Sau khi đăng ký Google Workspace, bạn và nhóm của mình có thể dùng Google Drive làm nơi duy nhất để lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp. Sau đây là cách bắt đầu.
Bước 1. Tìm hiểu các thông tin cơ bản về Google Drive
Google Drive là nơi tổ chức của bạn có thể chuyển và lưu giữ tất cả các tệp. Theo mặc định, bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có giấy phép bao gồm Drive đều có thể sử dụng Drive. Bạn không cần tạo thư mục hoặc ổ đĩa cho họ.
- Tìm hiểu cách hoạt động của bộ nhớ, quy trình tải lên và tính năng bảo mật tệp:
- Di chuyển hàng loạt tệp từ các công cụ cộng tác hoặc chia sẻ tệp khác. Tìm hiểu cách thực hiện: Giới thiệu về Google Workspace Migrate.
Bước 2. Kiểm soát việc chia sẻ nội dung với những người bên ngoài tổ chức của bạn (chia sẻ ra bên ngoài)
Bạn có thể kiểm soát mức độ chia sẻ nội dung của người dùng với những người bên ngoài. Có thể chỉ một số người dùng mới có thể chia sẻ ra bên ngoài hoặc chỉ chia sẻ với một số tổ chức khác (miền đáng tin cậy).
Tìm hiểu cách thực hiện: Quản lý tính năng chia sẻ ra bên ngoài cho tổ chức của bạn
Bước 3. Thiết lập bộ nhớ dùng chung để cộng tác hiệu quả hơn
Bộ nhớ dùng chung giống như các thư mục đặc biệt trong Drive, nơi các nhóm có thể dễ dàng cộng tác trên một tập hợp tệp và thư mục hoặc người dùng có thể truy cập vào kho lưu trữ thông tin. Các tệp trong bộ nhớ dùng chung thuộc sở hữu của tổ chức chứ không phải của một cá nhân, giúp bạn tránh vô tình xoá tệp khi một người dùng rời đi.
Theo mặc định, tất cả người dùng đều có thể tạo và quản lý bộ nhớ dùng chung cho các nhóm dự án của họ. Đối với các dự án hoặc nhóm nhạy cảm, bạn có thể muốn kiểm soát chặt chẽ hơn các thành viên và nội dung của bộ nhớ dùng chung. Hoặc bạn có thể không muốn cho phép mọi người tạo bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu là một tổ chức giáo dục, bạn có thể muốn cho phép giáo viên tạo bộ nhớ dùng chung nhưng không cho phép học viên.
Tìm hiểu cách thực hiện: Thiết lập bộ nhớ dùng chung cho tổ chức của bạn
Bước 4. Thiết lập quyền truy cập vào Drive trên máy tính cho người dùng
Với Google Drive cho máy tính, người dùng đồng bộ hoá nội dung giữa đám mây và thiết bị của họ để có thể:
- Bắt đầu sử dụng Drive bằng cách đồng bộ hoá các tệp hiện có trên máy lên đám mây.
- Mở các tệp được lưu trữ trong Google Drive, bao gồm cả các tệp trong bộ nhớ dùng chung, trên máy tính bằng phần mềm mà họ thường dùng.
- Xem và sắp xếp các tệp trên Drive bằng hệ thống tệp của máy tính mà không cần dùng nhiều dung lượng ổ đĩa cục bộ.
- Lưu các tệp và thư mục cụ thể để sử dụng khi không có mạng.
Tìm hiểu cách thực hiện: Bật Google Drive cho máy tính
Bước 5. Đào tạo người dùng của bạn
Để đảm bảo người dùng tận dụng tối đa Drive, sử dụng Drive một cách an toàn và cộng tác hiệu quả, hãy chia sẻ các tài nguyên sau đây với họ.
Bắt đầu tại Trung tâm kiến thức dành cho người dùng doanh nghiệp
- Trung tâm kiến thức về Drive dành cho người dùng doanh nghiệp – Để được trợ giúp về việc chuyển sang Drive, làm việc trong bộ nhớ dùng chung, sử dụng Drive cho máy tính và nhiều nội dung khác
- Trung tâm kiến thức về cộng tác và tài liệu – Để được trợ giúp về Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày và nhiều nội dung khác
Nhận trợ giúp về cách sử dụng Drive và Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu
Bước 6. (Không bắt buộc) Cài đặt nâng cao và cài đặt dành cho doanh nghiệp
Nếu tổ chức của bạn có các yêu cầu nâng cao về bảo mật dữ liệu hoặc quyền truy cập vào Drive, bạn có thể tuỳ chỉnh Drive để đáp ứng nhu cầu của mình.
Kiểm soát quyền truy cập và bộ nhớ
Cho phép truy cập vào Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trên thiết bị di động
Nếu tổ chức của bạn sử dụng một giải pháp Quản lý thiết bị di động (MDM) của bên thứ ba, hãy cập nhật danh sách cho phép ứng dụng bằng các ứng dụng Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Hãy liên hệ với nhà cung cấp MDM để tìm hiểu cách thực hiện. Lưu ý: Giải pháp quản lý thiết bị đầu cuối của Google đã cho phép truy cập vào nhiều ứng dụng Google Workspace.
Nếu không cho phép các ứng dụng này cho tổ chức của bạn, người dùng vẫn có thể tải tệp lên và tải tệp xuống bằng Google Drive. Tuy nhiên, họ không thể chỉnh sửa tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày trên thiết bị di động.
Đặt hạn mức bộ nhớ cho người dùng và bộ nhớ dùng chung
Tổ chức của bạn sẽ có bộ nhớ dựa trên phiên bản Google Workspace và số lượng người dùng mà bạn có. Nếu tổ chức của bạn có bộ nhớ gộp, bạn có thể muốn đặt hạn mức bộ nhớ cho mỗi người dùng và bộ nhớ dùng chung để một số người dùng không sử dụng nhiều hơn phần bộ nhớ được phân bổ.
Tìm hiểu cách thực hiện: Đặt hạn mức bộ nhớ
Hạn chế quyền truy cập khi không có mạng
Bạn có thể kiểm soát việc người dùng có thể truy cập vào Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày hay không khi máy tính của họ không kết nối với Internet.
Theo mặc định, quyền truy cập khi không có mạng được cho phép và người dùng có thể bật hoặc tắt quyền này cho tài khoản của riêng họ khi cần. Bạn có thể tắt quyền này đối với những người dùng làm việc trên các tệp nhạy cảm hoặc bí mật.
Tìm hiểu cách thực hiện: Thiết lập quyền truy cập khi không có mạng vào Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu
Quản lý những người trong tổ chức của bạn sử dụng Drive và Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu của Google
Hầu hết các phiên bản Google Workspace đều bao gồm Drive và các dịch vụ cộng tác như Google Tài liệu, Google Trang tính và nhiều dịch vụ khác. Tuy nhiên, một số tổ chức có thể muốn kiểm soát những người có thể tạo tệp, tải tệp lên hoặc sử dụng Drive.
Tìm hiểu cách thực hiện: Bật hoặc tắt tính năng tạo Tài liệu
Kiểm soát việc chia sẻ
Thiết lập quy tắc tin cậy để kiểm soát việc chia sẻ chi tiết hơn
Nếu tổ chức của bạn cần thêm các lựa chọn để hạn chế việc chia sẻ nội bộ và chia sẻ ra bên ngoài, bạn có thể thiết lập quy tắc tin cậy. Quy tắc tin cậy cho phép bạn kiểm soát việc chia sẻ tệp giữa các đơn vị tổ chức, nhóm, người dùng cá nhân và miền.
Tìm hiểu cách thực hiện: Tạo và quản lý quy tắc tin cậy để chia sẻ trên Drive
Thiết lập các lựa chọn truy cập chung để chia sẻ tệp với đối tượng mục tiêu
Bạn có thể giúp người dùng chia sẻ nội dung với các nhóm thích hợp, chẳng hạn như bộ phận hoặc phòng ban của họ trong tổ chức, bằng cách tạo đối tượng mục tiêu. Đối tượng mục tiêu giúp ngăn chặn tình trạng chia sẻ quá mức cho toàn bộ tổ chức.
Tìm hiểu cách thực hiện: Thiết lập các lựa chọn truy cập chung để chia sẻ tệp trong Drive
Hạn chế quyền truy cập mà người dùng có thể cấp cho tệp
Khi một người dùng gửi email hoặc lời mời trên lịch có tệp đính kèm, họ sẽ được nhắc cấp quyền truy cập cho người nhận nếu người nhận chưa có quyền truy cập. Bạn có thể giới hạn mức độ truy cập mà người gửi có thể cấp để ngăn chặn tình trạng chia sẻ quá mức hoặc rò rỉ dữ liệu.
Tìm hiểu cách thực hiện: Hạn chế quyền truy cập mà người dùng có thể cấp cho tệp
Thiết lập các tính năng nâng cao của Drive
Thiết lập nhãn phân loại
Bạn có thể giúp người dùng phân loại hoặc gắn nhãn tệp để theo dõi loại tệp và quy trình phê duyệt, áp dụng chính sách và cải thiện khả năng tìm kiếm bằng cách thiết lập nhãn phân loại cho Drive. Các nhãn này thêm siêu dữ liệu vào tệp, chẳng hạn như mức độ nhạy cảm của tệp, trạng thái tài liệu hoặc ngày đến hạn.
Tìm hiểu cách thực hiện: Bắt đầu với vai trò quản trị viên nhãn phân loại
Cho phép sử dụng mẫu tuỳ chỉnh của Drive
Thương hiệu của tổ chức là rất quan trọng và một cách để quảng bá thương hiệu là thiết lập các mẫu tùy chỉnh cho Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu và Sites. Bạn có thể cho phép mọi người trong tổ chức hoặc chỉ một số người dùng tạo mẫu tuỳ chỉnh.
Tìm hiểu cách thực hiện: Cho phép sử dụng mẫu tuỳ chỉnh cho tổ chức của bạn
Thêm một lớp mã hoá khác vào tệp
Nếu tổ chức của bạn xử lý tài sản trí tuệ nhạy cảm hoặc hoạt động trong một ngành có quy định chặt chẽ, bạn có thể cho phép người dùng tạo tài liệu và các tệp khác được mã hoá phía máy khách mà máy chủ của Google không thể giải mã.
Tìm hiểu cách thực hiện: Giới thiệu về tính năng mã hoá phía máy khách