Gmail एडमिन के तौर पर, अपने संगठन के लिए स्पैम, ईमेल कॉन्टेंट, और ईमेल अटैचमेंट को मैनेज करने के लिए नियम बनाए जा सकते हैं. Google Workspace की कोई सेवा जोड़ने या Gmail की सुरक्षा सेट अप करने के दौरान, आपको नए नियमों की ज़रूरत पड़ सकती है. नए और बदले गए नियमों को टेस्ट करने में लगने वाले समय को कम करने के लिए, यहां दिए गए सबसे सही तरीके अपनाएं.
शुरू करने से पहले
- नियम बनाते समय, आपको आम तौर पर उनमें कई बार बदलाव करना होता है और उनकी जांच करनी होती है. इससे यह पक्का किया जा सकता है कि वे आपके संगठन के लिए सही तरीके से काम कर रहे हैं.
- हमारा सुझाव है कि आप टेस्ट एनवायरमेंट में नए नियमों को आज़माएं. इस पेज पर, टेस्ट एनवायरमेंट के लिए सुझाव देखें.
- ज़्यादा नियमों की वजह से, जांच में ज़्यादा समय लगता है.
- बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर ये बदलाव पहले ही दिखने लगते हैं. ज़्यादा जानें
संगठन के साइज़ और स्ट्रक्चर का नियमों पर क्या असर पड़ता है
- ज़्यादा उपयोगकर्ताओं या बड़ी संगठनात्मक इकाइयों के लिए बनाए गए नियमों को अपडेट होने में ज़्यादा समय लगता है.
- किसी संगठनात्मक इकाई के लिए बनाए गए नियम, उसकी चाइल्ड संगठनात्मक इकाइयों पर भी लागू होते हैं. इसलिए, कई चाइल्ड यूनिट वाली पैरंट यूनिट को अपडेट होने में ज़्यादा समय लग सकता है.
टेस्ट एनवायरमेंट के लिए सबसे सही तरीके
| सुझाव | ब्यौरा |
|---|---|
| कुछ उपयोगकर्ताओं के साथ टेस्ट एनवायरमेंट बनाएं. | टेस्ट एनवायरमेंट की मदद से, नियमों को तुरंत अपडेट किया जा सकता है. साथ ही, यह पुष्टि की जा सकती है कि नियमों से ईमेल फ़्लो और डिलीवरी पर क्या असर पड़ता है. नियम का इस्तेमाल जिस एनवायरमेंट में किया जाता है उसके साइज़ से, नियम को अपडेट होने में लगने वाले समय पर सीधा असर पड़ता है. |
| सुझाए गए टेस्ट एनवायरमेंट का इस्तेमाल करें. |
इनमें से किसी एक तरह के टेस्ट एनवायरमेंट का इस्तेमाल करें:
|
| टेस्ट डोमेन को अपने प्राइमरी डोमेन की तरह ही सेट अप करें. | अगर आपको सेकंडरी टेस्ट डोमेन का इस्तेमाल करना है, तो इसे अपने प्राइमरी डोमेन की तरह सेट अप करें. इससे नियम, आपके प्राइमरी डोमेन की तरह काम करेंगे. |
| टेस्ट एनवायरमेंट से, इस्तेमाल नहीं किए गए सभी नियम हटाएं. | टेस्ट एनवायरमेंट में सिर्फ़ वे नियम जोड़ें जिनकी जांच की जा रही है. अगर आपने इस एनवायरमेंट में पहले नियमों की जांच की थी, तो नए नियम जोड़ने और उनकी जांच करने से पहले, पुराने नियमों को हटा दें. |
नियम बनाने और उनकी जांच करने के सबसे सही तरीके
| सुझाव | ब्यौरा |
|---|---|
| असली डेटा की मदद से नियमों को टेस्ट करें. | उसी तरह के ईमेल अटैचमेंट और कॉन्टेंट (सुरक्षित कॉन्टेंट भी शामिल है) की जांच करें जिनका इस्तेमाल आम तौर पर आपके संगठन में किया जाता है. |
| लंबी स्ट्रिंग या लंबी सूचियों से बचें. | समय बचाने और समस्या हल करने के लिए, 1,000 से ज़्यादा वर्णों वाले एक्सप्रेशन और 1,000 से ज़्यादा एलिमेंट वाली सूचियों का इस्तेमाल न करें. |
| टेस्ट करने से पहले, नियम के सिंटैक्स की जांच करें. | अपने संगठन में मिलने वाले नतीजों के जैसे टेस्ट के नतीजे पाने के लिए, असली डेटा के साथ नियम के सिंटैक्स की जांच करें. Google Admin console में जाकर, पहले अपने नियम की जांच की जा सकती है. पहले से तय किए गए क्लासिफ़ायर की मदद से भी डेटा की जांच की जा सकती है. ये क्लासिफ़ायर, नियमों को ट्रिगर करते हैं. Cloud Data Loss Prevention API का इस्तेमाल करके डेटा की जांच करने के बारे में ज़्यादा जानें. |
| संगठन की पैरंट इकाई पर टेस्ट करें. |
संगठन की पैरंट इकाई पर टेस्ट करना, चाइल्ड इकाई पर टेस्ट करने से बेहतर होता है. नेस्ट किए गए ग्रुप की तरह ही, चाइल्ड ओयू में समस्या पैदा करने वाले नियम की पहचान करना और उसे अलग करना मुश्किल होता है. हालांकि, अगर आपको यह जांच करनी है कि नया नियम, मौजूदा नियमों के साथ कैसे काम करता है, तो नए नियम को संगठन की उस टेस्ट यूनिट में कॉपी करें जो संगठन की उस यूनिट की चाइल्ड यूनिट है जिसमें मौजूदा नियमों का इस्तेमाल किया जाता है. जानें कि एक से ज़्यादा नियमों का पालन करने पर, मैसेज के दिखने के तरीके पर क्या असर पड़ता है. |
| ग्रुप के साथ नियमों की जांच न करें. |
नियम अपडेट होने में लगने वाला समय, ग्रुप के साइज़ (सदस्यों की संख्या) के हिसाब से तय होता है. साथ ही, ग्रुप के साइज़ का पता लगाना मुश्किल हो सकता है. साथ ही, नेस्ट किए गए ग्रुप के साथ नियमों की जांच करना ज़्यादा मुश्किल होता है. नया नियम जोड़ते समय, इन खातों पर लागू करें में जाकर, ग्रुप बॉक्स से सही का निशान हटाएं. |
| किसी नियम की जांच करने के लिए इस्तेमाल किए गए हर मैसेज के लिए, यूनीक सब्जेक्ट लाइन का इस्तेमाल करें. | यूनिक विषय लाइनों से, यह पता चलता है कि टेस्ट मैसेज पर कौनसे नियम लागू किए गए हैं. ईमेल लॉग सर्च में, मैसेज को विषय के हिसाब से सूची में दिखाया जाता है. हर मैसेज एंट्री से पता चलता है कि मैसेज पर कौनसा नियम लागू किया गया था. |
| नियम को अपडेट करते समय, हर बार नियम का नाम बदलें. | ईमेल लॉग सर्च में, नियमों को नाम के हिसाब से दिखाया जाता है. किसी नियम को कई बार अपडेट और टेस्ट करने पर, नियम का यूनीक नाम होने से आपको यह पता चलता है कि नियम के किस वर्शन को टेस्ट किया जा रहा है. |
नियमों की पुष्टि करने के सबसे सही तरीके
ईमेल लॉग सर्च का इस्तेमाल करके देखें कि टेस्ट मैसेज पर कौनसे नियम लागू किए गए हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, ईमेल लॉग सर्च की मदद से मैसेज ढूंढना लेख पढ़ें.