ডিফল্টরূপে, আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস অর্গানাইজেশনের সদস্যরা যেকোনো ইমেল অ্যাড্রেসের সাথে বার্তা আদান-প্রদান করতে পারেন। তবে, এমন সময় আসতে পারে যখন আপনি আপনার ব্যবহারকারীদের বার্তা আদান-প্রদানের জন্য অ্যাড্রেস বা ডোমেইন সীমাবদ্ধ করতে চাইতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি স্কুল হয়তো শিক্ষার্থীদের শিক্ষক, কর্মচারী এবং অন্যান্য শিক্ষার্থীদের সাথে বার্তা আদান-প্রদানের অনুমতি দিতে চাইতে পারে, কিন্তু স্কুলের বাইরের কারো সাথে নয়।
অনুমোদিত ঠিকানা এবং ডোমেনে বার্তা সীমাবদ্ধ করতে, কমপ্লায়েন্স সেটিংস পৃষ্ঠায় থাকা ‘ডেলিভারি সীমাবদ্ধ করুন ’ সেটিংটি ব্যবহার করুন।
সীমিত ডেলিভারির জন্য মনে রাখবেন।
মেসেজ ডেলিভারি সীমিত করতে যখন আপনি ‘Restrict delivery’ সেটিংস ব্যবহার করবেন, তখন মনে রাখবেন:
- আগত বার্তা : ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র সেইসব ঠিকানা বা ডোমেইন থেকে বার্তা গ্রহণ করতে পারবেন যা আপনি এই সেটিংয়ের মাধ্যমে অনুমোদন করেন। অন্য ডোমেইন বা ঠিকানা থেকে পাঠানো বার্তা প্রেরকের কাছে একটি বাউন্স বার্তাসহ ফেরত পাঠানো হয়, যেখানে এই নীতিটি বর্ণনা করা থাকে। যেসব ডোমেইন DKIM বা SPF দ্বারা যাচাই করা যায় না, সেগুলোর বার্তাও প্রত্যাখ্যান করা হয়।
- বহির্গামী বার্তা : আপনার প্রতিষ্ঠানের কোনো ব্যক্তি অননুমোদিত ডোমেইনে বার্তা পাঠানোর চেষ্টা করলে, তিনি একটি বাউন্স বার্তা পান, যেখানে বলা থাকে কেন তার বার্তাটি পাঠানো যায়নি। আপনি এই বাউন্স বার্তার জন্য নিজস্ব টেক্সট প্রদান করতে পারেন।
- অভ্যন্তরীণ ইমেল: আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ব্যবহারকারীদের মধ্যে অভ্যন্তরীণ বার্তা আদান-প্রদানের অনুমতি দিতে, ‘অভ্যন্তরীণ বার্তার জন্য এই সেটিংটি বাইপাস করুন’ বিকল্পটি ব্যবহার করুন। আপনার প্রতিষ্ঠানের ডোমেইনগুলোর (প্যারেন্ট ডোমেইন এবং সাবডোমেইন সহ) মধ্যেকার অভ্যন্তরীণ বার্তা আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে এই সেটিংটি বাইপাস করা হয়।
- গুগল চ্যাট: আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদের সাথে কে কীভাবে চ্যাট করবে, তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন । এর জন্য ‘সেট এক্সটার্নাল চ্যাট অপশনস’ দেখুন।
- গুগল ডক্স এডিটর: ‘Restrict delivery’ সেটিংটি গুগল পরিষেবা থেকে আসা নোটিফিকেশন মেসেজ ব্লক করে, যেমন গুগল ডক্স কমেন্ট সম্পর্কিত জিমেইল মেসেজ। এটি প্রতিরোধ করতে, অভ্যন্তরীণ মেসেজের জন্য এই সেটিংটি বাইপাস করার জন্য জিমেইল সেট আপ করুন।
- গুগল গ্রুপস: আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের লোকজনকে গ্রুপে পোস্ট করার অনুমতি দেন, তাহলে তারা আপনার ‘রেস্ট্রিক্ট ডেলিভারি’ সেটিংস এড়িয়ে যেতে পারে।
বার্তা সীমাবদ্ধতা সেট আপ করুন
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল সম্মতি ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- বাম দিকে, একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন। নতুন সেটিংটি সেই সাংগঠনিক ইউনিটের সকলের জন্য প্রযোজ্য হবে এবং আপনি বিভিন্ন ইউনিটের জন্য ভিন্ন ভিন্ন বিধিনিষেধ নির্ধারণ করতে পারেন।
- Restrict delivery সেটিং-এ স্ক্রোল করুন এবং Configure বা Add another rule-এ ক্লিক করুন।
অ্যাড সেটিং বক্সে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
সেটিং বিকল্পগুলি কী করতে হবে ডেলিভারি সীমাবদ্ধ করুন সেটিংটির জন্য একটি বর্ণনামূলক নাম লিখুন। আপনার সেটিংটি সংরক্ষণ করতে আপনাকে অবশ্যই একটি নাম লিখতে হবে। যে ঠিকানা বা ডোমেইনগুলিকে আপনি অনুমতি দিতে চান, সেগুলি যোগ করুন। এক বা একাধিক বিদ্যমান ঠিকানা তালিকা নির্বাচন করুন, অথবা এক বা একাধিক নতুন ঠিকানা তালিকা তৈরি করুন ।
এক বা একাধিক অ্যাড্রেস লিস্ট নির্বাচন করুন, যেগুলোতে আপনার ইমেল বার্তার জন্য অনুমোদিত অ্যাড্রেস বা ডোমেইনগুলো রয়েছে। অ্যাড্রেস লিস্ট আপনাকে নির্দিষ্ট ইমেল অ্যাড্রেস বা ডোমেইনে জিমেইল সেটিংস প্রয়োগ করতে দেয়। এই সেটিংয়ের জন্য আপনার নির্বাচিত অ্যাড্রেস লিস্টে অবশ্যই অনুমোদিত ইমেল অ্যাড্রেস এবং ডোমেইনগুলো অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।
গুরুত্বপূর্ণ: Gmail মেসেজ হেডারের "From:" অংশটি যাচাই করে, এনভেলপ সেন্ডার (বা মেসেজ হেডারের Return-path: অংশ) নয়। তাই, From: সেন্ডারকে অবশ্যই অ্যাড্রেস লিস্টের কোনো অ্যাড্রেস বা ডোমেইনের সাথে হুবহু মিলতে হবে।
এই বার্তাগুলির জন্য ডিফল্ট প্রত্যাখ্যান বিজ্ঞপ্তিটি সম্পাদনা করুন। একটি নিজস্ব প্রত্যাখ্যান বিজ্ঞপ্তি যোগ করুন। আপনার প্রতিষ্ঠানের যে ব্যক্তিরা কোনো অননুমোদিত ডোমেইন বা ঠিকানায় বার্তা পাঠানোর চেষ্টা করেন, তারা এই বিজ্ঞপ্তি সহ একটি বাউন্স ইমেল পান।
বাউন্স মেসেজ পাঠানোর অনুমতি দিতে, আপনার অনুমোদিত প্রেরকদের তালিকায় mailer-daemon@googlemail.com যোগ করুন। এই ঠিকানা থেকে বাউন্স মেসেজ পাঠানো হয়।
বিকল্প অভ্যন্তরীণ বার্তাগুলিকে এই সেটিংটি এড়িয়ে যেতে দেওয়ার জন্য, ‘অভ্যন্তরীণ বার্তাগুলির জন্য এই সেটিংটি এড়িয়ে যান’ বক্সটি চেক করুন।
এই সেটিংটি বাইপাস করতে হলে SPF বা DKIM দ্বারা অভ্যন্তরীণ বার্তাগুলি অবশ্যই প্রমাণীকরণ করতে হবে। যে অভ্যন্তরীণ বার্তাগুলি প্রমাণীকৃত নয়, সেগুলি প্রত্যাখ্যান করা হয়।
'Add setting' বক্সের নিচে, 'Save'- এ ক্লিক করুন। পরিবর্তনগুলি কার্যকর হতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে, তবে সাধারণত আরও দ্রুত হয়ে যায়। আরও জানুন।
আপনি অ্যাডমিন কনসোল অডিট লগে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে পারেন।