Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập các lựa chọn về việc gửi và định tuyến email cho tổ chức của mình. Các lựa chọn này bao gồm chuyển tiếp và chuyển hướng thư, cũng như định tuyến email của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Bài viết này giải thích sự khác biệt giữa 3 loại hình gửi email này.
Chuyển tiếp và chuyển hướng email
Mặc dù đôi khi các thuật ngữ này được dùng thay thế cho nhau, nhưng chuyển tiếp và chuyển hướng có một chút khác biệt:
Chuyển tiếp sẽ thay đổi nội dung của tin nhắn gốc và tin nhắn được chuyển tiếp sẽ bao gồm nhật ký tin nhắn. Nội dung của thư được chuyển tiếp thường bao gồm một số thông tin tiêu đề của thư gốc. Thông thường, thư được chuyển tiếp sẽ được gửi đến người nhận ban đầu trước, sau đó mới được gửi (hoặc chuyển tiếp) đến nhiều người nhận khác.
Chuyển hướng không làm thay đổi nội dung của thư gốc và thư được chuyển hướng sẽ xuất hiện như thể đến trực tiếp từ người gửi ban đầu. Bạn chỉ có thể gửi (hoặc chuyển hướng) thư được chuyển hướng đến những người nhận mới mà bạn chỉ định, do đó, thư sẽ không bao giờ được gửi đến người nhận ban đầu. Hoặc, bạn có thể gửi cho người nhận ban đầu và người nhận mới.
Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập tính năng chuyển tiếp và chuyển hướng cho toàn bộ tổ chức và cho các đơn vị tổ chức. Bạn cũng có thể thiết lập tính năng chuyển tiếp và chuyển hướng cho từng người dùng.
Ảnh hưởng đến quy trình xác thực email
Việc chuyển tiếp và chuyển hướng thư có thể ảnh hưởng đến quy trình xác thực email. Để đảm bảo thư gửi đi của bạn vượt qua các bước kiểm tra xác thực, bạn nên luôn làm theo các phương pháp hay nhất để chuyển tiếp email.
Nếu máy chủ chuyển tiếp không có trong bản ghi SPF, thì quá trình xác thực SPF có thể không thành công. Thư có thể bị máy chủ nhận từ chối hoặc đánh dấu là thư rác. Bản ghi SPF của bạn phải bao gồm tất cả miền và địa chỉ IP gửi email cho miền của bạn. Tìm hiểu thêm về SPF.
Nếu máy chủ chuyển tiếp sửa đổi nội dung thư theo bất kỳ cách nào, thì quy trình xác thực bằng DKIM có thể không thành công. Thư có thể bị máy chủ nhận từ chối hoặc đánh dấu là thư rác. Một số phần mềm chống vi-rút và chống thư rác sửa đổi nội dung thư trước khi chuyển tiếp thư. Tìm hiểu thêm về DKIM.
Định tuyến email
Định tuyến là một thuật ngữ chung mô tả cách email của tổ chức được gửi, thường là ở cấp tổ chức hoặc đơn vị tổ chức. Các tính năng định tuyến của Google Workspace bao gồm chuyển phát kép; định tuyến bắt tất cả; cổng đến và cổng đi; cũng như từ chối, cách ly và chuyển phát những thư đã được sửa đổi dựa trên chính sách và chế độ cài đặt của bạn.
Là quản trị viên, bạn có thể sử dụng các tính năng định tuyến nâng cao của Google Workspace để thiết lập các lựa chọn gửi email cho tổ chức trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Ví dụ: bạn có thể gửi email đến cả Gmail và máy chủ email tại cơ sở. Hoặc bạn có thể muốn gửi thư đến có địa chỉ email người nhận không hợp lệ đến một địa chỉ đặc biệt, gọi là địa chỉ nhận toàn bộ thư.