২০২৫ সালের ১লা মে থেকে গুগল চ্যাটের ১:১ সরাসরি বার্তা সংরক্ষণের নীতি পরিবর্তিত হবে।
১লা মে-র আগে, বহিরাগত অংশগ্রহণকারীদের সাথে হওয়া ১:১ সরাসরি বার্তা (১:১ ডিএম)-এর তথ্য সংরক্ষণের নীতি উভয় সংস্থাই নিয়ন্ত্রণ করতে পারত। এর মানে হলো, প্রতিটি সংস্থার তথ্য সংরক্ষণের নীতিই নির্ধারণ করত যে তাদের ব্যবহারকারীরা ১:১ ডিএম-এ কতটা ইতিহাস দেখতে পাবে। এটি স্পেস কথোপকথন পরিচালনার পদ্ধতি থেকে ভিন্ন, যেখানে শুধুমাত্র কথোপকথন নির্মাতার সংস্থার তথ্য সংরক্ষণের নীতিই সেই কথোপকথনগুলোকে প্রভাবিত করত।
১লা মে থেকে, ১:১ সরাসরি বার্তাগুলো শুধুমাত্র বার্তা সৃষ্টিকারী সংস্থার তথ্য সংরক্ষণের নিয়ম মেনে চলবে।
এই পরিবর্তনটি আপনার রিটেনশন পলিসি প্রয়োগ করার ক্ষমতা, অথবা যেসব ব্যবহারকারীর ক্ষেত্রে ভল্ট পলিসি প্রয়োগ করা হয়েছে তাদের গুগল ভল্টে থাকা কথোপকথন অ্যাক্সেস করার ক্ষমতাকে প্রভাবিত করে না।
ঘটনাক্রম
১ মে, ২০২৫ থেকে বহিরাগত ব্যবহারকারীদের সাথে পাঠানো সমস্ত নতুন ১:১ সরাসরি বার্তা প্রেরকের সংরক্ষণ নীতি অনুসরণ করবে।
২ জুন, ২০২৫ থেকে বহিরাগত ব্যবহারকারীদের সাথে বিদ্যমান ১:১ সরাসরি বার্তাগুলো প্রেরকের সংরক্ষণ নীতি মেনে চলার জন্য স্থানান্তরিত হবে।
আমরা আশা করছি , ২০২৫ সালের ১ আগস্টের মধ্যে সকল ১:১ সরাসরি বার্তার জন্য স্থানান্তর প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন হবে।
১ ফেব্রুয়ারি, ২০২৬ পর্যন্ত, মাইগ্রেশন শেষ হওয়ার পর পরবর্তী ৬ মাসের জন্য আমরা প্রভাবিত ১:১ ডাইরেক্ট মেসেজগুলো গুগল ভল্ট বা ডেটা এক্সপোর্টে সংরক্ষণ করব, যাতে সংস্থাগুলো ডেটার একটি কপি ডাউনলোড করতে পারে। তবে, কন্টেন্ট মুছে ফেলার জন্য নির্ধারিত যেকোনো নিয়ম বহাল থাকবে।
দ্রষ্টব্য: অ্যাডমিন হিসেবে, আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের বহিরাগত ব্যবহারকারীদের সাথে আদান-প্রদান করা সমস্ত বার্তার একটি অনুলিপি রাখতে চান, তাহলে আমরা একটি সক্রিয় ভল্ট রিটেনশন পলিসি রাখার পরামর্শ দিই।
ডেটা মাইগ্রেশনের আগে অ্যাডমিনরা কী করতে পারেন?
মাইগ্রেশনের আগে অ্যাডমিনদের নিম্নলিখিত কাজগুলো সম্পন্ন করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে:
- আপনার বাহ্যিক চ্যাট সেটিংস নিশ্চিত করুন
- চ্যাট ধরে রাখার নীতি সম্পর্কে কর্মচারীদের প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য প্রস্তুত হন।
- আপনার ডেটা ধরে রাখার নীতিগুলি যাচাই করুন
- (ঐচ্ছিক) আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য ভল্ট সেট আপ করুন।
- (ঐচ্ছিক) বাইরের কথোপকথনের একটি অনুলিপি নিন
- (ঐচ্ছিক) তৃতীয় পক্ষের আর্কাইভ সেট আপ করুন
আপনার ডেটা ধরে রাখার নীতিগুলি যাচাই করুন
সঠিক সময়কালের জন্য ডেটা ধরে রাখতে আপনি একটি ভল্ট পলিসি সেট করেছেন কিনা তা নিশ্চিত করুন। যদি কোনো ভল্ট পলিসি কনফিগার করা না থাকে, তাহলে বর্তমানে আপনার অ্যাক্সেস থাকা কিছু কথোপকথনের মেসেজ মুছে যেতে পারে। আরও জানতে, ‘ম্যানেজ রিটেনশন রুলস অ্যান্ড হোল্ডস’ পড়ুন।
(ঐচ্ছিক) আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য ভল্ট সেট আপ করুন।
আপনি যদি আপনার সংস্থা কর্তৃক প্রেরিত সমস্ত বার্তা সংরক্ষণ করতে চান এবং আপনার কোনো সক্রিয় ভল্ট লাইসেন্স না থাকে, তাহলে ভল্ট লাইসেন্সিং সংক্রান্ত নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন এবং তারপরে আপনার সংস্থার জন্য ভল্ট সেট আপ করুন ।
(ঐচ্ছিক) আগস্ট মাসে বাহ্যিক কথোপকথনগুলোর একটি অনুলিপি সংগ্রহ করুন।
এই মাইগ্রেশনের কারণে সম্ভাব্য প্রভাবিত হতে পারে এমন বাহ্যিক কথোপকথনের একটি অনুলিপি পেতে:
-
is:externalmanagedসার্চ অপারেটরটি ব্যবহার করে ভল্ট এক্সপোর্ট করুন। এই অপারেটরটি শুধুমাত্র অন্য কোনো সংস্থা দ্বারা পরিচালিত ১:১ ডিএম-গুলোই ফেরত দেবে। অনুগ্রহ করে এই ডেটা ১ আগস্ট, ২০২৫-এর পরে এক্সপোর্ট করুন । - আপনার ডোমেইনের জন্য ডেটা এক্সপোর্টের অনুরোধ করুন। আপনি যদি এই এক্সপোর্টের অনুরোধ করতে চান, তবে অনুগ্রহ করে ১ আগস্ট, ২০২৫-এর পরে তা করুন ।
(ঐচ্ছিক) তৃতীয় পক্ষের আর্কাইভ সেট আপ করুন
আপনি যদি সমস্ত চ্যাট ডেটা ধরে রাখতে চান, কিন্তু আপনার কাছে ভল্ট (Vault) না থাকে, তাহলে আপনি তৃতীয় পক্ষের আর্কাইভ সেট আপ করতে পারেন।
সরাসরি বার্তা ধরে রাখার পরিবর্তন সম্পর্কিত প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
এই পরিবর্তনের পর ১:১ সরাসরি বার্তার ক্ষেত্রে রিটেনশন পলিসি প্রয়োগ কীভাবে নির্ধারিত হয়?
যিনি বাইরের কোনো ব্যবহারকারীর সাথে সরাসরি বার্তা (1:1 direct message) তৈরি করেছেন, কথোপকথনে থাকা উভয় ব্যবহারকারীর জন্যই তার বার্তা সংরক্ষণের নীতি (retention policy) প্রযোজ্য হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনো বাইরের ব্যবহারকারী ২ বছর আগে আপনার সাথে একটি সরাসরি বার্তা তৈরি করে থাকেন, তাহলে তার (বা তার প্রতিষ্ঠানের) বার্তা সংরক্ষণের নীতি প্রযোজ্য হবে। কথোপকথনটি মুছে ফেলা হলেও এর নির্মাতা তা পরিবর্তন করতে পারবেন না।
ব্যবহারকারী এবং অ্যাডমিনরা কি তাদের অংশগ্রহণ করা কোনো ১:১ সরাসরি বার্তা বিনিময়ের তথ্য সংরক্ষণ নীতি সম্পর্কে জানতে পারবেন?
না, গোপনীয়তার কারণে আমরা কোনো কথোপকথনের সংরক্ষণ নীতি প্রদর্শন করতে পারি না। তবে, সমস্ত কথোপকথনে এমন লেখা প্রদর্শিত হবে যা থেকে জানা যাবে কে কথোপকথনটি শুরু করেছে এবং এর মাধ্যমে, কার নীতিটি এতে প্রযোজ্য হবে।
একটি রিটেনশন পলিসির মাধ্যমে সমস্ত মেসেজ মুছে ফেলার পর এবং কোনো ব্যবহারকারী নতুন মেসেজ পাঠানোর পর, প্রেরক কি পরিবর্তিত হয়ে যায়?
না, কোনো ব্যবহারকারী যখন প্রথমবার অন্য কোনো ব্যবহারকারীর সাথে কথোপকথন শুরু করেন, তখনই এই নীতিটি কার্যকর হয়। এরপর এটি আর পরিবর্তন করা যায় না। চ্যাটটি কথোপকথনের শীর্ষে উভয় ব্যবহারকারীকে জানিয়ে দেবে যে কে ১:১ সরাসরি বার্তাটি শুরু করেছেন।
আমি বা আমার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীরা কি বেছে নিতে পারি যে কোন ১:১ সরাসরি বার্তাগুলো আমার তথ্য সংরক্ষণ নীতি ব্যবহার করবে এবং কোনগুলো অন্য প্রতিষ্ঠানের নীতি ব্যবহার করবে?
না।
তথ্য সংরক্ষণের নীতিগুলি কি প্রত্যেক ব্যবহারকারীর ক্ষেত্রে তাদের নিজ নিজ প্রতিষ্ঠানের নীতিমালার ভিত্তিতে প্রযোজ্য হবে, নাকি উভয় ব্যবহারকারীর ক্ষেত্রেই মূল প্রদানকারীর নীতিমালার ভিত্তিতে প্রযোজ্য হবে?
এই পরিবর্তনের পর, বাহ্যিক কথোপকথনের ক্ষেত্রে, নির্মাতার রিটেনশন পলিসি কথোপকথনের সমস্ত মেসেজের উপর প্রয়োগ করা হবে। মেসেজগুলো নির্মাতার জন্য কনফিগার করা রিটেনশন পলিসি অতিক্রম করলেই মুছে ফেলা হবে।
অ্যাডমিন হিসেবে, ভল্টে ১:১ সরাসরি মেসেজ পাঠানোর ক্ষেত্রে আমার অ্যাক্সেস কি কোনোভাবে পরিবর্তিত হচ্ছে?
যদি অ্যাডমিনরা তাদের প্রতিষ্ঠানের সকল ব্যবহারকারীর জন্য একটি ভল্ট পলিসি প্রয়োগ করে থাকেন, তাহলে তাদের ব্যবহারকারীদের মেসেজ দেখার ক্ষেত্রে কোনো ঘাটতি হবে না। কিছু ক্ষেত্রে ভল্টে থাকা মেসেজের সংখ্যা বাড়তে পারে। এমনটা হতে পারে যদি মেসেজ নির্মাতার মেসেজ সংরক্ষণের পলিসি কথোপকথনের অন্য সবার চেয়ে দীর্ঘ হয়। যারা মেসেজ তৈরি করেন না, তাদের অ্যাডমিনরা যাতে তাদের ব্যবহারকারীর দেখা মেসেজগুলো দেখতে পারেন, তা নিশ্চিত করার জন্য, মেসেজগুলো ভল্টে থাকবে, এমনকি যদি সেগুলো মুছে ফেলার জন্য কোনো পলিসি কনফিগার করা থাকে।
অ্যাডমিন হিসেবে, ডেটা এক্সপোর্টের মাধ্যমে আমি যে ১:১ সরাসরি বার্তাগুলো অ্যাক্সেস করতে পারি, সেগুলোতে কি কোনো পরিবর্তন আনা হচ্ছে?
আপনার যদি ভল্ট (Vault) থাকে এবং সমস্ত ব্যবহারকারীর জন্য একটি ভল্ট পলিসি প্রয়োগ করা থাকে, তাহলে ডেটা এক্সপোর্টের (Data Export) মাধ্যমে ১:১ সরাসরি বার্তা ডাউনলোড করার ক্ষমতায় কোনো প্রভাব পড়বে না। আপনার যদি ভল্ট না থাকে অথবা সমস্ত কথোপকথনের জন্য কোনো পলিসি প্রয়োগ করা না থাকে, তাহলে এমন হতে পারে যে ডেটা এক্সপোর্টে পূর্বে উপলব্ধ কিছু কথোপকথন কোনো এক সময়ে অনুপলব্ধ হয়ে যাবে। যে সমস্ত সংস্থা ডেটা এক্সপোর্ট করতে ইচ্ছুক, তাদের জন্য মাইগ্রেশনের পর আমরা ৬ মাস পর্যন্ত সমস্ত ডেটা সংরক্ষণ করব। তবে, কন্টেন্ট মুছে ফেলার জন্য সেট করা যেকোনো নিয়ম কার্যকর থাকবে।
আমার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে দুজন ব্যবহারকারীর মধ্যে সরাসরি বার্তা আদান-প্রদানে কি কোনো প্রভাব পড়বে?
যদি একই প্রতিষ্ঠানের দুজন ব্যবহারকারীর ডেটা সংরক্ষণের নীতি পরস্পরবিরোধী হয়, তবে আমরা চ্যাট এবং ভল্ট-এ প্রত্যেক ব্যবহারকারীর জন্য সেই নীতিগুলো আলাদাভাবে বিবেচনা করি। মাইগ্রেশন সম্পন্ন হলে, আমরা দুটি নীতির মধ্যে দীর্ঘতরটি কার্যকর করব। যদি একজন ব্যবহারকারীর একটি কাস্টম ডেটা সংরক্ষণের নিয়ম থাকে এবং অন্যজনের একটি ডিফল্ট নিয়ম থাকে, তবে উভয় ব্যবহারকারীর ক্ষেত্রেই কাস্টম নিয়মটি প্রাধান্য পাবে।
যদি কোনো একজন ব্যবহারকারীর জন্য একটি স্বয়ংক্রিয়-মুছে ফেলার নীতি প্রযোজ্য হয়, তবে সেই নীতিটি চ্যাট থেকে উভয় ব্যবহারকারীর বার্তা মুছে দেবে। যদি উভয় ব্যবহারকারীরই স্বয়ংক্রিয়-মুছে ফেলার নীতি থাকে, তবে দুটি নীতির মধ্যে যেটি সংক্ষিপ্ত, সেটিই উভয়ের জন্য অনুসরণ করা হবে। চ্যাট থেকে বার্তা মুছে ফেলা হলেও, কনফিগার করা ধারণ নীতি অনুসারে সেগুলি ভল্টে সংরক্ষিত থাকবে।
এই পরিবর্তনটি কি লিগ্যাল হোল্ডের উপর কোনো প্রভাব ফেলবে?
না।
এই পরিবর্তন কি ডেটা অঞ্চলগুলোর উপর কোনো প্রভাব ফেলবে?
না।
অন্য কোনো সংস্থা দ্বারা তৈরি করা ১:১ সরাসরি বার্তার ক্ষেত্রে আমি কি বার্তা সংরক্ষণ বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার নীতি প্রয়োগ করতে পারি?
এই মাইগ্রেশনের পর, চ্যাট শুধুমাত্র নির্মাতার দ্বারা নির্ধারিত নীতিই অনুসরণ করবে। তবে, ভল্টে থাকা ডেটার ক্ষেত্রে, কথোপকথনটি কে তৈরি করেছে তা নির্বিশেষে নীতিগুলি আগের মতোই অনুসরণ করা হবে।
শেষ ব্যবহারকারীর টেকআউট কি প্রভাবিত হবে?
এন্ড ইউজার টেকআউট চ্যাট ইউজার ইন্টারফেসে ব্যবহারকারী দেখতে পারেন এমন যেকোনো বার্তা এক্সপোর্ট করা অব্যাহত রাখবে, তবে ১ ফেব্রুয়ারি, ২০২৬ পর্যন্ত এটি সাময়িকভাবে এই মাইগ্রেশনের দ্বারা প্রভাবিত বার্তাগুলোও অন্তর্ভুক্ত করবে।
এই পরিবর্তনের আগে ও পরে কর্মী ধরে রাখার প্রক্রিয়াটি কীভাবে কাজ করত, তার কিছু উদাহরণ দিন।
পরিবর্তনের আগে রিটেনশন পলিসি কীভাবে কাজ করত তার একটি উদাহরণ : কোম্পানি A-এর ইউজার A-এর জন্য একটি ৩ মাসের রিটেনশন পলিসি আছে, এবং কোম্পানি B-এর ইউজার B-এর জন্য একটি ৬ মাসের রিটেনশন পলিসি আছে। ইউজার A এবং ইউজার B-এর মধ্যে একটি মেসেজ আদান-প্রদান হলো। চ্যাটে, ইউজার A ৩ মাস পর আর কথোপকথনটি দেখতে পাবে না, অন্যদিকে ইউজার B ৬ মাস পার না হওয়া পর্যন্ত কথোপকথনটি দেখতে পাবে না। ভল্টে, প্রতিটি অর্গানাইজেশনের অ্যাডমিনরা তাদের সেট করা পলিসি (৩ বা ৬ মাস*) অনুযায়ী আর কথোপকথনগুলো দেখতে পাবে না।
মাইগ্রেশনের পরে রিটেনশন পলিসি কীভাবে কাজ করে তার একটি উদাহরণ : কোম্পানি A-এর ইউজার A (সৃষ্টিকর্তা)-এর একটি ৩ মাসের রিটেনশন পলিসি আছে, কোম্পানি B-এর ইউজার B-এর একটি ৬ মাসের রিটেনশন পলিসি আছে। চ্যাটে, ৩ মাস পর, কোনো ইউজারই কথোপকথনটি দেখতে পাবে না। এর কারণ হলো, সৃষ্টিকর্তার (ইউজার A) রিটেনশন পলিসিই চ্যাটে কথোপকথনটির দৃশ্যমানতা নির্ধারণ করে। ভল্টের ক্ষেত্রে এটি ভিন্ন, যেখানে ভল্ট অ্যাডমিন তাদের নিজস্ব রিটেনশন পলিসি অনুযায়ী কথোপকথনটি দেখতে পাবে। উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানি A-এর অ্যাডমিনের রিটেনশন পলিসি ৩ মাস, যেখানে কোম্পানি B-এর অ্যাডমিনের পলিসিটি ৬ মাসের, যা আরও দীর্ঘ। প্রত্যেক অ্যাডমিন তাদের নির্বাচিত রিটেনশন পলিসি অনুযায়ী ভল্টে কথোপকথনটি দেখতে পাবে*।
মাইগ্রেশনের পরে রিটেনশন পলিসি কীভাবে কাজ করে তার একটি উদাহরণ : কোম্পানি A-এর ইউজার A-এর একটি ৩ মাসের রিটেনশন পলিসি আছে, এবং কোম্পানি B-এর ইউজার B (সৃষ্টিকর্তা)-এর একটি ৬ মাসের রিটেনশন পলিসি আছে। উপরের উদাহরণের মতোই, উভয় ইউজারই ৬ মাস ধরে কথোপকথনটি দেখতে পাবে, কারণ চ্যাটে সৃষ্টিকর্তার রিটেনশন পলিসি অনুসরণ করা হয়। ভল্টের অ্যাডমিনদের জন্য, উভয় কোম্পানিই ৬* মাস ধরে কথোপকথনগুলো দেখতে পাবে। কোম্পানি A-এর দেখার সময়সীমা বাড়ানো হয়েছে, যাতে তারা তাদের ইউজারের দেখা মেসেজগুলোতে অ্যাক্সেস পেতে পারে।
দ্রষ্টব্য: রিটেনশন পলিসির মেয়াদ শেষ হওয়ার পর মেসেজ মুছে ফেলার জন্য ভল্টের একটি ৩০ দিনের সময়সীমাও রয়েছে।