รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Starter, Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard และ Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้ทั้งหมดหรือผู้ใช้บางรายในองค์กรสร้างไดรฟ์ที่แชร์ได้ เช่น หากคุณเป็นธุรกิจ คุณอาจต้องการให้ทุกคนสร้างไดรฟ์ที่แชร์เพื่อส่งเสริมการทํางานร่วมกันของทีมและป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหายเมื่อพนักงานลาออก แต่หากเป็นสถาบันการศึกษา คุณก็อาจอนุญาตให้มีเพียงผู้สอนเท่านั้นที่สร้างไดรฟ์ที่แชร์ได้ แต่ไม่อนุญาตให้นักเรียนสร้าง
ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบว่าการตั้งค่าส่งผลต่อผู้ใช้อย่างไร
- แม้ว่าคุณจะไม่อนุญาตให้ผู้ใช้บางรายสร้างไดรฟ์ที่แชร์ แต่บุคคลอื่นๆ จากภายในและภายนอกบริษัทหรือโรงเรียนจะยังคงเพิ่มผู้ใช้เหล่านั้นในไดรฟ์ที่แชร์ได้
- เมื่อผู้ใช้สร้างไดรฟ์ที่แชร์ใหม่ การตั้งค่าการแชร์จะรับค่ามาจากการตั้งค่าเริ่มต้นของหน่วยขององค์กรของผู้ใช้ แม้ว่าคุณจะระบุหน่วยขององค์กรเริ่มต้นอื่นก็ตาม อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์ได้ในภายหลัง
- หากคุณเปลี่ยนการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ จะมีผลกับไดรฟ์ที่แชร์ใหม่เท่านั้น ไดรฟ์ที่แชร์ที่มีอยู่จะใช้การตั้งค่าในปัจจุบันต่อไป คุณสามารถอัปเดตการตั้งค่าสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ที่มีอยู่ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 2: ควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์สร้างไดรฟ์ที่แชร์
ก่อนเริ่มต้น: หากจำเป็น โปรดดูวิธีใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือกลุ่ม
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
ไดรฟ์และเอกสาร - คลิกการตั้งค่าการแชร์ การสร้างไดรฟ์ที่แชร์
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่ม การกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- ค้นหากล่องป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ใน หน่วยขององค์กรที่เลือก สร้างไดรฟ์ที่แชร์ใหม่ แล้วเลือกตัวเลือกต่อไปนี้
- หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างไดรฟ์ที่แชร์ ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้
- หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สร้างไดรฟ์ที่แชร์ ให้เลือกช่องนี้
- (ไม่บังคับ) หากอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างไดรฟ์ที่แชร์ ให้เลือกหน่วยขององค์กรที่จะสร้างไดรฟ์ที่แชร์ไว้โดยค่าเริ่มต้น โดยคุณสามารถย้ายไดรฟ์ที่แชร์ไปยังหน่วยขององค์กรอื่นได้ภายหลัง ตัวเลือกนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบและจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลขององค์กรได้
- (ไม่บังคับ ไม่รองรับสำหรับ Business Starter)
กำหนดการตั้งค่าการแชร์เริ่มต้นสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ใหม่ แล้วเลือกว่าผู้จัดการไดรฟ์ที่แชร์จะลบล้างการตั้งค่าเหล่านั้นได้หรือไม่ ตัวเลือก
- อนุญาตให้สมาชิกที่มีสิทธิ์ของผู้จัดการสามารถลบล้างการตั้งค่าด้านล่างได้—หากไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้ ผู้จัดการจะเปลี่ยนการตั้งค่าการแชร์เหล่านี้สำหรับไดรฟ์ที่แชร์แต่ละไดรฟ์ไม่ได้ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณอาจต้องการอนุญาตให้ผู้จัดการไดรฟ์ที่แชร์เปลี่ยนการตั้งค่าเพื่อให้ผู้จัดการสามารถทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกหรือทีมอื่นๆ ได้
- อนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอก องค์กรของคุณ เข้าถึงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์—หากไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้ ผู้ใช้ภายนอกจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึง แม้ว่าคุณจะอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์กับภายนอกองค์กรก็ตาม การตั้งค่านี้ยังบล็อกไม่ให้ผู้จัดการไดรฟ์ที่แชร์เพิ่มผู้ใช้ภายนอกเป็นสมาชิกอีกด้วย หากผู้ใช้ไม่ได้รับอนุญาตให้แชร์รายการในไดรฟ์กับภายนอกองค์กร การตั้งค่านี้จะไม่มีผลเนื่องจากจะลบล้างการตั้งค่าการแชร์ไม่ได้
- อนุญาตให้เพิ่มผู้คนที่ไม่ใช่สมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ไปยังไฟล์ได้ - หากไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้ บุคคลที่เป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์จะไม่สามารถให้สิทธิ์แก่บุคคลที่ไม่ใช่สมาชิกในการดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ หรือแชร์ไฟล์เหล่านี้ด้วยลิงก์
- อนุญาตให้ผู้จัดการเนื้อหาแชร์โฟลเดอร์ - หากไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้ จะมีเพียงผู้จัดการเท่านั้นที่แชร์โฟลเดอร์ได้
- อนุญาตให้ผู้มีสิทธิ์อ่านและผู้แสดงความคิดเห็นดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกไฟล์ได้ - หากไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้ สมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ที่มีสิทธิ์ดูหรือสิทธิ์แสดงความคิดเห็นจะไม่สามารถดาวน์โหลด คัดลอก หรือพิมพ์ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ได้
หมายเหตุ: ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์จะยังใช้การตั้งค่านี้เมื่อถูกย้ายออกจากไดรฟ์ที่แชร์ โดยในกรณีของโฟลเดอร์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนกลับการตั้งค่านี้ได้หลังจากไฟล์อยู่ใน "ไดรฟ์ของฉัน" แล้ว
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร
หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่า สำหรับกลุ่ม)