Den här artikeln är avsedd för administratörer. Om du vill lära dig hur du skapar och ansluter till utrymmen kan du besöka hjälpen för slutanvändare om utrymmen .
Spaces är den primära platsen i Google Workspace för att kommunicera, samarbeta och få arbete gjort. Med Spaces kan idéer flöda friare, information är tillgänglig hela tiden och arbete kan enkelt utföras. Spaces hjälper din organisation att upptäcka och samarbeta kring ämnen, och de sammanför team i en bättre sammankopplad och mer produktiv arbetsmiljö.
Kraften i rymden
Utrymmena är:
- Ett centrum för arbete
Spaces fungerar som en enda plats för ett teams arbete, beslut, meddelanden och diskussioner. Alla är synkroniserade med tillgång till samma innehåll och insyn i beslut. Workspace-appar och tredjepartsverktyg är integrerade i Spaces, precis där du behöver dem. - Ämnesorienterad
Ämnesfokuserade utrymmen hjälper människor att effektivt organisera utrymmen och konfigurera aviseringar. - En trygg plats för diskussion
Rum erbjuder en snabb, uttrycksfull och lättanvänd miljö med mer avslappnade chattbaserade konversationer och emojis. Denna informella kommunikationsstil sänker hindren för engagemang och uppmuntrar till mer fritt flödande samtal och psykologisk trygghet för personerna i din organisation.
Rum eller gruppsamtal?
Utrymmen är idealiska för många kommunikationsmål, som beskrivits ovan. Vi rekommenderar Spaces som den primära platsen i Workspace för projekt- och teamorienterat samarbete, samt sociala diskussioner och allmän kunskapsdelning som kommer att fortsätta kontinuerligt.
Samtal i små grupp eller enskilda chattar är perfekta för snabba, tillfälliga meddelanden, såsom informella förtydliganden, snabba uppföljningar, kommunikation bakåt i tiden som inte kräver en stor publik och diskussioner som tar lång tid.
För mer information om när du kan vilja använda dessa och andra kommunikationsverktyg, se Bästa praxis för gruppkommunikation .
Bästa praxis för att skapa utrymmen
Här är några förslag som kan hjälpa din organisation att använda utrymmen effektivt.
- I de flesta fall rekommenderar vi att du aktiverar historik som standard så att folk kan se kunskap och diskussioner som ägt rum tidigare. När historiken är avstängd kan konversationen försvinna innan alla inblandade har hunnit se den. Om din Workspace-version tillåter det, överväg att ställa in alternativet Historiken är ALLTID PÅ .
- Skapa och kommunicera ditt företags riktlinjer för chattetikett. Detta bör omfatta situationer där du vill att din organisation ska använda e-post, direktmeddelanden, smågruppssamtal eller mellanrum, och huruvida förväntade svarstider skiljer sig åt för dessa kommunikationskanaler.
- Du kan importera grupper till ett utrymme, men detta är begränsat till grupper med färre än 100 medlemmar. Om du vill importera en grupp med fler än 100 användare kan du skapa ett nytt synbart utrymme och sedan skicka ett meddelande till gruppmedlemmarna med en länk för att gå med i det nya utrymmet.
- När du skapar, byter namn på eller uppgraderar ett gruppmeddelande till ett utrymme måste du använda ett unikt namn. Detta inkluderar versaler, interpunktion och internationalisering. Om du till exempel har ett utrymme som heter lunch kan du inte använda:
- lunch
- lun.h
- lunch
- Här är några specifika riktlinjer som vi rekommenderar:
- Använd utrymmen för asynkrona diskussioner där folk inte behöver vara online samtidigt. Istället kan de läsa och svara när de vill.
- Använd @omnämnanden för att uppmärksamma individer och se till att de får meddelanden. Låt användarna veta att de kan använda @alla för att få alla i ett utrymmes uppmärksamhet, men påminn dem om att detta meddelar alla. Överväg att lägga till exempel på situationer där detta skulle eller inte skulle rekommenderas i din organisation.
- Uppmuntra folk att lägga till kontext på hög nivå när de @omnämner personer i chattar, särskilt i större gruppsamtal och utrymmen. Detta gör det lättare för kollegor att förstå vad du syftar på på en övergripande nivå utan att behöva granska hela utrymmet.
- För att hjälpa dina användare att svara på specifika meddelanden utan att störa huvudkonversationen som pågår i rummet, överväg att använda inbyggda trådar så att dina användare kan förgrena svar till separata konversationer. Läs mer om att använda trådar i utrymmen .
- Överväg att använda synliga utrymmen för ämnen som inte behöver begränsas till specifika individer eller team. Med synliga utrymmen blir informationen mer transparent, organisationer kan bygga gemensamma förståelser och nya medlemmar kan snabbt komma igång.
- Uppmuntra medarbetare att skapa sina egna arbetsplatser. Låt ledare aktivt använda arbetsplatser för att uppmuntra och föregå med gott exempel.
- Samarbeta med utrymmesägare och chefer i er organisation för att främja sunda samtal, se till att ämnena hålls på rätt spår och kontrollera tillgängligheten av utrymmet inom er organisation.
Hantera utrymmen i din organisation
Alla i din organisation som skapar ett utrymme blir automatiskt utrymmesägare och kan tilldela fler personer rollen. Mer information finns i Läs mer om din roll som utrymmesägare eller -ansvarig .
Ytterligare personer i din organisation kan automatiskt tilldelas rollen rumsägare. Detta hjälper till att förhindra ohanterade utrymmen, till exempel om en rumsägare lämnar utrymmet eller om deras konto raderas eller stängs av. Om den som skapat rumsägaren inte längre är medlem tilldelas upp till 3 av de tidigaste aktiva medlemmarna i utrymmet automatiskt rollen rumsägare.