Là quản trị viên, bạn có thể tuỳ chỉnh cách định tuyến, gửi và lưu trữ email để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
Ví dụ: bạn có thể định tuyến các thư đến được gửi đến một địa chỉ không xác định đến một hộp thư cụ thể. Hoặc bạn có thể muốn các thư được gửi đến một người cụ thể cũng được tự động gửi đến một người khác. Bạn có thể thiết lập để một số người nhận thư trong Gmail và những người khác nhận email từ máy chủ email tại chỗ của bạn. Gmail cũng có thể quét thư đến được lưu trữ trên máy chủ tại chỗ của bạn để phát hiện thư rác và đảm bảo tuân thủ.
Định tuyến mặc định và chế độ cài đặt định tuyến
Để linh hoạt khi thiết lập chế độ gửi email cho tổ chức, bạn có 2 chế độ cài đặt định tuyến chính:
- Sử dụng Định tuyến mặc định để thiết lập chế độ gửi thư mặc định cho tổ chức. Ví dụ: để gửi tất cả hoặc hầu hết email của tổ chức đến nhiều hộp thư đến, hãy sử dụng Định tuyến mặc định và thiết lập chế độ gửi kép.
- Sau đó, sử dụng chế độ cài đặt Định tuyến để tạo thêm các quy tắc gửi email chuyên biệt hơn hoặc để ghi đè hành vi Định tuyến mặc định. Ví dụ: bạn có thể thêm một quy tắc Định tuyến để gửi bản sao tất cả thư của CEO cho trợ lý điều hành của họ.
Dưới đây là một số trường hợp định tuyến phổ biến.
Định tuyến email đến
Theo mặc định, Google Workspace gửi tất cả email đến vào Gmail. Tuy nhiên, với tư cách là quản trị viên, bạn có thể thiết lập các phương thức định tuyến khác để gửi thư đến nhằm đáp ứng các yêu cầu của tổ chức.
Nếu tổ chức của bạn có một máy chủ email tại chỗ để lưu trữ và gửi email, thì Gmail sẽ xử lý thư đến trước. Gmail lọc thư rác và các thư có vấn đề khác, sau đó gửi thư đến máy chủ tại chỗ.
| Phương thức định tuyến | Mô tả |
|---|---|
| Gửi thư đến 2 hệ thống email bằng chế độ gửi nhiều đợt |
Chế độ gửi nhiều đợt của Gmail cho phép bạn gửi thư đến đến 2 hệ thống email khác nhau trong miền của mình, dựa trên những người nhận mà bạn chỉ định. Ví dụ: sử dụng chế độ gửi nhiều đợt khi một số người trong tổ chức của bạn sử dụng Gmail và những người khác sử dụng một hệ thống email khác. Bạn cũng có thể sử dụng chế độ gửi nhiều đợt khi di chuyển từ một máy chủ email khác sang Gmail. Sử dụng chế độ gửi nhiều đợt với một nhóm nhỏ người dùng để xác minh rằng chế độ gửi của Gmail đang hoạt động như mong đợi. Để biết các bước, hãy xem bài viết Gửi email đến 2 hệ thống email bằng chế độ gửi nhiều đợt. |
| Gửi thư đến nhiều hộp thư đến bằng chế độ gửi kép |
Thiết lập chế độ gửi kép khi bạn cần gửi thư đến 2 hoặc nhiều hộp thư đến. Ví dụ: người dùng có thể nhận thư trong hộp thư đến Gmail và một hộp thư đến khác, chẳng hạn như hộp thư đến trên máy chủ email tại chỗ. Để biết các bước, hãy xem bài viết Gửi email đến nhiều hộp thư đến bằng chế độ gửi kép. |
| Nhận thư ghi sai địa chỉ trong hộp thư nhận toàn bộ thư |
Địa chỉ email nhận toàn bộ thư có chức năng nhận những email ghi sai địa chỉ đến miền của bạn. Nếu có người gửi thư đến người dùng không tồn tại trong miền của bạn hoặc gửi thư ghi sai địa chỉ đến miền của bạn, thì thư sẽ được gửi tới địa chỉ nhận toàn bộ thư. Để biết các bước, hãy xem bài viết Nhận thư ghi sai địa chỉ trong hộp thư nhận toàn bộ thư. |
| Chuyển hướng hoặc chuyển tiếp email của một người dùng đến người dùng khác |
Có thể có những lúc bạn muốn tự động chuyển hướng hoặc chuyển tiếp thư đến của một người dùng đến một hoặc nhiều người dùng khác. Bạn thực hiện việc này bằng cách thiết lập bản đồ địa chỉ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Để biết các bước, hãy xem bài viết Chuyển hướng hoặc chuyển tiếp email Gmail của một người dùng đến người dùng khác. |
| Cho phép người dùng tự động chuyển tiếp thư của chính họ |
Bạn có thể cho phép những người trong tổ chức của mình thiết lập chế độ tự động chuyển tiếp cho tài khoản Gmail của chính họ. Sau đó, họ có thể tự động chuyển tiếp thư của mình đến một tài khoản khác mà họ sở hữu. Để biết các bước, hãy xem bài viết Cho phép người dùng tự động chuyển tiếp email Gmail của chính họ. |
Định tuyến email đi
| Phương thức định tuyến | Mô tả |
|---|---|
| Gửi email đi thông qua máy chủ cổng |
Để định tuyến thư đi, hãy thiết lập máy chủ cổng gửi đi. Máy chủ cổng thường xử lý thư gửi đi theo một cách nào đó trước khi gửi. Ví dụ: máy chủ cổng có thể thêm chân trang của công ty vào cuối mỗi tin nhắn đi. Để biết các bước, hãy xem bài viết Thiết lập cổng gửi đi. |
| Định tuyến email không phải của Gmail thông qua máy chủ Gmail bằng dịch vụ chuyển tiếp SMTP |
Nếu tổ chức của bạn sử dụng một máy chủ không phải của Gmail, chẳng hạn như Microsoft hoặc một dịch vụ SMTP, thì bạn có thể thiết lập dịch vụ chuyển tiếp SMTP để định tuyến email đi thông qua Gmail. Chế độ cài đặt dịch vụ chuyển tiếp SMTP sẽ lọc thư rác và vi-rút trước khi thư đến người nhận bên ngoài. Chế độ cài đặt này cũng cho phép bạn áp dụng các chế độ cài đặt bảo mật email trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cho thư gửi đi. Để biết các bước, hãy xem bài viết Định tuyến thư chuyển tiếp SMTP gửi đi thông qua Google. |
Định tuyến email để tuân thủ (nội dung và tệp đính kèm)
Tính năng định tuyến tuân thủ cho phép bạn chỉ định cách gửi và gửi email dựa trên nội dung và tệp đính kèm của thư. Bạn cũng có thể yêu cầu chỉ gửi một số email qua kết nối TLS an toàn.
| Phương thức định tuyến | Mô tả |
|---|---|
| Định tuyến thư dựa trên nội dung của thư |
Bạn có thể muốn gửi thư theo một cách cụ thể, dựa trên nội dung trong những thư đó. Ví dụ: bạn có thể muốn tự động gửi thư có các loại nội dung cụ thể đến bộ phận pháp lý. Để biết các bước, hãy xem bài viết Thiết lập quy tắc cho tính năng lọc nội dung email nâng cao và Thiết lập quy tắc cho nội dung gây khó chịu. |
| Định tuyến thư dựa trên tệp đính kèm của thư |
Bạn có thể muốn gửi thư đến một số đích đến dựa trên loại tệp đính kèm mà thư có. Ví dụ: bạn có thể tự động gửi thư có tệp đính kèm hình ảnh đến bộ phận Nhân sự. Để biết các bước, hãy xem bài viết Thiết lập quy tắc tuân thủ cho tệp đính kèm. |
| Chỉ định tuyến thư qua kết nối TLS |
Bạn có thể yêu cầu gửi thư đến hoặc từ một số miền hoặc địa chỉ email bằng giao thức TLS. Thiết lập chế độ cài đặt tuân thủ TLS cho email đến và email đi cho đơn vị tổ chức. Nếu một miền mà bạn chỉ định không hỗ trợ TLS, thì email đến sẽ bị từ chối và email đi sẽ không được gửi. Để biết các bước, hãy xem bài viết Thiết lập chế độ tuân thủ TLS. |
Khắc phục sự cố về quy tắc định tuyến
Khi các tuyến xung đột
Bạn có thể thiết lập chính sách định tuyến trên toàn miền cho thư đến. Bạn cũng có thể xác định các tuyến gửi dựa trên nội dung hoặc tệp đính kèm của thư. Để tìm hiểu chế độ cài đặt định tuyến nào được ưu tiên, hãy xem bài viết Điều chỉnh chế độ cài đặt Gmail cho tổ chức.
Nếu có xung đột với các chế độ kiểm soát định tuyến cũ, thì mọi chế độ cài đặt định tuyến được mô tả ở đây sẽ ghi đè mọi chế độ cài đặt cũ. Tìm hiểu thêm về tính năng Định tuyến và gửi email.
Nếu việc định tuyến hoặc gửi thư không thành công
Nếu một thư được định tuyến từ máy chủ Gmail hoặc Google Workspace đến máy chủ của người nhận bên ngoài và không thể kết nối, thì Gmail sẽ giữ thư đó. Lý do kết nối không thành công bao gồm hết thời gian chờ, từ chối hoặc lỗi 400.
Gmail sẽ cố gắng gửi lại thư sau vài phút, tối đa là 7 ngày. Sau 7 ngày, thư sẽ được trả lại cho người gửi.
Nếu bạn thêm một máy chủ mới trong khi Gmail đang cố gắng gửi lại thư, thì thư sẽ được định tuyến đến máy chủ ban đầu chứ không phải máy chủ mới.
Nếu có lỗi 500 đối với thư, thì thư sẽ bị từ chối ngay lập tức.
Tìm hiểu thêm tại bài viết Giới thiệu về thông báo lỗi SMTP và Tài liệu tham khảo về lỗi SMTP
Google, Google Workspace và những nhãn hiệu cũng như biểu tượng có liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.