Bạn phải đăng nhập với vai trò quản trị viên cấp cao để thiết lập vùng cách ly email.
Vùng cách ly email là một tính năng của Công cụ kiểm duyệt Google Workspace. Với vùng cách ly email, quản trị viên Google Workspace có thể tạo các chế độ cài đặt để gửi thư đến và thư đi đến vùng cách ly trước khi gửi cho người nhận. Tìm hiểu thêm về Công cụ kiểm duyệt.
Khi thư bị cách ly, bạn và những người khác trong tổ chức có thể xem xét thư trước khi gửi cho người nhận. Vùng cách ly email giúp ngăn chặn thư rác, giảm thiểu tình trạng mất dữ liệu và bảo vệ thông tin mật. Vùng cách ly email cũng giúp bạn quản lý tệp đính kèm trong thư để người dùng trong tổ chức không mở hoặc gửi những nội dung không được phép.
Là quản trị viên, hãy thêm các chế độ cài đặt tuỳ chỉnh trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google để chỉ định những thư bị cách ly. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly thư đi có chứa thông tin mật, thư đến có đường liên kết hoặc tệp đính kèm đáng ngờ hoặc tất cả thư có thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như số thẻ tín dụng hoặc mã số thuế.
Khi một thư bị cách ly, bạn có thể thực hiện bất kỳ hành động nào sau đây đối với thư đó:
- Xác định chế độ cài đặt đã gửi thư đến vùng cách ly.
- Đưa thư ra khỏi vùng cách ly để gửi cho người nhận ban đầu.
- Chặn thư không gửi được cho người nhận và tuỳ chọn thông báo cho người gửi biết rằng thư đã bị chặn.
Thư bị cách ly sẽ được lưu trữ cho đến khi bạn thực hiện một trong các hành động trên. Nếu không có hành động nào được thực hiện đối với thư bị cách ly, thì thư đó sẽ bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày. Tìm hiểu thêm trong bài viết Quản lý thư bị cách ly.
Tính năng và giới hạn của vùng cách ly
Phần này mô tả hành vi và các giới hạn mà bạn nên nắm rõ khi sử dụng vùng cách ly email.
Khoảng thời gian lưu giữ trong vùng cách ly
Thư bị cách ly được lưu trữ trong vùng cách ly tối đa 30 ngày sau khi gửi. Thư sẽ tự động bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày. Quản trị viên hoặc người dùng không thể khôi phục thư đã xoá khỏi vùng cách ly.
Nếu bạn sử dụng thêm dung lượng lưu trữ email với khoảng thời gian lưu giữ kéo dài (ví dụ: Google Vault), thì thư bị cách ly có thời gian lưu giữ hơn 30 ngày sẽ có trong dung lượng lưu trữ bổ sung cho đến khi hết khoảng thời gian lưu giữ. Để tìm hiểu thêm về khoảng thời gian lưu giữ của Vault, hãy xem bài viết Lưu giữ thư trên Gmail bằng Vault.
Vùng cách ly mặc định
Tài khoản Google Workspace của bạn có một vùng cách ly đã được thiết lập. Đây được gọi là vùng cách ly mặc định. Các vùng cách ly mà bạn tạo được gọi là vùng cách ly tuỳ chỉnh. Nếu bạn thêm một chế độ cài đặt để cách ly thư, nhưng không chỉ định vùng cách ly tuỳ chỉnh trong chế độ cài đặt đó, thì thư bị cách ly theo chế độ cài đặt sẽ được gửi đến vùng cách ly mặc định.
Nếu bạn xoá một vùng cách ly tuỳ chỉnh có chứa thư bị cách ly, thì thư trong vùng cách ly bị xoá sẽ được chuyển đến vùng cách ly mặc định.
Vùng cách ly tuỳ chỉnh và vùng cách ly bị hạn chế
Quản trị viên cấp cao có thể tạo vùng cách ly tuỳ chỉnh để:
- Hỗ trợ các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly tất cả thư đi có chứa cụm từ "thông tin mật của công ty".
- Cấp quyền truy cập vào vùng cách ly cho các nhóm người dùng cụ thể. Đây được gọi là vùng cách ly bị hạn chế.
- Gửi thông báo từ chối cho người gửi khi bạn chặn việc gửi thư bị cách ly của họ.
- Gửi thông báo tự động cho quản trị viên về thư bị cách ly.
Gửi thư đến nhiều vùng cách ly
Bạn có thể tạo nhiều vùng cách ly tuỳ chỉnh. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo một vùng cách ly cho thư đi có chứa nội dung nhạy cảm và một vùng cách ly khác cho thư đến có tệp đính kèm có khả năng gây nguy hiểm.
Thư có thể được gửi đến nhiều vùng cách ly. Điều này xảy ra khi bạn có nhiều vùng cách ly và nhiều chế độ cài đặt gửi thư đến các vùng cách ly khác nhau. Khi một thư khớp với nhiều chế độ cài đặt vùng cách ly, thư đó sẽ được gửi đến tất cả các vùng cách ly được chỉ định trong các chế độ cài đặt khớp.
Xoá vùng cách ly
Bạn không thể xoá các vùng cách ly tuỳ chỉnh được tham chiếu trong chế độ cài đặt vùng cách ly. Để xoá các vùng cách ly này, trước tiên, hãy xoá chế độ cài đặt tham chiếu đến vùng cách ly. Hoặc chỉnh sửa chế độ cài đặt để gửi thư đến một vùng cách ly khác.
Các loại thư được hỗ trợ
Bạn chỉ có thể thực hiện hành động đối với thư bị cách ly gửi đến hoặc gửi từ người dùng đã đăng ký bằng tài khoản Google Workspace của bạn. Bạn không thể cách ly các loại thư sau:
- Thư gửi đến Nhóm
- Thư gửi đến hoặc gửi từ tài khoản bị tạm ngưng hoặc bị huỷ kích hoạt
Thư đi
- Thư đi bị cách ly sẽ xuất hiện trong thư mục Đã gửi của người gửi. Việc xoá thư khỏi thư mục Đã gửi không ảnh hưởng đến trạng thái cách ly thư.
- Để tránh gửi một số lượng lớn thư đến vùng cách ly, đừng gửi thư bên ngoài đến danh sách email lớn. Khi một thư nhóm hoặc thư danh sách bị cách ly, một bản sao của thư sẽ bị cách ly cho mỗi người nhận. Điều này có thể dẫn đến một số lượng lớn thư bị cách ly.
Dịch vụ thông báo
Bật thông báo trong phần cài đặt của vùng cách ly:
- Để thông báo cho người gửi khi thư của họ bị cách ly, hãy sử dụng tuỳ chọn cài đặt vùng cách ly Gửi thông báo từ chối mặc định.
- Để thông báo định kỳ cho quản trị viên về thư mới bị cách ly, hãy sử dụng tuỳ chọn cài đặt vùng cách ly Thông báo định kỳ khi các thư bị cách ly.
Người nhận sẽ không bao giờ nhận được thông báo khi một thư bị cách ly.
Thư S/MIME
- Nếu người gửi yêu cầu mã hoá S/MIME cho một tin nhắn đi khớp với chế độ cài đặt vùng cách ly, thì tin nhắn đó sẽ bị từ chối và không được gửi đến vùng cách ly.
- Nếu quản trị viên thiết lập các quy tắc tuân thủ và định tuyến cho S/MIME đối với thư đi, thì thư khớp với các chế độ cài đặt sẽ được gửi đến vùng cách ly.
Thiết lập vùng cách ly email
Google Workspace có một vùng cách ly email mặc định mà bạn có thể sử dụng cho tất cả thư bị cách ly. Nếu tổ chức của bạn tương đối nhỏ hoặc không gửi hoặc nhận nhiều email, thì vùng cách ly mặc định có thể đáp ứng các yêu cầu về vùng cách ly của bạn.
Quản trị viên có thể tạo vùng cách ly tuỳ chỉnh để tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Bạn có thể tạo nhiều vùng cách ly tuỳ chỉnh. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo một vùng cách ly cho thư đi có chứa nội dung nhạy cảm và một vùng cách ly khác cho thư đến có tệp đính kèm có khả năng gây nguy hiểm.
Khi sử dụng vùng cách ly tuỳ chỉnh, bạn có thể:
- Cấp quyền truy cập vào vùng cách ly cho các nhóm người dùng cụ thể, được gọi là vùng cách ly bị hạn chế .
- Gửi thông báo từ chối cho người gửi khi bạn từ chối gửi thư bị cách ly.
- Gửi thông báo tự động khi thư bị cách ly bị từ chối gửi.
Để thiết lập vùng cách ly email tuỳ chỉnh, trước tiên, hãy thêm một vùng cách ly mới, sau đó thêm các chế độ cài đặt để gửi thư đến vùng cách ly đó.
Bước 1: Thêm vùng cách ly email
Thiết lập một hoặc nhiều vùng cách ly trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
Hãy thực hiện bước này trước khi thêm các chế độ cài đặt để cách ly thư, vì bạn phải chỉ định vùng cách ly trong chế độ cài đặt.
Cách thêm vùng cách ly:
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Gmail Quản lý vùng cách ly.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Nhấp vào Thêm vùng cách ly.
- Trong hộp cài đặt Thêm vùng cách ly, hãy thực hiện các bước sau:
Tuỳ chọn cài đặt Việc nên làm Tên Nhập tên cho vùng cách ly. Bạn có thể muốn sử dụng một tên mô tả loại quy tắc gửi thư đến vùng cách ly này, ví dụ: Tệp đính kèm đáng ngờ. Tên này xuất hiện bên cạnh mỗi thư trong trang tổng quan về vùng cách ly.
Mô tả (Không bắt buộc) Thêm thông tin chi tiết về vùng cách ly này. Nội dung mô tả này sẽ xuất hiện trên trang tổng quan về vùng cách ly. Nhóm người đánh giá vùng cách ly (Không bắt buộc) Bạn có thể cho phép những người khác trong tổ chức truy cập vào vùng cách ly này. Họ phải thuộc một nhóm mà bạn thiết lập cho mục đích này. Nếu bạn không chọn một nhóm, thì chỉ quản trị viên cấp cao và quản trị viên được cấp đặc quyền Truy cập vào vùng cách ly quản trị Gmail mới có thể truy cập vào vùng cách ly này.
Để tạo một nhóm mới có quyền truy cập vào vùng cách ly, trong hộp Thêm vùng cách ly, hãy nhấp vào Quản lý nhóm. Để biết các bước chi tiết, hãy xem bài viết Cho phép người dùng truy cập vào vùng cách ly email.
Cách cấp quyền truy cập vào vùng cách ly này cho một nhóm hiện có:
- Nhấp vào Chọn nhóm.
- Trong cửa sổ Chọn nhóm, hãy cuộn hoặc tìm kiếm để tìm một nhóm.
- Nhấp vào tên nhóm để chọn.
- Ở phía trên bên phải của cửa sổ Chọn nhóm, hãy nhấp vào X để đóng cửa sổ và lưu nhóm trong chế độ cài đặt vùng cách ly.
- Để cấp quyền truy cập cho nhiều nhóm hơn, hãy lặp lại các bước từ a đến d.
Hậu quả từ chối thư đến Chọn một hành động cần thực hiện khi bạn ngăn gửi thư đến bị cách ly theo chế độ cài đặt này:
- Huỷ thư: Thư không được gửi đến người nhận và bị xoá. Người gửi không nhận được thông báo về việc này.
- Gửi thông báo từ chối mặc định: Thư không được gửi đến người nhận và bị xoá. Thông báo từ chối được gửi đến người gửi.
Tìm hiểu thêm về hành vi của thông báo từ chối trong Sử dụng thông báo từ chối mặc định.
Thông báo từ chối thư đi Chọn một hành động cần thực hiện khi bạn ngăn gửi thư đi bị cách ly theo chế độ cài đặt này:
- Huỷ thư: Thư không được gửi đến người nhận và bị xoá. Người gửi không nhận được thông báo về việc này.
- Gửi thông báo từ chối mặc định: Thư không được gửi đến người nhận và bị xoá. Thông báo từ chối được gửi đến người gửi.
Tìm hiểu thêm về hành vi của thông báo từ chối trong Sử dụng thông báo từ chối mặc định.
Thông báo định kỳ khi các thư bị cách ly (Không bắt buộc) Chọn tuỳ chọn này để gửi thông báo tự động định kỳ cho quản trị viên cấp cao khi các thư bị cách ly.
Nội dung thông báo: Thông báo bao gồm số lượng thư được thêm vào mỗi vùng cách ly và tổng số thư bị cách ly trong khoảng thời gian thông báo.
Thời gian: Thông báo được gửi trong vòng một giờ sau khi một thư bị cách ly. Tần suất và thời gian thông báo dựa trên tần suất cách ly thư mới. Bạn có thể nhận tối đa 1 thông báo mỗi giờ.
Người nhận: Thông báo chỉ được gửi đến quản trị viên cấp cao. Thông báo không được gửi đến người dùng có đặc quyền vai trò quản trị viên Truy cập vào vùng cách ly quản trị hoặc đến các nhóm có đặc quyền cách ly.
- Ở cuối hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Lưu. Vùng cách ly mới sẽ được thêm vào bảng Quản lý vùng cách ly.
Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ, nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm - Để thêm nhiều vùng cách ly hơn, hãy lặp lại các bước này.
Để xoá hoặc sửa đổi vùng cách ly, trong bảng Quản lý vùng cách ly, hãy chọn hành động trong cột Hành động.
Sử dụng thông báo từ chối mặc định
Phần này có thông tin quan trọng về tuỳ chọn Gửi thông báo từ chối mặc định trong phần cài đặt vùng cách ly.
- Khi bạn từ chối một tin nhắn theo nhóm đến, thư từ chối sẽ bị huỷ (không được gửi đến người gửi), ngay cả khi bạn chọn tuỳ chọn này trong phần cài đặt của vùng cách ly.
- Mỗi khi bạn từ chối một hoặc nhiều thư trong một hành động, người gửi sẽ nhận được một thông báo từ chối. Ví dụ: nếu bạn chọn 3 thư của một người gửi rồi nhấp vào Từ chối, sau đó chọn 5 thư của cùng người gửi và nhấp vào Từ chối, thì người gửi sẽ nhận được 2 thông báo từ chối. Để giảm thiểu số lượng thông báo từ chối gửi đến người gửi, hãy chọn tất cả thư của một người gửi cùng một lúc, sau đó nhấp vào Từ chối. Người gửi sẽ nhận được một thông báo từ chối duy nhất liệt kê tất cả thư bị từ chối và người nhận của các thư đó.
- Thông báo từ chối bao gồm tiêu đề của thư gốc bị cách ly trong nội dung thư. Vì vậy, nếu tiêu đề khiến thư gốc bị cách ly, thì thông báo từ chối cũng có nguy cơ bị cách ly. Để giải quyết vấn đề này, hãy cập nhật chế độ cài đặt của vùng cách ly để loại trừ thư thuộc loại Thư đi hoặc Thư nội bộ – Đang gửi.
Bước 2: Thêm các chế độ cài đặt để cách ly thư
Sau khi tạo một hoặc nhiều vùng cách ly, hãy thêm các chế độ cài đặt chỉ định thư cần cách ly.
Thư được gửi đến vùng cách ly dựa trên các chế độ cài đặt mà bạn thêm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Chế độ cài đặt Gmail trong bảng bên dưới có một tuỳ chọn để cách ly thư đáp ứng các tiêu chí được chỉ định trong chế độ cài đặt. Chế độ cài đặt cũng chỉ định vùng cách ly mà thư được gửi đến. Bạn có thể gửi thư đến vùng cách ly mặc định hoặc đến vùng cách ly tuỳ chỉnh mà bạn đã tạo.
Để biết các bước chi tiết về cách thêm, xoá hoặc cập nhật các chế độ cài đặt cách ly thư email, hãy truy cập vào trang được liên kết từ cột Chế độ cài đặt bên dưới:
| Tên chế độ cài đặt | Mô tả |
|---|---|
| Tuân thủ tệp đính kèm |
Cách ly thư dựa trên tên tệp đính kèm, loại tệp đính kèm hoặc tổng kích thước thư (bao gồm cả tệp đính kèm). Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly thư đến và thư đi có chứa tệp đính kèm thuộc loại .exe vì tệp đính kèm có thể là phần mềm nguy hiểm. Thông báo: Chế độ cài đặt này có một tuỳ chọn để gửi thông báo cho người gửi trong tổ chức của bạn khi họ gửi một thư nội bộ bị cách ly theo chế độ cài đặt. |
| Tuân thủ về nội dung |
Cách ly thư nếu thư chứa một loại nội dung nhạy cảm mà bạn chỉ định và vị trí của nội dung nhạy cảm trong thư. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly thư đi có chứa số thẻ tín dụng trong nội dung thư. Thông báo: Chế độ cài đặt này có một tuỳ chọn để gửi thông báo cho người gửi trong tổ chức của bạn khi họ gửi một thư nội bộ bị cách ly theo chế độ cài đặt. |
| Nội dung gây khó chịu | Cách ly thư dựa trên việc thư có chứa một số từ mà bạn chỉ định hay không, từ danh sách các từ tuỳ chỉnh mà bạn tạo. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly thư đến có chứa ngôn ngữ tục tĩu. |
| Định tuyến |
Cách ly thư dựa trên người gửi hoặc người nhận. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly tất cả thư đến từ một miền đã gửi email độc hại cho người dùng của bạn trong quá khứ. Thông báo: Chế độ cài đặt này có một tuỳ chọn để gửi thông báo cho người gửi trong tổ chức của bạn khi họ gửi một thư nội bộ bị cách ly theo chế độ cài đặt. |
| Nội dung rác | Cách ly thư đến mà Gmail xác định là thư rác. |