Cấp cho người dùng quyền truy cập vào tính năng cách ly email

Quản trị viên cấp cao của Google Workspace có thể cấp cho người dùng trong tổ chức quyền truy cập vào tính năng cách ly email. Tìm hiểu thêm về vai trò quản trị viên cấp cao trong Vai trò quản trị viên tạo sẵn.

Bạn nên dùng các lựa chọn sau để cấp cho người dùng quyền truy cập vào tính năng cách ly email, nơi họ có thể xem xét và xử lý các email bị cách ly:

  • Lựa chọn 1: Cấp cho người dùng cụ thể quyền truy cập vào tất cả các vùng cách ly: Tạo vai trò quản trị viên tùy chỉnh có đặc quyền quản trị viên Truy cập vào vùng cách ly của quản trị viên (truy cập vào tất cả các email trong tất cả các vùng cách ly), sau đó chỉ định vai trò đó cho người dùng trong tổ chức. Chuyển đến các bước chi tiết.
  • Lựa chọn 2: Cấp cho người dùng cụ thể quyền truy cập vào các vùng cách ly khác nhau bằng nhóm người dùng: Tạo vai trò tùy chỉnh có đặc quyền quản trị viên Truy cập vào các vùng cách ly bị hạn chế, chỉ định vai trò đó cho người dùng, sau đó thêm người dùng vào một nhóm. Khi tạo hoặc chỉnh sửa một thư mục cách ly, bạn có thể cấp cho nhóm quyền truy cập vào thư mục cách ly đó. Đây là một lựa chọn phù hợp khi bạn muốn cấp cho một số người dùng quyền truy cập vào các thư mục cách ly cụ thể. Ví dụ: bạn có thể muốn nhóm tuân thủ xem xét các email bị cách ly có chứa thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm. Chuyển đến các bước chi tiết.

Lựa chọn 1: Cấp cho từng người dùng quyền truy cập vào thư mục cách ly

Với lựa chọn này, trước tiên, hãy tạo một vai trò tùy chỉnh trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, sau đó chỉ định vai trò đó cho người dùng trong tổ chức. Lựa chọn này cho phép những người dùng có vai trò tùy chỉnh truy cập vào tất cả các tin nhắn trong tất cả các vùng cách ly.

Tạo vai trò mới có đặc quyền Truy cập vào thư mục cách ly của quản trị viên

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Tài khoản sau đó Vai trò quản trị viên.

    Bạn phải đăng nhập với tư cách là quản trị viên cấp cao để thực hiện nhiệm vụ này.

  2. Nhấp vào Tạo vai trò mới.
  3. Nhập tên (ví dụ: Quyền truy cập vào thư mục cách ly của quản trị viên) và nội dung mô tả vai trò (không bắt buộc) rồi nhấp vào Tiếp tục.
  4. Trong danh sách Tên đặc quyền, hãy di chuyển đến Gmail rồi đánh dấu vào hộp Truy cập vào thư mục cách ly của quản trị viên. Để cấp cho người dùng quyền truy cập vào các thư mục cách ly cụ thể như mô tả trong Bước 2, hãy đánh dấu vào hộp Truy cập vào các thư mục cách ly bị hạn chế.
  5. Nhấp vào Tiếp tục, sau đó nhấp vào Tạo vai trò.

Chỉ định vai trò cho người dùng

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Người dùng.

    Bạn phải có đặc quyền phù hợp về Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ điều khiển cần thiết để hoàn tất các bước này.

  2. Tìm người dùng trong danh sách.
  3. Nhấp vào tên người dùng để mở trang tài khoản của họ.
  4. Di chuyển xuống rồi nhấp vào Vai trò và đặc quyền của quản trị viên.
  5. Bên cạnh vai trò tuỳ chỉnh mà bạn vừa tạo, hãy nhấp vào Bật .

    Nếu bạn không thấy biểu tượng Bật , hãy nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong phần Vai trò để hiển thị các nút bật/tắt.

  6. (Không bắt buộc) Để giới hạn vai trò của quản trị viên đối với một đơn vị tổ chức cụ thể, bên cạnh Tất cả các đơn vị tổ chức, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa , chọn các đơn vị tổ chức rồi nhấp vào Xong.

    Nếu bạn không thấy Chỉnh sửa , thì bạn không thể áp dụng vai trò này cho các đơn vị tổ chức.

  7. Nhấp vào Lưu.

Cách chỉ định vai trò mới cho nhiều người cùng một lúc:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Tài khoản sau đó Vai trò quản trị viên.

    Bạn phải đăng nhập với tư cách là quản trị viên cấp cao để thực hiện nhiệm vụ này.

  2. Trỏ đến vai trò tùy chỉnh mà bạn vừa tạo, sau đó ở bên phải, hãy nhấp vào Chỉ định quản trị viên.

    Mẹo: Bạn có thể chuyển đổi giữa những quản trị viên mà bạn đang chỉ định cho vai trò và các đặc quyền. Ở trên cùng, hãy nhấp vào Quản trị viên hoặc Đặc quyền.

  3. Nhấp vào Chỉ định thành viên.
  4. Nhập vài chữ cái đầu tiên trong địa chỉ email của người dùng (không phải tên người dùng) rồi chọn địa chỉ của người dùng trong các lựa chọn.

    Bạn có thể chỉ định vai trò cho tối đa 20 người dùng cùng một lúc.

  5. Nhấp vào Chỉ định vai trò.
  6. (Không bắt buộc) Để giới hạn vai trò của quản trị viên đối với một đơn vị tổ chức cụ thể, bên cạnh Tất cả các đơn vị tổ chức, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa , chọn các đơn vị tổ chức rồi nhấp vào Xong.

    Nếu bạn không thấy Chỉnh sửa , thì bạn không thể áp dụng vai trò này cho các đơn vị tổ chức.

Lựa chọn 2: Cấp cho nhóm người dùng quyền truy cập vào thư mục cách ly

Để cấp cho những người dùng khác nhau quyền truy cập vào các vùng cách ly khác nhau, hãy tạo một vai trò tùy chỉnh có đặc quyền Truy cập vào các vùng cách ly bị hạn chế, chỉ định vai trò đó cho người dùng, sau đó thêm người dùng vào một nhóm. Khi tạo hoặc chỉnh sửa một thư mục cách ly, bạn có thể cấp cho các nhóm người dùng được chỉ định quyền truy cập vào thư mục cách ly đó.

Tạo vai trò mới có đặc quyền Truy cập vào các thư mục cách ly bị hạn chế

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Tài khoản sau đó Vai trò quản trị viên.

    Bạn phải đăng nhập với tư cách là quản trị viên cấp cao để thực hiện nhiệm vụ này.

  2. Nhấp vào Tạo vai trò mới.
  3. Nhập tên (ví dụ: Quyền truy cập vào thư mục cách ly của quản trị viên) và nội dung mô tả vai trò (không bắt buộc) rồi nhấp vào Tiếp tục.
  4. Trong danh sách Tên đặc quyền, hãy di chuyển đến Gmail rồi đánh dấu vào hộp Truy cập vào các thư mục cách ly bị hạn chế.
  5. Nhấp vào Tiếp tục, sau đó nhấp vào Tạo vai trò.

Chỉ định vai trò cho người dùng

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Người dùng.

    Bạn phải có đặc quyền phù hợp về Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ điều khiển cần thiết để hoàn tất các bước này.

  2. Tìm người dùng trong danh sách.
  3. Nhấp vào tên người dùng để mở trang tài khoản của họ.
  4. Di chuyển xuống rồi nhấp vào Vai trò và đặc quyền của quản trị viên.
  5. Bên cạnh vai trò tuỳ chỉnh mà bạn vừa tạo, hãy nhấp vào Bật .

    Nếu bạn không thấy biểu tượng Bật , hãy nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong phần Vai trò để hiển thị các nút bật/tắt.

  6. (Không bắt buộc) Để giới hạn vai trò của quản trị viên đối với một đơn vị tổ chức cụ thể, bên cạnh Tất cả các đơn vị tổ chức, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa , chọn các đơn vị tổ chức rồi nhấp vào Xong.

    Nếu bạn không thấy Chỉnh sửa , thì bạn không thể áp dụng vai trò này cho các đơn vị tổ chức.

  7. Nhấp vào Lưu.

Cách chỉ định vai trò mới cho nhiều người cùng một lúc:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Tài khoản sau đó Vai trò quản trị viên.

    Bạn phải đăng nhập với tư cách là quản trị viên cấp cao để thực hiện nhiệm vụ này.

  2. Trỏ đến vai trò tùy chỉnh mà bạn vừa tạo, sau đó ở bên phải, hãy nhấp vào Chỉ định quản trị viên.

    Mẹo: Bạn có thể chuyển đổi giữa những quản trị viên mà bạn đang chỉ định cho vai trò và các đặc quyền. Ở trên cùng, hãy nhấp vào Quản trị viên hoặc Đặc quyền.

  3. Nhấp vào Chỉ định thành viên.
  4. Nhập vài chữ cái đầu tiên trong địa chỉ email của người dùng (không phải tên người dùng) rồi chọn địa chỉ của người dùng trong các lựa chọn.

    Bạn có thể chỉ định vai trò cho tối đa 20 người dùng cùng một lúc.

  5. Nhấp vào Chỉ định vai trò.
  6. (Không bắt buộc) Để giới hạn vai trò của quản trị viên đối với một đơn vị tổ chức cụ thể, bên cạnh Tất cả các đơn vị tổ chức, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa , chọn các đơn vị tổ chức rồi nhấp vào Xong.

    Nếu bạn không thấy Chỉnh sửa , thì bạn không thể áp dụng vai trò này cho các đơn vị tổ chức.

Tạo nhóm sẽ có quyền truy cập vào các thư mục cách ly cụ thể

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Nhóm.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Groups.

  2. Nhập tên, địa chỉ email và nội dung mô tả cho nhóm.
  3. Đối với Cấp truy cập, hãy chọn Bị hạn chế.
  4. Nhấp vào Tạo.

Để biết thông tin chi tiết về cách tạo nhóm mới, hãy truy cập vào bài viết Tạo nhóm trong tổ chức.

Thêm người dùng vào nhóm

  1. Đảm bảo người dùng được chỉ định vai trò mới có đặc quyền Truy cập vào các thư mục cách ly bị hạn chế.
  2. Nhấp vào Thêm thành viên .
  3. Nhấp vào Thêm thành viên.
  4. Đối với người dùng hoặc nhóm, hãy nhập vài ký tự đầu tiên của địa chỉ email rồi chọn địa chỉ đó.
  5. Đối với tài khoản dịch vụ, hãy nhập toàn bộ địa chỉ email.
  6. Lặp lại các bước trước đó nếu cần.
  7. Nhấp vào Thêm vào nhóm.

Để thêm nhiều người vào nhóm cùng một lúc, hãy sử dụng một trong các phương thức sau:

Hướng dẫn người dùng cách truy cập vào tính năng cách ly email

Sau khi bạn cấp cho người dùng quyền truy cập vào tính năng cách ly email, họ có thể xem xét và xử lý các email. Hãy chia sẻ các bước sau với người dùng để họ có thể bắt đầu quản lý các email bị cách ly:

  1. Đăng nhập vào tài khoản Google Workspace.
  2. Truy cập vào https://admin.google.com/ac/moderation.
  3. Xem xét và xử lý các email bị cách ly. Để biết các bước chi tiết, hãy truy cập vào bài viết quản lý các email bị cách ly.