Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này: (Drive, Tài liệu và Chat) Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus. (Chỉ Drive và Tài liệu) Business Standard; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn
Đối tượng mục tiêu là các nhóm người (chẳng hạn như bộ phận hoặc nhóm) mà bạn có thể đề xuất cho người dùng để chia sẻ các mục của họ. Bạn có thể thêm các nhóm này vào chế độ cài đặt cách chia sẻ của người dùng trong một dịch vụ của Google, chẳng hạn như Google Drive hoặc Chat, để khuyến khích người dùng chia sẻ các mục với một nhóm đối tượng cụ thể hơn hoặc có giới hạn thay vì toàn bộ tổ chức.
Tại sao bạn nên sử dụng đối tượng mục tiêu?
Đối tượng mục tiêu cung cấp cho người dùng một cách khác để chia sẻ các mục của họ, ngoài việc chia sẻ với toàn bộ tổ chức hoặc chia sẻ trực tiếp với người dùng hoặc nhóm. Với đối tượng do quản trị viên đề xuất, bạn có thể:
- Cải thiện tính bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu—Đối tượng mục tiêu giúp người dùng kiểm soát tốt hơn mức độ chia sẻ các mục của họ. Điều này có thể giúp cải thiện tính bảo mật của dữ liệu tổ chức và quyền riêng tư của dữ liệu người dùng bằng cách giảm thiểu rủi ro người dùng vô tình chia sẻ quá nhiều tệp, không gian có thể tìm thấy trên Chat hoặc các mục khác.
- Giúp người dùng dễ dàng chia sẻ một cách phù hợp—Đối tượng mục tiêu có thể giảm nhu cầu của người dùng trong việc nhập nhóm và người dùng cụ thể để chia sẻ và phản hồi các yêu cầu truy cập. Thay vào đó, đối tượng mục tiêu cho phép người dùng dễ dàng mở rộng quyền truy cập vào các mục mà không cần lo lắng về tính bảo mật, vì các đối tượng này được quản trị viên phê duyệt. Hơn nữa, việc chia sẻ với đối tượng mục tiêu sẽ không gửi thông báo chia sẻ cho các thành viên trong đối tượng, giúp các đối tượng này trở nên thuận tiện cho việc chia sẻ rộng rãi.
Phạm vi cung cấp đối tượng mục tiêu
Đối tượng mục tiêu hiện chỉ có cho:
Tính năng này sẽ có trong các dịch vụ khác của Google trong bản phát hành sau này.
*Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu bao gồm Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Vids, Biểu mẫu và Sites.
Cách hoạt động: Ví dụ về Drive
Đối tượng mục tiêu cung cấp một cách dễ dàng và thuận tiện để người dùng chia sẻ các mục một cách phù hợp hơn. Ví dụ: giả sử bạn muốn tạo một đối tượng mục tiêu cho 3 nhóm Bán hàng theo khu vực của công ty để họ có thể dễ dàng chia sẻ tệp trên Drive bằng đường liên kết với nhau mà không cần chia sẻ với toàn bộ công ty.
Tổng quan: Thiết lập đối tượng mục tiêu
- Tạo đối tượng mục tiêu
Bắt đầu bằng cách chỉ định tên và nội dung mô tả của đối tượng. Trong ví dụ này, bạn có thể đặt tên cho đối tượng là "Nhóm bán hàng" và thêm nội dung mô tả, chẳng hạn như "Bao gồm các thành viên của tất cả các nhóm Bán hàng theo khu vực". Các nhóm bán hàng sẽ thấy tên và nội dung mô tả trong chế độ cài đặt cách chia sẻ trên Drive. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tạo đối tượng mục tiêu.
- Thêm thành viên vào đối tượng mục tiêu
Bạn có thể thêm nhóm hoặc người dùng riêng lẻ làm thành viên. Trong ví dụ này, bạn sẽ thêm tất cả các nhóm cho các nhóm Bán hàng theo khu vực làm thành viên. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thêm thành viên vào đối tượng mục tiêu.
- Áp dụng đối tượng mục tiêu cho một dịch vụ của Google
Trong ví dụ này, bạn sẽ chuyển đến chế độ cài đặt cách chia sẻ trên Drive trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên và chọn đơn vị tổ chức mẹ cho các nhóm Bán hàng để tạo chính sách. Sau đó, bạn sẽ chọn đối tượng mục tiêu "Nhóm bán hàng" cho chính sách của mình và kéo đối tượng đó vào tuỳ chọn chia sẻ chính (mặc định) cho các tệp trên Drive. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Đặt đối tượng mục tiêu cho một dịch vụ của Google.
Trải nghiệm người dùng khi chia sẻ liên kết
Khi một người dùng thuộc chính sách đối tượng mục tiêu muốn cấp quyền truy cập vào một tệp trong Drive, đối tượng mục tiêu chính (trong trường hợp này là "Nhóm bán hàng") sẽ xuất hiện dưới dạng tuỳ chọn chia sẻ bằng đường liên kết đầu tiên trong phần "Lấy đường liên kết" của hộp thoại chia sẻ tệp:
Người dùng được khuyến khích chia sẻ với đối tượng "Nhóm bán hàng". Tuy nhiên, họ vẫn có thể linh hoạt chia sẻ với các đối tượng mục tiêu hiện có khác hoặc chia sẻ trực tiếp với người dùng và nhóm cụ thể.
Người dùng cũng có thể giới hạn khả năng tìm kiếm tệp của họ chỉ cho các thành viên của đối tượng mục tiêu bằng cách chọn tuỳ chọn trong phần cài đặt đường liên kết:
Trước khi bắt đầu
Xem thông tin quan trọng về đối tượng mục tiêu
Các tuỳ chọn chia sẻ cho người dùng không có phiên bản được hỗ trợ
Khi tạo đối tượng mục tiêu trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, bạn chỉ có thể thêm những người dùng có phiên bản Google Workspace hỗ trợ đối tượng mục tiêu.
Khi một người dùng không có phiên bản được hỗ trợ cố gắng chia sẻ tệp trên Drive, họ sẽ không thấy đối tượng mục tiêu mà bạn tạo dưới dạng tuỳ chọn chia sẻ. Họ chỉ thấy người dùng thuộc toàn bộ tổ chức của bạn. Đối tượng mục tiêu chính (chứa tất cả người dùng của tổ chức) là tuỳ chọn chia sẻ mặc định cho những người dùng không có phiên bản được hỗ trợ.
Sự khác biệt giữa đối tượng mục tiêu và các nhóm khác
- Bạn chỉ có thể sử dụng đối tượng mục tiêu làm tuỳ chọn chia sẻ trong chế độ cài đặt cách chia sẻ của người dùng cho một dịch vụ của Google, chẳng hạn như tuỳ chọn chia sẻ bằng đường liên kết cho Drive. Không giống như các loại nhóm khác mà bạn có thể tạo, đối tượng mục tiêu không thể được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác, chẳng hạn như danh sách gửi thư, diễn đàn hoặc định cấu hình quyền truy cập vào các dịch vụ.
- Bạn không thể sử dụng đối tượng mục tiêu làm thành viên của các nhóm hoặc đối tượng mục tiêu khác.
- Bạn không thể chỉ định chủ sở hữu và đặt trực tiếp các tuỳ chọn truy cập nhóm cho đối tượng mục tiêu.
- Người dùng không thể tạo hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với đối tượng mục tiêu.
- Đối tượng mục tiêu có những lợi ích so với các nhóm thông thường khi chia sẻ với nhiều đối tượng. Hãy xem phần "Tại sao bạn nên sử dụng đối tượng mục tiêu?" ở trên.
Các loại nhóm mà bạn có thể thêm làm thành viên của đối tượng mục tiêu
Bạn có thể sử dụng bất kỳ loại nhóm nào làm thành viên của đối tượng mục tiêu, bao gồm:
- Các nhóm do quản trị viên tạo, chẳng hạn như nhóm bảo mật và nhóm động (nếu có trong phiên bản Google Workspace của bạn)
- Các nhóm không do quản trị viên tạo, bao gồm cả nhóm do người dùng của bạn tạo hoặc nhóm bên ngoài
Lưu ý: Hiện tại, không gian có thể tìm thấy trên Chat không thể có thành viên bên ngoài. Nếu một người dùng chia sẻ không gian mở với một đối tượng mục tiêu bao gồm các thành viên bên ngoài, thì những thành viên đó không thể truy cập vào không gian đó.
Để biết các mẹo về cách sử dụng nhiều loại nhóm, hãy chuyển đến phần Các phương pháp hay nhất để triển khai đối tượng mục tiêu.
Những người dùng có thể xem thông tin chi tiết của đối tượng mục tiêu
Tên và nội dung mô tả của đối tượng mục tiêu xuất hiện trong chế độ cài đặt cách chia sẻ của một dịch vụ của Google cho:
- Những người dùng trong tổ chức mà bạn đã áp dụng chính sách có đối tượng mục tiêu
- Thành viên của đối tượng mục tiêu khi một mục được chia sẻ với họ
Quan trọng (chỉ Drive): Nếu các thành viên bên ngoài tổ chức của bạn, họ có thể xem thông tin chi tiết của đối tượng nếu bạn cho phép người dùng chia sẻ các mục cho một dịch vụ của Google ra bên ngoài. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng tên và nội dung mô tả của đối tượng không chứa thông tin nhạy cảm hoặc thông tin mật.
- (Google Drive) Bất kỳ ai có quyền truy cập Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa vào một tệp đã chọn đối tượng mục tiêu, ngay cả khi họ không phải là thành viên của đối tượng
Lưu ý: Đối tượng mục tiêu cho một dịch vụ của Google không xuất hiện trong giao diện Google Groups cho người dùng tại groups.google.com
Nơi bạn có thể áp dụng chính sách đối tượng mục tiêu
Để cung cấp đối tượng mục tiêu cho người dùng, bạn hãy tạo chính sách cho một đơn vị tổ chức cho một đơn vị tổ chức hoặc nhóm cấu hình:
- Đối với người dùng Drive, bạn có thể tạo chính sách cho bất kỳ đơn vị tổ chức hoặc nhóm cấu hình nào.
- Đối với không gian có thể tìm thấy trên Chat, bạn chỉ có thể tạo chính sách cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất.
Những mục mà người dùng có thể chia sẻ với đối tượng mục tiêu
Sau khi tạo chính sách đối tượng mục tiêu cho người dùng, họ có thể chia sẻ bất kỳ mục nào mà họ sở hữu với đối tượng mục tiêu đó, chẳng hạn như tài liệu trong Drive của tôi hoặc không gian mở trên Chat.
Cách đối tượng mục tiêu hoạt động với bộ nhớ dùng chung
Bộ nhớ dùng chung luôn nhận chính sách đối tượng mục tiêu từ đơn vị tổ chức cấp cao nhất, chứ không phải đơn vị tổ chức con. Nếu bạn tạo chính sách đối tượng mục tiêu cho các đơn vị tổ chức con, thì các đối tượng mục tiêu khác nhau có thể có sẵn cho các tệp trong Drive của tôi của người dùng so với các tệp trong bộ nhớ dùng chung.
Những đặc quyền của quản trị viên mà bạn cần để quản lý đối tượng mục tiêu
| Để... | Bạn cần những đặc quyền của quản trị viên này... |
|---|---|
|
Nhóm |
| Thêm người dùng riêng lẻ làm thành viên vào đối tượng mục tiêu | |
| Áp dụng đối tượng mục tiêu cho một dịch vụ của Google | Cài đặt dịch vụ hoặc đặc quyền cài đặt cho dịch vụ cụ thể đó |
Cách xem nhật ký kiểm tra cho đối tượng mục tiêu
Bạn có thể xem bản ghi các hành động của đối tượng mục tiêu mà người dùng và quản trị viên đã thực hiện:
- Để xem các hành động của người dùng nhằm tạo, cập nhật và xoá đối tượng mục tiêu, hãy chuyển đến nhật ký kiểm tra của Groups Enterprise.
- Để xem các hành động của quản trị viên nhằm tạo và xoá chế độ cài đặt đối tượng mục tiêu (chính sách) cho một dịch vụ của Google (chẳng hạn như Drive và Tài liệu), hãy chuyển đến nhật ký kiểm tra của quản trị viên.
Lưu ý: Đối với hành động Thay đổi chế độ cài đặt ứng dụng, nhật ký kiểm tra của quản trị viên hiện hiển thị mã nhận dạng của đối tượng mục tiêu thay vì tên của đối tượng đó.
Tham khảo các phương pháp hay nhất
Trong hướng dẫn về các phương pháp hay nhất, bạn sẽ tìm thấy các đề xuất về cách tạo đối tượng mục tiêu, thêm thành viên và tạo chính sách đối tượng mục tiêu. Bạn cũng sẽ tìm thấy các ví dụ về các tình huống triển khai điển hình.
Hãy xem bài viết Các phương pháp hay nhất để triển khai đối tượng mục tiêu.