Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập Gmail tích hợp để cho phép tổ chức của mình truy cập vào tất cả các luồng giao tiếp (thư, cuộc trò chuyện và cuộc họp video) ở một nơi: Gmail.
Xem video
Hướng dẫn bắt đầu nhanh về Gmail tích hợp cho quản trị viên
Với Gmail tích hợp, bạn có thể...
- Cộng tác trên tài liệu trong bối cảnh tin nhắn trò chuyện – Truy cập vào tài liệu từ cuộc trò chuyện để nhanh chóng truy xuất.
- Ưu tiên và tập trung vào việc cần làm—Kiểm soát thông báo để chỉ những người và tin nhắn quan trọng nhất mới làm gián đoạn bạn.
- Tạo danh sách việc cần làm được chia sẻ—Cùng nhau làm việc trong không gian.
- Làm nhiều việc cùng lúc – Tham khảo tin nhắn trên Gmail trên cùng một màn hình trong khi trò chuyện với đồng nghiệp hoặc ghi chú và giao việc cần làm trong cuộc họp video.
Thiết lập Gmail tích hợp
Để mang đến cho mọi người trong tổ chức của bạn phiên bản Gmail tích hợp hoàn chỉnh, hãy thiết lập các dịch vụ này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, như mô tả bên dưới trên trang này.
| Thiết lập Chat |
|---|
|
Tổ chức của bạn có thể giao tiếp theo nhóm hoặc riêng lẻ và trong không gian với nhiều cuộc trò chuyện cùng lúc. Người dùng có thể sử dụng các ứng dụng trong Google Chat để xử lý các thao tác thông thường, chẳng hạn như quản lý việc cần làm, nhận báo cáo trạng thái hoặc thay đổi người chịu trách nhiệm cho việc cần làm.
|
| Thiết lập Meet |
|
Khi Google Meet được bật, người dùng trong tổ chức của bạn có thể tạo và tham gia các cuộc họp video.
|
| Thiết lập Lịch |
| Để cho phép người dùng xem các cuộc họp sắp tới, hãy bật Lịch Google. Nếu Lịch tắt, các cuộc họp sắp tới sẽ không hiển thị, nhưng người dùng vẫn có thể tạo và tham gia cuộc họp. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Bật hoặc tắt Lịch cho người dùng. |
| Thiết lập Drive và Tài liệu |
| Để cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ tệp từ tài khoản của họ cũng như tải tệp lên không gian trò chuyện trong Gmail, hãy bật Google Drive và Tài liệu. Những người dùng tắt Drive và Tài liệu sẽ không thể xem hoặc chỉnh sửa các tệp được chia sẻ trong không gian trò chuyện. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Bật hoặc tắt Drive cho người dùng. |
| Thiết lập Tasks |
| Để sử dụng Google Tasks, bạn cần bật ứng dụng này cho toàn bộ tổ chức, chứ không chỉ cho một nhóm người dùng. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Bật hoặc tắt Google Tasks cho người dùng. |
Những điều cần cân nhắc về bảo mật và lưu giữ dữ liệu
Trước khi triển khai trải nghiệm Gmail mới cho người dùng, hãy xem xét những điều cần cân nhắc về bảo mật và lưu giữ dữ liệu này.
- Trò chuyện với người bên ngoài tổ chức – Bạn có thể kiểm soát cách người dùng trò chuyện với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Kiểm soát các lựa chọn trò chuyện bên ngoài và trò chuyện trong không gian.
- Tạo và tham gia các phòng có người bên ngoài tổ chức – Để cho phép người dùng tạo và tham gia các phòng có người bên ngoài tổ chức, hãy làm theo các bước trong bài viết Bật hoặc tắt không gian bên ngoài.
- Lưu giữ dữ liệu – Nếu tổ chức của bạn có các yêu cầu về lưu trữ dữ liệu, hãy bật nhật ký trò chuyện cho mọi người trong tổ chức. Theo mặc định, nhật ký trò chuyện được bật cho các phòng theo chuỗi, cuộc trò chuyện riêng lẻ và cuộc trò chuyện nhóm bên ngoài phòng. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thiết lập các lựa chọn nhật ký trò chuyện cho tổ chức của bạn.
- Vault – Nếu tổ chức của bạn sử dụng Google Vault, hãy kiểm tra với nhóm pháp lý để hiểu rõ các chính sách quản trị dữ liệu của tổ chức. Khi nhật ký trò chuyện tắt, tin nhắn trò chuyện sẽ không được gửi đến Vault để bạn lưu giữ, tìm kiếm hoặc xuất.
Đào tạo người dùng của bạn
Để giúp người dùng bắt đầu sử dụng Gmail tích hợp, hãy hướng dẫn họ xem bài viết Đào tạo và trợ giúp về Gmail.