Jeśli Twoja organizacja używa systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM) do obsługi określonych zadań, możesz przekazać pocztę Gmail do tego CRM, aby utworzyć zgłoszenie. System CRM to oprogramowanie, które pomaga osobom i organizacjom zarządzać interakcjami i relacjami z klientami i użytkownikami. Do popularnych systemów CRM należą Salesforce, ZenDesk, HubSpot i Jira.
Systemów CRM niejednokrotnie używa się do obsługi potencjalnych klientów i zgłoszeń do zespołów wsparcia. Można na przykład przekierowywać wiadomości wysyłane na adres zespołu sprzedaży do systemu CRM, aby rejestrować i kwalifikować kontakty, a także przekształcać je w faktycznych klientów. Można też na przykład przekierowywać wiadomości wysyłane na adres wsparcia do systemu CRM, inicjując w ten sposób procedurę obsługi zgłoszenia do zespołu pomocy. Czasami można spotkać się z określeniem Email to case (e-mail do zgłoszeń).
Sprawdzone metody tworzenia zgłoszeń CRM przy użyciu Gmaila
Przeznaczeniem Gmaila nie jest zastąpienie rozbudowanych systemów obsługujących duże ilości zgłoszeń. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje wsparcia w zakresie obsługi zgłoszeń na dużą skalę, na przykład w firmowych zespołach sprzedaży lub pomocy, zalecamy wykorzystanie systemu CRM przeznaczonego do takich obciążeń.
Krok 1. Uzyskaj adresy do przekazywania dalej i odbierania
Aby przekierować wiadomości do systemu CRM, będziesz potrzebować adresu e-mail, z którego wiadomości będą przekierowywane, oraz adresu, na który będą przekierowywane.
Uwaga: adresy e-mail użyte w tym artykule są przykładami. Zastąp je własnymi adresami e-mail Google Workspace i CRM.
Tworzenie adresu do przekazywania dalej w Google Workspace
Wybierz adres e-mail, z którego wiadomości mają być przekierowywane, na przykład help@solarmora.com.
Ważne: ten adres e-mail nie powinien być faktycznie istniejącym adresem w Google Workspace. Będzie istniał jedynie jako element reguły trasy domyślnej, którą utworzysz w kroku 2 w celu przekierowywania wiadomości.
Potwierdzanie adresu CRM do odbierania wiadomości
Aby uzyskać adres e-mail CRM, na który będą przekierowywane wiadomości, zapoznaj się z dokumentacją systemu CRM. Sformułowania, których używa się, odwołując się do wspomnianego adresu e-mail, to na przykład support-address (adres kontaktowy wsparcia) czy Email to case (e-mail do zgłoszeń).
Niektóre systemy CRM generują unikalny adres e-mail, który odpowiada adresowi kontaktowemu wsparcia w CRM. W takiej sytuacji użyj takiego unikalnego adresu e-mail, kiedy będziesz ustawiać przekierowywanie e-maili. Na przykład: jeśli adres do zespołu pomocy w systemie CRM to support@my-crm.com, Twój system CRM może pozwolić na wygenerowanie unikalnego, losowego adresu e-mail, takiego jak support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. Użyj tego unikalnego adresu w kroku 2, podczas konfiguracji przekierowywania e-maili. Użyj tego unikalnego adresu w kroku 2, podczas konfiguracji przekierowywania e-maili.
Krok 2. Skonfiguruj Gmaila tak, aby przekierowywał wiadomości do systemu CRM
Aby przekierowywać wiadomości do swojego systemu CRM, wykonaj czynności opisane poniżej, co pozwoli ustawić regułę trasy domyślnej. W poniższych krokach wiadomości przychodzące adresowane na help@solarmora.com są przekierowywane na support@my-crm.com.
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Aplikacje Google Workspace Gmail Trasa domyślna.Wymaga uprawnień administratora Ustawienia Gmaila.
Po lewej stronie wybierz jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu.
Uwaga: możesz wybrać jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu wyłącznie wtedy, gdy ustawienie Trasa domyślna znajduje się na stronie Ustawienia zaawansowane.
Kliknij Skonfiguruj , aby skonfigurować ustawienie Trasa domyślna. Aby dodać nową regułę trasy domyślnej, kliknij Dodaj kolejną regułę.
W oknie Dodawanie ustawienia wykonaj te czynności:
Opcje ustawień Co zrobić Określ adresatów w danych koperty do dopasowania Wybierz Jeden adresat i wpisz adres e-mail utworzony w kroku 1. To adres e-mail przekierowujący pocztę, na który Twoi użytkownicy i klienci będą wysyłać wiadomości, na przykład help@solarmora.com.
Ważne: upewnij się, że ten adres e-mail nie jest powiązany z kontem Google Workspace. Nie powinien być powiązany z kontem użytkownika, skrzynką pocztową ani członkostwem w Grupach. Aby obsługa dostarczania dużych ilości poczty wychodzącej mogła zostać zapewniona, adres e-mail powinien istnieć tylko w regule trasy domyślnej.
Jeśli adresat w danych koperty odpowiada powyższemu, wykonaj następujące czynności - Adresat w danych koperty: zaznacz pole Zmień adresata w danych koperty, a następnie wybierz opcję Zastąp adresata. Wpisz zweryfikowany w kroku 1 adres do zgłoszeń w systemie CRM, na przykład support@my-crm.com. Jeśli Twój system CRM użył adresu e-mail wsparcia, aby wygenerować losowy adres, skorzystaj z tego losowego adresu.
- Spam: (opcjonalnie) aby zezwolić Gmailowi na przekierowywanie wiadomości oznaczonych jako spam, zaznacz pole Pomiń filtr spamu.... Domyślnie reguły routingu nie przekierowują wiadomości oznaczonych jako spam. Gmail klasyfikuje wiadomości przychodzące jako spam, zanim zostaną dostarczone do adresatów.
- Dostarcz też do: (opcjonalnie) aby przekierowywać wiadomości do większej liczby adresów e-mail, zaznacz pole Dodaj kolejnych adresatów. Następnie kliknij Dodaj, aby wpisać adresy e-mail. Możesz na przykład przesyłać kopie wiadomości z systemu CRM do zespołu sprzedaży lub do siebie.
Uwaga: dodatkowi adresaci mogą otrzymać wiadomości po tym, jak otrzyma je system CRM. Więcej informacji znajdziesz w artykule Limity odbierania Gmaila w Google Workspace.
Opcje Wybierz opcję Wykonuj tę czynność w przypadku adresów nierozpoznanych i rozpoznanych.
U dołu okna Dodawanie ustawienia kliknij Zapisz.
Sprawdź, czy nowa reguła routingu pojawiła się w tabeli Trasa domyślna.
Krok 3. Zweryfikuj przekierowywanie wiadomości i rejestrowanie zgłoszeń
Aby upewnić się, że wiadomości są odpowiednio przekierowywane, wyślij e-maila na adres e-mail przekierowujący wiadomości, na przykład na help@solarmora.com. Następnie sprawdź, czy Twój system CRM odebrał wiadomość i zarejestrował ją bądź utworzył zgłoszenie.