Gmail एडमिन के तौर पर, Gmail जर्नल मैसेज को संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष के संग्रह समाधान को सेट अप किया जा सकता है. यह समाधान इनके लिए फ़ायदेमंद हो सकता है:
- ईमेल से जुड़ी ज़रूरी शर्तों का पालन करना, जैसे कि एसईसी का नियम 17a-4
- डेटा संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष के समाधान का इस्तेमाल जारी रखना
- उपयोगकर्ता को संग्रह किए गए ईमेल ऐक्सेस करने की अनुमति देना
इंटिग्रेशन की सुविधा कैसे काम करती है
Gmail को तीसरे पक्ष के संग्रह समाधान के साथ इंटिग्रेट करने के लिए, वह ईमेल पता डालें जिस पर जर्नल मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाते हैं. एक से ज़्यादा ईमेल पते डालने पर, जर्नल के मैसेज सभी ईमेल पतों पर भेजे जाते हैं.
हमारा सुझाव है कि तीसरे पक्ष के संग्रह का इस्तेमाल करते समय, टीएलएस अनुपालन सेट अप करें. इससे यह पक्का होता है कि Gmail, तीसरे पक्ष की संग्रह करने वाली सेवा को ईमेल भेजते समय टीएलएस एन्क्रिप्शन का इस्तेमाल करे.
तीसरे पक्ष के कॉन्टेंट संग्रहित करने से जुड़े समाधान को सेट अप करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशनGoogle WorkspaceGmailराउटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- (ज़रूरी नहीं) बाईं ओर, संगठन चुनें.
- राउटिंग में जाकर, तीसरे पक्ष के ईमेल संग्रह किए जा रहे हैं पर स्क्रोल करें. इसके अलावा, खोज फ़ील्ड में तीसरे पक्ष के ईमेल संग्रह किए जा रहे हैं डालें.
- वह ईमेल पता डालें जिस पर आपको जर्नल के मैसेज भेजने हैं.
- सेटिंग जोड़ें क्लिक करें.
- सबसे नीचे, सेव करें पर क्लिक करें.
मैसेज कैसे मैनेज किए जाते हैं
जर्नल किए गए मैसेज के वर्शन
अहम जानकारी: जर्नल किए गए मैसेज पर, Gmail की उन नीतियों से छूट नहीं मिलती है जिनके तहत, वायरस और नुकसान पहुंचाने वाले सॉफ़्टवेयर वाले मैसेज अस्वीकार किए जाते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Gmail में ब्लॉक किए गए फ़ाइल टाइप लेख पढ़ें.
- इनबाउंड मैसेज—जर्नल किए गए मैसेज का वर्शन वही होता है जो उपयोगकर्ता को मिलता है. उदाहरण के लिए, अगर कॉन्टेंट से जुड़ी नीति के उल्लंघन की वजह से अटैचमेंट हटा दिया जाता है, तो जर्नल कॉपी में अटैचमेंट नहीं होगा.
- भेजे गए मैसेज—मैसेज का वह वर्शन जर्नल किया जाता है जिसे उपयोगकर्ता ने भेजा है. उदाहरण के लिए, अगर कॉन्टेंट से जुड़ी नीति के उल्लंघन की वजह से, अटैचमेंट हटा दिया जाता है, तो जर्नल की कॉपी में अटैचमेंट बना रहेगा.
- इंटरनल मैसेज—आपके डोमेन में भेजे गए मैसेज के लिए, यह सुविधा ईमेल पाने वाले व्यक्ति के लिए इनबाउंड मैसेज और ईमेल भेजने वाले व्यक्ति के लिए आउटबाउंड मैसेज की तरह काम करती है.
एडमिन क्वॉरंटीन में भेजे गए मैसेज
- इनबाउंड मैसेज—अगर किसी इनबाउंड मैसेज को एडमिन क्वॉरंटीन में भेजा जाता है, तो मैसेज को क्वॉरंटीन से रिलीज़ किए जाने तक, जर्नल कॉपी नहीं भेजी जाती. अगर क्वारंटीन किए गए किसी मैसेज को अस्वीकार कर दिया जाता है, तो उपयोगकर्ता को वह मैसेज कभी नहीं दिखता. इसलिए, उसे संग्रहित नहीं किया जाता.
- आउटबाउंड मैसेज—अगर किसी आउटबाउंड मैसेज को एडमिन क्वॉरंटीन में भेजा जाता है, तो उपयोगकर्ता के भेजें पर क्लिक करने पर, मैसेज की एक कॉपी भेजी जाती है. भले ही, मैसेज को क्वॉरंटीन किया गया हो या नहीं.
एक से ज़्यादा लोगों को भेजे गए मैसेज
कभी-कभी, एक से ज़्यादा लोगों को मैसेज भेजते समय, एक ग्रुप को मैसेज का अलग वर्शन मिल सकता है. ऐसा मैसेज भेजने से जुड़ी नीतियों या राउटिंग की नीतियों का पालन करने की वजह से होता है.
- इनबाउंड मैसेज—हर ईमेल पते के लिए, जर्नल की एक अलग कॉपी भेजी जाती है. इसमें मैसेज का सही वर्शन होता है. यह पता लगाने के लिए कि क्या एक से ज़्यादा लोगों को एक ही मैसेज मिला है, ईमेल को संग्रहित करने वाले समाधान को डुप्लीकेट ईमेल हटाने के लॉजिक का इस्तेमाल करना चाहिए.
- आउटबाउंड मैसेज—भेजने वाले व्यक्ति की भेजी गई कॉपी को जर्नल किया जाता है.
- संगठन के लोगों को भेजे गए मैसेज— संगठन के लोगों को भेजे गए मैसेज में, मैसेज पाने वाले लोग बने रहेंगे. ऐसा हो सकता है कि संगठन के कुछ लोगों को कॉन्टेंट के नियमों या अन्य नीतियों का पालन न करने की वजह से, मैसेज न मिले. हालांकि, कुछ या सभी लोगों को मैसेज डिलीवर होने की जानकारी कैप्चर की जाती है.
ऐसे मैसेज जिनमें ईमेल पाने वाले लोगों की पहचान नहीं हो पाई है
ऐसे ईमेल पते के लिए जर्नल नहीं भेजे जाते जिन्हें मंज़ूरी नहीं मिली है. किसी उपयोगकर्ता के लिए जर्नल बनाने के लिए, उसका रजिस्टर होना ज़रूरी है.
एसएमटीपी से जुड़े गड़बड़ी कोड के लिए, फिर से कोशिश करने की सुविधा
अगर किसी मैसेज को जर्नल के पते पर डिलीवर नहीं किया जा सका और Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) होस्ट ने कुछ समय के लिए हुई गड़बड़ी (4xx) का मैसेज दिखाया, तो Gmail आठ दिनों तक मैसेज को फिर से भेजने की कोशिश करता है. अगर SMTP होस्ट से स्थायी गड़बड़ी (5xx) का मैसेज मिलता है, तो Gmail मैसेज को फिर से भेजने की कोशिश नहीं करता.
सुरक्षा से जुड़ी बातें
हमारा सुझाव है कि तीसरे पक्ष के संग्रह को इस तरह कॉन्फ़िगर करें कि वह उन ईमेल को अस्वीकार कर दे जिन पर सेंडर पॉलिसी फ़्रेमवर्क (एसपीएफ़) और डोमेनकी आइडेंटिफ़ाइड मेल (डीकेआईएम) के हस्ताक्षर नहीं हैं. Google, DKIM साइनिंग का इस्तेमाल दो तरीकों से करता है:
- खरीदार की ओर से Google कुंजी (अगर खरीदार ने इसे सेट अप नहीं किया है)
- ग्राहक की कुंजी
हमारा सुझाव है कि तीसरे पक्ष के संग्रह करने वाले समाधानों से कनेक्शन को सुरक्षित करने के लिए, टीएलएस अनुपालन सेट अप करें.