Google Workspace की मॉडरेशन टूल में मौजूद ईमेल क्वारंटाइन करने की सुविधा की मदद से, एडमिन आने वाले और भेजे जाने वाले ईमेल को क्वारंटाइन कर सकते हैं. क्वारंटाइन किए गए ईमेल, पाने वालों को डिलीवर करने से पहले समीक्षा के लिए रखे जाते हैं. ईमेल क्वारंटीन सेट अप करने के बारे में ज़्यादा जानें.
ईमेल क्वॉरंटीन डैशबोर्ड में, क्वॉरंटीन किए गए ईमेल के बारे में पूरी जानकारी मिलती है. इसके बाद, इन ईमेल पर कार्रवाई करने का फ़ैसला लिया जा सकता है:
- मैसेज को क्वॉरंटीन से रिलीज़ करें, ताकि उसे पाने वाले व्यक्ति को डिलीवर किया जा सके.
- इससे ईमेल पाने वाले व्यक्ति को ईमेल नहीं मिलता.
ईमेल क्वॉरंटीन खोलना
अहम जानकारी: ईमेल क्वारंटीन में लॉग इन करने पर, एडमिन के तौर पर आपके पास मौजूद अधिकारों से यह तय होता है कि आपको कौनसे क्वारंटीन और क्वारंटीन किए गए मैसेज दिखेंगे. इस बारे में ज़्यादा जानने के लिए, अपने उपयोगकर्ताओं को ईमेल क्वारंटीन करने की सुविधा का ऐक्सेस देना लेख पढ़ें.
ईमेल क्वारंटीन को इनमें से किसी एक तरीके से खोला जा सकता है:
Admin console में क्वारंटीन डैशबोर्ड पर जाना
- Admin console में, ऐप्लिकेशन > Google Workspace > Gmail > क्वारंटीन किए गए ईमेल मैनेज करें पर जाएं
- क्वारंटीन किए गए ईमेल पर जाएं पर क्लिक करें.
अपने ब्राउज़र में क्वारंटीन डैशबोर्ड का यूआरएल डालें
अपने वेब ब्राउज़र में, Google Workspace खाते में लॉग इन करने के बाद, http://admin.google.com/ac/moderation पर जाएं. यहां से, आपको अपनी एडमिन भूमिका और उस ग्रुप से जुड़ी सभी क्वारंटीन की गई ईमेल का ऐक्सेस मिलता है जिसका आप सदस्य हैं.
क्वॉरंटीन किए गए मैसेज की समीक्षा करना
ईमेल क्वारंटाइन में लॉग इन करने पर, डिफ़ॉल्ट व्यू में सभी क्वारंटाइन में मौजूद ऐसे सभी मैसेज दिखते हैं जिनकी स्थिति ट्रायज होना बाकी है होती है.
यह जानने के लिए कि कोई मैसेज किस क्वारंटीन में है, डैशबोर्ड में मौजूद मैसेज पर कर्सर ले जाएं. क्वॉरंटीन की जानकारी बॉक्स खुलता है. इसमें क्वॉरंटीन का नाम और क्वॉरंटीन के लिए बनाई गई सेटिंग दिखती हैं.
क्वारंटीन डैशबोर्ड में ये कॉलम शामिल होते हैं:
| कॉलम | ब्यौरा |
|---|---|
| नाम | पाने वाले का ईमेल पता |
| डायरेक्शन |
ईमेल की दिशा:
|
| कोई हेडिंग नहीं |
क्वॉरंटीन किए गए मैसेज का नाम. इस कॉलम में, वे सभी क्वारंटीन शामिल होते हैं जिनमें मैसेज शामिल है. अलग-अलग सेटिंग की वजह से, एक से ज़्यादा क्वॉरंटीन फ़ोल्डर में मैसेज भेजे जा सकते हैं. क्वारंटीन की सेटिंग देखने और उनमें बदलाव करने के लिए, क्वारंटीन के नाम पर क्लिक करें:
|
| कोई हेडिंग नहीं | मैसेज का विषय |
| कोई हेडिंग नहीं | मैसेज के कॉन्टेंट का पहला हिस्सा |
| समय | मैसेज भेजने का समय. यह समय, Admin console के स्थानीय टाइम ज़ोन के हिसाब से दिखाया जाता है. |
क्वॉरंटीन किए गए मैसेज फ़िल्टर करना
डैशबोर्ड में सबसे ऊपर मौजूद कंट्रोल का इस्तेमाल करके, मैसेज को क्वॉरंटीन या मैसेज की स्थिति के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.
अहम जानकारी: मैसेज की स्थिति के हिसाब से फ़िल्टर करने पर, सिर्फ़ वे मैसेज दिखते हैं जिन्हें क्वारंटीन एडमिन की अनुमतियों के तहत अनुमति मिली है. इस बारे में ज़्यादा जानने के लिए, उपयोगकर्ताओं को ईमेल क्वारंटीन करने का ऐक्सेस देना लेख पढ़ें.
- किसी एक क्वारंटीन से मिले मैसेज दिखाने के लिए, क्वारंटीन पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची से कोई क्वारंटीन चुनें और लागू करें पर क्लिक करें.
- सभी क्वॉरंटीन किए गए मैसेज देखने के लिए, क्वॉरंटीन पर क्लिक करें. इसके बाद, सभी को चुनें और लागू करें पर क्लिक करें.
- क्वॉरंटीन की स्थिति के हिसाब से मैसेज फ़िल्टर करने के लिए, स्थिति पर क्लिक करें. इसके बाद, कोई स्थिति चुनें और लागू करें पर क्लिक करें.
| स्थिति | ब्यौरा |
|---|---|
| प्राथमिकता तय करना बाकी है | उन मैसेज को दिखाता है जिन्हें न तो अनुमति दी गई है और न ही अनुमति नहीं दी गई है. अगर इन मैसेज पर कोई कार्रवाई नहीं की जाती है, तो इन्हें क्वारंटीन किए गए मैसेज के रखरखाव की अवधि के बाद मिटा दिया जाता है. |
| अनुरोध अस्वीकार कर दिया गया | ऐसे मैसेज दिखाता है जिनकी डिलीवरी नहीं की जा सकी. सिर्फ़ वे मैसेज दिखते हैं जिन्हें डेटा बनाए रखने की अवधि के दौरान क्वॉरंटीन किया गया है. |
| अनुमति है | ऐसे मैसेज दिखाता है जिन्हें ईमेल पाने वालों को डिलीवर करने के लिए रिलीज़ किया गया है. सिर्फ़ वे मैसेज दिखते हैं जिन्हें डेटा बनाए रखने की अवधि के दौरान क्वॉरंटीन किया गया है. |
क्वॉरंटीन किए गए मैसेज खोजना
मैसेज के कॉन्टेंट के आधार पर मैसेज खोजने के लिए, डैशबोर्ड में सबसे ऊपर मौजूद खोजें फ़ील्ड में खोज के लिए शब्द डालें. सिर्फ़ उन मैसेज को खोजा जाता है जो मौजूदा डैशबोर्ड फ़िल्टर (क्वारंटीन का नाम और मैसेज की स्थिति) से मैच करते हैं.
मैसेज के पूरे कॉन्टेंट को खोजा जाता है. इसमें हेडर की जानकारी भी शामिल होती है. जैसे, भेजने वाले का पता, पाने वाले का ईमेल पता, मैसेज का विषय, और मैसेज का मुख्य हिस्सा.
ज़्यादा सटीक खोज करने के लिए, Gmail में इस्तेमाल किए जाने वाले सर्च ऑपरेटर का इस्तेमाल करें.
| फ़ील्ड | ब्यौरा |
|---|---|
| नियम की जानकारी | उस सेटिंग का नाम या जानकारी जिसने मैसेज को क्वारंटीन किया है. यह फ़ील्ड एक या उससे ज़्यादा बार दिखता है. यह फ़ील्ड, मैसेज को क्वारंटीन करने वाले हर नियम के लिए दिखता है. |
| क्वॉरंटीन किए गए मैसेज का नाम | मैसेज के लिए क्वॉरंटीन का नाम. यह फ़ील्ड, हर उस क्वारंटीन के लिए दिखता है जिसमें मैसेज दिखता है. मैसेज एक से ज़्यादा क्वारंटीन में दिख सकते हैं. |
| स्रोत | मैसेज का वह हिस्सा जो मैसेज को क्वॉरंटीन करने वाली सेटिंग से मेल खाता है. उदाहरण के लिए, मैसेज के हेडर या मुख्य हिस्से का कॉन्टेंट, उस सेटिंग में डाली गई स्ट्रिंग से मेल खाता है जिसकी वजह से मैसेज को क्वारंटीन किया गया है. कभी-कभी यह जानकारी उपलब्ध नहीं होती है और यह फ़ील्ड नहीं दिखता है. |
| मैच की गई स्ट्रिंग | मैसेज में मौजूद वह शब्द या स्ट्रिंग जिससे मेल खाने पर, मैसेज को क्वारंटीन किया गया था. कभी-कभी यह जानकारी उपलब्ध नहीं होती है और यह फ़ील्ड नहीं दिखता है. |
ईमेल मैसेज के हेडर देखना
हेडर, कोड के छोटे-छोटे स्निपेट होते हैं. इन्हें ईमेल मैसेज के साथ भेजा जाता है. इनमें मैसेज के बारे में जानकारी होती है. कुछ हेडर, जैसे कि From: और Subject:, आम तौर पर ईमेल में दिखते हैं. मैसेज के सभी हेडर देखने पर ही, अन्य हेडर दिखते हैं. क्वारंटीन किए गए ईमेल मैसेज का पूरा कॉन्टेंट देखने के लिए, जिसमें सभी ईमेल हेडर शामिल हैं:
- क्वारंटीन डैशबोर्ड में, नाम कॉलम के बाईं ओर मौजूद मेन्यू
पर क्लिक करें. डैशबोर्ड की एंट्री बड़ी हो जाती है और उसमें मैसेज दिखता है. - बड़ी की गई एंट्री में सबसे नीचे दाईं ओर, मूल ईमेल दिखाएं पर क्लिक करें.
ईमेल मैसेज हेडर के बारे में ज़्यादा जानें.
क्वॉरंटीन किए गए मैसेज पर कार्रवाई करना
क्वारंटीन किए गए मैसेज को डिलीवर करने की अनुमति देने या अस्वीकार करने के बाद, इस कार्रवाई को पहले जैसा नहीं किया जा सकता.
क्वॉरंटीन किए गए मैसेज डिलीवर करने की अनुमति दें
क्वारंटीन किए गए किसी मैसेज को डिलीवर करने की अनुमति देने के लिए, बाईं ओर मौजूद कॉलम में मौजूद चेकबॉक्स पर क्लिक करके एक या उससे ज़्यादा मैसेज चुनें. इसके बाद, डैशबोर्ड में सबसे ऊपर मौजूद अनुमति दें पर क्लिक करें.
मैसेज, पाने वाले व्यक्ति को डिलीवर कर दिया जाता है. अगर ईमेल पाने वाले व्यक्ति को ईमेल नहीं मिलता है, तो उसे अपना स्पैम फ़ोल्डर देखने के लिए कहें.
क्वॉरंटीन किए गए मैसेज की डिलीवरी को अस्वीकार करना
क्वारंटीन किए गए मैसेज को डिलीवर करने से रोकने के लिए, बाईं ओर मौजूद कॉलम में मौजूद चेकबॉक्स पर क्लिक करके एक या उससे ज़्यादा मैसेज चुनें. इसके बाद, डैशबोर्ड में सबसे ऊपर मौजूद मैसेज डिलीवर करने से रोकें पर क्लिक करें. ईमेल को डिलीवर करने की अनुमति न देने पर, ईमेल भेजने वाले को ईमेल अस्वीकार किए जाने की सूचना भेजी जा सकती है. यह सूचना, ईमेल को डिलीवर करने की अनुमति न देने पर होने वाले असर के बारे में बताती है. यह जानकारी, क्वारंटीन की सेटिंग में जाकर चुनी जाती है.
जिन मैसेज को अस्वीकार कर दिया जाता है वे तब तक क्वारंटीन में रहते हैं, जब तक उन्हें हमेशा के लिए मिटा नहीं दिया जाता. ऐसा मैसेज भेजे जाने के 30 दिनों बाद होता है. 30 दिनों के बाद, ये मैसेज क्वॉरंटीन में उपलब्ध नहीं होते. साथ ही, एडमिन या उपयोगकर्ता इन्हें वापस नहीं ला सकते
अगर अतिरिक्त स्टोरेज का इस्तेमाल किया जाता है, तो मैसेज उस स्टोरेज में तब तक उपलब्ध रहते हैं, जब तक उस स्टोरेज के लिए तय की गई अवधि खत्म नहीं हो जाती. उदाहरण के लिए, Google Vault.
एक से ज़्यादा क्वॉरंटीन में मौजूद मैसेज को डिलीवर करने की अनुमति न देना
मैसेज को एक से ज़्यादा क्वॉरंटीन में भेजा जा सकता है. मैसेज को अस्वीकार करने पर, उसका नतीजा इस बात पर निर्भर करता है कि मैसेज को अस्वीकार करते समय, आपने क्वारंटीन की कौनसी सेटिंग चुनी है.
उदाहरण के लिए, कोई मैसेज संदिग्ध नाम के क्वारंटीन में दिख सकता है. इस क्वारंटीन में, मैसेज को ड्रॉप करने का विकल्प होता है. साथ ही, वह बड़ा अटैचमेंट नाम के क्वारंटीन में भी दिख सकता है. इस क्वारंटीन में, मैसेज को अस्वीकार करने की सूचना भेजने का विकल्प होता है. अगर संदिग्ध ईमेल के लिए बने क्वारंटीन फ़ोल्डर से किसी ईमेल को डिलीवर करने की अनुमति नहीं दी जाती है, तो ईमेल डिलीवर नहीं किया जाता. हालांकि, ईमेल को अस्वीकार करने की सूचना नहीं भेजी जाती.