লক্ষ্য দর্শকদের মোতায়েনের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন

আপনার প্রতিষ্ঠানে যদি কর্মচারী এবং বিক্রেতা উভয়ই থাকে, তাহলে আপনার কর্মচারীদের জন্য বিক্রেতাদের সাথে লিঙ্ক শেয়ার করা সীমিত করার কাজটি সহজ করতে আপনি টার্গেট অডিয়েন্স ব্যবহার করতে পারেন:

1. দুটি টার্গেট অডিয়েন্স তৈরি করুন, যেমন, "শুধুমাত্র কর্মচারী" এবং "কর্মচারী ও বিক্রেতা"। প্রতিটির জন্য একটি স্পষ্ট বিবরণ যোগ করতে ভুলবেন না।
2. সকল স্থায়ী কর্মচারীকে "শুধুমাত্র কর্মচারী" (Employees Only) অডিয়েন্সে যুক্ত করুন। আপনি একটি ডাইনামিক গ্রুপ তৈরি করতে পারেন (যদি এটি আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণের সাথে অন্তর্ভুক্ত থাকে) অথবা সকল কর্মচারীকে নিয়ে গঠিত একটি বিদ্যমান গ্রুপ ব্যবহার করতে পারেন।
3. আপনার প্রতিষ্ঠানের সকল ব্যবহারকারীকে "কর্মচারী ও বিক্রেতা" অডিয়েন্সে যুক্ত করুন। আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের সকল সদস্যকে নিয়ে একটি গ্রুপ তৈরি করে সেটিকে টার্গেট অডিয়েন্সে যুক্ত করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, "আপনার সকল ব্যবহারকারীকে একটি গ্রুপে যুক্ত করুন" দেখুন।
4. নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের জন্য একটি গুগল ড্রাইভ এবং ডক্স শেয়ারিং পলিসি তৈরি করুন। আপনি এই পলিসিটি সকল ব্যবহারকারী অথবা একটি নির্দিষ্ট সাংগঠনিক ইউনিট বা কনফিগারেশন গ্রুপের জন্য প্রয়োগ করতে পারেন। "শুধুমাত্র কর্মচারী" (Employees Only) অডিয়েন্সটিকে প্রাইমারি পজিশনে ড্র্যাগ করে ডিফল্ট অডিয়েন্স হিসেবে সেট করা নিশ্চিত করুন।

কর্মচারীরা এখন সহজেই ভেন্ডরদের সাথে আইটেম শেয়ার করা এড়াতে পারবেন। প্রয়োজনে, ব্যবহারকারীরা এখনও নির্দিষ্ট ভেন্ডর ব্যবহারকারীদের সাথে আইটেম শেয়ার করতে পারবেন।

আপনার প্রতিষ্ঠানের যদি একাধিক সহযোগী প্রতিষ্ঠান থাকে এবং প্রত্যেকটির নিজস্ব গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট থাকে, তাহলে আপনি টার্গেট অডিয়েন্স ব্যবহার করে ব্যবহারকারীদেরকে সহযোগী প্রতিষ্ঠানগুলোর মধ্যে তাদের ফাইল শেয়ার করার জন্য সুপারিশ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি হয়তো চাইতে পারেন যে আপনার মানবসম্পদ বিভাগ যেন সমস্ত সহযোগী প্রতিষ্ঠানের সাথে নথি শেয়ার করে। যেভাবে করবেন:

1. প্রতিটি অধীনস্থ গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্টের জন্য, সমস্ত ব্যবহারকারীকে নিয়ে একটি গ্রুপ তৈরি করুন। আপনি একটি সাধারণ অ্যাডমিন গ্রুপ অথবা একটি ডাইনামিক গ্রুপ তৈরি করতে পারেন (যদি আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণ সেগুলোকে সমর্থন করে)। অথবা, গ্রুপটি তৈরি করার জন্য আপনার বিদ্যমান টুলগুলো ব্যবহার করুন।
2. আপনার মূল প্রতিষ্ঠানের গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্টে, একটি টার্গেট অডিয়েন্স তৈরি করুন এবং এর নাম দিন, উদাহরণস্বরূপ, "সকল সহযোগী প্রতিষ্ঠানের কর্মচারী"। তারপর, ধাপ ১-এ তৈরি করা গ্রুপগুলোকে এই অডিয়েন্সের সদস্য হিসেবে যুক্ত করুন।
3. 'মানব সম্পদ দল' টার্গেট অডিয়েন্সের জন্য একটি ড্রাইভ এবং ডক্স শেয়ারিং পলিসি তৈরি করুন। আপনি এই পলিসিটি আপনার মানব সম্পদ সাংগঠনিক ইউনিট বা কনফিগারেশন গ্রুপে প্রয়োগ করতে পারেন। ঐচ্ছিকভাবে, 'শুধুমাত্র কর্মচারী' অডিয়েন্সকে প্রাথমিক অবস্থানে ড্র্যাগ করে ডিফল্ট অডিয়েন্স হিসেবে সেট করুন।

ভুলবশত তথ্য শেয়ার হওয়া রোধ করতে, আপনি লিঙ্ক-শেয়ারিং অপশন তৈরি করতে পারেন, যার মাধ্যমে আপনার ব্যবহারকারীরা সীমিত থেকে ব্যাপক পরিসরের লিঙ্ক-শেয়ারিং বেছে নিতে পারবেন।

উদাহরণস্বরূপ, ধরে নিন আপনার কোম্পানিতে একাধিক ব্যবসায়িক ইউনিট রয়েছে। প্রতিটি ব্যবসায়িক ইউনিট ভিন্ন ভিন্ন পণ্য নিয়ে কাজ করে এবং প্রতিটি পণ্যের জন্য একাধিক দল কাজ করে। প্রতিটি দলের সদস্যরা কিছু পণ্যের ক্ষেত্রে একে অপরের সাথে এবং অন্যান্য দলের সাথেও ঘনিষ্ঠভাবে সহযোগিতা করে। মাঝে মাঝে, একটি দলকে অন্য সব ব্যবসায়িক ইউনিট বা দলের সাথে সহযোগিতা করার প্রয়োজন হয়, যেমন নির্বাহী পর্যালোচনা এবং বার্ষিক পরিকল্পনার জন্য। সবশেষে, খুব কম ক্ষেত্রেই, একজন দলীয় সদস্যকে পুরো কোম্পানির সাথে তথ্য ভাগ করে নেওয়ার প্রয়োজন হয়।

ব্যবহারকারীদের অতিরিক্ত তথ্য শেয়ার করা থেকে বিরত রাখতে, আপনার ড্রাইভ পলিসিতে অগ্রাধিকারের ক্রম অনুসারে একটি টিমের জন্য যে টার্গেট অডিয়েন্সগুলো সেট আপ করবেন, তা নিচে দেওয়া হলো:

1. টিম এবিসি (প্রাথমিক)

   দলের সকল ব্যবহারকারীকে অন্তর্ভুক্ত করে

2. পণ্যের এলাকা

   প্রোডাক্ট এরিয়ার অধীনস্থ সকল টিমের ব্যবহারকারীরা (টিম এবিসি ব্যবহারকারী সহ)

3. ব্যবসায়িক এলাকা

   ব্যবসায়িক ক্ষেত্রের অধীনে সমস্ত পণ্য এলাকার ব্যবহারকারীরা

4. কোম্পানি-ব্যাপী

   কোম্পানির সকল ব্যবহারকারী

আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক ইউনিট বা কনফিগারেশন গ্রুপের স্বতন্ত্র স্তরবিন্যাসের উপর ভিত্তি করে টার্গেট অডিয়েন্স তৈরি ও সুপারিশ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রতিষ্ঠান কাজের ধরন এবং ভৌগোলিক অবস্থান অনুসারে তার স্তরবিন্যাস তৈরি করে থাকে, তাহলে আপনার ড্রাইভ পলিসিতে অগ্রাধিকারের ক্রমানুসারে যুক্তরাজ্যের অর্থ বিভাগের জন্য টার্গেট অডিয়েন্স এভাবে সেট আপ করতে পারেন:

1. ফাইন্যান্স ইউকে

   যুক্তরাজ্যের অর্থ বিভাগের ব্যবহারকারীরা

2. ফাইন্যান্স গ্লোবাল

   গ্লোবাল ফাইন্যান্সের ব্যবহারকারীরা (ফাইন্যান্স ইউকে ব্যবহারকারী সহ)

3. কোম্পানি-ব্যাপী

   কোম্পানির সকল ব্যবহারকারী

আপনার প্রতিষ্ঠানের গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্টে যদি একাধিক সেকেন্ডারি ডোমেইন থাকে, তাহলে আপনার প্রাইমারি ডোমেইনের ব্যবহারকারীরা অন্যান্য ডোমেইনগুলোর সাথে কতটা ব্যাপকভাবে তথ্য শেয়ার করতে পারবে, তা সুপারিশ করার জন্য আপনি টার্গেট অডিয়েন্স ব্যবহার করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, ধরে নিন আপনার কোম্পানির সমস্ত কর্মচারীর অ্যাকাউন্ট আপনার প্রাথমিক ডোমেইনে এবং সমস্ত অংশীদার ও বিক্রেতার অ্যাকাউন্ট সেকেন্ডারি ডোমেইনে রয়েছে। যদি কর্মচারীরা পূর্ব-নির্ধারিত ডিফল্ট টার্গেট অডিয়েন্সের সাথে ফাইল শেয়ার করে—যার মধ্যে সমস্ত ডোমেইনের সকল ব্যবহারকারী অন্তর্ভুক্ত—তবে তারা প্রয়োজনের চেয়ে বেশি ফাইল শেয়ার করে ফেলতে পারে। ব্যবহারকারীদের সেকেন্ডারি ডোমেইনের সাথে শেয়ারিং সীমিত করতে সাহায্য করার জন্য আপনি টার্গেট অডিয়েন্স ব্যবহার করতে পারেন। যেভাবে করবেন:

1. একটি টার্গেট অডিয়েন্স তৈরি করুন, যেমন, "শুধুমাত্র কর্মচারীদের জন্য"। একটি স্পষ্ট বিবরণ যোগ করতে ভুলবেন না।
2. আপনার প্রাথমিক ডোমেইনের সকল কর্মচারীকে "শুধুমাত্র কর্মচারী" অডিয়েন্সের সদস্য হিসেবে যুক্ত করুন। আপনি একটি ডাইনামিক গ্রুপ তৈরি করতে পারেন (যদি এটি আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণের সাথে অন্তর্ভুক্ত থাকে) অথবা সকল স্থায়ী কর্মচারীকে নিয়ে একটি গ্রুপ তৈরি করতে আপনার বিদ্যমান টুলগুলো ব্যবহার করতে পারেন।
3. নির্দিষ্ট অডিয়েন্সের জন্য একটি ড্রাইভ ও ডক্স শেয়ারিং পলিসি তৈরি করুন। আপনার প্রাইমারি ডোমেইনের সকল কর্মচারীর উপর এই পলিসিটি প্রয়োগ করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি "Employees Only" অডিয়েন্সটিকে প্রাইমারি অবস্থানে ড্র্যাগ করে ডিফল্ট অডিয়েন্স হিসেবে সেট করেছেন। এই অডিয়েন্সটি সেট করলে, কর্মচারীদের শেয়ারিং অপশনে আগে থেকে সেট করা ডিফল্ট অডিয়েন্সটি দ্বিতীয় অবস্থানে চলে যাবে।

কর্মচারীরা এখন ভেন্ডরদের সাথে আইটেম শেয়ার করা এড়াতে পারবেন। প্রয়োজনে, ব্যবহারকারীরা এখনও সমস্ত ডোমেনের সকল ব্যবহারকারীর সাথে আইটেম শেয়ার করতে পারবেন। পার্টনার এবং ভেন্ডর ব্যবহারকারীরা সমগ্র কোম্পানির সাথে ব্যাপকভাবে শেয়ার করা চালিয়ে যেতে পারবেন।

বর্তমানে, গুগল চ্যাটের সমস্ত ডিসকভারেবল স্পেস আপনার শীর্ষ-স্তরের সাংগঠনিক ইউনিটে থাকে, তাই আপনি আপনার সংস্থার সমস্ত স্পেসের জন্য শুধুমাত্র একটি টার্গেট অডিয়েন্স পলিসি তৈরি করতে পারেন। যেহেতু স্পেস শেয়ার করার সময় আপনার সংস্থার সমস্ত ব্যবহারকারীর বেছে নেওয়ার জন্য একই টার্গেট অডিয়েন্স থাকে, তাই আপনি এমন এক সেট অডিয়েন্স তৈরি করতে চাইতে পারেন যা আপনার সংস্থার বিস্তৃত ও গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রগুলির প্রতিনিধিত্ব করে, যেমন:

• প্রধান বিভাগগুলি
• পণ্য লাইন
• অফিসের অবস্থান
• সহায়ক সংস্থাগুলি
• ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে, যেমন শুধুমাত্র অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য এবং বহিরাগত অতিথিদের (অংশীদার, বিক্রেতা, ইত্যাদি) প্রবেশাধিকার।
• তত্ত্বাবধায়ক স্তর, যেমন ব্যবস্থাপক এবং অ-ব্যবস্থাপক