Als beheerder kunt u een geïntegreerd Gmail-account instellen waarmee uw organisatie toegang krijgt tot alle communicatiestromen – e-mailberichten, chat en videovergaderingen – op één plek: Gmail.
Bekijk de video
Geïntegreerde Gmail-snelstartgids voor beheerders
Met de geïntegreerde Gmail-app kunt u...
- Werk samen aan documenten in de context van chatberichten : krijg vanuit je chat toegang tot documenten voor snelle toegang.
- Geef prioriteit aan je taken en blijf bij de les — Beheer meldingen zodat je alleen gestoord wordt door de belangrijkste personen en berichten.
- Maak een gezamenlijke takenlijst aan — Werk samen in ruimtes.
- Multitasking : raadpleeg een Gmail-bericht op hetzelfde scherm terwijl u chat met een collega, of maak aantekeningen en wijs actiepunten toe tijdens een videovergadering.
Integreer Gmail
Om mensen binnen uw organisatie een volledig geïntegreerde Gmail-ervaring te bieden, stelt u deze services in via uw Google-beheerconsole, zoals hieronder op deze pagina wordt beschreven.
| Chat instellen |
|---|
Uw organisatie kan in groepen of één-op-één communiceren, en ook in ruimtes waar meerdere gesprekken tegelijk plaatsvinden. Uw gebruikers kunnen apps in Google Chat gebruiken voor veelvoorkomende acties, zoals het beheren van taken, het opvragen van statusrapporten of het wijzigen van de eigenaar van een taak.
|
| Plan een afspraak |
Wanneer Google Meet is ingeschakeld, kunnen gebruikers binnen uw organisatie videovergaderingen aanmaken en eraan deelnemen.
|
| Agenda instellen |
| Om gebruikers aankomende vergaderingen te laten zien, moet je Google Agenda inschakelen. Als Agenda is uitgeschakeld, zijn aankomende vergaderingen niet zichtbaar, maar kunnen gebruikers nog steeds vergaderingen aanmaken en eraan deelnemen. Ga naar Agenda in- of uitschakelen voor gebruikers voor meer informatie. |
| Drive en documenten instellen |
| Om gebruikers de mogelijkheid te bieden bestanden vanuit hun account op te slaan en te delen, en bestanden te uploaden naar chatruimtes in Gmail, moet u Google Drive en Docs inschakelen. Gebruikers die Drive en Docs hebben uitgeschakeld, kunnen bestanden die in chatruimtes worden gedeeld niet bekijken of bewerken. Ga naar Drive in- of uitschakelen voor gebruikers voor meer informatie. |
| Taken instellen |
| Om Google Taken te gebruiken, moet je de functie inschakelen voor je hele organisatie, niet alleen voor een groep gebruikers. Ga naar Taken in- of uitschakelen voor gebruikers voor meer informatie. |
Overwegingen met betrekking tot beveiliging en gegevensbewaring
Voordat je de nieuwe Gmail-ervaring voor je gebruikers introduceert, is het belangrijk om deze beveiligings- en gegevensbewaringsoverwegingen te bekijken.
- Chatten met externe personen — U kunt bepalen hoe uw gebruikers chatten met mensen buiten uw organisatie. Ga voor meer informatie naar Externe chat- en ruimtechatopties beheren .
- Ruimtes aanmaken en eraan deelnemen waaraan externe personen deelnemen — Om uw gebruikers de mogelijkheid te geven ruimtes aan te maken en eraan deel te nemen waaraan personen van buiten uw organisatie deelnemen, volgt u de stappen in Externe ruimtes in- of uitschakelen .
- Gegevensbewaring — Als uw organisatie specifieke eisen stelt aan de opslag van gegevens, zorg er dan voor dat de chatgeschiedenis voor iedereen binnen uw organisatie is ingeschakeld. Standaard is de chatgeschiedenis ingeschakeld voor chatrooms, één-op-één-chats en groepsgesprekken buiten chatrooms. Ga voor meer informatie naar Chatgeschiedenisopties instellen voor uw organisatie .
- Vault — Als uw organisatie Google Vault gebruikt, neem dan contact op met uw juridische afdeling om inzicht te krijgen in het gegevensbeheerbeleid van uw organisatie. Wanneer de chatgeschiedenis is uitgeschakeld, worden chatberichten niet naar Vault verzonden, zodat u ze niet kunt bewaren, doorzoeken of exporteren.
Train je gebruikers
Om gebruikers op weg te helpen met de geïntegreerde Gmail, kunt u ze doorverwijzen naar de Gmail-training en -help .