Menyiapkan interoperabilitas Google Kalender dan Microsoft Outlook untuk Google Beam

Dokumen ini hanya berlaku untuk lisensi Google Beam for Meet.

Jika organisasi Anda menggunakan SKU Google Beam for Meet dan Microsoft Outlook, Anda dapat menyederhanakan proses pemesanan untuk ruang yang mendukung Beam saat memesan rapat dengan mengaktifkan Interop Kalender. Hal ini akan memberikan pengalaman pemesanan yang lancar bagi pengguna yang bekerja di Microsoft 365.

Integrasi ini memungkinkan pengguna melihat ketersediaan ruang Google Beam for Meet langsung di kalender Outlook mereka dan memesannya. Selesaikan kedua alur kerja berikut untuk menyiapkan interop bagi ruang Beam.

Menyiapkan interoperabilitas dasar

Untuk memungkinkan Microsoft Exchange dan Google Kalender bekerja sama, selesaikan alur kerja penyiapan Interop Kalender. Hal ini memungkinkan pengguna melihat ketersediaan di kedua sistem.

Mengonfigurasi kredensial ketersediaan tambahan

Selain mengonfigurasi ruang alamat ketersediaan untuk domain Google Workspace reguler, Anda harus membuat serangkaian kredensial untuk domain resource.calendar.google.com di langkah 3 penyiapan Interop Kalender dan menambahkan ruang alamat ketersediaannya di langkah 4.

Saat membuat kredensial kedua, akun peran Google dan file kredensialnya harus sama dengan yang digunakan dalam penyiapan awal, dan Anda harus menetapkan alamat ketersediaan Google yang ingin ditambahkan ke resource.calendar.google.com:

Langkah tambahan ini diperlukan karena resource Google Workspace selalu memiliki alamat email @resource.calendar.google.com (tidak seperti pengguna reguler yang memiliki alamat di domain Anda), dan dari sudut pandang Exchange, keduanya adalah dua domain yang berbeda. Langkah konfigurasi ini memungkinkan Exchange merutekan permintaan ketersediaan kalender untuk resource Google Workspace ke Google Kalender dengan benar.

Menyiapkan ruang Beam sebagai resource Google Kalender

Setiap ruang dengan perangkat Beam harus ada sebagai resource dalam konsol Google Admin. Setelah resource ada, Anda dapat menandai ruang dengan "Google Beam" sebagai fitur sehingga dapat ditelusuri dan difilter.

Untuk menyiapkan ruang Beam sebagai resource:

  1. Jika ruang belum ada sebagai resource di konsol Google Admin, ikuti terlebih dahulu langkah-langkah di bagian Menambahkan resource pada Membuat gedung, perlengkapan & resource Kalender untuk menambahkannya.
  2. Setelah resource ruang ada untuk semua ruang yang ingin Anda miliki perangkat yang mendukung Beam, ikuti langkah-langkah di Menambahkan Google Beam sebagai resource fitur untuk membuat tag bagi Google Beam dan menambahkannya ke ruang. Hal ini akan memudahkan pencarian saat menjadwalkan rapat.
  3. Untuk setiap ruang, catat alamat email resource yang ditetapkan secara otomatis—Anda akan memerlukannya di bagian berikutnya untuk membuat pengguna bagi setiap ruang di sisi Outlook. Anda dapat melihat email di detail ruang dengan membuka Menu lalu Direktori lalu Gedung dan fasilitas , lalu mengklik nama ruang.

Menyiapkan ruang yang mendukung Beam sebagai pengguna Outlook

Karena perbedaan dalam cara Google Kalender dan Outlook menangani resource ruang, ruang yang mendukung Beam harus disiapkan sebagai pengguna Outlook agar dapat dialamatkan oleh kedua sistem. Ruang tersebut harus disiapkan sebagai kontak di seluruh perusahaan sehingga Asisten Penjadwalan Microsoft menampilkannya kepada semua pengguna.

Untuk menambahkan ruang sebagai pengguna:

  1. Buka Outlook Admin dan tambahkan kontak eksternal untuk seluruh organisasi Anda. Lihat dokumentasi Microsoft tentang cara:
  2. Perbarui nama kontak setiap pengguna ruang untuk membantu pengguna menemukannya dengan cepat.
    • Tetapkan Nama Depan, Nama Belakang, dan Nama Tampilan.
    • Sertakan "Google Beam", nama ruang, dan koordinat dalam konvensi penamaan.
    • Saat diminta, tetapkan alamat email ruang ke alamat yang sama dengan yang digunakan untuk ruang di konsol Google Admin.

Memverifikasi interoperabilitas dengan memesan rapat

Untuk memverifikasi interoperabilitas antara Outlook dan Google Kalender, uji alur kerja berikut di Outlook:

  • Pemesanan langsung: Penyelenggara menambahkan ruang yang mendukung Beam dan detail Meet ke rapat baru.
  • Menambahkan ruang nanti: Penyelenggara menambahkan ruang yang mendukung Beam ke undangan yang ada.
  • Pengeditan yang dimulai tamu: Peserta menambahkan ruang yang mendukung Beam ke undangan yang ada.

Anda dapat memverifikasi bahwa alur kerja tersebut berfungsi jika ruang dan detail Meet muncul di layar sentuh di ruang atau di kalender ruang di konsol Google Admin. Perubahan akan segera diterapkan.

Untuk melihat kalender di konsol Admin:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Perangkat lalu Google Meet hardware lalu Perangkat.

    Beberapa fitur mungkin memerlukan hak istimewa Melihat perangkat Meet hardware atau Mengelola penetapan kalender atau keduanya.

  2. Klik panel Panggilan video dan kalender, lalu klik untuk melihat acara Anda di kalender ruang.

Menginstal Add-in Google Meet

Untuk membuat detail Meet bagi acara mereka, pengguna memerlukan Add-in Google Meet di Outlook. Jika organisasi Anda mendukung deployment terpusat, sebaiknya gunakan metode tersebut—lihat dokumentasi Microsoft untuk mengetahui petunjuknya. Jika deployment terpusat bukan opsi yang tersedia, Anda dapat meminta pengguna menginstalnya secara langsung. Berikan petunjuk berikut kepada mereka:

  1. Login ke akun pengguna Outlook Anda.
  2. Buka Microsoft AppSource store.
  3. Klik Dapatkan sekarang.
  4. Login ke Microsoft Marketplace dan ikuti petunjuk untuk menginstal dan mengaktifkan Add-in Google Meet.