Jako administrator Google Workspace możesz użyć ustawienia Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości czatu, aby zarządzać przechowywaniem wiadomości osób w Twojej organizacji. Możesz ustawić liczbę dni, przez które wiadomości mają pozostawać w skrzynce pocztowej użytkownika, oraz skonfigurować ustawienia powodujące, że:
- po upływie okresu przechowywania wiadomości będą przenoszone do kosza lub trwale usuwane,
- przechowywane będą wiadomości z określonymi etykietami,
- wiadomości będą usuwane automatycznie lub przez użytkowników.
Ustawienie Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości czatu dotyczy tylko wiadomości z Gmaila i klasycznej wersji Hangouts (wycofanej). Aby zarządzać przechowywaniem wiadomości z Google Chat, przeczytaj artykuł Automatyczne usuwanie wiadomości z Google Chat w organizacji.
Zarządzanie przechowywaniem wiadomości przy użyciu Vault
Jeśli zależy Ci na automatycznym usuwaniu wiadomości w przypadku wszystkich kont i wiadomości – na przykład ze względu na przepisy prawa lub zgodność ze standardami – zamiast ustawienia Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości czatu skorzystaj z Google Vault. Google zaleca korzystanie z ustawienia automatycznego usuwania lub Vault do zarządzania przechowywaniem wiadomości, ale nie obu tych opcji równocześnie. Więcej informacji znajdziesz na stronie z najczęstszymi pytaniami dotyczącymi przechowywania w Vault .
Stosowanie ustawień automatycznego usuwania
W tej sekcji opisujemy, jak zarządzać wiadomościami za pomocą ustawienia Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości czatu:
Ustawienie to jest stosowane do e-maili w skrzynce odbiorczej użytkownika, wiadomości zarchiwizowanych, oraz do wiadomości dodanych za pomocą interfejsu Gmail API.
Jeśli na podstawie tego ustawienia co najmniej 1 wiadomość w rozmowie jest przechowywana, wszystkie wiadomości w tej rozmowie są przechowywane. Dzieje się tak, gdy Widok wątku jest włączony lub wyłączony.
Ustawienie nie dotyczy wiadomości w folderze Kosz. Wiadomości w Koszu są trwale usuwane po 30 dniach.
To ustawienie jest stosowane do wiadomości w regularnych odstępach czasu. Gdy okres przechowywania się skończy, wiadomości mogą nie zostać usunięte od razu. Zostaną usunięte przy następnym zastosowaniu ustawienia.
Aby określić, kiedy usunąć wiadomości, ustawienie używa dnia i godziny, w których Gmail otrzymał wiadomość. W przypadku wiadomości przeniesionych do Gmaila lub otrzymanych przez Gmaila ze skrzynki pocztowej wykorzystującej protokół POP lub IMAP ustawienie używa nagłówka Date: lub atrybutu IMAP Internal Date.
Włączanie automatycznego usuwania wiadomości
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Aplikacje Google Workspace Gmail Zgodność.Wymaga uprawnień administratora Ustawienia Gmaila.
- Po lewej stronie wybierz organizację najwyższego poziomu (zwykle jest to Twoja domena).
- Przewiń do ustawienia Automatyczne usuwanie e-maili i wiadomości czatu , a następnie wybierz opcję Automatycznie usuwaj e-maile i wiadomości czatu starsze niż określona liczba dni.
- Wpisz liczbę dni, przez które chcesz przechowywać wiadomości. Na przykład wpisz 45, aby usunąć wiadomości starsze niż 45 dni. Minimalna wartość to 30.
- W sekcji Co zrobić z automatycznie usuniętymi wiadomościami wybierz opcję dotyczącą usuniętych wiadomości:
- Przenieś wiadomości do folderu Kosz – wiadomości pozostają w koszu przez kolejne 30 dni, zanim zostaną usunięte. Ten dodatkowy czas pozwala odzyskać wiadomości usunięte przez pomyłkę.
- Trwale usuń wiadomości – wiadomości pomijają kosz i są trwale usuwane po upływie określonej liczby dni. Trwale usuniętych wiadomości nie można odzyskać.
- (Opcjonalnie) Aby wykluczyć wiadomości z określonymi etykietami z automatycznego usuwania, w opcji Nie usuwaj automatycznie wiadomości z następującymi etykietami wpisz listę nazw etykiet rozdzielonych przecinkami. Poinformuj o tych etykietach osoby w Twojej organizacji, aby mogły tworzyć te same etykiety dla wiadomości, które chcą zachować. Dowiedz się, jak tworzyć etykiety porządkujące zawartość Gmaila.
- U dołu strony kliknij Zapisz.