این مقاله برای مدیران Google Workspace است که میخواهند نمایندگی Gmail را برای یک سازمان تنظیم کنند. برای افزودن نمایندگان به حساب Gmail خود، به Delegate و collaboration on email مراجعه کنید.
به عنوان مدیر سازمان خود (به عنوان مثال، محل کار یا مدرسه)، شما کنترل میکنید که آیا کاربران میتوانند دسترسی به حساب Gmail خود را واگذار کنند یا خیر. میتوانید به همه اجازه دهید که حساب خود را واگذار کنند. یا فقط به افراد در بخشهای خاصی اجازه دهید که این کار را انجام دهند. به عنوان مثال، میتوانید:
- یک دستیار اداری را به عنوان نماینده در حساب Gmail خود اضافه کنید تا بتواند از طرف شما ایمیل بخواند و ارسال کند.
- یک گروه، مثلاً بخش فروش خودتان، را به عنوان نماینده به گروهها اضافه کنید تا همه به یک حساب جیمیل دسترسی داشته باشند.
کاربران فقط میتوانند دسترسی را به کاربر دیگری در همان سازمان، صرف نظر از دامنه یا واحد سازمانی خود، واگذار کنند.
محدودیتها و ضوابط تفویض اختیار
- گزینه «به کاربران اجازه دهید به صندوق پستی خود به یک گروه گوگل دسترسی دهند »: برای استفاده از این گزینه، باید برای واحد سازمانی حساب تفویضشده و برای واحد سازمانی هر عضو گروه فعال باشد. اعضای گروهی که به یک واحد سازمانی تعلق دارند و این گزینه را فعال نکردهاند، نمیتوانند به حساب تفویضشده دسترسی داشته باشند.
- با استفاده معمول، ۴۰ کاربرِ واگذار شده میتوانند همزمان به یک حساب جیمیل دسترسی داشته باشند. استفاده بالاتر از حد متوسط توسط یک یا چند نماینده ممکن است این تعداد را کاهش دهد.
- فرآیندهای خودکاری که مرتباً به جیمیل دسترسی دارند، ممکن است تعداد نمایندگانی را که میتوانند همزمان به یک حساب کاربری دسترسی داشته باشند، کاهش دهند. این فرآیندها شامل APIها یا افزونههای مرورگر هستند که مرتباً به جیمیل دسترسی دارند.
- یک حساب جیمیل تا ۱۰۰۰ نماینده منحصر به فرد را پشتیبانی میکند. یک گروه در گروهها به عنوان یک نماینده در این محدودیت محسوب میشود.
- هنگام استفاده از نوار جستجوی Gmail در حساب واگذار شده، تکمیل خودکار برای کاربران واگذار شده در دسترس نیست.
- تفویض اختیار، محدودیتهای یک حساب Gmail را افزایش نمیدهد. حسابهای Gmail با کاربران تفویضشده، محدودیتها و سیاستهای استاندارد حساب Gmail را دارند. برای جزئیات بیشتر، به محدودیتها و سیاستهای Gmail مراجعه کنید.
فعال کردن واگذاری اختیارات جیمیل برای کاربرانتان
قبل از شروع: اگر نیاز به ایجاد یک دپارتمان یا تیم برای این تنظیمات دارید، به بخش «افزودن یک واحد سازمانی» بروید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل جیمیل تنظیمات کاربر .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات Gmail دارد.
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات به یک بخش یا تیم، در کنار آن، یک واحد سازمانی را انتخاب کنید.
- روی واگذاری ایمیل کلیک کنید.
- در کادر دامنه، گزینه «اجازه دهید کاربران دسترسی به صندوق پستی خود را به سایر کاربران واگذار کنند» را علامت بزنید.
- (اختیاری) برای اینکه کاربران بتوانند مشخص کنند کدام اطلاعات فرستنده در پیامهای تفویضشده از حسابشان ارسال شود، کادر تنظیم «اجازه به کاربران برای سفارشیسازی این» را علامت بزنید.
- گزینهای را برای اطلاعات فرستنده پیشفرض که در پیامهای ارسالی توسط نمایندگان گنجانده شده است، انتخاب کنید:
- نمایش صاحب حساب و نمایندهای که ایمیل را ارسال کرده است —پیامها شامل آدرسهای ایمیل صاحب حساب Gmail و نماینده هستند.
- فقط مالک حساب را نشان بده —پیامها فقط شامل آدرس ایمیل مالک حساب Gmail هستند. آدرس ایمیل نماینده شامل نمیشود.
- (اختیاری) برای اینکه به کاربران اجازه دهید گروهی را به عنوان نماینده در گروهها اضافه کنند، گزینه « اجازه به کاربران برای اعطای دسترسی صندوق پستی خود به یک گروه گوگل» را علامت بزنید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی «به ارث بردن» کلیک کنید.
- (اختیاری) برای فعال کردن واگذاری Gmail برای سایر واحدهای سازمانی، مراحل ۳ تا ۹ را تکرار کنید.
از کاربران بخواهید برای حسابهایشان نماینده تعیین کنند
پس از فعال کردن قابلیت واگذاری اختیار، کاربران شما برای تعیین نماینده به تنظیمات جیمیل خود مراجعه میکنند. سپس نمایندگان میتوانند پیامها را از طرف کاربر بخوانند، ارسال و دریافت کنند.
برای جزئیات بیشتر، کاربران را از طریق ایمیل به Delegate و collaboration هدایت کنید.
غیرفعال کردن واگذاری اختیارات جیمیل
این مراحل، واگذاری اختیار جیمیل را برای کاربران سازمان شما غیرفعال میکند. برای حذف یک نماینده از حساب خود، به اینجا بروید.
وقتی شما قابلیت واگذاری اختیار (delegation) را غیرفعال میکنید، تمام روابط واگذاری اختیار در سازمان شما غیرفعال میشوند، اما حذف نمیشوند. اگر دوباره واگذاری اختیار را فعال کنید، روابط واگذاری اختیار قدیمی بلافاصله دوباره فعال میشوند.
قبل از شروع: اگر نیاز به ایجاد یک دپارتمان یا تیم برای این تنظیمات دارید، به بخش «افزودن یک واحد سازمانی» بروید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل جیمیل تنظیمات کاربر .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات Gmail دارد.
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات به یک بخش یا تیم، در کنار آن، یک واحد سازمانی را انتخاب کنید.
- روی واگذاری ایمیل کلیک کنید.
- در کادر دامنه، تیک گزینه «اجازه دهید کاربران دسترسی به صندوق پستی خود را به سایر کاربران واگذار کنند» را بردارید .
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی «به ارث بردن» کلیک کنید.
- (اختیاری) برای خاموش کردن واگذاری Gmail برای سایر واحدهای سازمانی، مراحل ۳ تا ۶ را تکرار کنید.
مدیریت تفویض اختیار در سراسر سازمان شما
توسعهدهندگان در سازمانهای بزرگ میتوانند از API جیمیل برای مدیریت نمایندگان در هر حسابی در سازمان خود استفاده کنند (نیاز به دانش برنامهنویسی دارد). برای جزئیات بیشتر، به مدیریت نمایندگان مراجعه کنید.