会議室情報ダッシュボードを使用して、組織における会議室の利用状況を分析します。組織で Meet ハードウェアを使用していて、利用人数の検出を有効にしている場合は、会議室やデバイスの使用状況に関する分析情報をさらに取得できます。この情報をスペース プランニングに使用します。
始める前に
会議室情報ダッシュボードを最大限に活用するには:
- ビルディング、設備や機能、カレンダー リソースを作成する
- 会議室が Google カレンダーのリソース体系であることを確認する
- リソースにカレンダーを割り当てる
- Meet ハードウェアを設置する会議室で利用人数の検出を有効にする
- 会議室のカテゴリを会議スペースに設定する
- 各部屋のタイムゾーンを設定する
会議室情報ダッシュボードに移動する
ダッシュボードを表示するには、カレンダーの会議室情報の権限が必要です。
-
Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[ディレクトリ] [ビルディングとリソース] [会議室情報] に移動します。アクセスするにはカレンダーの管理者権限が必要です。
管理コンソールから会議室情報ダッシュボードを検索することもできます。
ビデオ会議の使用状況を追跡する
会議室情報ダッシュボードを使用して、次の主要な指標を調べます。
- アクティブな会議室とその他のビデオ エンドポイントの数
- 1 か月あたりのビデオの時間（分）
- 1 か月あたりの会議の数
- 会議あたりの平均参加人数
- 会議室やデバイスの種類ごとの使用率
- 機能の利用状況（通話、ライブ ストリーム、録画など）
Meet ハードウェアが設置されている会議室とデバイスの使用状況を確認する
利用人数の検出が有効になっている場合は、会議室とデバイスの使用状況を時間経過とともに追跡できます。組織で Meet ハードウェアを使用している場合にのみ、次のすべてのグラフが表示されます。
検索結果を絞り込むには、画面上部の [表示中] クイック フィルタを使用します。
- すべての会議室
- Meet ハードウェアがない会議室
- Meet ハードウェアがある会議室
- 利用人数を検出できる Meet ハードウェアがある会議室
グラフを使用して、会議室やデバイスの利用状況を把握できます。
会議室とデバイスの使用状況を解釈する
予約率とは、会議室の平均予約時間を 10 時間（就業時間）で割ったものです。午前 8 時から午後 6 時の間の予約のみが対象となります。
使用状況のグラフは、利用人数の検出が有効になっている Meet ハードウェア デバイスが設置された会議室から収集されたデータを基に作成されています。
次の表を解釈するには、次の定義を使用します。
- 占有率: 超過 - 会議室の利用人数が所定の収容人数の 100% を超えています。
- 占有率: 標準 - 会議室の利用人数が所定の収容人数の 50 ～ 100% です。
- 占有率: 低 - 会議室の利用人数が所定の収容人数の 1 ～ 49% です。
- 利用者なし - 会議室に誰もいません。
- 占有率データなし - 必要なハードウェアが会議室にないか、利用人数の検出がオフになっています。
- 利用者あり - 会議室に少なくとも 1 名の利用者がいます。
予約データを表示する
使用頻度が最も高い会議室と最も低い会議室を特定し、これらの会議室をよく調査して分析情報を得ることをおすすめします。
| 指標 | グラフに表示される内容 |
|---|---|
| 予約率 | 会議室の予約時間が業務時間に占める割合 |
| 予約の分布 | 1 日あたりの会議室の平均予約時間。 |
| 時間帯別の予約率 | 会議室が特定の時間帯に予約された頻度 |
| 会議室のサイズ別の予約率 | 各サイズの会議室の予約時間が業務時間に占める割合 |
会議室の使用状況を表示する
ユーザーが会議でどのような会議室を好んで利用しているかを特定します。傾向やパターンを検出します。たとえば、少人数のグループが大きな会議室を予約していることに気付くかもしれません。
会議の承諾率とは、会議の招待を拒否しなかった平均招待者数を会議室の収容人数で割ったものです。占有率とは、会議室でサポートされているハードウェアによって検出された平均使用者数を会議室の収容人数で割ったものです。
| 指標 | グラフに表示される内容 |
|---|---|
| 予約済みチャットルームの占有率の測定データ | 予約済み会議室の利用人数。 |
| 予約済み会議室の占有率（時系列） | 選択した会議室の予約済み会議室の利用人数。 |
| 未予約のチャットルームの占有率の測定データ | 未予約の会議室の利用人数。 |
| 未予約の会議室の占有率（時系列） | 選択した会議室の未予約の会議室の利用人数。 |
| 会議室のサイズ別の会議承諾率 | 会議の招待状の承諾数に基づいた、各サイズの会議室の利用状況。 |
| 会議室のサイズ別の利用率（予測） | 利用人数の検出機能が有効になっているハードウェアが設置された会議室の実際の占有率データ。 |
| 使用頻度の高い会議室と低い会議室 | 使用頻度が最も高い会議室と最も低い会議室。 |
| 使用頻度の高いビルディングと使用頻度の低いビルディング | 使用頻度が最も高いビルディングと最も低いビルディング。 |
デバイスの使用状況を表示する
選択した期間におけるデバイスの使用状況の集計を確認できます。今後の会議室の計画に使用します。
| 指標 | グラフに表示される内容 |
|---|---|
| 予約されていた期間中のデバイスの使用状況 | 会議室内の Meet ハードウェアの使用時間。 |
| 予約されているデバイスの使用状況の推移 | 特定の日に Meet ハードウェアが使用されたかどうか。 |
| 予約されていなかった期間中のデバイスの使用状況 | Meet ハードウェアが設置されているが予約されていない会議室で、Meet ハードウェアが使用された合計時間。 |
| 予約されていないデバイスの使用状況の推移 | Meet ハードウェアが設置されているが予約されていない会議室で、Meet ハードウェアが毎日どのように使用されたか。 |
会議室の予約キャンセルのグラフを表示する
選択した期間の会議室の予約キャンセルの統計情報を確認できます。予約をキャンセルできなかった時間を減らすには、会議室の予約キャンセル設定を変更してください。
| 指標 | グラフに表示される内容 |
|---|---|
| リリース時刻 | 会議室の予約キャンセル機能によって利用可能になった合計会議時間。 |
| 再予約された時間 | キャンセルされた後で新しい会議が予約された時間。 |
| 予約キャンセルされなかった時間 | 予約キャンセルできずに会議室が未使用だった時間。これは、会議室で予約キャンセル機能が有効になっていない、または除外されたユーザー グループに属している参加者がいる場合に発生することがあります。 |
会議の利用状況を把握するおすすめの方法
会議の指標を分析し、重要な分野の改善目標を設定します。
- ユーザーがどのような会議室やデバイスを会議で利用したいと考えているかを特定するのに役立つ利用状況データを取得します。より多くの情報を得るために、内部の会議か外部の会議かなど、会議の種類を調べることもできます。
- 実際の会議のデータを確認して、活用できる傾向やパターンを見つけます。
- 使用頻度が最も高い会議室と最も低い会議室を特定し、これらの会議室をよく調査して分析情報を取得します。会議室の利用状況を見直すことで、あまり使用されていないシステムを配置しなおすべきかどうかを決定できます。また、使用頻度が最も高い会議室で成功するパターンを見つけることもできます。
- 同規模の他社のビデオ会議データを確認し、自社のパターンと一致するかどうかを確認します。
- 自社と他社を照合するための最適な指標は、毎月のビデオ会議の合計時間です。
技術的な問題の評価
技術的な問題が発生した場合は、以下の点を確認してください。
- Wi-Fi の電波が十分に届かない
- ファイアウォール、プロキシ、VPN が正しく設定されていない
- ネットワーク帯域幅が不足している
- クライアント ソフトウェアが古い
これらの問題は、ユーザーが自分のデバイスを使用して会議に参加している場合に最もよく発生します。
Meet のその他の分析ツールを使用する
Google Meet には、組織による会議の利用状況を分析するツールがいくつか用意されています。