Como administrador de Google Workspace, puedes administrar la forma en que los usuarios de tu organización usan Documentos, Formularios, Keep, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones y Vids de Google. También puedes configurar funciones como el acceso sin conexión, la actividad de los archivos y las plantillas.
En esta página
- Activar o desactivar servicios
- Elegir la configuración de uso compartido
- Configurar el acceso sin conexión
- Permitir que los usuarios vean la actividad en las aplicaciones
- Administrar plantillas y temas
- Configuración avanzada
Activar o desactivar servicios
De forma predeterminada, las aplicaciones como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones están activadas para todos los usuarios de Google Workspace. Como administrador, puedes activar o desactivar las aplicaciones.
Nota: Para usar las aplicaciones que almacenan archivos en Drive, incluidos Documentos, Formularios, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones y Vids, el servicio de Drive y Documentos debe estar activado.Obtén más información sobre la configuración de activación y desactivación para lo siguiente:
Elegir la configuración de uso compartido
Puedes elegir la configuración de uso compartido para los archivos almacenados en Drive, incluidos los que se crearon en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites y mucho más.
Obtén información sobre la configuración de uso compartido para lo siguiente:
Configurar el acceso sin conexión
Puedes controlar si los usuarios de tu organización pueden acceder a sus archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus computadoras no están conectadas a Internet. De forma predeterminada, el acceso sin conexión está activado para las organizaciones, y los usuarios pueden activarlo o desactivarlo para sus propias cuentas.
Permitir que los usuarios vean la actividad de los archivos
Puedes controlar si los usuarios de tu organización ven la actividad de los archivos de los demás en los paneles de actividad de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. La actividad de los archivos incluye los nombres de los usuarios que ven los archivos y la hora en que los vieron.
Con estos datos, los editores pueden tomar decisiones fundamentadas sobre el seguimiento de los colaboradores. Para ver el panel de actividad de un archivo, los usuarios deben tener acceso de edición al archivo y estar en el mismo dominio que el propietario del archivo. Los usuarios no pueden ver el panel de actividad de los archivos fuera de su dominio.
Administrar plantillas y temas
Las plantillas y los temas contienen esquemas, gráficos y otros elementos de marca para ayudar a los usuarios de tu organización a crear contenido que coincida con el estilo de tu empresa. Como administrador, puedes agregar y administrar plantillas y temas para Presentaciones, Formularios y Sites en la Consola del administrador.
Configuración avanzada
La configuración avanzada brinda a los administradores de organizaciones más grandes un control más detallado sobre las aplicaciones de Google Workspace.
Usar hojas conectadas
Con Hojas conectadas, el conector de datos de Hojas de cálculo, puedes acceder a miles de millones de filas de datos de una hoja de cálculo, analizar la información, visualizarla y compartirla.
Activar o desactivar aplicaciones
De forma predeterminada, las aplicaciones como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones están activadas para todos los usuarios de Google Workspace. Como administrador, puedes activar o desactivar las aplicaciones.
Nota: Para usar las aplicaciones que almacenan archivos en Drive, incluidos Documentos, Formularios, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones y Vids, el servicio de Drive y Documentos debe estar activado.Obtén más información sobre la configuración de activación y desactivación para lo siguiente:
Usar reglas de confianza para el uso compartido de archivos
Si tienes una gran cantidad de usuarios en tu organización o trabajas con información altamente sensible, puedes usar reglas de confianza o políticas para controlar quién puede acceder a los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.
URLs de imágenes en archivos de editores de Documentos
Cada imagen que se agrega a un archivo de editores de Documentos de Google, por ejemplo, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, tiene una URL de imagen única. La URL de la imagen no está destinada a ser usada por los usuarios de tu organización. Se usa para alojar y mostrar imágenes, y para admitir tareas comunes de los usuarios, como copiar y pegar. Es posible que estas URLs tengan un dominio de Google diferente, por ejemplo, googleusercontent.com.
Se crean URLs de imágenes únicas para cada usuario de Google válido que tenga permisos para compartir un archivo. Es posible que se pueda acceder a las imágenes a través de estas URLs siempre que el usuario que generó una URL de imagen tenga acceso al archivo. Las URLs de imágenes dejan de ser válidas cuando el usuario pierde el acceso al archivo, por ejemplo, cuando se cambian los permisos para compartir o se borra el archivo.
Es posible que veas estas URLs cuando revises los registros de tráfico o cuando veas el Modelo de objetos del documento (DOM).