একজন প্রশাসক হিসেবে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনার ডোমেনে সমস্ত প্রেরিত বা প্রাপ্ত বার্তার একটি অনুলিপি—যার মধ্যে নন-Gmail মেলবক্সগুলি দ্বারা প্রেরিত বা প্রাপ্ত বার্তাগুলিও অন্তর্ভুক্ত—সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীদের Gmail মেলবক্সে সংরক্ষণ করা হয়েছে।
ব্যাপক মেইল স্টোরেজ এবং ভল্ট
যদি আপনার প্রতিষ্ঠান Vault ব্যবহার করে, তাহলে Vault আপনার প্রতিষ্ঠানের ইমেল বার্তাগুলিতে সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস নিশ্চিত করতে আপনি একটি বিস্তৃত মেল স্টোরেজ সেট আপ করতে পারেন:
ব্যবহারকারীরা Gmail ছাড়াও Google Workspace-এর অন্যান্য মূল পরিষেবার মাধ্যমে ইমেল বার্তা পাঠাতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ:
- ক্যালেন্ডার— ডেস্কটপ ক্যালেন্ডারে ইমেল গেস্ট অপশন ব্যবহার করে পাঠানো আউটগোয়িং আমন্ত্রণ এবং বার্তা।
- ড্রাইভ— ব্যবহারকারীরা যখন ড্রাইভে ফাইল শেয়ার, মালিকানা স্থানান্তর বা মন্তব্য করেন তখন বার্তা সামগ্রী পাঠানো হয়।
- গুগল ডক্স, শিট, স্লাইড এবং অঙ্কন - ব্যবহারকারীরা যখন সংযুক্তি হিসেবে ফাইল ইমেল করে বা ফাইলের অনুমোদন পরিবর্তন করে তখন অ্যাপ দ্বারা প্রেরিত বার্তা।
- ফর্ম— ফর্ম বা ফর্মের লিঙ্ক সম্বলিত ইমেল বার্তা।
- Keep— ব্যবহারকারীরা Keep-এ নোট শেয়ার করলে ইমেল বার্তা পাঠানো হয়।
ব্যাপক মেল স্টোরেজ নিশ্চিত করে যে অন্যান্য মূল পরিষেবাগুলি দ্বারা প্রেরিত বার্তাগুলি ব্যবহারকারীদের প্রেরিত ফোল্ডারে উপস্থিত হয় এবং তাই ভল্টে অ্যাক্সেসযোগ্য।
দ্রষ্টব্য: ব্যাপক মেল স্টোরেজ শুধুমাত্র মূল Google Workspace পরিষেবাগুলিতে প্রযোজ্য। অতিরিক্ত Google পরিষেবাগুলি ব্যবহারকারীদের পক্ষ থেকে ইমেল বার্তা পাঠাতে সক্ষম হতে পারে। এই পরিষেবাগুলি দ্বারা প্রেরিত বার্তাগুলি ব্যবহারকারীদের পাঠানো ফোল্ডারে সংরক্ষণ নাও হতে পারে এবং Vault-এ অনুপলব্ধ হতে পারে।
- যেসব প্রতিষ্ঠান জিমেইলের বাইরের ইমেল সার্ভারে বার্তা রিরুট করে, তাদের জন্য আপনি বিস্তৃত মেল স্টোরেজ সেট আপ করতে পারেন যাতে নিশ্চিত করা যায় যে সমস্ত বার্তা জিমেইল মেলবক্সে সংরক্ষণ করা হয় এবং ভল্টে উপলব্ধ থাকে।
- আপনি যদি এমন একটি নন-জিমেইল সিস্টেম ব্যবহার করেন যা আপনার ব্যবহারকারীদের পক্ষ থেকে বার্তা রুট করার জন্য SMTP রিলে পরিষেবা ব্যবহার করে - উদাহরণস্বরূপ, টিকিট ট্র্যাকিং সিস্টেম, বাগ ডাটাবেস, বা স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তি সিস্টেমের জন্য - এবং আপনি আপনার ব্যবহারকারীদের Gmail মেলবক্সে বার্তাগুলি প্রদর্শন করতে চান তবে আপনি এটি সেট আপ করতে পারেন। SMTP রিলে সক্ষমকারী সমস্ত ব্যবহারকারীদের জন্য Google Vault-এ বার্তা সংরক্ষণের জন্য এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
ব্যাপক মেল স্টোরেজ সক্ষম করার আগে বিবেচনাগুলি
ব্যাপক মেইল স্টোরেজ সক্ষম করার আগে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিবেচ্য বিষয় সাবধানতার সাথে পর্যালোচনা করা উচিত:
- যদি আপনার কাছে কমপ্লায়েন্স রাউটিং নিয়ম থাকে যা প্রাপককে পরিবর্তন করে (এবং আপনি চান না যে মূল প্রাপক ইমেলের একটি অনুলিপি পান) তাহলে আপনার ব্যাপক মেল স্টোরেজ সক্ষম করা উচিত নয়।
- যখন আপনার SMTP রিলে পরিষেবা সক্রিয় থাকে, তখন ব্যবহারকারীর মেলবক্সগুলি বার্তার একটি অনুলিপি প্রেরিত ফোল্ডারে রাখবে (উদাহরণস্বরূপ, স্ক্যানার থেকে মেল পাঠানোর সময়) যদি ব্যাপক মেল স্টোরেজ সক্ষম থাকে। এর ফলে অ্যাকাউন্টগুলি স্টোরেজ সীমা অতিক্রম করতে পারে যদি আপনার অ্যাকাউন্টের সংস্করণে স্টোরেজ সীমা থাকে। সংস্করণ তুলনা করুন ।
- আপনি যদি শুধুমাত্র ভল্ট বৈশিষ্ট্যের জন্য Gmail ব্যবহার করেন এবং আপনার অন-প্রিমিস মেল সার্ভার বা অন্য ইমেল প্রদানকারীর কাছে ইমেল ফরোয়ার্ড করেন, তাহলে আপনার ব্যাপক মেল স্টোরেজ সক্ষম করা উচিত।
ব্যাপক মেল স্টোরেজ সেট আপ করুন
দ্রষ্টব্য : যখন ব্যাপক মেল স্টোরেজ চালু করা হয়, তখন SOR_INSERTED এন্ট্রিটি ইমেল লগ অনুসন্ধান প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করা হয়।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল সম্মতি ।জিমেইল সেটিংস প্রশাসকের বিশেষাধিকার থাকা প্রয়োজন।
- বাম দিকে, একটি প্রতিষ্ঠান নির্বাচন করুন।
- কম্প্রিহেনসিভ মেল স্টোরেজ সেটিং-এ স্ক্রোল করুন।
- "নিশ্চিত করুন যে সমস্ত প্রেরিত এবং প্রাপ্ত মেইলের একটি অনুলিপি সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীদের মেলবক্স বাক্সে সংরক্ষণ করা আছে" বাক্সটি চেক করুন।
- নীচে, সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন।