Thiết lập chữ ký người dùng Google Workspace trong Gmail

Để thêm chữ ký vào email, hãy xem bài viết Tạo chữ ký trong Gmail.

Những người sử dụng Gmail cho công việc, trường học hoặc các nhóm khác có thể tạo chữ ký riêng và chữ ký đó sẽ tự động được thêm vào thư trong Gmail. Người dùng có thể thêm thông tin liên hệ, biểu trưng công ty, đường liên kết và nhiều thông tin khác.

Là quản trị viên, bạn có thể tạo cùng một chữ ký để mọi người sử dụng. Bạn cũng có thể cho phép người dùng thêm hình ảnh từ Google Drive vào chữ ký của họ. Chữ ký trong Gmail có thể có tối đa 10.000 ký tự.

Cung cấp cho mỗi người dùng một chữ ký mặc định

Bạn có thể tự động thêm chân trang văn bản vào email của mọi người. Thêm văn bản để tuân thủ pháp luật, quảng bá công ty hoặc chữ ký tiêu chuẩn. Người dùng không thấy thông báo này khi đang viết email. Họ không thể thay đổi hoặc xoá thông tin này. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thêm chân trang tiêu chuẩn vào thư gửi đi của người dùng.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Gmail sau đó Tuân thủ.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.

  2. Di chuyển đến chế độ cài đặt Thêm chân trang.
  3. Nhấp vào Định cấu hình hoặc Thêm quy tắc khác.
  4. Trong hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy làm theo các bước sau:
    Lựa chọn cài đặt Việc nên làm
    Thêm chân trang Nhập tên cho chế độ cài đặt chân trang. Tên chế độ cài đặt sẽ xuất hiện trong bảng cài đặt.
    Đối với tất cả các email gửi đi, hãy thêm chân trang sau
    1. Nhập văn bản bạn muốn xuất hiện ở cuối mỗi thư do người dùng trong tổ chức của bạn gửi.
    2. Sử dụng các công cụ định dạng để tuỳ chỉnh cách văn bản xuất hiện. Nếu thêm hình ảnh vào chân trang, bạn nên sử dụng hình ảnh có chiều cao 70 – 100 pixel và chiều rộng 300 – 400 pixel. Kích thước tối đa là cao 100 pixel x rộng 1.000 pixel.
    Tùy chọn

    (Không bắt buộc) Theo mặc định, chân trang chỉ được thêm vào thư gửi cho người nhận bên ngoài tổ chức của bạn.

    Để thêm chân trang vào thư nội bộ, hãy đánh dấu vào hộp Thêm chân trang vào thư được gửi trong tổ chức của bạn.
  5. Ở dưới cùng của hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Lưu.
  6. Kiểm tra để đảm bảo quy tắc mới xuất hiện trong bảng Thêm chân trang.

Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Lưu ý: (Dành cho người dùng thành thạo) Bạn có thể sử dụng Gmail API để áp dụng cùng một chữ ký cho chế độ cài đặt của mọi người. Chữ ký sẽ xuất hiện khi người dùng mở cửa sổ soạn thư và họ có thể chỉnh sửa chữ ký nếu muốn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Quản lý chữ ký.

Cách người dùng có thể thêm hình ảnh vào chữ ký trong Gmail

Người dùng có thể thêm hình ảnh vào chữ ký trong Gmail từ Drive, máy tính hoặc địa chỉ web (URL).

  1. Trong Gmail, hãy chuyển đến phần Cài đặt.
  2. Chọn thẻ Chung sau đó di chuyển đến chữ ký của bạn.
  3. Nhấp vào Chèn hình ảnh.

Cách thêm hình ảnh từ địa chỉ web:

  1. Chọn Địa chỉ web (URL).

  2. Dán URL hình ảnh vào chỗ trống đã cho.

    Hình ảnh sẽ xuất hiện trong không gian bên dưới.

  3. Nhấp vào Chọn. Hình ảnh sẽ được thêm vào chữ ký của bạn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Tìm URL của một trang hoặc hình ảnh.

Cách thêm hình ảnh từ Drive của tôi:

  1. Chọn Drive của tôi.
  2. Chọn hình ảnh bạn muốn thêm.
  3. Nhấp vào Chọn. Hình ảnh sẽ được thêm vào chữ ký của bạn.

Quan trọng: Nếu thêm ảnh hoặc hình ảnh từ Drive, người dùng cần chia sẻ công khai hình ảnh đó để hình ảnh xuất hiện trong chữ ký của họ. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Chia sẻ tệp trên Google Drive.

Cách tải hình ảnh lên từ máy tính:

  1. Chọn Tải lên.
  2. Kéo và thả tệp hình ảnh vào cửa sổ hoặc nhấp vào Chọn tệp trên thiết bị của bạn.
  3. Nếu bạn nhấp vào Chọn một tệp...
    1. Chọn tệp hình ảnh.
    2. Nhấp vào Mở.

Hình ảnh sẽ được thêm vào chữ ký của bạn.

Cho phép người dùng thêm hình ảnh từ Drive

Để cho phép mọi người trong tổ chức của bạn thêm hình ảnh từ Drive vào chữ ký, bạn cần bật chế độ cài đặt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ rồi chọn Bật cho chế độ Chia sẻ ra bên ngoài tổ chức của bạn.
  3. Đánh dấu vào hộp Khi được phép chia sẻ ra bên ngoài tổ chức của bạn , người dùng trong tổ chức của bạn có thể đặt tệp và nội dung web đã xuất bản ở chế độ hiển thị với bất cứ người nào có đường liên kết.
  4. Nhấp vào Lưu.

Quản lý chữ ký cho một tổ chức lớn

Nếu bạn có một tổ chức lớn với nhiều chữ ký cần quản lý, Workspace Marketplace có các ứng dụng có thể giúp bạn.

Khắc phục các sự cố về chữ ký trong Gmail

Nếu bạn gặp vấn đề khi thêm chữ ký hoặc thêm hình ảnh vào chữ ký trong Gmail, hãy xem bài viết Khắc phục sự cố về chữ ký trong Gmail.