ email riêng lẻ—Nhập địa chỉ email đầy đủ cho một người dùng. So khớp mẫu – Nhập một biểu thức chính quy để chỉ định một tập hợp người gửi hoặc người nhận trong miền của bạn. Ví dụ: ^(?i)(user1@solarmora\.com|user2@solarmora\.com|user3@solarmora\.com)$ Tìm hiểu thêm về Nguyên tắc sử dụng biểu thức chính quy. Tư cách thành viên trong nhóm—Chọn một hoặc nhiều nhóm trong danh sách. Đối với người gửi trên phong bì, lựa chọn này chỉ áp dụng cho thư đã gửi. Đối với người nhận trên phong bì, lựa chọn này chỉ áp dụng cho thư đã nhận. Nếu chưa có, trước tiên hãy tạo nhóm. Lưu ý: Lựa chọn này ảnh hưởng đến các thành viên nhóm và thành viên của các nhóm con. Ví dụ: nếu Nhóm B là thành viên của Nhóm A, thì lựa chọn này sẽ ảnh hưởng đến các thành viên của Nhóm A và Nhóm B.

4. Ở cuối hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Lưu. Thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Chủ đề có liên quan

Thiết lập các quy tắc để yêu cầu chữ ký S/MIME và mã hoá bằng S/MIME được lưu trữ.

Google, Google Workspace và những nhãn hiệu cũng như biểu tượng có liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.