به عنوان مدیر Google Workspace، میتوانید نحوه استفاده افراد در سازمان خود از Google Docs، Forms، Keep، Sheets، Sites، Slides و Vids را مدیریت کنید. همچنین میتوانید ویژگیهایی مانند دسترسی آفلاین، فعالیت فایل و قالبها را تنظیم کنید.
در این صفحه
- فعال یا غیرفعال کردن سرویسها
- تنظیمات اشتراکگذاری را انتخاب کنید
- تنظیم دسترسی آفلاین
- به کاربران اجازه دهید فعالیت را در برنامهها ببینند
- مدیریت قالبها و تمها
- تنظیمات پیشرفته
فعال یا غیرفعال کردن سرویسها
بهطور پیشفرض، برنامههایی مانند سندنگار، برگهنگار و اسلایدنگار برای همه کاربران Google Workspace فعال هستند. بهعنوان مدیر، میتوانید برنامهها را فعال یا غیرفعال کنید.
توجه : برای استفاده از برنامههایی که فایلها را در Drive ذخیره میکنند، از جمله Docs، Forms، Sheets، Sites، Slides و Vids، سرویس Drive و Docs باید روشن باشند .درباره تنظیمات روشن و خاموش برای موارد زیر بیشتر بدانید:
تنظیمات اشتراکگذاری را انتخاب کنید
میتوانید تنظیمات اشتراکگذاری را برای فایلهای ذخیرهشده در درایو، از جمله فایلهای ایجاد شده در اسناد، برگهها، اسلایدها، سایتها و موارد دیگر، انتخاب کنید.
درباره تنظیمات اشتراکگذاری برای موارد زیر اطلاعات کسب کنید:
تنظیم دسترسی آفلاین
شما میتوانید کنترل کنید که آیا افراد سازمان شما میتوانند به فایلهای Google Docs، Sheets و Slides خود دسترسی داشته باشند یا خیر، زمانی که رایانههایشان به اینترنت متصل نیست. به طور پیشفرض، دسترسی آفلاین برای سازمانها فعال است و افراد میتوانند آن را برای حسابهای خود فعال یا غیرفعال کنند.
به کاربران اجازه دهید فعالیت فایل را ببینند
شما میتوانید کنترل کنید که آیا افراد سازمان شما فعالیت فایل یکدیگر را در داشبوردهای فعالیت در Google Docs، Sheets و Slides مشاهده کنند یا خیر. فعالیت فایل شامل نام کاربرانی است که فایلها را مشاهده میکنند و زمانی که آنها را مشاهده کردهاند.
با استفاده از این دادهها، ویرایشگران میتوانند در مورد پیگیری همکاران تصمیمات آگاهانهای بگیرند. برای مشاهده داشبورد فعالیت یک فایل، کاربران باید به فایل دسترسی ویرایش داشته باشند و باید در همان دامنه مالک فایل باشند. کاربران نمیتوانند داشبورد فعالیت فایلهای خارج از دامنه خود را مشاهده کنند.
مدیریت قالبها و تمها
قالبها و تمها شامل طرحهای کلی، گرافیکها و سایر عناصر برندسازی هستند تا به افراد سازمان شما کمک کنند محتوایی متناسب با سبک شرکت شما ایجاد کنند. به عنوان مدیر، شما قالبها و تمها را برای اسلایدها، فرمها و سایتها در کنسول مدیریت اضافه و مدیریت میکنید.
تنظیمات پیشرفته
تنظیمات پیشرفته به مدیران در سازمانهای بزرگتر کنترل جزئیتری بر برنامههای Google Workspace میدهد.
از برگههای متصل استفاده کنید
شما میتوانید با Connected Sheets، رابط داده Sheets، به میلیاردها ردیف داده از صفحه گسترده خود دسترسی داشته باشید، آنها را تجزیه و تحلیل کنید، تجسم کنید و به اشتراک بگذارید.
برنامهها را روشن یا خاموش کنید
بهطور پیشفرض، برنامههایی مانند سندنگار، برگهنگار و اسلایدنگار برای همه کاربران Google Workspace فعال هستند. بهعنوان مدیر، میتوانید برنامهها را فعال یا غیرفعال کنید.
توجه : برای استفاده از برنامههایی که فایلها را در Drive ذخیره میکنند، از جمله Docs، Forms، Sheets، Sites، Slides و Vids، سرویس Drive و Docs باید روشن باشند .درباره تنظیمات روشن و خاموش برای موارد زیر بیشتر بدانید:
استفاده از قوانین اعتماد برای اشتراکگذاری فایل
اگر تعداد زیادی کاربر در سازمان خود دارید یا با اطلاعات بسیار حساسی کار میکنید، میتوانید از قوانین یا سیاستهای اعتماد برای کنترل دسترسی افراد به فایلهای Google Docs، Sheets و Slides استفاده کنید.
آدرسهای اینترنتی تصاویر در فایلهای ویرایشگر اسناد
هر تصویری که به فایل ویرایشگرهای Google Docs اضافه میشود، برای مثال Doc، Sheets یا Slides، یک URL تصویر منحصر به فرد دارد. URL تصویر برای استفاده افراد در سازمان شما در نظر گرفته نشده است. این URL برای میزبانی و نمایش تصاویر و پشتیبانی از وظایف رایج کاربر، مانند کپی و چسباندن، استفاده میشود. این URLها ممکن است دامنه Google متفاوتی داشته باشند، برای مثال googleusercontent.com .
برای هر کاربر معتبر گوگل که مجوزهای اشتراکگذاری یک فایل را دارد، URLهای منحصر به فرد تصویر ایجاد میشود. تصاویر تا زمانی که کاربری که URL تصویر را ایجاد کرده به فایل دسترسی داشته باشد، میتوانند توسط این URLها قابل دسترسی باشند. URLهای تصویر زمانی نامعتبر میشوند که کاربر دسترسی به فایل را از دست بدهد، به عنوان مثال زمانی که مجوزهای اشتراکگذاری تغییر میکنند یا فایل حذف میشود.
ممکن است هنگام بررسی گزارشهای ترافیک یا هنگام مشاهده مدل شیء سند (DOM) این URLها را مشاهده کنید.