একজন জিমেইল অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে, আপনি জিমেইল জার্নাল মেসেজ আর্কাইভ করার জন্য একটি থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশন সেট আপ করতে পারেন। এই সলিউশনটি নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে কার্যকর হতে পারে:
- ইমেইল সংক্রান্ত নিয়মাবলী মেনে চলুন, যেমন SEC Rule 17a-4।
- তৃতীয় পক্ষের আর্কাইভ সমাধান ব্যবহার করা চালিয়ে যান
- ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ অ্যাক্সেস করার অনুমতি দিন
একীকরণ কীভাবে কাজ করে
কোনো থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশনের সাথে জিমেইলকে সংযুক্ত করতে, একটি ইমেল অ্যাড্রেস নির্দিষ্ট করুন যেখানে জার্নাল মেসেজগুলো ফরোয়ার্ড করা হবে। আপনি যদি একাধিক ইমেল অ্যাড্রেস নির্দিষ্ট করেন, তাহলে জার্নাল মেসেজগুলো সব ইমেল অ্যাড্রেসেই পাঠানো হবে।
আমরা আপনাকে পরামর্শ দিই যে, কোনো থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশন ব্যবহার করার সময় আপনি TLS কমপ্লায়েন্স সেট আপ করুন। এটি নিশ্চিত করে যে, থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশনে মেইল পাঠানোর সময় Gmail-কে TLS এনক্রিপশন ব্যবহার করতে হবে।
একটি তৃতীয়-পক্ষের আর্কাইভ সমাধান সেট আপ করুন
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল রাউটিং ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- (ঐচ্ছিক) বাম দিকে, সংস্থাটি নির্বাচন করুন।
- রাউটিং (Routing)- এর অধীনে, থার্ড-পার্টি ইমেল আর্কাইভ (Third-party email archiving) পর্যন্ত স্ক্রোল করুন অথবা, সার্চ ফিল্ডে থার্ড-পার্টি ইমেল আর্কাইভ (Third-party email archiving) লিখুন।
- জার্নাল বার্তা পাঠানোর জন্য ইমেল ঠিকানাটি লিখুন।
- সেটিং যোগ করুন -এ ক্লিক করুন।
- নিচে, সেভ-এ ক্লিক করুন।
বার্তাগুলি কীভাবে পরিচালনা করা হয়
বার্তাগুলির যে সংস্করণগুলি জার্নাল করা হয়
গুরুত্বপূর্ণ : সম্ভাব্য ভাইরাস এবং ক্ষতিকর সফটওয়্যারযুক্ত মেসেজ প্রত্যাখ্যান করার Gmail নীতিমালার আওতায় জার্নাল করা মেসেজও পড়ে না। আরও তথ্যের জন্য, ‘Gmail দ্বারা ব্লক করা ফাইলের প্রকারভেদ’ দেখুন।
- ইনবাউন্ড মেসেজ — ব্যবহারকারী যে মেসেজটি পান, সেটিই জার্নালে সংরক্ষিত থাকে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনো কন্টেন্ট কমপ্লায়েন্স পলিসি সক্রিয় হয়ে অ্যাটাচমেন্টটি সরিয়ে দেয়, তাহলে জার্নাল কপিতে অ্যাটাচমেন্টটি থাকবে না।
- বহির্গামী বার্তা — ব্যবহারকারীর পাঠানো বার্তার সংস্করণটি জার্নালে সংরক্ষিত থাকে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনো কন্টেন্ট কমপ্লায়েন্স পলিসি সক্রিয় হয়ে অ্যাটাচমেন্টটি সরিয়ে দেয়, তাহলে জার্নাল কপিতে অ্যাটাচমেন্টটি থেকে যাবে।
- অভ্যন্তরীণ বার্তা — আপনার ডোমেইনের মধ্যে পাঠানো বার্তাগুলো প্রাপকের জন্য ইনবাউন্ড বার্তা এবং প্রেরকের জন্য আউটবাউন্ড বার্তা হিসেবে কাজ করে।
অ্যাডমিন কোয়ারেন্টাইনে পাঠানো বার্তাগুলি
- ইনবাউন্ড মেসেজ — যদি কোনো ইনবাউন্ড মেসেজ অ্যাডমিন কোয়ারেন্টাইনে পাঠানো হয়, তাহলে মেসেজটি কোয়ারেন্টাইন থেকে মুক্ত না হওয়া পর্যন্ত এর জার্নাল কপি পাঠানো হয় না। যদি কোয়ারেন্টাইন করা কোনো মেসেজ প্রত্যাখ্যান করা হয়, তবে ব্যবহারকারী কখনোই মেসেজটি দেখতে পান না এবং ফলস্বরূপ এটি আর্কাইভও হয় না।
- বহির্গামী বার্তা — যদি কোনো বহির্গামী বার্তা অ্যাডমিন কোয়ারেন্টাইনে পাঠানো হয়, তাহলে ব্যবহারকারী 'প্রেরণ করুন' (Send) বোতামে ক্লিক করলে একটি জার্নাল কপি পাঠানো হয়, বার্তাটি কোয়ারেন্টাইনে আছে কি না তা নির্বিশেষে।
একাধিক প্রাপক সহ বার্তা
কখনও কখনও একাধিক প্রাপকের কাছে একটি বার্তা পাঠানোর সময়, নিয়মকানুন বা রাউটিং নীতির কারণে একটি গোষ্ঠী বার্তাটির ভিন্ন সংস্করণ পেতে পারে।
- আগত বার্তা — প্রতিটি প্রাপকের কাছে প্রাসঙ্গিক বার্তা সংস্করণ সহ একটি পৃথক জার্নাল কপি পাঠানো হয়। একাধিক প্রাপক একই বার্তা পেয়েছেন কিনা তা নির্ধারণ করতে, আর্কাইভ করার সমাধানে ডিডুপ্লিকেশন লজিক ব্যবহার করা উচিত।
- বহির্গামী বার্তা — প্রেরকের পাঠানো অনুলিপিটি লিপিবদ্ধ করা হয়।
- অভ্যন্তরীণ বার্তা — অভ্যন্তরীণ প্রাপকরা বার্তাটিতে থাকবেন। যদিও বিষয়বস্তু সংক্রান্ত নিয়মকানুন বা অন্যান্য নীতির কারণে কিছু অভ্যন্তরীণ প্রাপক বার্তাটি নাও পেতে পারেন, তবুও কিছু বা সকল প্রাপকের কাছে বার্তাটির ডেলিভারি নথিভুক্ত করা হয়।
অপরিচিত প্রাপকের কাছে বার্তা
অপরিচিত প্রাপকের জন্য প্রাপ্ত বার্তাগুলোর জার্নাল পাঠানো হয় না। কোনো নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর জন্য জার্নাল লিখতে হলে, সেই ব্যবহারকারীকে অবশ্যই নিবন্ধিত হতে হবে।
SMTP ব্যর্থতা কোডগুলির জন্য পুনরায় চেষ্টা করার প্রক্রিয়া
যদি কোনো বার্তা জার্নাল অ্যাড্রেসে সফলভাবে ডেলিভার না হয় এবং সিম্পল মেইল ট্রান্সফার প্রোটোকল (SMTP) হোস্ট একটি অস্থায়ী ত্রুটি (4xx) দেখায়, তাহলে Gmail ৮ দিন পর্যন্ত বার্তাটি পুনরায় পাঠানোর চেষ্টা করে। যদি SMTP হোস্ট একটি স্থায়ী ত্রুটি (5xx) দেখায়, তাহলে Gmail বার্তাটি পুনরায় পাঠানোর চেষ্টা করে না।
নিরাপত্তা সংক্রান্ত বিবেচনা
আমরা থার্ড-পার্টি আর্কাইভটি এমনভাবে কনফিগার করার পরামর্শ দিই, যাতে এটি সেন্ডার পলিসি ফ্রেমওয়ার্ক (SPF) এবং ডোমেইনকিজ আইডেন্টিফায়েড মেইল (DKIM) দ্বারা স্বাক্ষরিত নয় এমন মেসেজ প্রত্যাখ্যান করে। গুগল ২ ভাবে DKIM সাইনিং ব্যবহার করে:
- গ্রাহকের পক্ষ থেকে গুগল কী (যদি গ্রাহক সেটআপ না করে থাকেন)
- গ্রাহক চাবি
তৃতীয় পক্ষের আর্কাইভ সলিউশনের সাথে সংযোগ সুরক্ষিত করতে আমরা আপনাকে TLS কমপ্লায়েন্স সেট আপ করার পরামর্শ দিই।