জার্নাল বার্তাগুলি Google Vault-এ পাঠান

আপনি Google Workspace এবং Gmail সেট আপ করে Microsoft Exchange জার্নাল বার্তাগুলি Google Vault-এ রাখতে পারেন। কোন বার্তাগুলি এবং কত সময়ের জন্য রাখা হবে তা নির্দিষ্ট করতে Vault-এর 'Inbound email journal acceptance' সেটিংটি ব্যবহার করুন। এছাড়াও আপনি জার্নালিংয়ের জন্য আইপি অ্যাড্রেস রেঞ্জ নির্দিষ্ট করতে পারেন এবং যে ইমেলগুলি Vault-এ পাঠানো হয় না সেগুলির জন্য কাস্টম বার্তা তৈরি করতে পারেন।

Vault-এ কোনো ব্যবহারকারীর বার্তা রাখতে হলে, তার একটি Google Workspace অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে এবং তাতে Gmail চালু থাকতে হবে।

মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ জার্নালিং সম্পর্কে আরও তথ্য

জার্নালিং আপনাকে আপনার প্রতিষ্ঠানের ইমেল বার্তাগুলির একটি অনুলিপি ( জার্নাল ) সংরক্ষণ করতে এবং সেগুলিকে একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভারের মেইলবক্সে পাঠাতে দেয়। জার্নালিং আর্কাইভিং থেকে ভিন্ন। জার্নালিং আপনার ব্যবহারকারীদের বার্তাগুলি রেকর্ড করে। আর্কাইভিং হলো নিয়ন্ত্রক সম্মতি, ডেটা ধরে রাখা বা সার্ভার রক্ষণাবেক্ষণের জন্য একটি পৃথক পরিবেশে অনুলিপি সংরক্ষণ করার একটি উপায়।

একটি Exchange জার্নাল মেসেজে মূল মেসেজটি থাকে, যার মধ্যে সমস্ত হেডার এবং এনভেলপ তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। এনভেলপ তথ্যের মধ্যে প্রেরক এবং সমস্ত প্রাপকের বিবরণ থাকে, যার মধ্যে Bcc প্রাপক এবং ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টে থাকা প্রাপকরাও অন্তর্ভুক্ত। বেশিরভাগ নিয়মকানুন মেনে চলার জন্য এই তথ্যের প্রয়োজন হয়।

ধাপ ১: গুগল ওয়ার্কস্পেসে একটি প্রাপক অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন।

  1. এমন একটি অ্যাকাউন্ট ও ইমেল ঠিকানা তৈরি করুন যা আপনার ডোমেইনের অন্তর্ভুক্ত, কিন্তু আপনার প্রতিষ্ঠানের কেউ ব্যবহার করে না। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ডোমেইন solarmora.com হয়, তাহলে exchange-journal@solarmora.com-এর মতো একটি ইমেল ঠিকানা যোগ করুন।

    এই অ্যাকাউন্টে অবশ্যই একটি Google Workspace লাইসেন্স থাকতে হবে যা Vault সমর্থন করে। অ্যাকাউন্টটি Vault সমর্থন করে কিনা তা পরীক্ষা করতে, লাইসেন্সের প্রয়োজনীয়তা দেখুন।

  2. অ্যাকাউন্টটিকে তার নিজস্ব সাংগঠনিক ইউনিটে রাখুন। বিস্তারিত ধাপগুলোর জন্য, ‘একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন’ এবং ‘ব্যবহারকারীদের একটি সাংগঠনিক ইউনিটে সরান’ দেখুন।

  3. (ঐচ্ছিক) এই অ্যাকাউন্টটি আপনার প্রতিষ্ঠানের কারো সাথে যুক্ত নয়, এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের কারো এই ইমেল ঠিকানায় বার্তা পাঠানো উচিত নয়। তাই, আপনি এটিকে আপনার ডিরেক্টরি থেকে লুকিয়ে রাখতে পারেন। বিস্তারিত ধাপগুলোর জন্য, “ডিরেক্টরি থেকে একজন ব্যবহারকারীকে লুকান” অংশটি দেখুন।

ধাপ ২: Vault-এ Gmail বার্তা সংরক্ষণের ব্যবস্থা করুন।

  1. vault.google.com- এ সাইন ইন করুন।
  2. ক্লিক রিটেনশন এবং তারপর প্রথা নিয়ম এবং তারপর তৈরি করুন ।
  3. সার্ভিস- এর অধীনে জিমেইল নির্বাচন করুন, তারপর কন্টিনিউ-তে ক্লিক করুন।
  4. ‘Organizational unit’-এর অধীনে, ধাপ ১: ‘Set up the receiving account’- এ আপনার তৈরি করা সাংগঠনিক ইউনিটটি নির্বাচন করুন।
  5. চালিয়ে যান-এ ক্লিক করুন।

  6. শর্তাবলীর অধীনে, নির্দিষ্ট করুন কোন বার্তাগুলি এই সেটিং দ্বারা প্রভাবিত হবে:

    • প্রেরণের তারিখ: আপনি যদি শুধুমাত্র একটি শুরুর তারিখ উল্লেখ করেন, তাহলে নিয়মটি সেই তারিখের পরে পাঠানো সমস্ত বার্তার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে। আপনি যদি শুধুমাত্র একটি শেষের তারিখ উল্লেখ করেন, তাহলে নিয়মটি সেই তারিখের আগে পাঠানো সমস্ত বার্তার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে।

    • শর্তাবলী: কোন বার্তাগুলো রাখতে হবে তা নির্দিষ্ট করতে শর্তাবলী ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, শুধুমাত্র বহিরাগত ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত বার্তাগুলো রাখতে, লিখুন NOT from:*@ your-domain **। অথবা, শুধুমাত্র বহিরাগত ব্যবহারকারীদের কাছে পাঠানো বার্তাগুলো রাখতে, লিখুন NOT to:*@ your-domain **।

      আপনি ওয়াইল্ডকার্ড (*) ছাড়া সমস্ত সমর্থিত সার্চ অপারেটর ব্যবহার করতে পারেন। যদি আপনার কী ফ্রেজ বা ভ্যালু হাইফেন দিয়ে শুরু হয়, যেমন -1000%, তবে এটিকে উদ্ধৃতি চিহ্নের মধ্যে রাখুন যাতে এটি NOT অপারেটর হিসাবে বিবেচিত না হয়। আপনি Google Chat-এর চ্যাট মেসেজে Gmail রিটেনশন রুল প্রয়োগ করতে is:chat ব্যবহার করতে পারবেন না। চ্যাট মেসেজের জন্য রিটেনশন রুল সেট করতে, একটি Chat রিটেনশন রুল সেট করুন। আমরা আপনাকে Vault সার্চে আপনার টার্মগুলো পরীক্ষা করার পরামর্শ দিই, যাতে নিশ্চিত হওয়া যায় যে সেগুলো আপনার প্রত্যাশা অনুযায়ী ডেটার সাথে মিলছে।

  7. চালিয়ে যান-এ ক্লিক করুন।

  8. Duration-এর অধীনে, মেসেজগুলো কতক্ষণ রাখা হবে তা সেট করুন:

    • অনির্দিষ্টকালের জন্য : এই নিয়মের আওতাভুক্ত বার্তাগুলো স্থায়ীভাবে রাখে।

    • সংরক্ষণের সময়কাল : আপনার নির্দিষ্ট করা একটি সময়ের পরে বার্তাগুলি মুছে ফেলুন। সময়টি দিনের সংখ্যায় লিখুন, যা ১ থেকে ৩৬,৫০০ পর্যন্ত হতে পারে।

      জার্নাল মেসেজ দ্রুত জমা হতে পারে এবং সেগুলো ম্যানুয়ালি ডিলিট করা যায় না। আমরা সুপারিশ করি যে, মেসেজ সংরক্ষণের সময়সীমা শেষ হয়ে গেলে আপনি সমস্ত মেসেজ মুছে ফেলুন। এর ফলে, আপনার অপ্রয়োজনীয় মেসেজগুলো থেকে যাবে না এবং আপনি ই-ডিসকভারি খরচও বাঁচাতে পারবেন।

  9. যদি আপনি ধাপ ৮-এ একটি সংরক্ষণের সময়সীমা নির্ধারণ করে থাকেন, তাহলে সেই সময়সীমা শেষ হলে বার্তাগুলোর সাথে কী করা হবে তা বেছে নিন:

    • শুধুমাত্র স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা বার্তাগুলি মুছে ফেলুন: ব্যবহারকারীর ট্র্যাশ থেকে ইতিমধ্যে মুছে ফেলা বার্তাগুলি মুছে দেয়।
    • জিমেইল মেইলবক্স এবং স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা বার্তাগুলো পরিষ্কার করুন। এই নিয়মটি ড্রাফটের উপর প্রভাব ফেলে না: জিমেইলে মুছে ফেলা হয়নি এমন বার্তা সহ সমস্ত বার্তা মুছে ফেলে। ড্রাফট বা ইমেল টেমপ্লেট মুছে ফেলে না।
    • জিমেইল মেইলবক্স এবং স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা বার্তাগুলো পার্জ করুন। এই নিয়মটি ড্রাফটগুলোও পার্জ করে: মুছে ফেলা হয়নি এমন বার্তা, ড্রাফট এবং ইমেল টেমপ্লেট সহ সমস্ত বার্তা মুছে ফেলে, তৃতীয় বিকল্পটি বেছে নিন।

গুরুত্বপূর্ণ: ধাপ ১: প্রাপক অ্যাকাউন্ট সেট আপ করুন- এ আপনি যে ইমেল ঠিকানাটি সেট আপ করেছেন, সেটিতে কোনো হোল্ড সেট করবেন না। হোল্ডের কারণে সমস্ত বার্তা মুছে ফেলা যায় না।

ধাপ ৩: জার্নাল বার্তা গ্রহণ করার জন্য জিমেইল সেট আপ করুন।

  1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান এবং তারপর অ্যাপস এবং তারপর গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং তারপর জিমেইল এবং তারপর রাউটিং ।

    এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।

  2. (ঐচ্ছিক) সেটিংটি শুধুমাত্র কিছু ব্যবহারকারীর জন্য প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট (সাধারণত বিভাগের জন্য ব্যবহৃত হয়) বা কনফিগারেশন গ্রুপ (উন্নত) নির্বাচন করুন।

    গ্রুপ সেটিংস সাংগঠনিক ইউনিটকে অগ্রাহ্য করে। আরও জানুন।

  3. Vault-এ ইনবাউন্ড ইমেল জার্নাল অ্যাকসেপ্টেন্স -এ স্ক্রোল করুন এবং এনাবল বক্সটি চেক করুন।
  4. Enable বক্সের নিচের সেটিংসে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
    সেটিং বিকল্প কী করতে হবে
    নিম্নলিখিত ঠিকানায় জার্নাল বার্তা গ্রহণ করুন।

    ধাপ ১: গুগল ওয়ার্কস্পেসে একটি গ্রহণকারী ঠিকানা সেট আপ করুন- এ আপনি যে ইমেল ঠিকানাটি সেট আপ করেছিলেন সেটি লিখুন।

    শুধুমাত্র এই প্রেরকের কাছ থেকে জার্নাল বার্তা গ্রহণ করুন

    (ঐচ্ছিক) এখানে আপনার দেওয়া পছন্দের প্রেরক ছাড়া অন্য সব প্রেরকের বার্তা প্রত্যাখ্যান করে। এই ঠিকানাটি অবশ্যই আপনার Exchange সার্ভার জার্নাল বার্তার জন্য যে 'From' ঠিকানা ব্যবহার করে, তার সাথে হুবহু মিলতে হবে। আপনি যদি একাধিক Exchange সার্ভার ব্যবহার করেন, তবে আমরা এই ক্ষেত্রটি খালি রাখার পরামর্শ দিই।

    জার্নাল ডেলিভারি ব্যর্থ হলে বাউন্স ইমেল ঠিকানা জার্নাল মেসেজের বাউন্স মেসেজ পেতে একটি ইমেল ঠিকানা দিন। মনে রাখবেন যে, জার্নাল বাউন্স মেসেজ ইমেল সার্ভারের পারফরম্যান্সে প্রভাব ফেলতে পারে।
    যেসব জার্নাল বার্তা DKIM/SPF দ্বারা প্রমাণীকৃত নয়, সেগুলো প্রত্যাখ্যান করুন। (ঐচ্ছিক) DKIM এবং SPF দ্বারা প্রমাণীকৃত নয় এমন বার্তা জার্নালিং করা থেকে বিরত থাকতে এই বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এটিই ডিফল্ট নির্বাচন।
    অপরিচিত প্রাপকদের জন্য জার্নাল বার্তা প্রত্যাখ্যান করুন

    (ঐচ্ছিক) যেসব বার্তায় অন্তত একজন স্বীকৃত প্রাপক অন্তর্ভুক্ত নেই, সেগুলোর জার্নালিং বন্ধ করতে এই বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এটিই ডিফল্ট নির্বাচন।

    যদি কোনো অপরিচিত ব্যবহারকারী ছদ্মনাম হয় বা ভল্ট (Vault)-এর জন্য লাইসেন্সপ্রাপ্ত না হন, তাহলে এক্সচেঞ্জ (Exchange) ক্রমাগত ঘটনাটি লগ করে এবং বার্তাটি পুনরায় পাঠানোর চেষ্টা করে। এর ফলে আপনি বারবার এক্সচেঞ্জ এরর পাবেন।

    যখন এই অপশনটি নির্বাচন করা হয় না, তখন অপরিচিত ব্যবহারকারীদের কাছে পাঠানো জার্নাল মেসেজগুলো কোনো বিজ্ঞপ্তি ছাড়াই বাতিল বা বাদ হয়ে যায়। ফলে, কোন ব্যবহারকারীদের মেসেজগুলো সংরক্ষিত হচ্ছে না, তা আপনি শনাক্ত করতে পারবেন না। যদি আপনার এমন ব্যবহারকারী থাকে যাদের Vault-এর লাইসেন্স নেই কিন্তু থাকা উচিত, তবে আপনি জার্নালিং থেকে তাদের শনাক্ত করতে পারবেন না। এটি এড়ানোর জন্য, আমরা সুপারিশ করি যে প্রভাবিত সকল ব্যবহারকারীর একটি Vault লাইসেন্স থাকা উচিত।

    আইপি ঠিকানা/পরিসর (ঐচ্ছিক) শুধুমাত্র নির্দিষ্ট আইপি রেঞ্জ থেকে জার্নাল মেসেজ গ্রহণ করুন। রেঞ্জের বাইরের মেসেজগুলো প্রত্যাখ্যান করা হবে। 'Add'-এ ক্লিক করুন, আপনার Exchange সার্ভারগুলোর আইপি অ্যাড্রেস রেঞ্জ লিখুন, তারপর 'Save'-এ ক্লিক করুন।

    যদি এই আইপি রেঞ্জগুলি একাধিক গ্রাহকের মধ্যে ব্যবহৃত হোস্টেড আইপি রেঞ্জ না হয়, তাহলে ইনবাউন্ড মেইল ​​গেটওয়েতে জার্নাল আইপি রেঞ্জগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। বিস্তারিত জানতে, ‘একটি ইনবাউন্ড মেইল ​​গেটওয়ে সেট আপ করুন’ অংশে যান।

    ডিফল্ট প্রত্যাখ্যান বিজ্ঞপ্তি সম্পাদনা করুন (ঐচ্ছিক) জার্নাল বাউন্স মেসেজের জন্য একটি কাস্টম মেসেজ তৈরি করুন। বাউন্স মেসেজটিতে আপনার কাস্টম টেক্সট এবং ডিফল্ট বাউন্স টেক্সট উভয়ই থাকবে।
  5. সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
পরিবর্তন হতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে, তবে সাধারণত আরও দ্রুত হয়ে যায়। আরও জানুন।

আপনি অ্যাডমিন কনসোল অডিট লগে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে পারেন।

ধাপ ৪: জার্নাল বার্তা ফরওয়ার্ড করার জন্য এক্সচেঞ্জ সার্ভার সেট আপ করুন।

আপনি যদি Exchange Online ব্যবহার করেন, তাহলে এর পরিবর্তে এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

১. শুরু করার আগে

  • আপনি যদি আগে Exchange জার্নালিং সেট আপ করে থাকেন, তাহলে হয়তো এই ধাপগুলোর কিছু অংশ আপনি ইতিমধ্যেই সম্পন্ন করে ফেলেছেন। তবে, Exchange জার্নালিং সঠিকভাবে কনফিগার করা হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য আমরা আপনাকে এই প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপ অনুসরণ করার পরামর্শ দিচ্ছি।
  • গুগল ওয়ার্কস্পেস সাপোর্ট অন-প্রিমিস মেইল ​​সার্ভার বা থার্ড-পার্টি প্রোডাক্টের জন্য কোনো সহায়তা প্রদান করে না। Exchange সংক্রান্ত কোনো সমস্যা হলে, আপনার Exchange অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের সাথে পরামর্শ করুন।
  • এই নির্দেশাবলী সাধারণ Exchange পরিস্থিতিগুলোর সাথে কাজ করার জন্য তৈরি করা হয়েছে। আপনার Exchange কনফিগারেশনে যেকোনো পরিবর্তন আপনার Exchange প্রশাসকের সাথে পরামর্শ করে করা উচিত।

২. SMTP কন্টাক্ট তৈরি করুন এবং সেটিংস কনফিগার করুন

আপনার জার্নালিং মেইলবক্সের জার্নাল বার্তাগুলি প্রাপকের ঠিকানায় ফরোয়ার্ড করতে, আপনাকে অবশ্যই Microsoft Active Directory-তে একটি নতুন কন্টাক্ট যোগ করতে হবে অথবা একটি বিদ্যমান কন্টাক্ট আপডেট করতে হবে। Microsoft এই কন্টাক্টটিকে কাস্টম SMTP প্রাপক হিসাবে উল্লেখ করে, কারণ Exchange জার্নালিং সার্ভার SMTP ব্যবহার করে সমস্ত জার্নাল বার্তা আপনার প্রাপকের ঠিকানায় ফরোয়ার্ড করে।

একটি নতুন SMTP যোগাযোগ তৈরি করুন

  1. অ্যাক্টিভ ডিরেক্টরি ব্যবহারকারী এবং কম্পিউটার খুলুন।
  2. যে সাংগঠনিক ইউনিটে আপনি যোগাযোগ তৈরি করতে চান, সেটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং নতুন (New) নির্বাচন করুন। এবং তারপর যোগাযোগ করুন ।
    কাস্টম SMTP প্রাপকের ইমেল ঠিকানাটি অবশ্যই সেই ইমেল ঠিকানার সাথে মিলতে হবে যা আপনি এই পৃষ্ঠার উপরে ' Receive journal messages' ফিল্ডে যোগ করেছেন।
  3. নিম্নলিখিত তথ্য প্রবেশ করান:
    • প্রথম নাম: গুগল
    • শেষ নাম: ভল্ট
    • প্রদর্শিত নাম: গুগল ভল্ট
  4. OK ক্লিক করুন।
  5. মেইলবক্স সার্ভারে, এক্সচেঞ্জ ম্যানেজমেন্ট কনসোলটি খুলুন।
  6. প্রাপক কনফিগারেশন (Recipient Configuration) প্রসারিত করুন, মেইল ​​কন্টাক্ট (Mail Contact) -এর উপর রাইট-ক্লিক করুন এবং নতুন মেইল ​​কন্টাক্ট (New Mail Contact) নির্বাচন করুন।
  7. Existing Contact-এ ক্লিক করুন, আপনার এইমাত্র তৈরি করা Google Vault কন্টাক্টটি নির্বাচন করুন এবং OK-তে ক্লিক করুন।
  8. পরবর্তী ধাপে যান।
  9. এক্সটার্নাল ইমেল অ্যাড্রেসের জন্য, এডিট-এ ক্লিক করুন এবং প্রাপক অ্যাকাউন্টের জন্য (এই পৃষ্ঠার উপরে) তৈরি করা একই ঠিকানাটি লিখুন, উদাহরণস্বরূপ, exchange-journal@solarmora.com ।
  10. ঠিক আছে ক্লিক করুন এবং তারপর পরবর্তী এবং তারপর নতুন ।

বার্তা বিন্যাস সেটিংস কনফিগার করুন

Exchange 2007-এ, জার্নাল রিপোর্ট S/TNEF ফরম্যাটে পাঠানো হয়। Exchange 2007 SP1 এবং Exchange 2010-এ, আপনি জার্নাল রিপোর্ট S/TNEF অথবা MIME-এ পাঠাতে পারেন। জার্নাল রিপোর্টের জন্য MIME আউটপুট ব্যবহার করুন। MIME শুধুমাত্র Exchange 2007 SP1 এবং Exchange-এর নতুন সংস্করণগুলিতে সমর্থিত। এর আগের সংস্করণগুলি সমর্থিত নয়। Exchange সংস্করণ সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, আপনার Microsoft ডকুমেন্টেশন দেখুন।

  1. মেইলবক্স সার্ভারে, এক্সচেঞ্জ ম্যানেজমেন্ট কনসোলটি খুলুন।
  2. প্রাপক কনফিগারেশন প্রসারিত করুন এবং মেইল ​​যোগাযোগ নির্বাচন করুন।
  3. SMTP যোগাযোগ নির্বাচন করুন এবং তারপর প্রোপার্টিজে ক্লিক করুন।
  4. General-এ ক্লিক করুন এবং Use MAPI rich text format-এর জন্য Never-এ ক্লিক করুন।
    এই সেটিংয়ের মাধ্যমে জার্নাল রিপোর্টগুলো S/TNEF-এর পরিবর্তে MIME ফরম্যাটে পাঠানো হয়।

৩. জার্নালিং মেইলবক্স সেট আপ করুন এবং ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট তৈরি করুন।

আপনি এক বা একাধিক Exchange সার্ভারে একাধিক জার্নালিং মেইলবক্স এবং মেইলবক্স ডেটাবেস সেট আপ করতে পারেন। একটি জার্নালিং মেইলবক্স সেট আপ করার সময়, আপনাকে অবশ্যই এটিকে এমন একটি মেইলবক্স ডেটাবেসে রাখতে হবে যেখানে আপনি জার্নালিং চালু করার পরিকল্পনা করছেন না।

জার্নালিং মেইলবক্স সেট আপ করুন এবং জার্নালিংয়ের জন্য ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট তৈরি করুন।

  1. মেইলবক্স সার্ভারে, এক্সচেঞ্জ ম্যানেজমেন্ট কনসোলটি খুলুন।
  2. Recipient Configuration প্রসারিত করুন, Mailbox-এ রাইট-ক্লিক করুন এবং New Mailbox নির্বাচন করুন।
  3. ব্যবহারকারীর মেইলবক্সে ক্লিক করুন এবং তারপর পরবর্তী ।
  4. নতুন ব্যবহারকারী নির্বাচন করুন এবং তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন।
  5. যে সাংগঠনিক ইউনিটে আপনি জার্নালিং মেইলবক্স তৈরি করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন।
  6. First Name- এর জন্য Archive লিখুন।
  7. শেষ নামের জায়গায় Master লিখুন।
  8. Name- এর জায়গায় Archive Master লিখুন।
  9. ব্যবহারকারীর লগঅন নাম ( ইউজার প্রিন্সিপাল নেম ) -এর জন্য AMaster লিখুন।
  10. ব্যবহারকারীর পাসওয়ার্ডটি প্রবেশ করান এবং নিশ্চিত করুন।
  11. "ব্যবহারকারীকে পরবর্তী লগ-ইনে পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে হবে" বক্সটি আনচেক করুন। এবং তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন।
  12. উপযুক্ত মেইলবক্স ডেটাবেস, মেসেজিং রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট পলিসি এবং এক্সচেঞ্জ অ্যাক্টিভসিঙ্ক মেইলবক্স পলিসি নির্বাচন করুন। এবং তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন।
  13. কনফিগারেশন সারাংশটি পর্যালোচনা করুন। যদি কোনো পরিবর্তন করার প্রয়োজন হয়, তাহলে 'ফিরে যান' (Back) বোতামে ক্লিক করুন।
  14. মেইলবক্স তৈরি করতে New-তে ক্লিক করুন।
  15. অ্যাক্টিভ ডিরেক্টরিতে, একটি নতুন ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট (গ্রুপ) তৈরি করুন এবং এর নাম দিন ‘জার্নাল রিসিপিয়েন্ট ’।
  16. নিম্নলিখিত সদস্যদের ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টে (গ্রুপে) যুক্ত করুন:
    1. SMTP কন্টাক্ট — এই পৃষ্ঠার উপরে 'একটি SMTP কন্টাক্ট তৈরি করুন ' অংশে আপনি যে ঠিকানাটি তৈরি করেছিলেন, এটি সেই একই ঠিকানা।
    2. আর্কাইভ মাস্টার —আপনি এটি ৮ নং ধাপে (এই পৃষ্ঠার উপরে) তৈরি করেছেন।

৪. জার্নালিং চালু করুন

আপনার Exchange-এর সংস্করণের উপর নির্ভর করে, আপনি স্ট্যান্ডার্ড বা প্রিমিয়াম জার্নালিং চালু করতে পারেন। স্ট্যান্ডার্ড জার্নালিং-এর ক্ষেত্রে, আপনি প্রতিটি প্রাসঙ্গিক মেইলবক্স ডেটাবেসের জন্য জার্নালিং কনফিগার করেন। প্রিমিয়াম জার্নালিং-এর ক্ষেত্রে, আপনি এমন নিয়ম কনফিগার করেন যা প্রেরক এবং প্রাপকদের সেইসব গোষ্ঠীকে শনাক্ত করে যাদের জন্য বার্তাগুলো জার্নাল করা হবে। আপনার Exchange সংস্করণটি কোন ধরনের জার্নালিং সমর্থন করে, সে সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে আপনার Microsoft ডকুমেন্টেশন দেখুন।

আপনার প্রতিষ্ঠানের আকার এবং নিয়মাবলীর বিন্যাসের উপর নির্ভর করে, আপনার একটি বা একাধিক জার্নালিং মেইলবক্স থাকতে পারে। যেসব ক্ষেত্রে আপনার অসংখ্য জার্নালিং মেইলবক্সে বিপুল পরিমাণে জার্নাল রিপোর্ট থাকে, সেক্ষেত্রে আপনি সেই মেইলবক্স ডেটাবেসগুলোর জন্য নির্দিষ্ট রিসোর্স উৎসর্গ করতে চাইতে পারেন।

স্ট্যান্ডার্ড জার্নালিং চালু করুন

  1. এক্সচেঞ্জ ম্যানেজমেন্ট কনসোলটি খুলুন।
  2. সার্ভার কনফিগারেশন প্রসারিত করুন এবং তারপর মেইলবক্স নির্বাচন করুন।
  3. মেইলবক্স ডেটাবেসের জন্য সেই সার্ভারটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি জার্নালিং চালু করতে চান।
  4. মেইলবক্স ডেটাবেসে ডান-ক্লিক করুন এবং তারপর প্রোপার্টিজে ক্লিক করুন।
  5. সাধারণ ক্লিক করুন এবং তারপর জার্নাল প্রাপক ।
  6. জার্নাল রিপোর্ট পাঠানোর জন্য, ব্রাউজ-এ ক্লিক করুন, জার্নাল প্রাপক (জার্নাল করা বার্তাগুলির প্রাপকদের যে ডিস্ট্রিবিউশন তালিকাটি আপনি তৈরি করেছেন) নির্বাচন করুন এবং ওকে-তে ক্লিক করুন।
  7. OK ক্লিক করুন।
    এই মেইলবক্স ডেটাবেসের ব্যবহারকারীদের জন্য সমস্ত জার্নাল করা বার্তা এখন জার্নাল প্রাপক বিতরণ তালিকায় পাঠানো হয়।
  8. যেসব মেইলবক্স ডেটাবেসে আপনি জার্নালিং করতে চান, সেগুলোর প্রতিটির জন্য ধাপগুলো পুনরাবৃত্তি করুন।

প্রিমিয়াম জার্নালিং চালু করুন

  1. হাব ট্রান্সপোর্ট সার্ভারে জার্নালিং এজেন্ট সক্রিয় আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন:
    • Get-TransportAgent কমান্ডটি দিন। যদি কোনো এজেন্টের নাম ফেরত না আসে, তাহলে এজেন্টটি সক্রিয় করা নেই।
    • প্রয়োজনে, জার্নালিং এজেন্ট সক্রিয় করতে Enable-TransportAgent -Identity "Journaling agent" কমান্ডটি দিন।
  2. হাব ট্রান্সপোর্ট সার্ভারে, এক্সচেঞ্জ ম্যানেজমেন্ট কনসোলটি খুলুন।
  3. অর্গানাইজেশন কনফিগারেশন প্রসারিত করুন এবং হাব ট্রান্সপোর্ট নির্বাচন করুন।
  4. জার্নালিং ক্লিক করুন এবং তারপর নতুন জার্নাল রুল তৈরি করুন এবং জার্নাল রুলটির জন্য একটি নাম লিখুন।
  5. জার্নাল রিপোর্ট পাঠানোর জন্য, ব্রাউজ-এ ক্লিক করুন এবং জার্নাল প্রাপক (জার্নাল করা বার্তাগুলির প্রাপকদের যে ডিস্ট্রিবিউশন তালিকাটি আপনি তৈরি করেছেন) নির্বাচন করুন।
  6. Scope- এর জন্য, জার্নাল রুলটির পরিধি নির্বাচন করুন।
    • নিয়মটি একজন প্রাপকের উপর প্রয়োগ করতে (প্রাপকের জন্য জার্নাল বার্তার ক্ষেত্রে), ব্রাউজ-এ ক্লিক করুন এবং উপযুক্ত প্রাপক নির্বাচন করুন।
    • একাধিক প্রাপকের ক্ষেত্রে নিয়মটি প্রয়োগ করতে (প্রাপকের জন্য জার্নাল বার্তার ক্ষেত্রে), ব্রাউজ-এ ক্লিক করুন এবং উপযুক্ত ডিস্ট্রিবিউশন তালিকাটি নির্বাচন করুন।
  7. নতুন ক্লিক করুন এবং তারপর শেষ করুন ।
    এই হাব ট্রান্সপোর্ট সার্ভারের ব্যবহারকারীদের জন্য সমস্ত জার্নাল করা বার্তা এখন AMaster-এ পাঠানো হয়।
  8. যেসব হাব ট্রান্সপোর্ট সার্ভারে আপনি জার্নালিং করতে চান, সেগুলোর প্রতিটির জন্য ধাপগুলো পুনরাবৃত্তি করুন।

৫. জার্নালিং মেইলবক্স থেকে বার্তা মুছে ফেলার জন্য নীতি তৈরি করুন।

জার্নাল রিপোর্টের জন্য পর্যাপ্ত স্টোরেজ স্পেস নিশ্চিত করতে, আপনাকে অবশ্যই একটি ম্যানেজড কন্টেন্ট সেটিং রুল তৈরি করতে হবে, যা আপনার নির্দিষ্ট করা বিরতিতে ইনবক্স ফোল্ডার থেকে সমস্ত মেসেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলবে।

আমরা পরামর্শ দিচ্ছি যে, প্রাথমিকভাবে আপনি এই ব্যবধানটি প্রতি ৭ দিনে সেট করুন। তারপর, জার্নালিং চালু করার পর প্রথম কয়েক সপ্তাহ জার্নালিং মেইলবক্সের আকার পর্যবেক্ষণ করুন এবং প্রয়োজন অনুযায়ী ব্যবধানটি সমন্বয় করুন। আপনি যদি আপনার নির্ধারিত ব্যাকআপগুলিতে সমস্ত জার্নাল রিপোর্ট অন্তর্ভুক্ত করতে চান, তবে একটি উপযুক্ত ব্যবধান সেট করুন যাতে ব্যাকআপ চলার আগে জার্নাল রিপোর্টগুলি মুছে না যায়।

ধাপ ১: ইনবক্স ফোল্ডারের জন্য একটি পরিচালিত কন্টেন্ট সেটিং তৈরি করুন।

  1. Exchange Management Console-এ, Organization Configuration প্রসারিত করুন এবং Mailbox নির্বাচন করুন।
  2. ম্যানেজড ডিফল্ট ফোল্ডার-এ ক্লিক করুন এবং ইনবক্স নির্বাচন করুন।
  3. অ্যাকশন প্যানে, নিউ ম্যানেজড কন্টেন্ট সেটিংস উইজার্ডটি খুলতে নিউ ম্যানেজড কন্টেন্ট সেটিংস -এ ক্লিক করুন।
  4. Name- এর জন্য, Google Vault Content Setting প্রবেশ করান।
  5. মেসেজ টাইপের জন্য, অল মেইলবক্স কন্টেন্ট নির্বাচন করুন।
  6. সংরক্ষণের সময়কালের দিন(গুলি) বক্সে টিক দিন।
  7. আপনি কত দিন পর্যন্ত বার্তাগুলো সংরক্ষণ করতে চান, সেই সংখ্যাটি লিখুন।
  8. রিটেনশন পিরিয়ড শুরুর জন্য, ক্যালেন্ডার এবং পুনরাবৃত্তিমূলক টাস্কের ক্ষেত্রে ‘কখন ডেলিভার করা হবে’ এবং ‘শেষ তারিখ’ নির্বাচন করুন।
  9. সংরক্ষণের সময়সীমা শেষে করণীয় পদক্ষেপের জন্য, ‘স্থায়ীভাবে মুছে ফেলুন’ নির্বাচন করুন।
  10. পরবর্তী ক্লিক করুন এবং তারপর জার্নাল পৃষ্ঠাটি এড়িয়ে যেতে পরবর্তী ধাপ ।
  11. নতুন ক্লিক করুন এবং তারপর শেষ করুন ।

ধাপ ২: একটি পরিচালিত ফোল্ডার মেইলবক্স নীতি তৈরি করুন

  1. Exchange Management Console-এ, Organization Configuration প্রসারিত করুন এবং Mailbox নির্বাচন করুন।
  2. অ্যাকশন প্যানে, নিউ ম্যানেজড ফোল্ডার মেইলবক্স পলিসি উইজার্ডটি খোলার জন্য ‘ নিউ ম্যানেজড ফোল্ডার মেইলবক্স পলিসি’-তে ক্লিক করুন।
  3. ম্যানেজড ফোল্ডার মেইলবক্স পলিসি নেমের জন্য, Google Vault Policy লিখুন।
  4. এই পলিসির সাথে লিঙ্ক করার জন্য ম্যানেজড ফোল্ডারগুলি নির্দিষ্ট করতে , 'অ্যাড' (Add) এ ক্লিক করলে 'সিলেক্ট ম্যানেজড ফোল্ডার' (Select Managed Folder) ডায়ালগ বক্সটি খুলবে।
  5. ইনবক্স নির্বাচন করুন এবং তারপর OK ক্লিক করুন।
  6. নতুন ক্লিক করুন এবং তারপর শেষ করুন ।

ধাপ ৩: জার্নালিং মেইলবক্সে ম্যানেজড ফোল্ডার মেইলবক্স পলিসি প্রয়োগ করুন।

  1. Exchange Management Console-এ, Recipient Configuration প্রসারিত করুন এবং Mailbox নির্বাচন করুন।
  2. আর্কাইভ মাস্টার -এ রাইট-ক্লিক করুন এবং প্রোপার্টিজ নির্বাচন করুন।
  3. মেইলবক্স সেটিংসে ক্লিক করুন এবং তারপর মেসেজিং রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট-এ যান এবং প্রোপার্টিজ নির্বাচন করুন।
  4. ম্যানেজড ফোল্ডার মেইলবক্স পলিসি বক্সটি চেক করুন এবং ব্রাউজ-এ ক্লিক করুন।
  5. Google Vault Policy নির্বাচন করুন এবং OK ক্লিক করুন।
  6. নিশ্চিত করতে OK ক্লিক করুন।

ধাপ ৪: পলিসিটি চালানোর জন্য ম্যানেজড ফোল্ডার অ্যাসিস্ট্যান্ট কনফিগার করুন।

  1. Exchange Management কনসোলে, Server Configuration প্রসারিত করুন এবং Mailbox নির্বাচন করুন।
  2. যে মেইলবক্স সার্ভারটি আর্কাইভ মাস্টার জার্নালিং মেইলবক্সটি হোস্ট করে, সেটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং প্রোপার্টিজে ক্লিক করুন।
  3. মেসেজিং রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট-এ ক্লিক করুন এবং শিডিউল দ্য ম্যানেজড ফোল্ডার অ্যাসিস্ট্যান্ট-এর জন্য, ইউজ কাস্টম শিডিউল নির্বাচন করে কাস্টম-এ ক্লিক করুন।
  4. শিডিউলের জন্য, ম্যানেজড ফোল্ডার অ্যাসিস্ট্যান্টটি চালানোর সময় ও দিনগুলো নির্বাচন করুন।
    আমরা অফ-পিক আওয়ারে অ্যাসিস্ট্যান্টটি চালানোর পরামর্শ দিই।
  5. OK ক্লিক করুন।

৬. গ্লোবাল অ্যাড্রেস লিস্ট থেকে জার্নালিং মেইলবক্সটি সরিয়ে ফেলুন।

এখন, ব্যবহারকারীরা যাতে সরাসরি আর্কাইভে ইমেল বার্তা পাঠাতে না পারে, সেজন্য আপনাকে আপনার Exchange Global Address List থেকে জার্নালিং মেইলবক্সটি সরিয়ে ফেলতে হবে।

  1. জার্নালিং মেইলবক্সের সেটিংস পরিবর্তন করতে Set-Mailbox cmdlet ব্যবহার করুন, যাতে এটি গ্লোবাল অ্যাড্রেস লিস্ট থেকে মুছে যায়।
  2. `Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true` কমান্ডটি দিন।

৭. ইমেল সরাসরি জার্নালিং মেইলবক্সে যাওয়া প্রতিরোধ করুন।

অবশেষে, AMaster ব্যবহারকারীর জন্য একটি ডেলিভারি সীমাবদ্ধতা সেট আপ করুন, যাতে কেউ সরাসরি জার্নালিং মেইলবক্সে ইমেল বার্তা পাঠাতে না পারে।

  1. জার্নালিং মেইলবক্সের সেটিংস পরিবর্তন করতে Set-Mailbox cmdlet ব্যবহার করুন।
  2. `Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster` কমান্ডটি দিন।


গুগল, গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং সংশ্লিষ্ট চিহ্ন ও লোগোসমূহ হলো গুগল এলএলসি-এর ট্রেডমার্ক। অন্য সকল কোম্পানি ও পণ্যের নাম তাদের সংশ্লিষ্ট কোম্পানিগুলোর ট্রেডমার্ক।