यह लेख, उन Google Workspace एडमिन के लिए है जो किसी संगठन के लिए Gmail का ऐक्सेस किसी दूसरे व्यक्ति को देना चाहते हैं. अपने Gmail खाते में उन लोगों के ईमेल खाते जोड़ने के लिए जिन्हें ऐक्सेस देना है, ईमेल का ऐक्सेस देना और साथ मिलकर काम करना पर जाएं.
अपने संगठन (जैसे, ऑफ़िस या स्कूल) के एडमिन के तौर पर, आपके पास यह कंट्रोल होता है कि उपयोगकर्ता अपने Gmail खाते का ऐक्सेस किसी अन्य व्यक्ति को दे सकते हैं या नहीं. आपके पास सभी लोगों को अपना खाता सौंपने का विकल्प होता है. इसके अलावा, सिर्फ़ कुछ विभागों के लोगों को डेलिगेशन सेट अप करने की अनुमति दें. उदाहरण के लिए:
- अपने Gmail खाते में किसी एडमिनिस्ट्रेटिव असिस्टेंट को डेलिगेट के तौर पर जोड़ें, ताकि वह आपकी ओर से ईमेल पढ़ सके और भेज सके.
- किसी ग्रुप, जैसे कि अपने सेल्स डिपार्टमेंट को Groups में डेलिगेट के तौर पर जोड़ें, ताकि सभी लोगों को एक Gmail खाते का ऐक्सेस मिल सके.
उपयोगकर्ता, ऐक्सेस सिर्फ़ अपने संगठन के किसी दूसरे उपयोगकर्ता को सौंप सकते हैं. भले ही, वह उपयोगकर्ता किसी भी डोमेन या संगठन की इकाई का हो.
प्रतिनिधि के तौर पर काम करने की सीमाएं और पाबंदियां
- उपयोगकर्ताओं को उनके मेलबॉक्स से Google ग्रुप ऐक्सेस करने की अनुमति दें विकल्प: इस विकल्प का इस्तेमाल करने के लिए, इसे सौंपे गए खाते के ओयू और ग्रुप के हर सदस्य के ओयू के लिए चालू होना चाहिए. ग्रुप के ऐसे सदस्य जो किसी ऐसे ओयू से जुड़े हैं जिसमें यह विकल्प चालू नहीं है, वे डेलिगेट किए गए खाते को ऐक्सेस नहीं कर सकते.
- सामान्य तौर पर इस्तेमाल करने पर, 40 लोग किसी Gmail खाते को एक ही समय में ऐक्सेस कर सकते हैं. अगर एक या इससे ज़्यादा लोग खाते का औसत से ज़्यादा इस्तेमाल करते हैं, तो यह संख्या कम हो सकती है.
- अपने-आप काम करने वाली प्रोसेस, Gmail खाते को बार-बार ऐक्सेस करती हैं. इससे, एक ही समय पर किसी खाते को ऐक्सेस करने वाले लोगों की संख्या कम हो सकती है. इन प्रोसेस में, Gmail को बार-बार ऐक्सेस करने वाले एपीआई या ब्राउज़र एक्सटेंशन शामिल हैं.
- एक Gmail खाते में, ज़्यादा से ज़्यादा 1,000 लोगों को प्रतिनिधि के तौर पर जोड़ा जा सकता है. Groups में मौजूद किसी ग्रुप को, एक डेलिगेट के तौर पर गिना जाता है.
- जब कोई व्यक्ति, सौंपे गए खाते में Gmail के खोज बार का इस्तेमाल करता है, तब उसे अपने-आप पूरा होने की सुविधा नहीं मिलती.
- प्रतिनिधि के तौर पर ऐक्सेस देने से, Gmail खाते की सीमाएं नहीं बढ़ती हैं. जिन Gmail खातों को ऐक्सेस करने का अधिकार किसी दूसरे व्यक्ति को दिया गया है उन पर, Gmail खाते के लिए तय की गई सीमाएं और नीतियां लागू होती हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Gmail की सीमाएं और नीतियां पर जाएं.
अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, Gmail खाते का ऐक्सेस देने की सुविधा चालू करना
शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई डिपार्टमेंट या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की इकाई जोड़ें पर जाएं.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Gmail उपयोगकर्ता की सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग किसी डिपार्टमेंट या टीम के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.
- ईमेल का ऐक्सेस किसी और को देना पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ताओं को अपने मेलबॉक्स का ऐक्सेस डोमेन के अन्य उपयोगकर्ताओं को सौंपने दें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको उपयोगकर्ताओं को यह तय करने की अनुमति देनी है कि उनके खाते से भेजे गए ईमेल में, ईमेल भेजने वाले की कौनसी जानकारी शामिल की जाए, तो उपयोगकर्ता को यह सेटिंग पसंद के मुताबिक बनाने दें बॉक्स को चुनें.
- डेलिगेट के भेजे गए ईमेल में, ईमेल भेजने वाले की डिफ़ॉल्ट जानकारी के लिए कोई विकल्प चुनें:
- खाते के मालिक और खाता ऐक्सेस करने वाले ऐसे व्यक्ति की जानकारी दिखाएं जिन्होंने ईमेल भेजा है—ईमेल में, Gmail खाते के मालिक और खाता ऐक्सेस करने वाले व्यक्ति के ईमेल पते शामिल होते हैं.
- सिर्फ़ खाते के मालिक की जानकारी दिखाएं—मैसेज में, सिर्फ़ Gmail खाते के मालिक का ईमेल पता शामिल होता है. प्रतिनिधि का ईमेल पता शामिल नहीं किया गया है.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको उपयोगकर्ताओं को Groups में किसी ग्रुप को डेलिगेट के तौर पर जोड़ने की अनुमति देनी है, तो उपयोगकर्ताओं को उनके मेलबॉक्स से Google ग्रुप ऐक्सेस करने की अनुमति दें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) संगठन की अन्य इकाइयों के लिए, Gmail का ऐक्सेस किसी दूसरे व्यक्ति को देने की सुविधा चालू करने के लिए, तीसरा से नौवां चरण दोहराएं.
उपयोगकर्ताओं को अपने खातों के लिए डेलिगेट सेट अप करने की अनुमति दें
प्रतिनिधि को ऐक्सेस देने की सुविधा चालू करने के बाद, उपयोगकर्ता Gmail की सेटिंग में जाकर प्रतिनिधियों को ऐक्सेस दे सकते हैं. इसके बाद, डेलिगेट किए गए लोग, उपयोगकर्ता की ओर से मैसेज पढ़ सकते हैं, भेज सकते हैं, और पा सकते हैं.
ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ताओं को किसी और को अपने ईमेल खाते का ऐक्सेस देना और मिलकर ईमेल का इस्तेमाल करना लेख पर भेजें.
Gmail डेलिगेशन की सुविधा बंद करना
इस तरीके से, आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं के लिए Gmail का ऐक्सेस देने की सुविधा बंद हो जाती है. अपने खाते से किसी डेलिगेट को हटाने के लिए, यहां जाएं.
प्रतिनिधि के तौर पर काम करने की सुविधा बंद करने पर, आपके संगठन में प्रतिनिधि के तौर पर काम करने की सभी सुविधाएं बंद हो जाती हैं. हालांकि, इन्हें मिटाया नहीं जाता. प्रतिनिधि के तौर पर काम करने की सुविधा को फिर से चालू करने पर, प्रतिनिधि के तौर पर काम करने की पुरानी सेटिंग तुरंत फिर से चालू हो जाती हैं.
शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई डिपार्टमेंट या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की इकाई जोड़ें पर जाएं.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Gmail उपयोगकर्ता की सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग किसी डिपार्टमेंट या टीम के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.
- ईमेल का ऐक्सेस किसी और को देना पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ताओं को अपने मेलबॉक्स का ऐक्सेस डोमेन के अन्य उपयोगकर्ताओं को सौंपने दें बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) संगठन की अन्य इकाइयों के लिए, Gmail डेलिगेशन की सुविधा बंद करने के लिए, तीसरा से छठा चरण दोहराएं.
अपने पूरे संगठन के लिए प्रतिनिधि सेटिंग मैनेज करना
बड़े संगठनों के डेवलपर, Gmail API का इस्तेमाल करके अपने संगठन के किसी भी खाते में डेलिगेट को मैनेज कर सकते हैं. इसके लिए, प्रोग्रामिंग की जानकारी होना ज़रूरी है. ज़्यादा जानकारी के लिए, प्रतिनिधियों को मैनेज करना लेख पढ़ें.