Begin met zoeken en exporteren in Vault

Google Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Voordat u Vault kunt gebruiken, moet uw Google Workspace-beheerder uw account instellen. Wie is mijn beheerder?

Deze handleiding geeft een overzicht van de eDiscovery-functies van Google Vault, waarmee u de gegevens van uw Google Workspace-organisatie kunt doorzoeken en exporteren.

Stap 1: Meld u aan bij Vault

Ga naar vault.google.com en meld u aan met uw Google Workspace-account.

Als je niet kunt inloggen bij Vault, vraag dan je Google Workspace-beheerder om Vault voor je in te schakelen .

Stap 2: Een materie creëren

Om gebruikersgegevens te zoeken en te exporteren, maakt u een werkruimte aan die een 'zaak' wordt genoemd. Zie een zaak als een map waarin u uw zoekopdrachten en exportpakketten opslaat. U kunt zaken delen met anderen, waaronder externe gebruikers .

1. Klikken is belangrijk Creëren .

   Als je de optie 'Maken' niet hebt, vraag dan je Google Workspace-beheerder om je de benodigde rechten te geven.

2. Geef de kwestie een naam.

3. (Optioneel) Voer een beschrijving in en geef een gegevensregio op voor de kwestie.

4. Klik op 'Maken' .

Stap 3: Gegevens zoeken

Nadat u in stap 2 een dossier hebt aangemaakt, werd het dossier geopend in het tabblad 'Zoeken' . U kunt nu beginnen met zoeken.

Als je het tabblad 'Zoeken' niet hebt, vraag dan je Google Workspace-beheerder om je de benodigde rechten te geven.

1. Selecteer een Google-service om te zoeken, zoals Gmail.

2. Voer uw zoekparameters in. U kunt kiezen naar welke accounts u wilt zoeken en welke voorwaarden u wilt gebruiken. Bijvoorbeeld:

   • Vind berichten verzonden door specifieke gebruikers — Voer een e-mailadres in het veld 'E-mailadressen van account' in, of probeer zoekoperators zoals from:user1@example.com en to:user2@example.com .
   • Zoek naar berichten met een specifieke zin — In veel organisaties bevat Gmail miljoenen berichten en de meeste veelgebruikte woorden in een bepaalde taal. Probeer woorden te groeperen in zinnen met aanhalingstekens, zoals 'vertrouwelijk project X'. Let op: de zoekfunctie negeert hoofdletters en leestekens in zinnen tussen aanhalingstekens.
   • Concepten uitsluiten — Gmail slaat versies van een conceptbericht op terwijl de afzender het opstelt. Als u deze details niet nodig hebt, vink dan het vakje 'Concepten uitsluiten' aan om deze berichten uit uw zoekresultaten te verwijderen.

   • Resultaten uitsluiten — Om gegevens uit uw zoekopdracht uit te sluiten, plaatst u een koppelteken ( ‑ ) vóór de zoekterm. Bijvoorbeeld: ‑onderwerp:vakantie sluit alle berichten uit waarvan het onderwerp het woord 'vakantie' bevat.

     Leer meer over het zoeken in Gmail, Drive en Meet , Chat , Agenda , Groepen , Voice en de Gemini-app . Voor meer zoektips voor Gmail ga je naar Meer zoektips voor berichten (onderaan deze pagina).

3. (Optioneel, ondersteund voor Gmail en Groepen) Als u bang bent dat uw zoekopdracht te veel resultaten oplevert, waardoor het lang kan duren om deze te verwerken, klik dan op 'Aantal' . 'Aantal' geeft het aantal resultaten sneller weer dan een volledige zoekopdracht.

   Om uw zoekopdracht te verfijnen, klikt u op Uitbreiden en bewerkt u uw zoekparameters.

4. Klik op Zoeken . Nadat de zoekopdracht is voltooid, opent Vault een tabel met de resultaten.

   Zoekbeperkingen:

   • Verwijderde gegevens: Vault kan alleen gegevens doorzoeken en retourneren die niet zijn verwijderd uit de productiesystemen van Google. Vault bewaart niet automatisch gegevens van uw organisatie. Om ervoor te zorgen dat u bepaalde gegevens kunt doorzoeken en exporteren, stelt u bewaarregels of blokkeringen in.
   • Drive-items — Wanneer u in Drive zoekt, kunt u zoeken naar tekst in bestanden, waaronder Microsoft Word, Excel en PowerPoint, PDF, HTML, TXT en RTF. U kunt niet zoeken in video-, audio-, afbeeldings- of binaire bestanden.
   • Foutmelding met jokertekens: Vault kan geen zoekresultaten weergeven wanneer een zoekopdracht met jokertekens overeenkomt met 100 of meer woorden in een gebruikersaccount. Als bijvoorbeeld subj:foo* te veel overeenkomsten oplevert, kunt u proberen te zoeken naar subj:food* (om "food" te vinden) en subj:foot* (om "foot" en "football" te vinden). Zoeken met jokertekens wordt niet ondersteund voor Agenda, Chat, Drive of Spraakgestuurd zoeken.

Stap 4: Bekijk een voorbeeld van uw resultaten

Om een ​​overeenkomend item te bekijken, klikt u in de resultatenlijst op een rij. De preview wordt vervolgens in een zijbalk aan de rechterkant geopend.

Voorbeeldgedrag:

• Berichten — Vault toont het volledige gesprek van een bericht samengevat in één thread. Om een ​​thread uit te vouwen, klikt u op het bericht. Om individuele berichten te bekijken, klikt u erop.
• Drive-items: u kunt een voorbeeld bekijken van Google-bestanden zoals Docs, Sheets, Slides, Drawings en Vids, en van door gebruikers geüploade bestanden zoals .docx, .pdf en .xlsx.

Het is mogelijk dat u niet alle berichten of bestanden die worden weergegeven, kunt bekijken. Hoewel de preview beperkt kan zijn, bevat de export van de zoekresultaten wel alle overeenkomende gegevens.

Stap 5: Sla je zoekopdracht op

Nadat u uw zoekparameters hebt ingesteld, kunt u de zoekopdracht opslaan om deze later snel opnieuw uit te voeren.

• Om je zoekopdracht op te slaan, klik je op Opslaan . Deze actie slaat niet je zoekresultaten op, alleen de zoekparameters. Om je huidige resultaten op te slaan, ga je verder naar de volgende stap en exporteer je ze.
• Om een ​​opgeslagen zoekopdracht te openen, klikt u op 'Opgeslagen zoekopdrachten bekijken' en vervolgens op 'Zoekopdracht'. Opgeslagen zoekopdrachten zijn dynamisch: wanneer u de zoekopdracht opnieuw uitvoert, bevatten de resultaten gegevens die zijn aangemaakt sinds de laatste keer dat u hebt gezocht.

Stap 6: Exporteren en analyseren

1. Om de resultaten van uw zoekopdracht op te slaan, klikt u in het tabblad Zoeken op Exporteren .

   Als je de exportoptie niet hebt, vraag dan je beheerder om je de benodigde rechten te geven.

   Let op : als uw organisatie Multi-Party Approval (MPA) heeft ingeschakeld, moet er eerst een exportverzoek ter goedkeuring worden ingediend. Het exportproces start nadat de goedkeurder het verzoek heeft goedgekeurd.

2. Ga naar het tabblad Exporteren om de voortgang van de export te volgen. Klik op Downloaden zodra de export is voltooid. Je hebt 15 dagen na de start van de export om de exportbestanden te downloaden.

3. Uw export bevat een gecomprimeerd bestand met de gegevens die door uw zoekopdracht zijn geretourneerd. Het bevat ook een metadata-bestand om de gegevens te koppelen aan de bijbehorende accounts. Gebruik software van derden om de geëxporteerde bestanden te verwerken.

Overige Vault-taken

Hieronder vind je andere taken die je in Vault kunt uitvoeren:

• Bewaar specifieke berichten en bestanden zoals vereist door de bewaarplicht van uw organisatie.
• Bekijk uw bewaarbeleid en werk het indien nodig bij.
• Maak bewaarplichten aan om gegevens te beschermen voor individuele gebruikers of organisatie-eenheden. Berichten en bestanden die onder een bewaarplicht vallen, worden nooit verwijderd, ongeacht de bewaarinstellingen.
• Bekijk de machtigingen die bepalen wat andere gebruikers binnen Vault kunnen doen.

Gerelateerde onderwerpen

• Vault-woordenlijst
• Gebruik operators om een ​​zoekopdracht in Vault te verfijnen.
• Goedkeuring door meerdere partijen voor gevoelige acties