Administra unidades compartidas como administrador

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter (excepto cuando se indique lo contrario), Business Standard y Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus, Nonprofits y G Suite Business. Compara tu edición

Si eres administrador de una unidad compartida, consulta este artículo.

Como administrador, puedes cambiar los miembros y su nivel de acceso para cualquier unidad compartida de tu organización. También puedes cambiar la configuración de uso compartido de una unidad compartida y la configuración predeterminada de uso compartido para todas las unidades compartidas nuevas. Por ejemplo, si te preocupa que un usuario específico tenga acceso a una unidad compartida, puedes quitarlo o cambiar su nivel de acceso.

Nota: Si tienes Business Starter y te registras en Frontline Plus, no podrás administrar unidades compartidas. Para seguir administrando esas unidades para los usuarios que no son de primera línea, actualiza a una edición Business Standard o superior.

En esta página

Agrega o quita miembros de una unidad compartida

Como administrador, es posible que debas agregar miembros a una unidad compartida a través de la Consola del administrador si la unidad compartida no tiene miembros ni administradores. También es posible que debas quitar miembros de una unidad compartida si no deberían tener acceso al contenido.

Para administrar miembros desde la página Administrar unidades compartidas, tu cuenta de administrador debe tener una licencia asignada que incluya la app de Drive y Documentos, que también debe estar ACTIVADA.

Nota: Puedes asignar hasta 100 grupos a una unidad compartida y hasta 600 miembros (entre grupos y usuarios individuales). Una unidad compartida no puede tener más de 50,000 miembros individuales a través de grupos y usuarios individuales.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Coloca el cursor sobre la unidad compartida que deseas actualizar y haz clic en Administrar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por nombre de unidad compartida o por otros atributos.
    1. Para encontrar unidades compartidas que no tengan miembros, haz clic en Agregar un filtro y luego Sin miembros.
    2. Para encontrar unidades compartidas que no tengan administradores, haz clic en Agregar un filtro y luego Sin administradores.
  4. Para agregar una persona o un grupo, haz lo siguiente:
    1. Ingresa la dirección de correo electrónico.
    2. Selecciona un nivel de acceso.
    3. Selecciona si quieres notificar a las personas y, si lo haces, incluye un mensaje (opcional).
    4. Haz clic en Enviar (si elegiste notificar a las personas) o en Compartir (si elegiste no notificarlas).

  5. Para quitar una persona o un grupo, haz lo siguiente:

    1. Junto al nombre de la persona o el grupo, haz clic en el nivel de acceso.

    2. Haz clic en Eliminar acceso.

      Nota: Cuando quitas a un miembro de una unidad compartida, también pierde el acceso a los archivos y las carpetas de la unidad compartida que se compartieron directamente con él.

  6. Haz clic en Guardar.

Cambia el nivel de acceso de un miembro de la unidad compartida

Como administrador, puedes cambiar el nivel de acceso de un miembro de una unidad compartida, incluso si no eres administrador de la unidad compartida. Por ejemplo, si te preocupa que un usuario específico tenga acceso de administrador a una unidad compartida, puedes reducir su nivel de acceso.

Para administrar miembros desde la página Administrar unidades compartidas, tu cuenta de administrador debe tener una licencia asignada que incluya la app de Drive y Documentos, que también debe estar ACTIVADA.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Coloca el cursor sobre la unidad compartida con el miembro que deseas actualizar y haz clic en Administrar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por nombre de unidad compartida o por otros atributos.
  4. En la fila del miembro que deseas actualizar, haz clic en su nivel de acceso actual y, luego, en el nuevo nivel de acceso.
  5. Haz clic en Listo.

Establece la configuración predeterminada de uso compartido para las unidades compartidas

No es compatible con Business Starter. Toda la configuración de uso compartido de la unidad compartida está establecida para permitir.

Como administrador, puedes establecer la configuración predeterminada de uso compartido para las unidades compartidas según la unidad organizativa a la que estén asignadas. También puedes impedir que los miembros con acceso de administrador cambien esa configuración. Por ejemplo, si no quieres que los usuarios de una unidad organizativa compartan contenido fuera de tu organización, puedes bloquear el uso compartido externo e impedir que los administradores cambien ese parámetro de configuración.

Importante: La configuración predeterminada de uso compartido solo se aplica a las unidades compartidas nuevas. Si tienes unidades compartidas existentes para las que deseas cambiar la configuración de uso compartido, ve a la siguiente sección.

Nota: Los permisos de uso compartido de las unidades compartidas no restringen con quién se pueden compartir las solicitudes del formulario de Formularios de Google.

Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Creación de unidades compartidas.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
  4. Establece la configuración predeterminada de uso compartido para las unidades compartidas nuevas y elige si los administradores de unidades compartidas pueden anular esa configuración. Opciones:
    • Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen la siguiente configuración: Cuando se desmarca, los administradores no pueden cambiar esta configuración de uso compartido para unidades compartidas individuales. En la mayoría de los casos, es posible que quieras permitir que los administradores de unidades compartidas cambien la configuración para que no se les impida colaborar con usuarios externos o con otros equipos.
    • Permitir que los usuarios ajenos a tu organización accedan a los archivos de las unidades compartidas : Cuando se desmarca, los usuarios externos no pueden tener acceso, incluso si permiten que los usuarios compartan archivos fuera de su organización. Este parámetro de configuración también impide que los administradores de unidades compartidas agreguen usuarios externos como miembros. Si los usuarios no pueden compartir elementos en Drive fuera de tu organización, este parámetro de configuración no tiene efecto porque no puede anular la configuración de uso compartido.
    • Permitir que se agreguen a archivos los usuarios que no sean miembros de una unidad compartida : Cuando se desmarca, los miembros de la unidad compartida no pueden otorgar acceso de lectura, comentario o edición a los archivos de las unidades compartidas a personas que no sean miembros, ni compartir estos archivos con un vínculo.
    • Permitir que administradores de contenido compartan carpetas: Cuando se desmarca, solo los administradores pueden compartir carpetas.
    • Permitir que lectores y comentaristas descarguen, impriman y copien archivos: Cuando se desmarca, los miembros de la unidad compartida que tienen acceso de lector o comentarista no pueden descargar, copiar ni imprimir archivos en unidades compartidas.
      Nota: Los archivos y las carpetas de las unidades compartidas conservan este parámetro de configuración cuando se mueven fuera de las unidades compartidas. En el caso de las carpetas, el parámetro de configuración no se puede revertir después de que el archivo esté en Mi unidad.
  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Cambia la configuración de uso compartido de una unidad compartida

No es compatible con Business Starter. Solo puedes restablecer para que se permita todo el uso compartido.

Para modificar la configuración de uso compartido desde la página Administrar unidades compartidas, tu cuenta de administrador debe tener una licencia asignada que incluya la app de Drive y Documentos, que también debe estar ACTIVADA.

Antes de comenzar:

  • Revisa el contenido de la unidad compartida para comprender qué se debe y qué no se debe compartir.
  • La configuración de uso compartido de la unidad compartida se anula con la configuración de uso compartido de Drive si la configuración de Drive es más restrictiva. Para obtener más información sobre la configuración de uso compartido y las unidades compartidas, consulta Administra políticas de datos para unidades compartidas específicas.

Para actualizar la configuración de uso compartido de una unidad compartida, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Coloca el cursor sobre la unidad compartida que deseas actualizar y haz clic en Configuración. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por nombre de unidad compartida o por otros atributos.
  4. Actualiza la configuración de uso compartido. Los cambios se guardan automáticamente a medida que actualizas.
  5. (Opcional) Para impedir que los administradores de unidades compartidas anulen la nueva configuración, desmarca la primera casilla.
  6. Haz clic en Listo.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Restringe quién puede mover contenido a unidades compartidas externas

Puedes controlar quién puede mover archivos y carpetas fuera de tu organización cuando mueves contenido de lo siguiente:
  • Una unidad compartida de tu organización a lo siguiente:
    • Una unidad compartida que pertenece a otra organización
    • La carpeta Mi unidad de alguien en otra organización
  • La carpeta Mi unidad de alguien en tu organización a una unidad compartida que pertenece a otra organización
  1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.

    Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la Consola del administrador.

  2. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  3. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Opciones de uso compartido.
  4. Selecciona la unidad organizativa o el grupo que desees.
  5. En Distribución de contenido fuera de tu organización, selecciona una opción:
    • Cualquier persona
      • Las personas con acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad compartida a una ubicación de Drive en otra organización. Más información
      • Las personas de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de su carpeta Mi unidad a una unidad compartida que pertenece a otra organización (por ejemplo, otra empresa, grupo o institución educativa). Más información
    • Solo los usuarios de tu organización
      • Las personas con acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad compartida a una ubicación de Drive en otra organización.
      • Los usuarios de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de su carpeta Mi unidad a una unidad compartida que pertenece a otra organización.
    • Nadie
      • Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a una ubicación de Drive en otra organización.
      • Nadie en la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede mover contenido de Mi unidad a una unidad compartida que pertenece a otra organización.
      • Nadie en la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede crear archivos en una unidad compartida que pertenece a otra organización.
  6. Haz clic en Guardar.

Importante: Si seleccionas una unidad organizativa o un grupo secundarios, este parámetro de configuración solo controla el movimiento de contenido de la carpeta Mi unidad de alguien a una unidad compartida en otra organización (por ejemplo, otra empresa o institución educativa). Si la unidad organizativa de nivel superior permite que el usuario comparta archivos fuera de su organización, pero la unidad organizativa secundaria no lo permite, el usuario no podrá compartir archivos fuera de su organización.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante ese período, los parámetros de configuración anteriores y nuevos podrían aplicarse de forma intermitente.

Revisa la actividad de los usuarios en las unidades compartidas

Para revisar cuándo cambiaron los archivos, la configuración o los miembros de las unidades compartidas y quién realizó los cambios, puedes usar el registro de auditoría de Drive.

Revisa y apela las unidades compartidas inhabilitadas

Si Google detecta que una unidad compartida contiene contenido que infringe las Condiciones del Servicio, es posible que la inhabilite. No se borra tu contenido, pero los usuarios no pueden acceder a él hasta que Google restablezca la unidad compartida cuando apeles.

Si crees que la unidad compartida se inhabilitó por error, puedes enviar una solicitud de revisión. Tienes 29 días para apelar. Si no apelas, la unidad compartida inhabilitada se borrará automáticamente.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Haz clic en Agregar un filtro y luego Estado y luego Inhabilitado y, luego, en Aplicar.
  4. Coloca el cursor sobre la unidad compartida inhabilitada que deseas apelar y haz clic en Más y luego Solicitar revisión.

Se revisará tu apelación de la unidad compartida. Si se aprueba, se restablecerá la unidad compartida.