Soluciona problemas con unidades compartidas para los usuarios

Como administrador, puedes ayudar a los usuarios de tu organización que tienen problemas con la creación, el acceso y el uso compartido de unidades compartidas.

Primero, pídeles que revisen Soluciona problemas con unidades compartidas, donde se abordan muchos problemas habituales. Si esas soluciones no ayudan, prueba las de este artículo.

Problemas para crear o administrar unidades compartidas

Problemas para acceder a archivos y carpetas en unidades compartidas

Problemas para trasladar carpetas a unidades compartidas o desde ellas

Problemas para crear o administrar unidades compartidas

El usuario no puede crear unidades compartidas

Si un usuario no puede crear unidades compartidas, es posible que su licencia no las admita o que esa opción se encuentre desactivada para su unidad organizativa y no haya sido anulada por un grupo de configuración. Para verificar su estado, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Usuarios.

    Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.

  2. Busca al usuario en la lista. Si tienes muchos usuarios, haz clic en Agregar un filtro y elige una forma de acotar la lista, por ejemplo, por su dirección de correo electrónico.
  3. Haz clic en el nombre del usuario.

  4. Busca la sección Licencias y confirma que su licencia sea alguna de las que se mencionan a continuación:

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición

    Si su licencia no admite las unidades compartidas, puedes cambiarla. De lo contrario, continúa con el siguiente paso.

  5. Toma nota de la unidad organizativa que aparece debajo de su nombre y de cualquier grupo de configuración al que pertenezca.

  6. A la izquierda, haz clic en Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

  7. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Creación de unidades compartidas.

  8. En Drive y Documentos, haz clic en la unidad organizativa del usuario.

    Si se marca la primera casilla, no se le permitirá a su unidad organizativa crear unidades compartidas.

  9. Si el usuario debería poder crear unidades compartidas, considera cuál de las siguientes opciones es la mejor para otorgarle permiso:

    • Si todos los usuarios de su unidad organizativa deberían poder crear unidades compartidas, desmarca la primera casilla y haz clic en Guardar o Anular.
    • Si no todos los usuarios de su unidad organizativa deberían poder crear unidades compartidas, busca o crea un grupo de configuración que tenga permiso para crear unidades compartidas y agrega al usuario a este grupo.

El administrador no puede cambiar la configuración de uso compartido

Si un usuario con acceso de administrador a una unidad compartida no puede cambiar su configuración de uso compartido, es posible que su licencia o un parámetro de configuración de la Consola del administrador lo bloqueen. Para verificar su estado, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Usuarios.

    Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.

  2. Haz clic en el nombre del usuario.

  3. Busca la sección Licencias y confirma que su licencia sea alguna de las que se mencionan a continuación:

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición

    Si tienen una licencia de Business Starter, solo pueden restablecer un parámetro de configuración de uso compartido para permitir todo.

    Si su licencia no admite la administración de la configuración de unidades compartidas, puedes cambiarla. De lo contrario, continúa con el siguiente paso.

  4. Toma nota de la unidad organizativa que aparece debajo de su nombre y de cualquier grupo de configuración al que pertenezca.

  5. A la izquierda, haz clic en Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

  6. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Creación de unidades compartidas.

  7. Busca la opción Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen la siguiente configuración. Si la casilla no está marcada para la unidad organizativa o el grupo de configuración del usuario, no podrá cambiar la configuración de uso compartido.

  8. Si el administrador debería poder anular la configuración predeterminada de las unidades compartidas, considera cuál de las siguientes opciones es la mejor para otorgarle permiso:

    1. Si todos los administradores de su unidad organizativa deberían poder actualizar la configuración, desmarca la primera casilla y haz clic en Guardar o Anular.
    2. Si no todos los usuarios de su unidad organizativa deberían poder actualizar la configuración, busca o crea un grupo de configuración que tenga permiso para actualizar la configuración de uso compartido y agrega al usuario a este grupo.

El administrador no puede cambiar la configuración de uso compartido

Verifica tu edición de Google Workspace. Si tienes Business Starter, solo puedes restablecer la configuración de uso compartido a su valor predeterminado de permitir todo. Por ejemplo, si cambiaste de otra edición a Business Starter, es posible que la Consola del administrador refleje la configuración de uso compartido predeterminada que estableciste cuando tenías la otra edición. Sin embargo, las unidades compartidas nuevas no se ven afectadas por este parámetro de configuración, y se permite todo el uso compartido.

Una unidad compartida no tiene administrador

Si una unidad compartida no tiene administrador, algunas acciones de la unidad compartida, como agregar y quitar miembros, solo son posibles en la Consola del administrador. Esta situación puede reducir la eficacia de la unidad compartida. Para solucionar este problema, designa a alguien como administrador o agrega a una persona nueva como administrador:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Coloca el cursor sobre la unidad compartida y haz clic en Administrar miembros.
  4. Identifica a un miembro que debería ser administrador, actualiza su nivel de acceso y haz clic en Guardar. Si ningún miembro actual debería tener acceso de administrador, agrega un usuario y otórgale acceso de administrador. Para obtener más detalles, consulta Administra unidades compartidas como administrador.

Una unidad compartida no tiene miembros

Si una unidad compartida no tiene miembros, el acceso a los archivos y las carpetas de la unidad compartida se limita a los usuarios con los que se compartieron los elementos directamente. Esta situación minimiza la capacidad de los usuarios para colaborar en los archivos de la unidad compartida. Para solucionar este problema, agrega al menos un miembro:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
  3. Coloca el cursor sobre la unidad compartida y haz clic en Administrar miembros.
  4. Agrega al menos un miembro, ya sea un usuario o un grupo. Si le otorgas acceso de administrador a un usuario, este podrá agregar a otros usuarios y grupos como miembros. De lo contrario, debes agregar a los usuarios y grupos que deberían tener acceso a todos los archivos. Para obtener más detalles, consulta Administra unidades compartidas como administrador.
  5. Busca la opción Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen la siguiente configuración. Si la casilla no está marcada para la unidad organizativa del usuario, no podrá cambiar la configuración de uso compartido.

Problemas para acceder a archivos y carpetas en unidades compartidas

Un usuario no puede acceder a un archivo de unidades compartidas luego de que se trasladó

Para acceder a un archivo que está en una unidad compartida, el usuario debe ser miembro de la unidad, o le deben haber compartido directamente el archivo o la carpeta que lo contiene.

  • Si el usuario debería tener acceso al archivo y al resto de archivos y carpetas de la unidad compartida, agrégalo a ella.
  • Si el usuario solo necesita acceder a un archivo o carpeta, pide a un administrador de la unidad compartida que se lo comparta.

El usuario no puede comentar ni editar un archivo en una unidad compartida

  1. Pídele que confirme que tiene al menos privilegios de comentarista en la unidad compartida.
  2. Confirma que su licencia admite unidades compartidas (para ver las ediciones compatibles, consulta Configura unidades compartidas en una organización). De lo contrario, el usuario solo podrá ver los archivos, a menos que se los compartan directamente. Para saber qué licencia tiene, haz lo siguiente:

    1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Usuarios.

      Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.

    2. Busca al usuario en la lista. Si tienes muchos usuarios, haz clic en Agregar un filtro y elige una forma de acotar la lista, por ejemplo, por su dirección de correo electrónico.
    3. Haz clic en el nombre del usuario.
    4. Haz clic en Licencias.

Para obtener detalles sobre el acceso a unidades compartidas, consulta Acceso para usuarios con licencias que no admiten unidades compartidas.

El usuario no puede acceder a una unidad compartida, aunque sea miembro

Como administrador, tienes diferentes formas de impedir el acceso a los archivos según su contenido o la persona que intenta acceder a ellos. Estas políticas anulan la configuración de uso compartido establecida para una unidad compartida o un archivo o carpeta en una unidad compartida. Por ejemplo, si la configuración de la unidad compartida permite el uso compartido con usuarios externos, pero otras políticas no, los usuarios externos no podrán acceder a los archivos, incluso si son miembros.

Algunas políticas que pueden impedir el acceso a una unidad compartida o a un archivo en una unidad compartida incluyen las siguientes:

  1. Es posible que la configuración de uso compartido de Drive impida el acceso a una unidad compartida. Si el usuario debería tener acceso, es posible que puedas asignar la unidad compartida a una unidad organizativa en la que se permita el uso compartido con él.
  2. Si estableces reglas de confianza, estas pueden impedir el acceso a una unidad compartida.
  3. Si estableces reglas de DLP, estas pueden impedir el acceso a un archivo específico.

Problemas para trasladar carpetas a unidades compartidas o desde ellas

Un usuario no puede trasladar una carpeta a una unidad compartida

Es posible que un usuario no pueda trasladar una carpeta a una unidad compartida debido a los motivos siguientes:

  • La carpeta contiene demasiados archivos que no se pueden trasladar. En este caso, como administrador, puedes intentar trasladar la carpeta por él.
  • La carpeta contiene demasiados archivos. Pídele que organice el contenido en subcarpetas y, en su lugar, traslade esas.
  • El traslado superaría los límites de la unidad compartida. Considera crear otra unidad compartida.

Para obtener más detalles, consulta Traslada archivos y carpetas a unidades compartidas.