Mengarahkan pesan jurnal ke Google Vault

Anda dapat menyiapkan Google Workspace dan Gmail untuk menyimpan pesan jurnal Microsoft Exchange di Google Vault. Gunakan setelan Penerimaan jurnal email masuk di Vault untuk menentukan pesan mana yang akan disimpan dan durasinya. Anda juga dapat menentukan rentang alamat IP untuk penjurnalan, dan membuat pesan kustom untuk email yang tidak dikirim ke Vault.

Untuk menyimpan pesan pengguna di Vault, pengguna harus memiliki akun Google Workspace dengan Gmail yang diaktifkan.

Selengkapnya tentang penjurnalan Microsoft Exchange

Penjurnalan memungkinkan Anda menyimpan salinan (jurnal), pesan email di organisasi, dan mengirimnya ke kotak surat di server Exchange. Penjurnalan berbeda dengan pengarsipan. Penjurnalan mencatat pesan pengguna. Pengarsipan adalah cara menyimpan salinan di tempat terpisah untuk mematuhi aturan, retensi data, atau pemeliharaan server.

Pesan jurnal Exchange berisi pesan asli, termasuk semua header dan informasi alamat pengiriman atau pengembalian. Informasi alamat pengiriman atau pengembalian mencakup pengirim dan semua penerima, termasuk penerima Bcc dan penerima di daftar distribusi. Informasi ini diperlukan untuk mematuhi sebagian besar peraturan.

Langkah 1: Siapkan akun penerima di Google Workspace

  1. Buat akun dan alamat email yang ada dalam domain Anda, tetapi tidak digunakan oleh siapa pun di organisasi Anda. Misalnya, jika domain Anda adalah solarmora.com, tambahkan alamat email seperti exchange-journal@solarmora.com.

    Akun ini harus memiliki lisensi Google Workspace yang mendukung Vault. Untuk memeriksa apakah akun mendukung Vault, buka Persyaratan lisensi.

  2. Tempatkan akun di unit organisasinya sendiri. Untuk mengetahui langkah-langkah mendetail, buka Menambahkan unit organisasi dan Memindahkan pengguna ke unit organisasi.

  3. (Opsional) Akun ini tidak dikaitkan dengan siapa pun di organisasi Anda, dan orang di organisasi Anda tidak boleh mengirim pesan ke alamat email. Jadi, sebaiknya Anda menyembunyikannya di Direktori. Untuk mengetahui langkah-langkah mendetail, buka Menyembunyikan pengguna dari Direktori.

Langkah 2: Siapkan retensi pesan Gmail di Vault

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik RetensilaluAturan KhususlaluBuat.
  3. Di bagian Layanan, pilih Gmail, lalu klik Lanjutkan.
  4. Di bagian Unit organisasi, pilih unit organisasi yang Anda buat di Langkah 1: Siapkan akun penerima.
  5. Klik Lanjutkan.

  6. Di bagian Kondisi, tentukan pesan mana yang terpengaruh oleh setelan ini:

    • Tanggal terkirim: Jika Anda hanya menentukan tanggal mulai, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang dikirim setelah tanggal tersebut. Jika Anda hanya menentukan tanggal akhir, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang dikirim sebelum tanggal tersebut.

    • Istilah: Gunakan istilah untuk menentukan pesan yang akan disimpan. Misalnya, untuk hanya menyimpan pesan yang diterima dari pengguna eksternal, masukkan NOT from:*@domain-anda**. Atau, untuk hanya menyimpan pesan yang dikirim kepada pengguna eksternal, masukkan NOT to:*@domain-anda**.

      Anda dapat menggunakan semua operator penelusuran yang didukung kecuali karakter pengganti (*). Jika frasa atau nilai kunci Anda diawali dengan tanda hubung, seperti -1000%, masukkan frasa atau nilai kunci tersebut dalam tanda kutip sehingga tidak ditafsirkan sebagai operator NOT. Anda tidak dapat menggunakan is:chat untuk menerapkan aturan retensi Gmail ke pesan chat di Google Chat. Untuk menetapkan aturan retensi bagi pesan chat, tetapkan aturan retensi Chat. Sebaiknya uji istilah Anda dalam penelusuran Vault untuk memastikan istilah tersebut cocok dengan data seperti yang diharapkan.

  7. Klik Lanjutkan.

  8. Di bagian Durasi, tetapkan durasi penyimpanan pesan:

    • Tanpa batas waktu: Menyimpan pesan yang terpengaruh oleh aturan ini secara permanen.

    • Periode retensi data: Menghapus pesan setelah waktu yang Anda tentukan. Masukkan waktu dalam jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.

      Pesan jurnal dapat terakumulasi dengan cepat dan tidak dapat dihapus secara manual. Sebaiknya Anda menghapus permanen semua pesan saat periode retensi data berakhir. Dengan demikian, Anda tidak akan menyimpan pesan yang tidak lagi diperlukan dan dapat menghemat biaya eDiscovery.

  9. Jika Anda menetapkan periode retensi data di Langkah 8, pilih tindakan untuk pesan saat periode retensi data berakhir:

    • Hanya hapus permanen pesan yang telah dihapus secara permanen: Menghapus pesan yang sudah dihapus dari Sampah pengguna.
    • Hapus permanen pesan dari kotak surat Gmail dan pesan yang telah dihapus secara permanen. Aturan ini tidak memengaruhi draf: Menghapus semua pesan, termasuk pesan yang tidak dihapus di Gmail. Tidak menghapus draf atau template email.
    • Hapus permanen pesan dari kotak surat Gmail dan pesan yang telah dihapus secara permanen. Aturan ini menghapus permanen draf: Menghapus semua pesan, termasuk pesan yang tidak dihapus, draf, dan template email, pilih opsi ketiga.

Penting: Jangan menetapkan pembekuan pada alamat email yang Anda siapkan di Langkah 1: Siapkan akun penerima. Pembekuan akan mencegah semua pesan dihapus.

Langkah 3: Siapkan Gmail untuk menerima pesan jurnal

  1. Di konsol Admin Google, buka Menu lalu AplikasilaluGoogle WorkspacelaluGmaillaluPemilihan Rute.

    Memerlukan hak istimewa administrator Setelan Gmail.

  2. (Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, di bagian samping, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau grup konfigurasi (lanjutan).

    Setelan grup menggantikan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut

  3. Scroll ke Penerimaan jurnal email masuk di Vault dan centang kotak Aktifkan.
  4. Pada setelan di bawah kotak Aktifkan, lakukan langkah-langkah berikut:
    Opsi setelan Yang harus dilakukan
    Terima pesan jurnal di alamat berikut.

    Masukkan alamat email yang Anda siapkan di Langkah 1: Siapkan alamat penerima di Google Workspace.
    Hanya terima pesan jurnal dari pengirim ini

    (Opsional) Menolak pesan dari semua pengirim kecuali dari pengirim pilihan yang Anda masukkan di sini. Alamat ini harus sama persis dengan alamat Dari yang digunakan server Exchange untuk pesan jurnal. Jika Anda menggunakan beberapa server Exchange, sebaiknya biarkan kolom ini kosong.
    Alamat email pantulan untuk pengiriman jurnal yang gagal Masukkan alamat email untuk mendapatkan pesan email tidak terkirim untuk pesan jurnal. Perhatikan bahwa pesan jurnal yang tidak terkirim dapat memengaruhi performa server email.
    Tolak pesan jurnal yang tidak diautentikasi DKIM/SPF (Opsional) Pilih opsi ini untuk mencegah pesan penjurnalan yang belum diautentikasi oleh DKIM dan SPF. Ini adalah pilihan default.
    Tolak pesan jurnal untuk penerima yang tidak dikenal

    (Opsional) Pilih opsi ini untuk mencegah pesan penjurnalan yang tidak menyertakan setidaknya satu penerima yang dikenali. Ini adalah pilihan default.

    Jika pengguna yang tidak dikenal adalah alias atau tidak diberi lisensi untuk Vault, Exchange akan terus mencatat aktivitas di log dan mencoba ulang pesan. Anda akan mendapatkan error Exchange berulang.

    Jika opsi ini tidak dipilih, pesan jurnal kepada pengguna yang tidak dikenal akan ditolak tanpa notifikasi. Akibatnya, Anda tidak dapat mengidentifikasi pesan pengguna mana yang tidak disimpan. Jika memiliki pengguna yang belum diberi lisensi untuk Vault tetapi seharusnya mendapatkan lisensi, Anda tidak dapat mengenali mereka dari penjurnalan. Untuk menghindari hal ini, sebaiknya semua pengguna yang terpengaruh memiliki lisensi Vault.
    Alamat/rentang IP (Opsional) Hanya terima pesan jurnal dari rentang IP tertentu. Pesan di luar rentang akan ditolak. Klik Tambahkan, masukkan rentang alamat IP server Exchange Anda, lalu klik Simpan.

    Jika rentang IP tersebut bukanlah rentang IP yang dihosting dan digunakan bersama beberapa pelanggan, sertakan rentang IP jurnal di gateway email masuk. Untuk mengetahui detailnya, buka Menyiapkan gateway email masuk.
    Mengedit pemberitahuan penolakan default (Opsional) Buat pesan kustom untuk pesan jurnal yang tidak terkirim. Pesan email tidak terkirim berisi teks kustom dan teks default yang tidak terkirim.
  5. Klik Simpan.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut

Anda dapat memantau perubahan di log audit konsol Admin.

Langkah 4: Siapkan server Exchange untuk meneruskan pesan jurnal

Jika Anda menggunakan Exchange Online, ikuti langkah-langkah ini.

1. Sebelum memulai

  • Jika sebelumnya Anda sudah menyiapkan penjurnalan Exchange, Anda mungkin sudah menyelesaikan beberapa langkah ini. Namun, sebaiknya ikuti setiap langkah dalam proses ini untuk memastikan bahwa penjurnalan Exchange dikonfigurasi dengan benar.
  • Dukungan Google Workspace tidak memberikan dukungan untuk server email lokal atau produk pihak ketiga. Jika terjadi masalah dengan Exchange, hubungi administrator Exchange Anda.
  • Petunjuk ini dirancang untuk berfungsi dengan skenario Exchange yang umum. Setiap perubahan pada konfigurasi Exchange harus dilakukan melalui konsultasi dengan administrator Exchange Anda.

2. Buat kontak SMTP & konfigurasi setelan

Untuk meneruskan pesan jurnal di kotak surat penjurnalan ke alamat penerima, Anda harus menambahkan kontak baru atau memperbarui kontak yang ada di Microsoft Active Directory. Microsoft mengacu ke kontak ini sebagai penerima SMTP khusus, karena server penjurnalan Exchange meneruskan semua pesan jurnal ke alamat penerima Anda menggunakan SMTP.

Membuat kontak SMTP baru

  1. Buka Active Directory Users and Computers.
  2. Klik kanan unit organisasi tempat Anda ingin membuat kontak, lalu pilih BarulaluKontak.
    Penerima SMTP khusus harus cocok dengan alamat email yang Anda tambahkan di kolom Terima pesan jurnal di alamat berikut (di atas pada halaman ini).
  3. Masukkan informasi berikut:
    • Nama Depan: Google
    • Nama Belakang: Vault
    • Nama Tampilan: Google Vault
  4. Klik Oke.
  5. Di server Mailbox, buka Exchange Management Console.
  6. Luaskan Recipient Configuration, klik kanan Mail Contact, lalu pilih New Mail Contact.
  7. Klik Existing Contact, pilih kontak Google Vault yang baru saja Anda buat, lalu klik OK.
  8. Klik Berikutnya.
  9. Untuk Alamat Email Eksternal, klik Edit, lalu masukkan alamat yang sama dengan yang Anda buat untuk akun penerima (di atas pada halaman ini), misalnya, exchange-journal@solarmora.com.
  10. Klik OKlaluNextlaluNew.

Mengonfigurasi setelan format pesan

Di Exchange 2007, laporan jurnal dikirim dalam format S/TNEF. Di Exchange 2007 SP1 dan Exchange 2010, Anda dapat mengirim laporan jurnal dalam format S/TNEF atau MIME. Gunakan output MIME untuk laporan jurnal. MIME hanya didukung di versi Exchange 2007 SP1 dan yang lebih baru. Versi sebelumnya tidak didukung. Untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang versi Exchange, lihat dokumentasi Microsoft.

  1. Di server Mailbox, buka Exchange Management Console.
  2. Luaskan Recipient Configuration, lalu pilih Mail Contact.
  3. Pilih kontak SMTPlaluklik Properties.
  4. Klik General dan untuk Use MAPI rich text format, klik Never.
    Dengan setelan ini, laporan jurnal akan dikirim dalam format MIME, bukan S/TNEF.

3. Menyiapkan kotak surat penjurnalan & membuat daftar distribusi

Anda dapat menyiapkan beberapa database kotak surat dan kotak surat penjurnalan pada satu atau beberapa server Exchange. Saat menyiapkan kotak surat penjurnalan, Anda harus menempatkannya dalam database kotak surat yang penjurnalannya tidak akan Anda aktifkan.

Menyiapkan kotak surat penjurnalan dan membuat daftar distribusi untuk penjurnalan

  1. Di server Mailbox, buka Exchange Management Console.
  2. Luaskan Recipient Configuration, klik kanan Mailbox, lalu pilih New Mailbox.
  3. Klik User MailboxlaluNext.
  4. Pilih New Userlaluklik Next.
  5. Pilih unit organisasi tempat Anda ingin membuat kotak surat penjurnalan.
  6. Untuk First Name, masukkan Archive.
  7. Untuk Last Name, masukkan Master.
  8. Untuk Name, masukkan Archive Master.
  9. Untuk User logon name (User Principal Name), masukkan AMaster.
  10. Masukkan dan konfirmasi sandi untuk pengguna ini.
  11. Hapus centang pada kotak User must change password at next logonlaluklik Next.
  12. Pilih database kotak surat yang sesuai, kebijakan pengelolaan dokumentasi pesan, dan kebijakan kotak surat Exchange ActiveSynclaluklik Next.
  13. Tinjau ringkasan konfigurasi. Jika Anda perlu melakukan perubahan, klik Kembali.
  14. Klik Baru untuk membuat kotak surat.
  15. Di Active Directory, buat daftar distribusi (grup) baru, lalu beri nama Penerima Jurnal.
  16. Tambahkan anggota berikut ke daftar distribusi (grup):
    1. SMTP contact—Alamat yang sama dengan yang telah Anda buat di bagian Membuat kontak SMTP (di atas pada halaman ini).
    2. Archive Master—Anda membuat master ini pada langkah 8 (di atas pada halaman ini).

4. Mengaktifkan penjurnalan

Bergantung pada versi Exchange yang digunakan, Anda dapat mengaktifkan penjurnalan standar atau premium. Dengan penjurnalan standar, Anda mengonfigurasikan penjurnalan untuk setiap database kotak surat yang relevan. Dengan penjurnalan premium, Anda mengonfigurasikan aturan yang mengidentifikasi grup pengirim dan penerima yang pesannya dibuatkan jurnal. Untuk mengetahui detail tentang jenis penjurnalan yang didukung oleh versi Exchange, baca dokumentasi Microsoft.

Bergantung pada ukuran organisasi dan konfigurasi aturan, Anda mungkin memiliki satu atau banyak kotak surat penjurnalan. Bila Anda memiliki banyak kotak surat penjurnalan dengan volume laporan jurnal yang besar, Anda dapat mendedikasikan sumber daya khusus untuk database kotak surat tersebut.

Mengaktifkan penjurnalan standar

  1. Buka Exchange Management Console.
  2. Luaskan Server Configuration lalupilih Mailbox.
  3. Pilih server untuk database kotak surat tempat Anda ingin mengaktifkan penjurnalan.
  4. Klik kanan database kotak suratlaluklik Properties.
  5. Klik UmumlaluPenerima Jurnal.
  6. Untuk Send Journal reports to, klik Browse, pilih Journal Recipient (daftar distribusi yang Anda buat dari penerima pesan yang dijadikan jurnal), lalu klik OK.
  7. Klik Oke.
    Semua pesan yang telah dibuat jadi jurnal untuk pengguna di database kotak surat ini sekarang dikirim ke daftar distribusi Journal Recipient.
  8. Ulangi langkah tersebut untuk setiap database kotak surat yang Anda inginkan untuk penjurnalan.

Mengaktifkan penjurnalan premium

  1. Pastikan Journaling agent diaktifkan di server Hub Transport:
    • Jalankan perintah Get-TransportAgent. Jika nama agen tidak ditampilkan, artinya agen tidak diaktifkan.
    • Jika diperlukan, untuk mengaktifkan Journaling agent, jalankan perintah Enable-TransportAgent -Identity "Journaling agent".
  2. Di Server Transport Hub, buka Exchange Management Console.
  3. Luaskan Organization Configuration, lalu pilih Hub Transport.
  4. Klik JournalinglaluNew Journal Rule, lalu masukkan nama untuk aturan jurnal.
  5. Untuk Send Journal reports to, klik Browse, lalu pilih Journal Recipient (daftar distribusi yang Anda buat dari penerima pesan yang dijadikan jurnal).
  6. Untuk Scope, pilih cakupan aturan jurnal.
    • Guna menerapkan aturan ke satu penerima (untuk Journal Messages for Recipient), klik Browse, lalu pilih penerima yang sesuai.
    • Guna menerapkan aturan ke beberapa penerima (untuk Journal Messages for Recipient), klik Browse, lalu pilih daftar distribusi yang sesuai.
  7. Klik BarulaluSelesai.
    Semua pesan yang dibuat jurnal untuk pengguna di server Hub Transport ini sekarang dikirim ke AMaster.
  8. Ulangi langkah-langkah tersebut untuk setiap server Hub Transport tempat Anda ingin membuat jurnal.

5. Buat kebijakan untuk menghapus pesan dari kotak surat penjurnalan

Guna memastikan ruang penyimpanan cukup untuk laporan jurnal, Anda harus membuat aturan Setelan Konten Terkelola untuk menghapus semua pesan secara otomatis dari folder Kotak Masuk, pada interval yang Anda tentukan.

Sebaiknya tetapkan interval menjadi 7 hari sekali. Kemudian, pantau ukuran kotak surat penjurnalan selama beberapa minggu pertama setelah Anda mengaktifkan penjurnalan dan sesuaikan interval seperlunya. Jika Anda ingin menyertakan semua laporan jurnal di cadangan terjadwal, tetapkan interval yang tepat untuk memastikan bahwa laporan jurnal tidak dihapus sebelum pencadangan dijalankan.

Langkah 1: Buat setelan konten terkelola untuk folder Inbox

  1. Di Exchange Management Console, luaskan Organization Configuration, lalu pilih Mailbox.
  2. Klik Managed Default Folders, lalu pilih Inbox.
  3. Di panel tindakan, klik New Managed Content Settings untuk membuka wizard New Managed Content Settings.
  4. Untuk Name, masukkan Google Vault Content Setting.
  5. Untuk Message Type, pilih All Mailbox Content.
  6. Centang kotak Length of retention period day(s).
  7. Masukkan jumlah hari yang diinginkan untuk menyimpan pesan.
  8. Untuk Retention period starts, pilih When delivered, end date for calendar and recurring tasks.
  9. Untuk Action to take at the end of retention period, pilih Permanently delete.
  10. Klik Next laluNext untuk mengabaikan halaman Journal.
  11. Klik Baru laluSelesai.

Langkah 2: Buat kebijakan kotak surat folder terkelola

  1. Di Exchange Management Console, luaskan Organization Configuration, lalu pilih Mailbox.
  2. Di panel tindakan, klik New Managed Folder Mailbox Policy untuk membuka wizard New Managed Folder Mailbox Policy.
  3. Untuk Managed folder mailbox policy name, masukkan Google Vault Policy.
  4. Untuk Specify the managed folders to link with this policy, klik Add untuk membuka kotak Select Managed Folder dialog.
  5. Pilih Kotak Masuklaluklik Oke.
  6. Klik Baru laluSelesai.

Langkah 3: Terapkan kebijakan kotak surat folder terkelola ke kotak surat penjurnalan

  1. Di Exchange Management Console, luaskan Recipient Configuration, lalu pilih Mailbox.
  2. Klik kanan Archive Master, lalu pilih Properties.
  3. Klik Mailbox SettingslaluMessaging Records Management, lalu pilih Properties.
  4. Centang kotak Managed folder mailbox policy, lalu klik Browse.
  5. Pilih Google Vault Policy, lalu klik OK.
  6. Klik Oke untuk mengonfirmasi.

Langkah 4: Konfigurasikan Managed Folder Assistant untuk menjalankan kebijakan tersebut

  1. Di Exchange Management Console, luaskan Server Configuration, lalu pilih Mailbox.
  2. Klik kanan server Mailbox yang menghosting kotak surat penjurnalan Archive Master, lalu klik Properties.
  3. Klik Messaging Records Management dan untuk Schedule the Managed Folder Assistant, pilih Use Custom Schedule, lalu klik Custom.
  4. Untuk Schedule, pilih waktu dan hari untuk menjalankan bantuan folder terkelola.
    Sebaiknya jalankan asisten di luar jam sibuk.
  5. Klik Oke.

6. Menghapus kotak surat penjurnalan dari Daftar Alamat Global

Sekarang, Anda harus menghapus kotak surat penjurnalan dari Daftar Alamat Global Exchange untuk mencegah pengguna mengirim pesan email ke arsip secara langsung.

  1. Gunakan cmdlet Set-Mailbox untuk mengubah setelan bagi kotak surat penjurnalan agar dihapus dari Daftar Alamat Global.
  2. Berikan perintah Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true.

7. Mencegah email agar tidak langsung masuk ke kotak surat penjurnalan

Terakhir, siapkan pembatasan pengiriman bagi pengguna AMaster untuk mencegah pengguna mengirimkan pesan email ke kotak surat penjurnalan secara langsung.

  1. Gunakan cmdlet Set-Mailbox untuk mengubah setelan bagi kotak surat penjurnalan.
  2. Berikan perintah Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster.


Google, Google Workspace, serta merek dan logo terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang dari masing-masing perusahaan yang bersangkutan.