একজন Google Workspace অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের লোকেদের জন্য মেসেজ স্টোরেজ পরিচালনা করতে ইমেল এবং চ্যাট অটো-ডিলিট সেটিং ব্যবহার করতে পারেন। আপনি ব্যবহারকারীর মেলবক্সে কত দিন মেসেজ থাকবে তা সেট করতে পারেন এবং এমন সেটিংস তৈরি করতে পারেন যা:
- স্টোরেজের মেয়াদ শেষ হয়ে গেলে বার্তাগুলিকে ট্র্যাশে সরান অথবা স্থায়ীভাবে মুছে ফেলুন।
- নির্দিষ্ট লেবেলযুক্ত বার্তাগুলি রাখুন।
- বার্তাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছুন, অথবা আপনার ব্যবহারকারীদের বার্তা মুছে ফেলার ব্যবস্থা করতে দিন।
ইমেল এবং চ্যাট অটো-ডিলিট করার সেটিংটি শুধুমাত্র Gmail এবং ক্লাসিক Hangouts (অপ্রচলিত) মেসেজ স্টোরেজের জন্য। Google Chat মেসেজ স্টোরেজ পরিচালনা করতে, আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য অটোমেটিকলি ডিলিট চ্যাট মেসেজ দেখুন।
ভল্টের মাধ্যমে বার্তা সঞ্চয়স্থান পরিচালনা করুন
যদি আপনার সমস্ত অ্যাকাউন্ট এবং বার্তার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার প্রয়োজন হয়, উদাহরণস্বরূপ আইনি বা সম্মতির উদ্দেশ্যে, তাহলে ইমেল এবং চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সেটিংসের পরিবর্তে Google Vault ব্যবহার করুন। বার্তা ধরে রাখার ব্যবস্থাপনার জন্য Google স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সেটিংস অথবা Vault ব্যবহার করার পরামর্শ দেয়, তবে উভয়ই নয়। Vault ধরে রাখার FAQ পৃষ্ঠায় আরও জানুন।
অটো-ডিলিট সেটিংস কীভাবে প্রয়োগ করা হয়
এই বিভাগে ইমেল এবং চ্যাট অটো-ডিলিট সেটিংসের মাধ্যমে বার্তাগুলি কীভাবে পরিচালনা করা হয় তা বর্ণনা করা হয়েছে:
এই সেটিংটি ব্যবহারকারীর ইনবক্সে থাকা ইমেল বার্তা, সংরক্ষণাগারভুক্ত বার্তা এবং Gmail API এর সাথে যোগ করা বার্তার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
যখন সেটিংসের উপর ভিত্তি করে কথোপকথনে কমপক্ষে একটি বার্তা সংরক্ষণ করা হয়, তখন কথোপকথনের সমস্ত বার্তা সংরক্ষণ করা হয়। কথোপকথন দৃশ্য চালু বা বন্ধ, যাই হোক না কেন এটি ঘটে।
ট্র্যাশ ফোল্ডারের বার্তাগুলিতে এই সেটিং প্রযোজ্য নয়। ট্র্যাশে থাকা বার্তাগুলি 30 দিন পরে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা হয়।
এই সেটিংটি নিয়মিতভাবে একটি নির্ধারিত ভিত্তিতে বার্তাগুলিতে প্রয়োগ করা হয়। তাই, যখন একটি স্টোরেজ সময়কাল শেষ হয়, তখন বার্তাগুলি তাৎক্ষণিকভাবে সরানো নাও যেতে পারে। পরের বার সেটিংটি প্রয়োগ করার সময় সেগুলি সরানো হয়।
বার্তাগুলি কখন মুছে ফেলতে হবে তা নির্ধারণ করতে, সেটিংটি Gmail কখন বার্তাটি পেয়েছে সেই দিন এবং সময় ব্যবহার করে। Gmail এ স্থানান্তরিত হওয়া বা POP বা IMAP মেলবক্স থেকে Gmail দ্বারা প্রাপ্ত বার্তাগুলির জন্য, সেটিংটি তারিখ: শিরোনাম বা IMAP অভ্যন্তরীণ তারিখ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে।
বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার বিকল্প চালু করুন
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল সম্মতি ।জিমেইল সেটিংস প্রশাসকের বিশেষাধিকার থাকা প্রয়োজন।
- বাম দিকে, আপনার শীর্ষ-স্তরের প্রতিষ্ঠান নির্বাচন করুন, সাধারণত আপনার ডোমেন।
- ইমেল এবং চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সেটিংয়ে স্ক্রোল করুন এবং নির্দিষ্ট দিনের চেয়ে পুরানো ইমেল এবং চ্যাট বার্তাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলুন নির্বাচন করুন।
- আপনি কত দিনের বার্তা সংরক্ষণ করতে চান তা লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, ৪৫ দিনের বেশি পুরনো বার্তা মুছে ফেলতে ৪৫ লিখুন। সর্বনিম্ন ৩০ ।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা বার্তাগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন তার অধীনে, মুছে ফেলা বার্তাগুলির জন্য একটি বিকল্প বেছে নিন:
- বার্তাগুলি ট্র্যাশ ফোল্ডারে সরান। বার্তাগুলি মুছে ফেলার আগে আরও 30 দিন ট্র্যাশে থাকে। এই অতিরিক্ত সময় আপনাকে ভুল করে মুছে ফেলা যেকোনো বার্তা পুনরুদ্ধার করতে দেয়।
- স্থায়ীভাবে বার্তা মুছে ফেলুন : বার্তাগুলি ট্র্যাশ বাইপাস করে এবং নির্দিষ্ট দিনের পরে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা হয়। আপনি স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা বার্তাগুলি পুনরুদ্ধার করতে পারবেন না।
- (ঐচ্ছিক) নির্দিষ্ট লেবেলযুক্ত বার্তাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা থেকে বাদ দিতে, নিম্নলিখিত লেবেলযুক্ত বার্তাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলবেন না এর অধীনে লেবেল নামের একটি কমা-বিভাজিত তালিকা লিখুন। এই লেবেলগুলি আপনার প্রতিষ্ঠানের লোকেদের সাথে যোগাযোগ করুন যাতে তারা যে বার্তাগুলি রাখতে চান তার জন্য একই লেবেল তৈরি করতে পারে। Gmail সংগঠিত করার জন্য কীভাবে লেবেল তৈরি করবেন তা শিখুন।
- পৃষ্ঠার নীচে, সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন।