एडमिन के तौर पर, Google Voice को सेट अप किया जा सकता है. इससे कॉल करने वाले लोगों को आपके संगठन के सही लोगों या विभागों से जोड़ा जा सकता है. यह ऑटोमेटेड अटेंडेंट (ऑटो अटेंडेंट), मैसेज चलाता है और कॉल करने वालों को विकल्प चुनने की सुविधा देता है.
उदाहरण के लिए, ऐसा मेन्यू सेट अप किया जा सकता है: "सहायता पाने के लिए, एक दबाएं. सेल्स के लिए, 2 दबाएं. किसी ऑपरेटर से बात करने के लिए, शून्य दबाएँ."
पहला चरण: ऑटो अटेंडेंट बनाना
-
Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Google Voice पर जाएं.इसके लिए, Google Voice एडमिन की भूमिका होनी ज़रूरी है.
- ऑटो अटेंडेंट पर क्लिक करें.
- बनाएं पर क्लिक करें.
- ऑटो अटेंडेंट के लिए कोई नाम डालें. साथ ही, विकल्प के तौर पर कोई ब्यौरा जोड़ें.
- बनाएं पर क्लिक करें.
दूसरा चरण: अभिवादन मैसेज जोड़ना
शुरुआती अभिवादन सेक्शन में, वे पहले मैसेज डालें जिन्हें आपको कॉल करने वाले (कॉलर) को सुनाना है.
- वेलकम मैसेज के लिए, वेलकम मैसेज जोड़ें या कोई दूसरा वेलकम मैसेज जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, कोई विकल्प चुनें:
- लिखे गए शब्दों को सुनने की सुविधा (टीटीएस) का इस्तेमाल करना—वेलकम मैसेज डालें भाषा, आवाज़ का टाइप, और मैसेज की स्पीड चुनने के लिए, डिफ़ॉल्ट पर क्लिक करें ठीक है पर क्लिक करें.
- अपना ऑडियो अपलोड करें—रिकॉर्ड किया गया मैसेज अपलोड करें, भाषा चुनें, और अगर ज़रूरी हो, तो रिकॉर्ड किए गए टेक्स्ट में बदलाव करें. इसके बाद, सेव करें पर क्लिक करें.
- लिखे गए शब्दों को सुनने की सुविधा (टीटीएस) का इस्तेमाल करना—वेलकम मैसेज डालें
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको ऐसी सूचना जोड़नी है जिसे उपयोगकर्ता स्किप नहीं कर सकते, तो खास सूचना जोड़ें पर क्लिक करें और कोई विकल्प चुनें. उदाहरण के लिए, "हमें सामान्य से ज़्यादा कॉल मिल रहे हैं" जोड़ा जा सकता है.
- हो गया पर क्लिक करें.
तीसरा चरण: कॉल मैनेज करने की सुविधा सेट अप करना
कॉल मैनेज करना सेक्शन में, कॉलर के अभिवादन सुनने के बाद ऑटो अटेंडेंट की कार्रवाइयां चुनें.
कॉल करने वालों के लिए मेन्यू के विकल्प बनाना
- Play मेन्यू प्रॉम्प्ट
पर क्लिक करें. (ज़रूरी नहीं) मेन्यू के विकल्पों के बारे में बताने के लिए, जानकारी जोड़ें पर क्लिक करें.
उदाहरण के लिए, "कृपया ध्यान से सुनें और मेन्यू के इन विकल्पों में से चुनें."
- लिखे गए शब्दों को सुनने की सुविधा (टीटीएस) का इस्तेमाल करना—वेलकम मैसेज डालें भाषा, आवाज़ का टाइप, और मैसेज की स्पीड चुनने के लिए, डिफ़ॉल्ट पर क्लिक करें ठीक है पर क्लिक करें
- अपना ऑडियो अपलोड करें—रिकॉर्ड किया गया मैसेज अपलोड करें, भाषा चुनें, और ज़रूरत पड़ने पर रिकॉर्ड किए गए टेक्स्ट में बदलाव करें. Save पर क्लिक करें.
- लिखे गए शब्दों को सुनने की सुविधा (टीटीएस) का इस्तेमाल करना—वेलकम मैसेज डालें
n बटन के लिए प्रॉम्प्ट जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, वह मैसेज डालें जो कॉलर को बताता है कि विकल्प क्या है.
उदाहरण के लिए, "तकनीकी सहायता के लिए, एक दबाएं."
(ज़रूरी नहीं) प्रॉम्प्ट का नंबर और बटन बदलने के लिए, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें. इसके बाद, उपलब्ध कोई बटन चुनें.कोई कार्रवाई चुनें के लिए, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें और नीचे दी गई टेबल से कोई विकल्प चुनें:बटन दबाने के बाद होने वाली कार्रवाई ब्यौरा सबमेन्यू पर जाना कॉल करने वालों को किसी दूसरे मेन्यू पर भेजें. आपको सब-मेन्यू भी सेट अप करना होगा. इस मेन्यू को दोहराएं शुरुआती मैसेज को फिर से चलाएं. कोई मैसेज सुनना लिखा गया मैसेज चलाना. आपको यह भी चुनना होगा कि आगे क्या करना है: - इस मेन्यू को दोहराएं—शुरुआती मैसेज को फिर से चलाएं.
- कॉल करने वाले को डिसकनेक्ट करें—मैसेज चलाने के बाद, कॉल करने वाले को डिसकनेक्ट करें.
वॉइसमेल पर भेजें इसमें, कॉलर को आपका लिखा हुआ मैसेज सुनाया जाता है. इसके बाद, उसे वॉइसमेल पर भेज दिया जाता है. वॉइसमेल पाने के लिए, ज़्यादा से ज़्यादा 10 ईमेल पते डाले जा सकते हैं.
कॉल करने वाले को ट्रांसफ़र करना आप चाहें, तो अपनी पसंद की भाषा में कोई मैसेज डालें. यह मैसेज, कॉल करने वालों को ट्रांसफ़र करने से पहले सुनाया जाएगा. इसके बाद, कॉल करने वाले व्यक्ति को लाइसेंस वाले ऐसे उपयोगकर्ता को ट्रांसफ़र करें जिसके पास Voice नंबर है, रिंग ग्रुप, ऑटो अटेंडेंट या कोई दूसरा फ़ोन नंबर है.
(ज़रूरी नहीं) मेन्यू के ज़्यादा विकल्प जोड़ने के लिए, विकल्प जोड़ें पर क्लिक करें.
(ज़रूरी नहीं) मेन्यू के विकल्पों का क्रम बदलने के लिए, बटन के बगल में दी गई,
को ऊपर या नीचे की ओर ले जाएं.काम पूरा हो जाने पर, हो गया पर क्लिक करें.
सेट अप करें कि कॉलर को कहां ट्रांसफ़र करना है
- कॉल करने वाले का नंबर ट्रांसफ़र करें
पर क्लिक करें. - ऐसी सूचना जो ज़रूरी नहीं है के लिए, कॉलर के लिए कोई ऐसा मैसेज डालें जो उसे ट्रांसफ़र करने से पहले सुनाई देगा. उदाहरण के लिए, "जब तक हम आपको बिक्री विभाग में ट्रांसफ़र कर रहे हैं, तब तक कृपया इंतज़ार करें."
-
(ज़रूरी नहीं) अमेरिकी अंग्रेज़ी के अलावा किसी दूसरी भाषा का इस्तेमाल करने के लिए, डिफ़ॉल्ट अंग्रेज़ी (अमेरिका) – en-US पर क्लिक करें और सूची से कोई भाषा चुनें.
- ट्रांसफ़र टाइप के लिए, डाउन ऐरो पर क्लिक करें और ट्रांसफ़र का टाइप चुनें:
- उपयोगकर्ता—अपने संगठन के उस व्यक्ति का ईमेल पता डालें जिसके पास कॉलर के कॉल को ट्रांसफ़र करना है. अगर किसी ऐसे उपयोगकर्ता को चुना जाता है जिसके पास फ़ोन नंबर नहीं है, तो आपको गड़बड़ी का मैसेज मिलेगा.
- रिंग ग्रुप—डाउन ऐरो पर क्लिक करें. इसके बाद, कॉल ट्रांसफ़र करने के लिए रिंग ग्रुप चुनें. रिंग ग्रुप में फ़ोन नंबर वाला कम से कम एक सदस्य होना ज़रूरी है या आपको गड़बड़ी का मैसेज मिलता है.
- ऑटो अटेंडेंट—डाउन ऐरो पर क्लिक करें. इसके बाद, कॉलर को कॉल ट्रांसफ़र करने के लिए, ऑटो अटेंडेंट चुनें. अगर आपने ऐसा ऑटो अटेंडेंट चुना है जिसके पास कोई फ़ोन नंबर नहीं है, तो आपको गड़बड़ी का मैसेज मिलेगा.
- फ़ोन नंबर—कॉलर को ट्रांसफ़र करने के लिए, फ़ोन नंबर डालें. अगर आपको ऐसे फ़ोन नंबर का इस्तेमाल करना है जो अमेरिका में नहीं है, तो डाउन ऐरो पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची में से कोई देश या इलाका चुनें.
कॉल को वॉइसमेल पर भेजें या कॉल करने वाले को डिसकनेक्ट करें
कोई विकल्प चुनें:
- अभिवादन के बाद कॉल करने वाले व्यक्ति को डिसकनेक्ट करने के लिए, कॉल करने वाले व्यक्ति को डिसकनेक्ट करें
पर क्लिक करें. इसके बाद, काम के घंटे अपने हिसाब से सेट करने के लिए अगले चरणों पर जाएं. - अभिवादन के बाद कॉलर को वॉइसमेल पर भेजने के लिए, वॉइसमेल पर भेजें
वॉइसमेल अभिवादन जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, कोई मैसेज डालें या रिकॉर्ड किया गया मैसेज अपलोड करें. वॉइसमेल मैसेज (ट्रांसक्रिप्ट और MP3 फ़ाइल) पाने के लिए, ज़्यादा से ज़्यादा 10 ईमेल पते डालें.
चौथा चरण: काम के घंटे अपने हिसाब से सेट करना
काम के घंटे के बाद आने वाले कॉल के लिए, ऑटो अटेंडेंट कोई दूसरा अभिवादन मैसेज चला सकता है और कॉल को अलग तरीके से हैंडल कर सकता है. छुट्टियों या बंद होने के बाद, कारोबार के खुले होने का समय भी सेट किया जा सकता है.
कारोबार के खुले होने का समय सेट करना
- कारोबार के खुले होने के समय में बदलाव करें पर क्लिक करें.
- खुले रहने के समय के लिए, अपने संगठन के खुले होने का समय चुनें:
- हर दिन 24 घंटे—(डिफ़ॉल्ट) ऑटो अटेंडेंट हमेशा आपके सेट किए गए स्टैंडर्ड विकल्पों का इस्तेमाल करता है. काम के घंटे के बाद के विकल्पों का इस्तेमाल नहीं किया जाता.
- अपने हिसाब से सेट किए जाने वाले घंटे—अपने संगठन के लिए, काम के घंटे चुनें. काम के घंटे के बाद वाले कॉल में, कारोबार के खुले होने के बाद के विकल्प सुनाई देते हैं.
- कारोबार का समय सेट करने के बाद, हो गया पर क्लिक करें.
छुट्टियों के दिन बंद रहने की जानकारी सेट करना
- छुट्टी के दिन बंद होने का समय के लिए,
पर क्लिक करें वह दिन चुनें जब कॉलर को, काम के घंटे के बाद का मैसेज सुनाना हो. - (ज़रूरी नहीं) ज़्यादा तारीखें जोड़ने के लिए, पहले चरण को दोहराएं.
- बदलाव करने के बाद, हो गया पर क्लिक करें.
कारोबार के बंद होने के बाद की जाने वाली कार्रवाई सेट करना
काम के घंटे के बाद की जाने वाली कार्रवाई के लिए, कॉलर के लिए यह सूचना डालें कि वह काम के घंटे के बाद या छुट्टी के दौरान कॉल कर रहा है.
उदाहरण के लिए, "हमारे काम के घंटे, ईस्टर्न टाइम के मुताबिक सुबह 9 बजे से शाम 5 बजे तक हैं. कृपया हमें दोबारा कॉल करें."
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(ज़रूरी नहीं) अमेरिकी अंग्रेज़ी के अलावा किसी दूसरी भाषा का इस्तेमाल करने के लिए, डिफ़ॉल्ट अंग्रेज़ी (अमेरिका) – en-US पर क्लिक करें और सूची से कोई भाषा चुनें.
(ज़रूरी नहीं) किसी दूसरी भाषा में कोई और सूचना जोड़ने के लिए, जोड़ें
पर क्लिक करें.कोई कार्रवाई चुनें के लिए, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें और नीचे दी गई टेबल से कोई विकल्प चुनें:सूचना चलने के बाद की कार्रवाई ब्यौरा कॉल करने वाले को डिसकनेक्ट करना मैसेज सुनने के बाद ऑटो अटेंडेंट, कॉलर को डिसकनेक्ट कर देता है. वॉइसमेल पर भेजें इसमें, कॉलर को आपका लिखा हुआ मैसेज सुनाया जाता है. इसके बाद, उसे वॉइसमेल पर भेज दिया जाता है. वॉइसमेल पाने के लिए, ज़्यादा से ज़्यादा 10 ईमेल पते डाले जा सकते हैं.
कॉल करने वाले को ट्रांसफ़र करना आप चाहें, तो अपनी पसंद की भाषा में कोई मैसेज डालें. यह मैसेज, कॉल करने वालों को ट्रांसफ़र करने से पहले सुनाया जाएगा. इसके बाद, कॉल करने वाले व्यक्ति को लाइसेंस वाले ऐसे उपयोगकर्ता को ट्रांसफ़र करें जिसके पास Voice नंबर है, रिंग ग्रुप, ऑटो अटेंडेंट या कोई दूसरा फ़ोन नंबर है.
काम पूरा हो जाने पर, हो गया पर क्लिक करें.
पांचवां चरण: ऑटो अटेंडेंट को टेस्ट करना
ऑटो अटेंडेंट बनाने या उसमें बदलाव करने के बाद, बदलावों को चालू करने से पहले उनकी झलक देखें.
झलक देखें पर क्लिक करें.
मैसेज मिलने पर, कॉल करें पर क्लिक करें.
Google Voice, आपके ब्राउज़र के एक नए टैब में खुलता है. साइड पैनल में, आपको कॉल का एक सैंपल दिखेगा और उसे सुना जा सकेगा. यह पैनल एक मिनट के लिए दिखता है.
कोई विकल्प चुनें:
- ऑटो अटेंडेंट की जांच करने के लिए, डायल करें पर क्लिक करें और विकल्प चुनें.
- ऑटो अटेंडेंट बदलने के लिए, पिछले चरण पर वापस जाएं और कोई भी अपडेट करें.
- ऑटो अटेंडेंट की जांच करने के लिए, डायल करें
छठा चरण: ऑटो अटेंडेंट पब्लिश करना
ऑटो अटेंडेंट को टेस्ट करने के बाद, उसे जोड़ने या पिछले वर्शन को बदलने के लिए पब्लिश करें.
- सबसे नीचे, पब्लिश करें पर क्लिक करें.
- अगर आपको सेटअप में किसी भी तरह की गलती या जानकारी मौजूद नहीं होने की सूचना मिलती है, तो:
- बंद करें पर क्लिक करें.
- गड़बड़ियां ठीक करें.
- फिर से पब्लिश करें.
- पुष्टि करने के बाद, पब्लिश करें पर क्लिक करें.
सातवां चरण: फ़ोन नंबर असाइन करना
कॉल करने वाले लोग ऑटो अटेंडेंट तक पहुंच पाएं, इसके लिए आपको अटेंडेंट को एक ऐसा Voice नंबर असाइन करना होगा जो पहले से किसी उपयोगकर्ता को असाइन न किया गया हो.
- फ़ोन नंबर के लिए, कोई नंबर असाइन करें पर क्लिक करें और कोई विकल्प चुनें:
- कोई नंबर बनाने के लिए, नया नंबर असाइन करें को चुनें.
- ऑटो अटेंडेंट के किसी नंबर का इस्तेमाल किसी दूसरे काम के लिए करने के लिए, कोई नंबर इस्तेमाल करें को चुनें.
- किसी मौजूदा नंबर को फिर से असाइन करने के लिए, किसी मौजूदा नंबर को फिर से असाइन करें को चुनें. इसके बाद, Voice नंबर को फिर से असाइन करना में दिया गया तरीका अपनाएं.
देश/इलाका के लिए, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची में से कोई देश या इलाका चुनें.अगर कोई ऐसी जगह चुनी जाती है जो आपके Voice की जगह की जानकारी में से एक नहीं है, तो आपको गड़बड़ी का मैसेज मिलेगा. ज़्यादा जानकारी के लिए, Voice में जगह की जानकारी जोड़ना लेख पढ़ें.
सेवा का पता के लिए, अपने संगठन का पता डालें.
इसमें उपलब्ध एक Voice नंबर दिखेगा.
(ज़रूरी नहीं) कोई दूसरा नंबर ढूंढने के लिए, सूची में किसी नंबर के बगल में मौजूद बदलें
पर क्लिक करें. इसके बाद, चुनें पर क्लिक करें.असाइन करें पर क्लिक करें.
जैसे ही जानकारी डाली जाती है, सिस्टम आपके बदलाव सेव कर लेता है.
(वैकल्पिक) आठवां चरण: आउटबाउंड कॉलर आईडी को ऑटो अटेंडेंट के तौर पर असाइन करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Google Voice पर जाएं.इसके लिए, Google Voice एडमिन की भूमिका होनी ज़रूरी है.
- सेटिंग पर क्लिक करें.
- नीतियां आउटबाउंड कॉलर आईडी पर क्लिक करें.
- नाम या नंबर से कॉलर आईडी जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, ऑटो अटेंडेंट नंबर सेव करें पर क्लिक करें.
अगर आपको जोड़ने के लिए कोई नंबर नहीं मिलता है, तो इसका मतलब है कि आउटबाउंड कॉलर आईडी उपलब्ध नहीं हैं. ज़्यादा नंबर पाने के लिए, नया ऑटो अटेंडेंट बनाएं.