Este artículo está destinado a los administradores. Para obtener información sobre cómo compartir tus propios archivos o establecer permisos para ellos, consulta Cómo compartir archivos de Google Drive.
Compatible con todas las ediciones de Google Workspace, Cloud Identity y G SuiteComo administrador, puedes controlar si los usuarios pueden compartir archivos y carpetas de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites, My Maps y unidades compartidas de Google con personas ajenas a tu organización. También puedes activar un indicador para mostrar que una unidad compartida o un archivo de Drive es de propiedad de alguien fuera de tu organización o se comparte con esa persona.
Nota: Las Gems se almacenan y comparten en Google Drive, por lo que la configuración de uso compartido de Drive también se aplica a las Gems. Todos los archivos de Google incluidos en una Gem se comparten con cualquier persona que tenga acceso a ella. Para obtener más información, consulta Cómo activar o desactivar el uso compartido de Gems.
Nota: La configuración de uso compartido de Drive también se aplica al uso compartido en Gemini Business. Para obtener más información, consulta Cómo controlar el acceso de Gemini Business y Enterprise a los datos de Workspace.
En esta página, encontrarás lo siguiente:
- Situaciones de ejemplo de la configuración de uso compartido
- Cómo activar o desactivar el uso compartido externo de archivos y carpetas en Drive
- Cómo permitir el uso compartido externo solo con ciertos dominios
- Cómo activar o desactivar el indicador para los archivos compartidos externamente
- Cómo controlar quién puede mover contenido a una unidad compartida que es propiedad de otra organización
- Intenta administrar el uso compartido de Drive con reglas de confianza
- ¿Qué sucede con las cuentas de usuario que ya no tienen Drive?
Nota: Para controlar el uso compartido con usuarios externos ajenos a Google, activa o desactiva el uso compartido con visitantes.
Situaciones de ejemplo de la configuración de uso compartido
Configura el uso compartido personalizado para un grupo o una unidad organizativa
Es posible que quieras permitir que solo los usuarios de ciertos grupos o unidades organizativas compartan contenido externamente y bloquear el uso compartido externo para todos los demás. Puedes hacerlo con la configuración de uso compartido de Drive o con reglas de confianza.
Con la configuración de uso compartido de Drive, haz lo siguiente:
- Si aún no lo hiciste, coloca a los usuarios en unidades organizativas o grupos de configuración.
- Desactiva el uso compartido externo para la unidad organizativa superior, como se describe en la siguiente sección.
- A la izquierda, haz clic en el grupo o la unidad organizativa que quieres permitir que compartan contenido externamente.
Importante: La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Si un usuario pertenece a varios grupos, se le aplica la configuración del grupo con la prioridad más alta.
- Activa el uso compartido externo.
Con las reglas de confianza, consulta Cómo crear y administrar reglas de confianza para el uso compartido de Drive.
Comparte contenido con usuarios externos que no tienen Cuentas de Google
Puedes permitir que los usuarios compartan archivos y carpetas con usuarios externos que no tienen Cuentas de Google activando el uso compartido con visitantes. Puedes permitir el uso compartido con visitantes con cualquier persona o solo con dominios de confianza. Para obtener instrucciones, consulta Cómo permitir el uso compartido con usuarios ajenos a Google a través del uso compartido con visitantes.
Permite que solo se comparta externamente el contenido de carpetas específicas
Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición
Los parámetros de configuración de uso compartido disponibles en la Consola del administrador se aplican a los usuarios por unidad organizativa o grupos. No tienes control sobre las carpetas individuales en las carpetas Mi unidad de los usuarios.
Para permitir que solo se compartan externamente ciertos archivos, puedes usar unidades compartidas. Con este enfoque, la unidad compartida actúa como la carpeta.
- Crea una unidad organizativa sin miembros.
- Desactiva el uso compartido externo para la unidad organizativa superior, como se describe en la siguiente sección.
- Activa el uso compartido externo para la nueva unidad organizativa, anulando el parámetro de configuración de la unidad organizativa superior.
- (Opcional) Para permitir el uso compartido con personas ajenas a tu organización que no tienen Cuentas de Google, activa el uso compartido con visitantes para la nueva unidad organizativa.
- Crea una unidad compartida para que contenga archivos y carpetas para el uso compartido externo.
- Identifica a las personas que pueden compartir los archivos externamente y agrégalas como miembros de la unidad compartida con el nivel de acceso Colaborador, Administrador de contenido o Administrador. Si tienes muchos usuarios, agrégalos como un grupo.
Nota:
- Puedes agregar personas ajenas a tu organización como miembros de una unidad compartida si tienen Cuentas de Google. Si no tienen Cuentas de Google, puedes activar el uso compartido con visitantes para que tus usuarios puedan compartir contenido con ellos.
- Revisa y comprende los permisos que otorga cada nivel de acceso. Determina el nivel de acceso adecuado para los miembros de la unidad compartida según las necesidades específicas de tu organización.
- Asigna la unidad compartida a la nueva unidad organizativa.
- Mueve contenido a la unidad compartida.
- (Opcional) Si quieres recibir notificaciones cuando se agregue contenido a la unidad compartida y se comparta externamente, puedes configurar una regla de informes basada en eventos de registro de Drive.
Cómo activar o desactivar el uso compartido externo de archivos y carpetas en Drive
Compartir contenido en Drive con personas ajenas a tu organización puede ser un proceso de colaboración importante, pero también conlleva el riesgo de filtraciones de datos. Si activas el uso compartido externo, tienes opciones para limitar el uso compartido, como advertir a los usuarios antes de que compartan contenido o bloquear el uso compartido de vínculos.
Si desactivas el uso compartido externo, los usuarios no podrán compartir los siguientes elementos con usuarios externos:
- Invitaciones a elementos creados en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
- Vínculos a archivos almacenados en Drive
- Elementos adjuntos a correos electrónicos, ya sea subidos directamente desde dispositivos o almacenados en Drive
Los usuarios externos también perderán el acceso a los elementos que ya se hayan compartido con ellos.
También puedes bloquear estos mismos elementos que provienen de usuarios externos para los usuarios de tu organización. Estas restricciones se aplican a los miembros externos del grupo. Cuando los archivos se comparten con un grupo que tiene usuarios externos, esos usuarios externos no pueden acceder al archivo.
Nota: Las restricciones se aplican a nivel del usuario, no a nivel del grupo. Por lo tanto, si bien los archivos se pueden compartir con un grupo externo, los usuarios externos de ese grupo que estén bloqueados por tu configuración de uso compartido no podrán acceder a los archivos.
Para activar o desactivar el uso compartido externo, haz lo siguiente:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Drive y Documentos.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- Haz clic en Configuración de uso compartido Opciones de uso compartido.
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(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
- Para activar el uso compartido externo, haz clic en Activado y elige las opciones de uso compartido.
- Para desactivar el uso compartido externo, haz clic en Desactivado. También puedes bloquear el contenido externo para que no se comparta con tus usuarios, incluido el contenido de sistemas de almacenamiento de terceros.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).
Cómo permitir el uso compartido externo solo con ciertos dominios
Puedes permitir el uso compartido de archivos solo con dominios de confianza (permitidos). Cuando uses una lista de entidades permitidas para restringir el uso compartido, ten en cuenta las consideraciones siguientes:
- El dominio debe ser un dominio de Google Workspace, a menos que estés trabajando con el uso compartido con visitantes.
- No puedes seleccionar solo ciertos dominios incluidos en la lista de entidades permitidas para el uso compartido de archivos. Todos los dominios de confianza están incluidos.
- Los usuarios no pueden compartir archivos con cuentas personales.
- Si en tu organización tienen una combinación de licencias de Cloud Identity y Google Workspace, la lista de entidades permitidas también se aplicará a los usuarios de Cloud Identity.
Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.
Si aún no lo hiciste, agrega dominios de confianza a tu lista de entidades permitidas.
-
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Drive y Documentos.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- Haz clic en Configuración de uso compartido Opciones de uso compartido.
-
(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
- Haz clic en Dominios incluidos en la lista de entidades permitidas y elige las opciones de uso compartido.
-
Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).
(Solo para Formularios) En Configuración de uso compartido, haz clic en Respuestas del formulario. Elige si los usuarios de tu dominio pueden responder formularios creados externamente o compartir formularios externamente para obtener respuestas.
Nota: Si desactivas estas opciones, se aplicará la configuración de uso compartido de Google Drive a quienes respondan el formulario.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).
Cómo activar o desactivar el indicador para los archivos compartidos externamente
De forma predeterminada, cuando una unidad compartida o un archivo de Drive es de propiedad de alguien fuera de tu organización o se comparte con esa persona, se muestra un indicador de advertencia Externo. Sin embargo, puedes activar o desactivar el parámetro de configuración para algunos o todos tus usuarios. Si desactivas el parámetro de configuración, aún puedes revisar los archivos que se comparten externamente en los eventos de registro de Drive.
Para activar o desactivar el indicador, haz lo siguiente:
Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.
-
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Drive y Documentos.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- Haz clic en Configuración de uso compartido Opciones de uso compartido.
-
(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
- Haz clic en Destacar archivos externos marca o desmarca la casilla Destacar archivos externos para activar o desactivar el indicador.
-
Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).
Información sobre el comportamiento de la visualización del indicador
Cuando el indicador de advertencia está activado, se muestra para los archivos de Drive que son de propiedad de alguien fuera de tu organización o se comparten con esa persona, con las siguientes excepciones:
- El indicador no se muestra si un grupo de Grupos de Google que es propiedad de tu organización puede acceder al archivo, incluso si el grupo incluye miembros externos a tu organización.
- El indicador siempre se muestra si alguna cuenta de servicio puede acceder al archivo, independientemente de si la cuenta de servicio es de propiedad de alguien dentro o fuera de tu organización.
- El indicador siempre se muestra si algún grupo de Google Classroom generado automáticamente puede acceder al archivo.
Cómo controlar quién puede mover contenido a una unidad compartida que es propiedad de otra organización
Puedes permitir o bloquear el movimiento de contenido desde unidades compartidas que impliquen una fuente o un destino externo. Por ejemplo:
- Puedes bloquear el movimiento de contenido desde una unidad compartida de tu organización hasta una unidad compartida externa o la carpeta Mi unidad de un usuario externo.
- Puedes bloquear el movimiento de contenido desde la carpeta Mi unidad de un usuario de tu organización hasta una unidad compartida externa.
Para obtener más información, consulta Cómo restringir quién puede mover contenido a unidades compartidas externas.
Intenta administrar el uso compartido de Drive con reglas de confianza
Ediciones admitidas para esta función: Frontline Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus, Enterprise Essentials Plus. Comparar tu edición
En lugar de usar la configuración de Drive para compartir contenido fuera de tu organización, puedes usar reglas de confianza para administrar el uso compartido tanto dentro como fuera de la organización. Con las reglas de confianza, obtienes un mayor control sobre con quiénes pueden compartir archivos los usuarios. Para obtener más información, consulta Cómo crear y administrar reglas de confianza para el uso compartido de Drive.
¿Qué sucede con las cuentas de usuario que ya no tienen Drive?
Si un usuario de tu organización ya no tiene el servicio de Drive y Documentos para su cuenta (por ejemplo, se quitó la licencia de Google Workspace de su cuenta), los archivos de su propiedad se pueden compartir solo dentro de tu organización, incluso si la configuración de uso compartido aplicada a sus archivos permite el uso compartido externo.
Para quitar la restricción de uso compartido externo de los archivos del usuario, puedes agregar una licencia de Usuario archivado (AU) a su cuenta. Para obtener más información, consulta Cómo agregar licencias de Usuario archivado.