तीसरे पक्ष के सीआरएम में ईमेल फ़ॉरवर्ड करना

ईमेल से सहायता अनुरोध सबमिट करना या टिकट बनाना

अगर आपका संगठन कुछ टास्क मैनेज करने के लिए, कस्टमर रिलेशन मैनेजमेंट (सीआरएम) सिस्टम का इस्तेमाल करता है, तो आपके पास Gmail को अपने सीआरएम पर फ़ॉरवर्ड करने का विकल्प होता है. इससे कोई केस या टिकट बनाया जा सकता है. सीआरएम सिस्टम एक ऐसा सॉफ़्टवेयर है जो लोगों और संगठनों को, ग्राहकों और उपयोगकर्ताओं के साथ अपने इंटरैक्शन और संबंधों को मैनेज करने में मदद करता है. कुछ लोकप्रिय सीआरएम में Salesforce, ZenDesk, HubSpot, और Jira शामिल हैं.

सीआरएम का इस्तेमाल अक्सर बिक्री की लीड और सहायता टिकट मैनेज करने के लिए किया जाता है. उदाहरण के लिए, बिक्री से जुड़े पते पर भेजे गए मैसेज को सीआरएम पर फ़ॉरवर्ड किया जा सकता है, ताकि लीड बनाई जा सकें, उन्हें क्वालिफ़ाई किया जा सके, और उन्हें ग्राहकों में बदला जा सके. इसके अलावा, सहायता के लिए दिए गए ईमेल पते पर भेजे गए मैसेज को सीआरएम में फ़ॉरवर्ड किया जा सकता है, ताकि सहायता अनुरोध के वर्कफ़्लो को शुरू किया जा सके. इस प्रोसेस को कभी-कभी ईमेल से केस बनाना कहा जाता है.

Gmail से सीआरएम केस बनाने के सबसे सही तरीके

Gmail को बड़े पैमाने पर इस्तेमाल होने वाले टिकटिंग सिस्टम की जगह इस्तेमाल करने के लिए नहीं बनाया गया है. अगर आपके संगठन को बड़े पैमाने पर होने वाली कार्रवाइयों के लिए सहायता चाहिए, जैसे कि एंटरप्राइज़ सेल्स या सहायता, तो हमारा सुझाव है कि आप किसी खास सीआरएम का इस्तेमाल करें.

अपने सीआरएम में मैसेज फ़ॉरवर्ड करने के लिए, किसी असली Google Workspace खाते या ईमेल पते का इस्तेमाल न करें. आपके इस्तेमाल किए जा रहे ईमेल पते से कोई उपयोगकर्ता खाता, मेलबॉक्स या Groups की सदस्यता जुड़ी नहीं होनी चाहिए. आपको ईमेल पते का इस्तेमाल करके, सीआरएम को मैसेज फ़ॉरवर्ड करने होंगे. यह ईमेल पता, रूटिंग के नियम में सिर्फ़ मौजूद होना चाहिए. इसके बारे में इस लेख में बताया गया है.

पहला चरण. ईमेल फ़ॉरवर्ड करने और पाने के लिए पते पाना

मैसेज को सीआरएम सिस्टम पर फ़ॉरवर्ड करने के लिए, आपको उस ईमेल पते की ज़रूरत होगी जिस पर मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाएंगे. साथ ही, आपको उस सीआरएम पते की भी ज़रूरत होगी जिस पर मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाएंगे.

ध्यान दें: इस लेख में इस्तेमाल किए गए ईमेल पते, उदाहरण के तौर पर दिए गए हैं. इन ईमेल पतों की जगह, अपने Google Workspace और सीआरएम वाले ईमेल पते डालें.

Google Workspace का फ़ॉरवर्डिंग पता बनाना

वह ईमेल पता चुनें जिसे आपको फ़ॉरवर्ड करना है. उदाहरण के लिए: help@solarmora.com.

अहम जानकारी: यह ईमेल, Google Workspace का असली खाता नहीं होना चाहिए. यह सिर्फ़ उस डिफ़ॉल्ट राउटिंग नियम में मौजूद होगा जिसे आपको दूसरे चरण में बनाना होगा, ताकि फ़ॉरवर्ड करने की सुविधा सेट अप की जा सके.

सीआरएम के ईमेल पते की पुष्टि करना

सीआरएम का वह ईमेल पता पाने के लिए जिस पर मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाएंगे, अपने सीआरएम का दस्तावेज़ देखें. इस ईमेल पते के लिए, सहायता पता और केस को ईमेल करें जैसे शब्दों का इस्तेमाल किया जाता है.

कुछ सीआरएम, एक यूनीक ईमेल पता जनरेट करते हैं. यह सीआरएम के सहायता पते से मेल खाता है. इस मामले में, फ़ॉरवर्डिंग सेट अप करते समय यूनीक पते का इस्तेमाल करें. उदाहरण के लिए, अगर सीआरएम का सहायता पता support@my-crm.com है, तो आपका सीआरएम सिस्टम एक यूनीक और रैंडम पता जनरेट कर सकता है. जैसे, support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. दूसरे चरण में, फ़ॉरवर्ड करने की सुविधा सेट अप करते समय इस यूनीक पते का इस्तेमाल करें.

दूसरा चरण. मैसेज को सीआरएम में फ़ॉरवर्ड करने के लिए, Gmail सेट अप करना

मैसेज को अपने सीआरएम सिस्टम पर फ़ॉरवर्ड करने के लिए, डिफ़ॉल्ट राउटिंग का नियम सेट अप करने के लिए यह तरीका अपनाएं. यहां दिए गए तरीके में, help@solarmora.com पर भेजे गए ईमेल, support@my-crm.com पर फ़ॉरवर्ड किए जाते हैं.

Google Admin console में, मेन्यू ऐप्लिकेशनGoogle WorkspaceGmailडिफ़ॉल्ट राउटिंग पर जाएं.

डिफ़ॉल्ट रूटिंग पर जाएं

इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
बाईं ओर, संगठन की टॉप-लेवल इकाई चुनें.

ध्यान दें: अगर डिफ़ॉल्ट राउटिंग सेटिंग, ऐडवांस सेटिंग वाले पेज पर मौजूद है, तो सिर्फ़ टॉप-लेवल की संगठन इकाई को चुना जा सकता है.
डिफ़ॉल्ट रूटिंग सेट अप करने के लिए, कॉन्फ़िगर करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, डिफ़ॉल्ट राउटिंग का नया नियम जोड़ने के लिए, एक और नियम जोड़ें पर क्लिक करें.

जोड़ें सेटिंग बॉक्स में जाकर, यह तरीका अपनाएं:

सेटिंग के विकल्प	क्या करें
मिलान के लिए एन्वलप प्राप्तकर्ता दर्ज करें	एक ईमेल पाने वाला विकल्प चुनें और वह ईमेल पता डालें जिसे आपने पहले चरण में सेट अप किया था. यह वह पता होता है जिस पर आपके उपयोगकर्ता या ग्राहक मैसेज भेजते हैं. उदाहरण के लिए, help@solarmora.com. अहम जानकारी: पक्का करें कि यह ईमेल पता, Google Workspace का कोई मौजूदा खाता न हो. यह किसी उपयोगकर्ता खाते, मेलबॉक्स या Groups की सदस्यता से जुड़ा नहीं होना चाहिए. ज़्यादा संख्या में भेजे जाने वाले ईमेल को डिलीवर करने के लिए, ईमेल पता सिर्फ़ इस डिफ़ॉल्ट राउटिंग नियम में होना चाहिए.
अगर एन्वलप प्राप्तकर्ता का मिलान उपरोक्त से होता है, तो निम्न काम करें	एन्वेलप पाने वाला: एन्वेलप पाने वाले की जानकारी बदलें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इसके बाद, पाने वाले की जानकारी बदलें विकल्प चुनें. सीआरएम का वह सहायता पता डालें जिसकी पुष्टि आपने पहले चरण में की थी. उदाहरण के लिए, support@my-crm.com. अगर आपके सीआरएम ने सहायता पते से कोई रैंडम पता जनरेट किया है, तो उसे डालें. स्पैम: (ज़रूरी नहीं) स्पैम के तौर पर मार्क किए गए ईमेल को Gmail पर रीडायरेक्ट करने के लिए, स्पैम फ़िल्टर को बायपास करें... बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. डिफ़ॉल्ट रूप से, रूटिंग के नियम स्पैम के तौर पर मार्क किए गए मैसेज को फिर से रूट नहीं करते हैं. Gmail, ईमेल पाने वाले लोगों को ईमेल डिलीवर करने से पहले ही, आने वाले ईमेल को स्पैम के तौर पर क्लासिफ़ाई कर देता है. इन पतों पर भी भेजें: (ज़रूरी नहीं) मैसेज को ज़्यादा ईमेल पतों पर फ़ॉरवर्ड करने के लिए, और लोगों को जोड़ें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इसके बाद, ईमेल पते डालने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपको सीआरएम से मिले मैसेज की कॉपी अपनी सेल्स टीम या खुद को भेजनी हो. ध्यान दें: सीआरएम से डेटा मिलने के बाद, अन्य लोगों को मैसेज मिल सकते हैं. Google Workspace में Gmail पर ईमेल पाने की दर से जुड़ी सीमाओं के बारे में ज़्यादा जानें.
विकल्प	यह कार्रवाई पहचाने गए पतों और ऐसे पतों पर करें जिनकी पहचान नहीं हुई है. विकल्प चुनें.

सेटिंग के विकल्प

क्या करें

मिलान के लिए एन्वलप प्राप्तकर्ता दर्ज करें

एक ईमेल पाने वाला विकल्प चुनें और वह ईमेल पता डालें जिसे आपने पहले चरण में सेट अप किया था. यह वह पता होता है जिस पर आपके उपयोगकर्ता या ग्राहक मैसेज भेजते हैं. उदाहरण के लिए, help@solarmora.com.

अहम जानकारी: पक्का करें कि यह ईमेल पता, Google Workspace का कोई मौजूदा खाता न हो. यह किसी उपयोगकर्ता खाते, मेलबॉक्स या Groups की सदस्यता से जुड़ा नहीं होना चाहिए. ज़्यादा संख्या में भेजे जाने वाले ईमेल को डिलीवर करने के लिए, ईमेल पता सिर्फ़ इस डिफ़ॉल्ट राउटिंग नियम में होना चाहिए.

अगर एन्वलप प्राप्तकर्ता का मिलान उपरोक्त से होता है, तो निम्न काम करें

एन्वेलप पाने वाला: एन्वेलप पाने वाले की जानकारी बदलें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इसके बाद, पाने वाले की जानकारी बदलें विकल्प चुनें. सीआरएम का वह सहायता पता डालें जिसकी पुष्टि आपने पहले चरण में की थी. उदाहरण के लिए, support@my-crm.com. अगर आपके सीआरएम ने सहायता पते से कोई रैंडम पता जनरेट किया है, तो उसे डालें.
स्पैम: (ज़रूरी नहीं) स्पैम के तौर पर मार्क किए गए ईमेल को Gmail पर रीडायरेक्ट करने के लिए, स्पैम फ़िल्टर को बायपास करें... बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. डिफ़ॉल्ट रूप से, रूटिंग के नियम स्पैम के तौर पर मार्क किए गए मैसेज को फिर से रूट नहीं करते हैं. Gmail, ईमेल पाने वाले लोगों को ईमेल डिलीवर करने से पहले ही, आने वाले ईमेल को स्पैम के तौर पर क्लासिफ़ाई कर देता है.
इन पतों पर भी भेजें: (ज़रूरी नहीं) मैसेज को ज़्यादा ईमेल पतों पर फ़ॉरवर्ड करने के लिए, और लोगों को जोड़ें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इसके बाद, ईमेल पते डालने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपको सीआरएम से मिले मैसेज की कॉपी अपनी सेल्स टीम या खुद को भेजनी हो.
ध्यान दें: सीआरएम से डेटा मिलने के बाद, अन्य लोगों को मैसेज मिल सकते हैं. Google Workspace में Gmail पर ईमेल पाने की दर से जुड़ी सीमाओं के बारे में ज़्यादा जानें.

विकल्प

यह कार्रवाई पहचाने गए पतों और ऐसे पतों पर करें जिनकी पहचान नहीं हुई है. विकल्प चुनें.

सेटिंग जोड़ें बॉक्स में सबसे नीचे, सेव करें पर क्लिक करें.
देखें कि रूटिंग का नया नियम, डिफ़ॉल्ट रूटिंग टेबल में दिखता हो.

बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर ये बदलाव पहले ही दिखने लगते हैं. ज़्यादा जानें

तीसरा चरण. ईमेल फ़ॉरवर्ड करने और केस बनाने की सुविधा की पुष्टि करना

यह देखने के लिए कि आपके ईमेल सही तरीके से फ़ॉरवर्ड किए जा रहे हैं या नहीं, फ़ॉरवर्ड किए जाने वाले ईमेल पते पर एक ईमेल भेजें. उदाहरण के लिए, help@solarmora.com. इसके बाद, पुष्टि करें कि आपके सीआरएम सिस्टम को ईमेल मिल गया है और उसने ईमेल से कोई केस या टिकट बना दिया है.