対象グループのおすすめの導入方法

社員だけでなくベンダーも属している組織では、対象グループを利用することで、社員がベンダーとのリンク共有を容易に制限できるようになります。

1. 「社員のみ」と「社員およびベンダー」など、対象グループを 2 つ作成します。それぞれに明確な説明を追加してください。
2. 全正社員を「社員のみ」グループに追加します。動的グループ（ご利用の Google Workspace エディションに含まれる場合）を作成するか、全社員が含まれる既存のグループを使用してください。
3. 組織の全ユーザーを「社員およびベンダー」グループに追加します。その際、組織の全ユーザーが含まれるグループを作成して、対象グループに追加すると便利です。詳しくは、すべてのユーザーをグループに追加するをご覧ください。
4. 対象グループの「Google ドライブとドキュメント」用の共有ポリシーを作成します。作成したポリシーは、全ユーザーに適用することも、一部の組織部門または設定グループに適用することもできます。「社員のみ」グループをメインの位置にドラッグして、デフォルトの対象グループとして設定します。

これで、社員がベンダーとのアイテムの共有を簡単に制御できるようになりました。必要に応じて、特定のベンダーのユーザーとこれまでどおりアイテムを共有することも可能です。

組織に複数の子会社があり、それぞれに独自の Google Workspace アカウントがある場合、対象グループを利用することで子会社間でのファイルの共有を推奨することができます。ここでは、人事部がすべての子会社とドキュメントを共有する必要がある場合について考えてみます。手順は次のとおりです。

1. 各子会社の Google Workspace アカウントについて、全ユーザーを含むグループを作成します。通常の管理者グループまたは動的グループ（ご利用の Google Workspace エディションが対応している場合）を作成できます。または、既存のツールを使用してグループを作成します。
2. 親組織の Google Workspace アカウントで対象グループを作成し、「すべての子会社の社員」などの名前を付けます。次に、手順 1 で作成したグループを、この対象グループのメンバーとして追加します。
3. 「人事チーム」という対象グループの「ドライブとドキュメント」用の共有ポリシーを作成します。作成したポリシーを、人事部の組織部門または設定グループに適用してください。必要に応じて、「社員のみ」グループをメインの位置にドラッグして、デフォルトの対象グループとして設定します。

情報が誤って必要以上の範囲に共有されないように、リンクの共有オプションを作成して、リンクの共有範囲を適宜狭めたり広げたりできるようにします。

たとえば、会社に複数の事業部があるとします。各事業部でさまざまな製品が扱われており、各製品に複数のチームが関わっています。各チームでメンバー同士が緊密に連携して作業しているほか、他のチームと共同で作業を進めている製品もあります。上層部による審査や年間計画など、事業部やチームの枠を越えた連携が必要になることもあります。まれに、会社全体での情報共有がチームメンバーに求められる場合もあります。

必要以上の共有を避けるためにチームに設定した対象グループの例を、ドライブ ポリシーでの優先値が高い順に示します。

1. チーム ABC（メイン）

   チーム内の全ユーザー

2. プロダクト分野

   その製品分野を担当する全チームのユーザー（チーム ABC のユーザーを含む）

3. ビジネス エリア

   その事業部で扱っている各製品分野を担当するユーザー

4. 会社全体

   会社内の全ユーザー

組織独自の組織部門または設定グループの階層に基づいて対象グループを作成し、共有先として推奨することができます。たとえば、組織の階層が職務および地域別に設定されている場合に、英国の財務部の対象グループを、ドライブ ポリシーの優先値の高い順に設定する方法は次のとおりです。

1. Finance UK

   英国の財務部に属するユーザー

2. Finance Global

   各国の財務部（英国の財務部を含む）に属するユーザー

3. 会社全体

   会社内の全ユーザー

組織の Google Workspace アカウントに複数のセカンダリ ドメインがある場合、対象グループを使用すると、プライマリ ドメインのユーザーが他のドメインと共有する際の推奨範囲を設定することができます。

たとえば、会社の社員アカウントはすべてプライマリ ドメインに属し、パートナー アカウントとベンダー アカウントはすべてセカンダリ ドメインに属しているとします。社員がデフォルトの定義済み対象グループと共有していて、そのグループに全ドメインの全ユーザーが含まれている場合、そのファイルは必要以上の範囲で共有されている可能性があります。対象グループを使用することで、セカンダリ ドメインとの共有を制限しやすくすることができます。手順は次のとおりです。

1. 対象グループ（「社員のみ」など）を作成します。明確な説明を追加します。
2. プライマリ ドメインの全社員を「社員のみ」グループのメンバーとして追加します。動的グループ（ご利用の Google Workspace エディションに含まれる場合）を作成するか、既存のツールを使用して全社員を含むグループを作成してください。
3. 対象グループの「ドライブとドキュメント」用の共有ポリシーを作成します。プライマリ ドメインの全社員にポリシーを適用します。「社員のみ」グループをメインの位置にドラッグして、デフォルトの対象グループとして設定します。これにより、デフォルトの定義済み対象グループは、社員が共有オプションを開いたときに 2 番目のオプションとして表示されるようになります。

これで、社員がベンダーとのアイテムの共有を制御できるようになりました。必要に応じて、全ドメインの全ユーザーとこれまでどおりアイテムを共有することも可能です。パートナーおよびベンダーのユーザーは、これまでどおり会社全体で広範に共有できます。

チャット スペースの広範な対象グループを作成する 現在、対象グループと共有されているすべてのスペースは最上位の組織部門に存在するため、組織内のすべてのスペースに対して作成できる対象グループ ポリシーは 1 つだけです。組織内のユーザーがスペースを共有する際に選択肢となる対象グループは同一であるため、組織の広範な分野や主要分野を表す次のような対象グループを作成すると便利です。

• 主要部門
• 商品ライン
• オフィスの所在地
• 子会社
• 社内専用や外部ゲスト（パートナー、ベンダーなど）のアクセス用などのビジネス目的
• 管理者レベル（マネージャーやマネージャー以外など）