ตั้งค่าการต่อสายตรงอัตโนมัติของ Voice สำหรับองค์กร

ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับการสมัครใช้บริการ Voice Standard และ Premier ดูข้อมูลเพิ่มเติม

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณจะตั้งค่า Google Voice เพื่อส่งผู้โทรไปยังบุคคลหรือแผนกที่ถูกต้องในองค์กรได้ การต่อสายอัตโนมัติ (ระบบชุมสายอัตโนมัติ) จะเล่นเสียงข้อความและให้ผู้โทรเลือกตัวเลือก

เช่น ตั้งค่าเมนู "โปรดกด 1 เพื่อติดต่อทีมสนับสนุน สำหรับฝ่ายขาย กด 2 หากต้องการติดต่อโอเปอเรเตอร์ โปรดกด 0"

ขั้นตอนที่ 1: สร้างการต่อสายอัตโนมัติ

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace Google Voice

   ไปที่ Google Voice

   ต้องมีบทบาทผู้ดูแลระบบ Google Voice

2. คลิกการต่อสายอัตโนมัติ
3. คลิกสร้าง
4. ป้อนชื่อสำหรับการต่อสายอัตโนมัติและจะเพิ่มคำอธิบายด้วยหรือไม่ก็ได้
5. คลิกสร้าง

ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มคำทักทาย

ป้อนข้อความแรกที่ต้องการให้ผู้โทรได้ยินในส่วนคำทักทายเริ่มต้น

1. ในส่วนข้อความต้อนรับ ให้คลิกเพิ่มข้อความต้อนรับ หรือเพิ่มข้อความต้อนรับอีกข้อความ แล้วเลือกตัวเลือกดังนี้
   • ใช้การอ่านออกเสียงข้อความ (TTS)—ป้อนข้อความต้อนรับ คลิก ค่าเริ่มต้น เพื่อเลือกภาษา ประเภทเสียง และความเร็วของข้อความ คลิก ตกลง
   • อัปโหลดเสียงของคุณเอง—อัปโหลดข้อความที่บันทึกไว้ เลือกภาษา และเปลี่ยนข้อความที่บันทึกไว้ถ้าจำเป็น แล้วคลิกบันทึก
2. (ไม่บังคับ) หากต้องการป้อนประกาศที่ผู้ใช้กดข้ามไม่ได้ ให้คลิกเพิ่มประกาศพิเศษ แล้วเลือกตัวเลือก เช่น คุณอาจจะเพิ่มคำว่า "ขณะนี้เราได้รับสายโทรเข้าจำนวนมากกว่าปกติ"
3. คลิกเสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 3 ตั้งค่าการจัดการสายเรียกเข้า

ในส่วนการจัดการสายเรียกเข้า ให้เลือกการดำเนินการของการต่อสายอัตโนมัติหลังจากที่ผู้โทรได้ยินคำทักทาย

สร้างตัวเลือกเมนูให้ผู้โทรเลือก

1. คลิกเล่นเสียงข้อความแจ้งของเมนู

2. (ไม่บังคับ) คลิกเพิ่มข้อความแนะนำ เพื่ออธิบายตัวเลือกเมนู

   ตัวอย่างเช่น "โปรดตั้งใจฟังและเลือกจากตัวเลือกเมนูต่อไปนี้"

   • ใช้การอ่านออกเสียงข้อความ (TTS)—ป้อนข้อความต้อนรับ คลิก ค่าเริ่มต้น เพื่อเลือกภาษา ประเภทเสียง และความเร็วของข้อความ คลิก ตกลง
   • อัปโหลดเสียงของคุณเอง—อัปโหลดข้อความที่บันทึกไว้ เลือกภาษา และเปลี่ยนข้อความที่บันทึกไว้ถ้าจำเป็น คลิกบันทึก

3. คลิกเพิ่มข้อความแจ้งสำหรับปุ่ม n และป้อนข้อความที่บอกผู้โทรให้ทราบถึงจุดประสงค์ของตัวเลือก

   ตัวอย่างเช่น "ติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค กด 1"

4. (ไม่บังคับ) หากต้องการเปลี่ยนหมายเลขและปุ่มสำหรับข้อความแจ้ง ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกปุ่มที่ใช้ได้

5. ในส่วนเลือกการดำเนินการ ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกตัวเลือกจากตารางต่อไปนี้

   ตัวเลือกหลังจากเล่นข้อความของปุ่ม	คำอธิบาย
   ไปที่เมนูย่อย	โอนสายผู้โทรไปยังเมนูอื่น โดยคุณจะต้องตั้งค่าเมนูย่อยด้วย
   อ่านทวนเมนูนี้	เล่นข้อความแนะนำอีกครั้ง
   เล่นข้อความ	เล่นข้อความที่คุณป้อน นอกจากนี้คุณยังต้องเลือกสิ่งที่ต้องทำต่อไป ดังนี้ อ่านทวนเมนูนี้ - เล่นข้อความแนะนำอีกครั้ง วางสายผู้โทร - ยกเลิกการเชื่อมต่อกับผู้โทรหลังจากเล่นข้อความ
   ส่งไปยังข้อความเสียง	เล่นข้อความที่คุณป้อน จากนั้นส่งผู้โทรไปยังระบบข้อความเสียง คุณสามารถป้อนอีเมลที่จะรับข้อความเสียงได้สูงสุด 10 อีเมล
   โอนสายผู้โทร	(ไม่บังคับ) ป้อนข้อความในภาษาที่คุณต้องการเพื่อให้ระบบแสดงต่อผู้โทรก่อนที่จะโอน จากนั้นเลือกโอนผู้โทรไปยังผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตด้วยหมายเลข Voice, กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย, การต่อสายอัตโนมัติ หรือหมายเลขโทรศัพท์อื่น

6. (ไม่บังคับ) หากต้องการเพิ่มตัวเลือกเมนู ให้คลิกเพิ่มตัวเลือก

7. (ไม่บังคับ) หากต้องการเปลี่ยนลำดับตัวเลือกเมนู ให้ลากย้าย ขึ้นหรือลง

8. เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกเสร็จสิ้น

ตั้งค่าหมายเลขปลายทางที่จะโอนสายผู้โทร

1. คลิกโอนสายผู้โทร
2. ในส่วนประกาศเพิ่มเติม ให้ป้อนข้อความที่จะเล่นให้ผู้โทรฟังก่อนโอนสาย ตัวอย่างเช่น "โปรดถือสายรอขณะที่เราโอนคุณไปยังแผนกขายของเรา"
3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้ภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษแบบสหรัฐอเมริกา ให้คลิกค่าเริ่มต้น อังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) - en-US แล้วเลือกภาษาจากรายการ
4. ในส่วนประเภทการโอน ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกประเภทการโอนต่อไปนี้
   • ผู้ใช้—ป้อนอีเมลของบุคคลในองค์กรของคุณเพื่อโอนผู้โทร หากเลือกผู้ใช้ที่ไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด
   • กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย—คลิกลูกศรลง แล้วเลือกกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายเพื่อโอนสาย ทั้งนี้กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายต้องมีสมาชิกอย่างน้อย 1 คนที่มีหมายเลขโทรศัพท์ ไม่เช่นนั้นคุณจะพบข้อผิดพลาด
   • การต่อสายอัตโนมัติ—คลิกลูกศรลง แล้วเลือกการต่อสายอัตโนมัติเพื่อโอนสายผู้โทร หากเลือกการต่อสายอัตโนมัติที่ไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ คุณจะได้รับข้อผิดพลาด
   • หมายเลขโทรศัพท์ \- ป้อนหมายเลขโทรศัพท์เพื่อโอนสาย หากต้องการใช้หมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ได้อยู่ในสหรัฐอเมริกา ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกประเทศหรือภูมิภาคจากรายการ

ส่งข้อความเสียงหรือยกเลิกการเชื่อมต่อผู้โทร

เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

• หากต้องการยกเลิกการเชื่อมต่อผู้โทรหลังจากที่มีการทักทาย ให้คลิกยกเลิกการเชื่อมต่อผู้โทร ไปที่ขั้นตอนถัดไปเพื่อกำหนดเวลาทำงาน
• หากต้องการส่งผู้โทรไปยังข้อความเสียงหลังจากที่มีการทักทาย ให้คลิกส่งไปยังข้อความเสียง เพิ่มคำทักทายผู้ฝากข้อความเสียง แล้วเลือกป้อนข้อความหรืออัปโหลดข้อความที่บันทึกไว้ ป้อนอีเมลที่จะรับข้อความเสียงได้สูงสุด 10 รายการ (ข้อความถอดเสียงและไฟล์ MP3)

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดเวลาทำงาน

สำหรับการโทรนอกเวลาทำการ การต่อสายอัตโนมัติจะเล่นคำทักทายอื่นและจัดการการโทรในรูปแบบที่แตกต่างจากช่วงเวลาปกติ นอกจากนี้คุณยังระบุตัวเลือกสำหรับวันหยุดหรือเวลาปิดทำการได้อีกด้วย

ตั้งค่าเวลาทำการ

1. คลิกแก้ไขเวลาทำการ
2. เลือกเวลาทำการขององค์กรสำหรับเวลาทำการ ดังนี้:
   • 24 ชั่วโมงต่อวัน—(ค่าเริ่มต้น) การต่อสายอัตโนมัติจะใช้ตัวเลือกมาตรฐานที่คุณตั้งไว้เสมอ ระบบจะไม่ใช้ตัวเลือกหลังเวลาทำการ
   • เวลาทำการที่กำหนดเอง - เลือกเวลาทำงานให้กับองค์กร ผู้ที่โทรมานอกเวลาเหล่านี้จะได้ยินตัวเลือกนอกเวลาทำการ
3. เมื่อคุณตั้งเวลาเสร็จแล้วให้คลิกเสร็จสิ้น

ตั้งค่าการปิดในวันหยุด

1. ในส่วนการปิดทำการในวันหยุด ให้คลิก เลือกวันที่ผู้โทรจะได้ยินข้อความนอกเวลาทำการ
2. (ไม่บังคับ) หากต้องการเพิ่มวันอีก ให้ทำขั้นตอนข้างต้นซ้ำ
3. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกเสร็จสิ้น

ตั้งค่าการดำเนินการนอกเวลาทำการ

1. ในส่วนการดำเนินการนอกเวลาทำการ ให้ป้อนประกาศที่ผู้โทรจะได้ยินเมื่อโทรเข้ามานอกเวลาทำงานหรือในช่วงปิดวันหยุด

   ตัวอย่างเช่น "เวลาทำการของเราคือ 9.00 น. - 17.00 น. ตามเขตเวลาตะวันออก โปรดโทรมาใหม่ในช่วงเวลาดังกล่าว"

2. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้ภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษแบบสหรัฐอเมริกา ให้คลิกค่าเริ่มต้น อังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) - en-US แล้วเลือกภาษาจากรายการ

3. (ไม่บังคับ) หากต้องการเพิ่มประกาศในภาษาอื่นอีก ให้คลิกเพิ่ม

4. ในส่วนเลือกการดำเนินการ ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกตัวเลือกจากตารางต่อไปนี้

   การดำเนินการหลังเล่นประกาศ	คำอธิบาย
   วางสายผู้โทร	การต่อสายอัตโนมัติจะยกเลิกการเชื่อมต่อกับผู้โทรหลังจากได้ยินประกาศ
   ส่งไปยังข้อความเสียง	เล่นข้อความที่คุณป้อน จากนั้นส่งผู้โทรไปยังระบบข้อความเสียง คุณสามารถป้อนอีเมลที่จะรับข้อความเสียงได้สูงสุด 10 อีเมล
   โอนสายผู้โทร	(ไม่บังคับ) ป้อนข้อความในภาษาที่คุณต้องการเพื่อให้ระบบแสดงต่อผู้โทรก่อนที่จะโอน จากนั้นเลือกโอนผู้โทรไปยังผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตด้วยหมายเลข Voice, กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย, การต่อสายอัตโนมัติ หรือหมายเลขโทรศัพท์อื่น

5. เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกเสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 5 ทดสอบการต่อสายอัตโนมัติ

หลังจากสร้างหรือปรับเปลี่ยนการต่อสายอัตโนมัติแล้ว คุณสามารถทดลองฟังตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงก่อนนำไปใช้จริงได้

1. คลิกดูตัวอย่าง

   

2. เมื่อระบบมีข้อความแจ้ง ให้คลิกโทร

   Google Voice จะเปิดในแท็บใหม่ในเบราว์เซอร์ของคุณ ในแผงด้านข้าง คุณสามารถดูและฟังตัวอย่างการโทร แผงจะปรากฏขึ้นเป็นเวลา 1 นาที

3. เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

   • หากต้องการทดสอบการต่อสายอัตโนมัติ ให้คลิกโทร แล้วเลือกตัวเลือก
   • หากต้องการเปลี่ยนการต่อสายอัตโนมัติ ให้กลับไปที่ขั้นตอนก่อนหน้าและทำการอัปเดต

ขั้นตอนที่ 6 นำการต่อสายอัตโนมัติไปใช้จริง

หลังจากทดสอบการต่อสายอัตโนมัติแล้ว ให้นำการต่อสายอัตโนมัติดังกล่าวไปใช้เพื่อเพิ่มหรือแทนที่เวอร์ชันเดิม

1. ที่ด้านล่าง ให้คลิกนำไปใช้
2. หากได้รับข้อความเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ขาดหายไปในการตั้งค่า ให้ทำดังนี้
   1. คลิกปิด
   2. แก้ไขข้อผิดพลาด
   3. นำไปใช้อีกครั้ง
3. คลิกเผยแพร่เพื่อทำการยืนยัน

ขั้นตอนที่ 7: กำหนดหมายเลขโทรศัพท์

หากต้องการให้ผู้โทรเข้าสู่การต่อสายอัตโนมัติ คุณต้องกำหนดหมายเลข Voice ให้กับการต่อสายที่ยังไม่ได้ถูกกำหนดให้กับผู้ใช้

1. ในส่วนหมายเลขโทรศัพท์ ให้คลิกกำหนดหมายเลข และเลือกตัวเลือกดังนี้
   • หากต้องการสร้างหมายเลข ให้เลือกกำหนดหมายเลขใหม่
   • หากต้องการนำหมายเลขการต่อสายอัตโนมัติกลับมาใช้ใหม่ ให้เลือกเปลี่ยนสิทธิ์เจ้าของหมายเลข
   • หากต้องการกำหนดหมายเลขเดิมอีกครั้ง ให้เลือกกำหนดหมายเลขเดิมอีกครั้ง แล้วทำตามขั้นตอนในหัวข้อกำหนดหมายเลข Voice อีกครั้ง

2. ในส่วนประเทศ/ภูมิภาค ให้คลิกลูกศรลง แล้วเลือกประเทศหรือภูมิภาคจากรายการ

   หากเลือกสถานที่ที่ไม่ใช่หนึ่งในสถานที่ของ Voice คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อ เพิ่มสถานที่ตั้งของ Voice

3. ในส่วนที่อยู่สำหรับรับบริการ ให้ป้อนที่อยู่องค์กร

   หมายเลข Voice ที่ใช้งานได้จะปรากฏขึ้น

4. (ไม่บังคับ) หากต้องการค้นหาหมายเลขอื่น ให้คลิกเปลี่ยน ข้างหมายเลขในรายการ แล้วคลิกเลือก

5. คลิกมอบหมาย

ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลให้ในขณะที่คุณกำลังป้อน

(ไม่บังคับ) ขั้นตอนที่ 8: กำหนดหมายเลขผู้โทรเมื่อโทรออกเป็นการต่อสายอัตโนมัติ

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace Google Voice

   ไปที่ Google Voice

   ต้องมีบทบาทผู้ดูแลระบบ Google Voice

2. คลิกการตั้งค่า
3. คลิกนโยบาย หมายเลขผู้โทรเมื่อโทรออก
4. คลิกเพิ่มหมายเลขผู้โทรตามชื่อหรือหมายเลข จากนั้นเลือกหมายเลขการต่อสายอัตโนมัติ คลิกบันทึก

หากไม่มีหมายเลขให้เพิ่ม แสดงว่าไม่มีหมายเลขที่พร้อมใช้งาน ให้สร้างการต่อสายอัตโนมัติใหม่เพื่อรับหมายเลขเพิ่ม