به عنوان مدیر جیمیل، میتوانید قوانینی برای مدیریت هرزنامه، محتوای ایمیل و پیوستهای ایمیل برای سازمان خود ایجاد کنید. ممکن است هنگام اضافه کردن سرویس Google Workspace یا هنگام تنظیم امنیت جیمیل به قوانین جدیدی نیاز داشته باشید. برای به حداقل رساندن زمان لازم برای آزمایش قوانین جدید و تغییر یافته، این بهترین شیوهها را دنبال کنید.
قبل از اینکه شروع کنی
- هنگام ایجاد قوانین، معمولاً باید چندین بار آنها را تغییر داده و آزمایش کنید تا مطمئن شوید که برای سازمان شما به درستی کار میکنند.
- توصیه میکنیم قوانین جدید را در یک محیط آزمایشی امتحان کنید (به توصیههای مربوط به محیط آزمایشی خود در زیر این صفحه مراجعه کنید).
- قوانین بیشتر، زمان آزمون را افزایش میدهد.
- تغییرات میتوانند تا ۲۴ ساعت طول بکشند اما معمولاً سریعتر اتفاق میافتند. اطلاعات بیشتر
چگونه اندازه و ساختار سازمان بر قوانین تأثیر میگذارد
- بهروزرسانی قوانین برای تعداد زیادی از کاربران یا واحدهای سازمانی بزرگ، زمان بیشتری میبرد.
- قوانین یک واحد سازمانی، واحدهای سازمانی فرزند آن را نیز شامل میشود. بنابراین، بهروزرسانی واحدهای سازمانی با فرزندان زیاد میتواند زمان بیشتری طول بکشد.
بهترین شیوهها برای محیط تست شما
| توصیه | توضیحات |
|---|---|
| یک محیط آزمایشی با چند کاربر ایجاد کنید. | یک محیط آزمایشی کوچک به شما امکان میدهد تا به سرعت قوانین را بهروزرسانی کنید و بررسی کنید که چگونه بر جریان و تحویل ایمیل تأثیر میگذارند. اندازه محیطی که در آن از قانون استفاده میشود، مستقیماً بر مدت زمان بهروزرسانی قانون تأثیر میگذارد. |
| از یک محیط آزمایشی توصیهشده استفاده کنید. | از یکی از این نوع محیطهای آزمایشی استفاده کنید:
|
| دامنه آزمایشی را درست مانند دامنه اصلی خود تنظیم کنید. | اگر از یک دامنه آزمایشی ثانویه استفاده میکنید، آن را مانند دامنه اصلی خود تنظیم کنید تا قوانین مانند دامنه اصلی شما رفتار کنند. |
| هرگونه قانون استفاده نشده را از محیط آزمایش حذف کنید. | فقط قوانینی را که آزمایش میکنید به محیط آزمایش اضافه کنید. اگر قبلاً قوانینی را در این محیط آزمایش کردهاید، قبل از اضافه کردن و آزمایش قوانین جدید، قوانین قدیمی را حذف کنید. |
بهترین شیوهها برای ایجاد و آزمایش قوانین
| توصیه | توضیحات |
|---|---|
| قوانین را با دادههای واقعی آزمایش کنید. | همان نوع پیوستها و محتوای ایمیل (از جمله محتوای امن) را که معمولاً در سازمان خود استفاده میکنید، آزمایش کنید. |
| از نوشتن رشتههای طولانی یا فهرستهای طولانی خودداری کنید. | برای صرفهجویی در زمان و رفع مشکلات احتمالی، از استفاده از عبارات با بیش از ۱۰۰۰ کاراکتر و لیستهایی با بیش از ۱۰۰۰ عنصر خودداری کنید. |
| قبل از آزمایش، سینتکس قانون را بررسی کنید. | برای دریافت نتایج آزمایشی مشابه آنچه در سازمان خود دریافت خواهید کرد، نحو قانون را با دادههای واقعی بررسی کنید. میتوانید ابتدا قانون خود را در کنسول مدیریت گوگل آزمایش کنید. همچنین میتوانید دادههای خود را با طبقهبندیکنندههای از پیش تعریفشده که قوانین را فعال میکنند، آزمایش کنید. درباره آزمایش دادهها با استفاده از API پیشگیری از دست دادن دادههای ابری بیشتر بدانید. |
| روی یک واحد سازمانی والد آزمایش کنید. | بهتر است آزمایش روی یک واحد سازمانی والد انجام شود تا یک واحد سازمانی فرزند. همانند گروههای تو در تو، جداسازی و شناسایی قانونی که باعث ایجاد مشکل در یک واحد سازمانی فرزند میشود، دشوار است. با این حال، اگر نیاز دارید که نحوه تعامل یک قانون جدید با قوانین موجود را آزمایش کنید، قانون جدید را در یک واحد سازمانی آزمایشی که فرزند واحد سازمانی است که از قوانین موجود استفاده میکند، کپی کنید. بیاموزید که چگونه چندین قانون بر رفتار پیام تأثیر میگذارند . |
| از آزمایش قوانین با گروهها خودداری کنید. | زمان بهروزرسانی قانون با اندازه گروه (تعداد اعضا) مطابقت دارد و تعیین اندازه یک گروه میتواند دشوار باشد. همچنین، آزمایش قوانین با گروههای تو در تو پیچیدهتر است. وقتی یک قانون جدید اضافه میکنید، برای اینکه انواع حسابها تحت تأثیر قرار گیرند ، علامت کادر گروهها را بردارید. |
| برای هر پیامی که برای آزمایش یک قانون استفاده میشود، از یک خط موضوع منحصر به فرد استفاده کنید. | خطوط موضوع منحصر به فرد به شما کمک میکند تا مشخص کنید کدام قوانین برای پیامهای آزمایشی اعمال شده است. جستجوی گزارش ایمیل، پیامها را بر اساس خط موضوع فهرست میکند. هر ورودی پیام نشان میدهد که کدام قانون برای پیام اعمال شده است. |
| هر بار که یک قانون را بهروزرسانی میکنید، نام قانون را تغییر دهید. | جستجوی گزارش ایمیل، قوانین را بر اساس نام نشان میدهد. هنگام بهروزرسانی و آزمایش چندینباره یک قانون، یک نام منحصربهفرد قانون به شما کمک میکند تا بدانید کدام نسخه از قانون را آزمایش میکنید. |
بهترین شیوهها برای تأیید قوانین
از جستجوی گزارش ایمیل برای بررسی اینکه کدام قوانین برای پیامهای آزمایشی اعمال شدهاند، استفاده کنید. برای جزئیات بیشتر، به یافتن پیامها با جستجوی گزارش ایمیل مراجعه کنید.