به عنوان مدیر، میتوانید اطمینان حاصل کنید که یک کپی از تمام پیامهای ارسالی یا دریافتی در دامنه شما - از جمله پیامهای ارسالی یا دریافتی توسط صندوقهای پستی غیر Gmail - در صندوقهای پستی Gmail کاربران مرتبط ذخیره میشود.
فضای ذخیرهسازی جامع ایمیل و Vault
اگر سازمان شما از Vault استفاده میکند، ممکن است بخواهید یک فضای ذخیرهسازی جامع برای ایمیلها راهاندازی کنید تا مطمئن شوید Vault به پیامهای ایمیل سازمان شما دسترسی کامل دارد:
کاربران میتوانند علاوه بر جیمیل، با سایر سرویسهای اصلی گوگل ورکاسپیس نیز ایمیل ارسال کنند. برای مثال:
- تقویم— دعوتنامهها و پیامهای خروجی که با گزینهی «ایمیل مهمانان» در تقویم دسکتاپ ارسال میشوند.
- درایو— محتوای پیامی که هنگام اشتراکگذاری، انتقال مالکیت یا نظردهی کاربران در درایو ارسال میشود.
- اسناد گوگل، برگهها، اسلایدها و نقشهها - پیامهایی که توسط برنامه ارسال میشوند وقتی کاربران فایلها را به عنوان پیوست ایمیل میکنند یا تأییدیههای فایلها را تغییر میدهند.
- فرمها - پیامهای ایمیل حاوی فرمها یا پیوندهایی به فرمها.
- Keep— پیامهای ایمیلی که هنگام اشتراکگذاری یادداشتها در Keep توسط کاربران ارسال میشوند.
ذخیرهسازی جامع ایمیل تضمین میکند که پیامهای ارسالشده توسط سایر سرویسهای اصلی در پوشههای ارسالشده کاربران نمایش داده میشوند و بنابراین برای Vault قابل دسترسی هستند.
توجه: ذخیرهسازی جامع ایمیل فقط برای سرویسهای اصلی Google Workspace اعمال میشود. سرویسهای دیگر گوگل ممکن است بتوانند از طرف کاربران ایمیل ارسال کنند. پیامهای ارسال شده توسط این سرویسها ممکن است در پوشه ارسال شده کاربران ذخیره نشوند و برای Vault در دسترس نباشند.
- برای سازمانهایی که پیامها را به سرورهای ایمیل غیر از Gmail هدایت میکنند، میتوانید یک فضای ذخیرهسازی جامع ایمیل راهاندازی کنید تا مطمئن شوید که همه پیامها در صندوقهای پستی Gmail ذخیره میشوند و در Vault در دسترس هستند.
- همچنین اگر سیستمی غیر از Gmail دارید که از سرویس رله SMTP برای مسیریابی پیامها از طرف کاربران شما استفاده میکند - مثلاً برای سیستمهای ردیابی تیکت، پایگاههای داده باگ یا سیستمهای اطلاعرسانی خودکار - و میخواهید پیامها را در صندوقهای پستی Gmail کاربران خود نمایش دهید، میتوانید این را تنظیم کنید. این برای ذخیره پیامها در Google Vault برای همه کاربرانی که رله SMTP را فعال میکنند، بسیار مهم است.
ملاحظات قبل از فعال کردن ذخیرهسازی جامع ایمیل
قبل از فعال کردن ذخیرهسازی جامع ایمیل، باید نکات مهمی را با دقت بررسی کنید:
- اگر قوانین مسیریابی انطباقی دارید که گیرنده را تغییر میدهند (و نمیخواهید گیرنده اصلی یک کپی از ایمیل را دریافت کند)، نباید ذخیرهسازی جامع ایمیل را فعال کنید.
- وقتی سرویس SMTP Relay را فعال کردهاید، در صورت فعال بودن ذخیرهسازی جامع ایمیل، صندوقهای پستی کاربر یک کپی از پیام را در پوشه ارسالشده نگه میدارند (برای مثال، هنگام ارسال ایمیل از اسکنر). اگر نسخه حساب شما دارای محدودیتهای ذخیرهسازی باشد، این ممکن است باعث شود حسابها از محدودیتهای ذخیرهسازی فراتر روند. نسخهها را مقایسه کنید .
- اگر فقط از Gmail برای ویژگی Vault استفاده میکنید و ایمیلها را به سرور ایمیل پیشفرض یا سایر ارائهدهندگان ایمیل خود ارسال میکنید، باید فضای ذخیرهسازی جامع ایمیل را فعال کنید.
راهاندازی فضای ذخیرهسازی جامع ایمیل
نکته : وقتی قابلیت ذخیرهسازی جامع ایمیل فعال باشد، ورودی SOR_INSERTED در گزارش جستجوی لاگ ایمیل لحاظ میشود.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل جیمیل انطباق .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات Gmail دارد.
- در سمت چپ، یک سازمان را انتخاب کنید.
- به تنظیمات ذخیرهسازی جامع ایمیل بروید.
- گزینه «اطمینان حاصل کنید که یک کپی از تمام نامههای ارسالی و دریافتی در صندوق پستی کاربران مرتبط ذخیره شده است» را علامت بزنید.
- در پایین، روی ذخیره کلیک کنید.