इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: (Drive, Docs, और Chat) Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus. (सिर्फ़ Drive और Docs) Business Standard, Nonprofits, और G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें
टारगेट ऑडियंस, लोगों के ऐसे ग्रुप होते हैं जिनके साथ उपयोगकर्ता अपने आइटम शेयर कर सकते हैं. जैसे, डिपार्टमेंट या टीमें. एडमिन, उपयोगकर्ताओं को इन ग्रुप का सुझाव देते हैं. उपयोगकर्ताओं को अपने पूरे संगठन के बजाय, ज़्यादा खास या सीमित ऑडियंस के साथ आइटम शेयर करने के लिए बढ़ावा देने के मकसद से, Google Drive या Chat जैसी Google की किसी सेवा में, उपयोगकर्ताओं की शेयर करने की सेटिंग में टारगेट ऑडियंस को जोड़ा जा सकता है.
टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल क्यों करें?
टारगेट ऑडियंस की मदद से, उपयोगकर्ता अपने आइटम शेयर करने के लिए एक और तरीका अपना सकते हैं. इसके अलावा, वे अपने पूरे संगठन के साथ आइटम शेयर कर सकते हैं या सीधे उपयोगकर्ताओं या ग्रुप के साथ शेयर कर सकते हैं. एडमिन के सुझाए गए ऑडियंस के साथ, ये काम किए जा सकते हैं:
- अपने डेटा की सुरक्षा और निजता को बेहतर बनाना—टारगेट ऑडियंस की मदद से, उपयोगकर्ता यह तय कर सकते हैं कि उन्हें अपने आइटम कितने लोगों के साथ शेयर करने हैं. इससे आपके संगठन के डेटा की सुरक्षा और उपयोगकर्ता के डेटा की निजता को बेहतर बनाने में मदद मिल सकती है. ऐसा इसलिए, क्योंकि इससे उपयोगकर्ताओं के पास अपनी फ़ाइलें, Chat में खोजे जा सकने वाले स्पेस या अन्य आइटम गलती से ज़्यादा लोगों के साथ शेयर करने का खतरा कम हो जाता है.
- उपयोगकर्ताओं के लिए, सही लोगों के साथ आइटम शेयर करना आसान बनाना—टारगेट ऑडियंस की मदद से, उपयोगकर्ताओं को ग्रुप और खास उपयोगकर्ताओं के साथ आइटम शेयर करने के लिए, उन्हें चुनने और ऐक्सेस के अनुरोधों का जवाब देने की ज़रूरत नहीं पड़ती. इसके बजाय, टारगेट ऑडियंस की मदद से, उपयोगकर्ता सुरक्षा की चिंता किए बिना, आइटम का ऐक्सेस आसानी से बढ़ा सकते हैं. ऐसा इसलिए, क्योंकि इन ऑडियंस को उनके एडमिन की मंज़ूरी मिली होती है. इसके अलावा, टारगेट ऑडियंस के साथ आइटम शेयर करने पर, ऑडियंस के सदस्यों को शेयर करने की सूचनाएं नहीं मिलती हैं. इसलिए, ये ऑडियंस ज़्यादा लोगों के साथ आइटम शेयर करने के लिए सुविधाजनक होती हैं.
टारगेट ऑडियंस की उपलब्धता
फ़िलहाल, टारगेट ऑडियंस की सुविधा सिर्फ़ इनके लिए उपलब्ध है:
यह सुविधा, Google की अन्य सेवाओं के लिए बाद में उपलब्ध होगी.
*Docs Editors में Docs, Sheets, Slides, Vids, Forms, और Sites शामिल हैं.
यह सुविधा कैसे काम करती है: Drive के लिए एक उदाहरण
टारगेट ऑडियंस की मदद से, उपयोगकर्ता आइटम को ज़्यादा सही तरीके से और आसानी से शेयर कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, मान लें कि आपको अपनी कंपनी की तीन अलग-अलग इलाकों की सेल्स टीमों के लिए टारगेट ऑडियंस बनानी है, ताकि वे अपनी Drive की फ़ाइलें एक-दूसरे के साथ आसानी से लिंक शेयर कर सकें. इसके लिए, उन्हें अपनी पूरी कंपनी के साथ फ़ाइलें शेयर करने की ज़रूरत नहीं होगी.
खास जानकारी: टारगेट ऑडियंस सेट अप करना
- टारगेट ऑडियंस बनाना
सबसे पहले, ऑडियंस का नाम और ब्यौरा तय करें. इस उदाहरण के लिए, ऑडियंस का नाम "सेल्स टीमें" रखा जा सकता है. साथ ही, इसमें "इसमें सभी इलाकों की सेल्स टीमों के सदस्य शामिल हैं" जैसा ब्यौरा जोड़ा जा सकता है. सेल्स टीमों को, Drive की शेयर करने की सेटिंग में नाम और ब्यौरा दिखेगा. ज़्यादा जानकारी के लिए, टारगेट ऑडियंस बनाना लेख पढ़ें.
- टारगेट ऑडियंस में सदस्य जोड़ना
ग्रुप या अलग-अलग उपयोगकर्ताओं को सदस्यों के तौर पर जोड़ा जा सकता है. इस उदाहरण के लिए, सभी इलाकों की सेल्स टीमों के सभी ग्रुप को सदस्यों के तौर पर जोड़ा जाएगा. ज़्यादा जानकारी के लिए, टारगेट ऑडियंस में सदस्य जोड़ना लेख पढ़ें.
- Google की किसी सेवा पर टारगेट ऑडियंस लागू करना
इस उदाहरण के लिए, Admin console में Drive की शेयर करने की सेटिंग पर जाएं और नीति बनाने के लिए, सेल्स टीमों के लिए पैरंट ओयू चुनें. इसके बाद, अपनी नीति के लिए "सेल्स टीमें" टारगेट ऑडियंस चुनें और इसे Drive की फ़ाइलों के लिए मुख्य (डिफ़ॉल्ट) शेयर करने के विकल्प पर खींचें. ज़्यादा जानकारी के लिए, Google की किसी सेवा के लिए टारगेट ऑडियंस सेट करना लेख पढ़ें.
लिंक शेयर करने पर लोगों को मिलने वाला अनुभव
जब आपकी टारगेट ऑडियंस की नीति में शामिल कोई उपयोगकर्ता, Drive में मौजूद किसी फ़ाइल का ऐक्सेस देना चाहता है, तो मुख्य टारगेट ऑडियंस—इस मामले में, "सेल्स टीमें"—फ़ाइल के शेयर करने के डायलॉग के "लिंक पाएं" सेक्शन में, लिंक शेयर करने के पहले विकल्प के तौर पर दिखती है:
उपयोगकर्ताओं को "सेल्स टीमें" ऑडियंस के साथ आइटम शेयर करने के लिए बढ़ावा दिया जाता है. हालांकि, उनके पास अन्य उपलब्ध टारगेट ऑडियंस के साथ आइटम शेयर करने या सीधे खास उपयोगकर्ताओं और ग्रुप के साथ आइटम शेयर करने की सुविधा होती है.
उपयोगकर्ता, लिंक की सेटिंग में जाकर, यह विकल्प चुनकर अपनी फ़ाइलों को सिर्फ़ टारगेट ऑडियंस के सदस्यों के लिए खोजे जाने की सुविधा भी सीमित कर सकते हैं:
शुरू करने से पहले
टारगेट ऑडियंस के बारे में अहम जानकारी देखना
ऐसे उपयोगकर्ताओं के लिए शेयर करने के विकल्प जिनके पास टारगेट ऑडियंस की सुविधा वाला वर्शन नहीं है
Admin console में टारगेट ऑडियंस बनाते समय, सिर्फ़ उन उपयोगकर्ताओं को जोड़ा जा सकता है जिनके पास Google Workspace का ऐसा वर्शन है जिसमें टारगेट ऑडियंस की सुविधा उपलब्ध है.
जब टारगेट ऑडियंस की सुविधा वाला वर्शन इस्तेमाल न करने वाला कोई उपयोगकर्ता, Drive की कोई फ़ाइल शेयर करने की कोशिश करता है, तो उसे शेयर करने के विकल्प के तौर पर, आपके बनाई गई टारगेट ऑडियंस नहीं दिखती हैं. उन्हें सिर्फ़ आपके पूरे संगठन के उपयोगकर्ता दिखते हैं. जिन उपयोगकर्ताओं के पास टारगेट ऑडियंस की सुविधा वाला वर्शन नहीं है उनके लिए, मुख्य टारगेट ऑडियंस (इसमें आपके संगठन के सभी उपयोगकर्ता शामिल होते हैं) डिफ़ॉल्ट तौर पर शेयर करने का विकल्प होती है.
टारगेट ऑडियंस, अन्य ग्रुप से कैसे अलग होती हैं
- टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल, Google की किसी सेवा के लिए, उपयोगकर्ताओं की शेयर करने की सेटिंग में सिर्फ़ शेयर करने के विकल्पों के तौर पर किया जा सकता है. जैसे, Drive के लिए लिंक शेयर करने के विकल्प. टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल, अन्य तरह के ग्रुप की तरह किसी अन्य मकसद के लिए नहीं किया जा सकता. जैसे, मेलिंग लिस्ट, फ़ोरम या सेवाओं के ऐक्सेस को कॉन्फ़िगर करना.
- टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल, अन्य ग्रुप या टारगेट ऑडियंस के सदस्यों के तौर पर नहीं किया जा सकता.
- टारगेट ऑडियंस के लिए, सीधे तौर पर मालिक तय नहीं किए जा सकते और ग्रुप के ऐक्सेस के विकल्प सेट नहीं किए जा सकते.
- उपयोगकर्ता, टारगेट ऑडियंस नहीं बना सकते या उनमें कोई बदलाव नहीं कर सकते.
- ज़्यादा लोगों के साथ आइटम शेयर करने के लिए, टारगेट ऑडियंस के पास सामान्य ग्रुप की तुलना में ज़्यादा फ़ायदे होते हैं. ऊपर "टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल क्यों करें?" सेक्शन देखें.
ऐसे ग्रुप जिन्हें टारगेट ऑडियंस के सदस्यों के तौर पर जोड़ा जा सकता है
किसी भी तरह के ग्रुप को टारगेट ऑडियंस के सदस्यों के तौर पर इस्तेमाल किया जा सकता है. इनमें ये ग्रुप शामिल हैं:
- एडमिन के बनाए गए ग्रुप, जैसे कि सुरक्षा ग्रुप और डाइनैमिक ग्रुप (अगर आपके Google Workspace वर्शन में शामिल हैं)
- एडमिन के अलावा अन्य लोगों के बनाए गए ग्रुप. इनमें आपके उपयोगकर्ताओं के बनाए गए ग्रुप या बाहरी ग्रुप शामिल हैं
ध्यान दें: फ़िलहाल, Chat में खोजे जा सकने वाले स्पेस में बाहरी सदस्यों को शामिल नहीं किया जा सकता. अगर कोई उपयोगकर्ता, खोजे जा सकने वाले स्पेस को ऐसी टारगेट ऑडियंस के साथ शेयर करता है जिसमें बाहरी सदस्य शामिल हैं, तो वे सदस्य उसे ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे.
अलग-अलग तरह के ग्रुप इस्तेमाल करने के बारे में सलाह पाने के लिए, टारगेट ऑडियंस तय करने के सबसे सही तरीके पर जाएं.
कौनसे उपयोगकर्ता, टारगेट ऑडियंस की जानकारी देख सकते हैं
Google की किसी सेवा की शेयर करने की सेटिंग में, टारगेट ऑडियंस का नाम और ब्यौरा इन लोगों को दिखता है:
- आपके संगठन के वे उपयोगकर्ता जिनके लिए आपने टारगेट ऑडियंस के साथ कोई नीति लागू की है
- टारगेट ऑडियंस के सदस्य, जब उनके साथ कोई आइटम शेयर किया जाता है
अहम जानकारी (सिर्फ़ Drive के लिए): अगर सदस्य आपके संगठन से बाहर के हैं, तो वे ऑडियंस की जानकारी तब देख सकते हैं, जब आपने अपने उपयोगकर्ताओं को Google की किसी सेवा के लिए, आइटम को बाहरी तौर पर शेयर करने की अनुमति दी हो. ऐसे में, पक्का करें कि ऑडियंस के नाम और ब्यौरे में संवेदनशील या गोपनीय जानकारी न हो.
- (Google Drive) ऐसा कोई भी व्यक्ति जिसके पास किसी फ़ाइल का टिप्पणी करने वाला या एडिटर का ऐक्सेस है. भले ही, वह ऑडियंस का सदस्य न हो, अगर उस फ़ाइल के लिए टारगेट ऑडियंस चुनी गई है
ध्यान दें: Google की किसी सेवा के लिए टारगेट ऑडियंस, उपयोगकर्ताओं के लिए Google Groups के इंटरफ़ेस में groups.google.com पर नहीं दिखती हैं
टारगेट ऑडियंस की नीति कहां लागू की जा सकती है
उपयोगकर्ताओं के लिए टारगेट ऑडियंस उपलब्ध कराने के लिए, किसी ओयू या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप के लिए नीति बनाएं:
- Drive के उपयोगकर्ताओं के लिए, किसी भी ओयू या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप के लिए नीतियां बनाई जा सकती हैं.
- Chat में खोजे जा सकने वाले स्पेस के लिए, सिर्फ़ आपके टॉप-लेवल ओयू के लिए नीति बनाई जा सकती है.
उपयोगकर्ता, टारगेट ऑडियंस के साथ कौनसे आइटम शेयर कर सकते हैं
उपयोगकर्ताओं के लिए टारगेट ऑडियंस की नीति बनाने के बाद, वे अपने सभी आइटम उस टारगेट ऑडियंस के साथ शेयर कर सकते हैं. जैसे, 'मेरी ड्राइव' में मौजूद कोई दस्तावेज़ या Chat में खोजे जा सकने वाला स्पेस.
शेयर की गई ड्राइव के साथ टारगेट ऑडियंस कैसे काम करती हैं
शेयर की गई ड्राइव के लिए, टारगेट ऑडियंस की नीतियां हमेशा आपके टॉप-लेवल ओयू से मिलती हैं, न कि चाइल्ड ओयू से. अगर चाइल्ड ओयू के लिए टारगेट ऑडियंस की नीतियां बनाई जाती हैं, तो हो सकता है कि उपयोगकर्ताओं की 'मेरी ड्राइव' में मौजूद फ़ाइलों के लिए, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों की तुलना में अलग-अलग टारगेट ऑडियंस उपलब्ध हों.
टारगेट ऑडियंस को मैनेज करने के लिए, एडमिन के किन अधिकारों की ज़रूरत होती है
| इन कामों के लिए... | आपके पास एडमिन के ये अधिकार होने चाहिए... |
|---|---|
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Groups |
| अलग-अलग उपयोगकर्ताओं को टारगेट ऑडियंस के सदस्यों के तौर पर जोड़ना | |
| Google की किसी सेवा पर टारगेट ऑडियंस लागू करना | सेवा की सेटिंग या उस खास सेवा के लिए सेटिंग के अधिकार |
टारगेट ऑडियंस के लिए ऑडिट लॉग देखने का तरीका
उपयोगकर्ताओं और एडमिन की टारगेट ऑडियंस से जुड़ी कार्रवाइयों का रिकॉर्ड देखा जा सकता है:
- टारगेट ऑडियंस बनाने, अपडेट करने, और मिटाने के लिए, उपयोगकर्ताओं की कार्रवाइयां देखने के लिए, Groups Enterprise का ऑडिट लॉग देखें.
- Google की किसी सेवा (जैसे, Drive और Docs) के लिए, टारगेट ऑडियंस की सेटिंग (नीतियों) बनाने और मिटाने के लिए, एडमिन की कार्रवाइयां देखने के लिए, एडमिन का ऑडिट लॉग देखें.
ध्यान दें: फ़िलहाल, ऐप्लिकेशन की सेटिंग में बदलाव करने की कार्रवाई के लिए, एडमिन के ऑडिट लॉग में टारगेट ऑडियंस के नाम के बजाय उसकी आईडी दिखती है.
सबसे सही तरीके देखना
सबसे सही तरीकों के लिए बनी हमारी गाइड में, टारगेट ऑडियंस बनाने, सदस्य जोड़ने, और टारगेट ऑडियंस की नीतियां बनाने के बारे में सुझाव दिए गए हैं. इसमें, आम तौर पर लागू किए जाने वाले तरीकों के उदाहरण भी दिए गए हैं.
टारगेट ऑडियंस तय करने के सबसे सही तरीके देखें.