Bài viết này dành cho quản trị viên Google Workspace muốn thiết lập tính năng uỷ quyền trong Gmail cho một tổ chức. Để thêm người được uỷ quyền vào tài khoản Gmail của riêng bạn, hãy truy cập vào bài viết Uỷ quyền và cộng tác trên email.
Là quản trị viên của tổ chức (ví dụ: nơi làm việc hoặc trường học), bạn có thể kiểm soát việc người dùng có thể uỷ quyền truy cập vào tài khoản Gmail của họ hay không. Bạn có thể cho phép mọi người uỷ quyền truy cập vào tài khoản của họ. Hoặc, chỉ cho phép những người thuộc một số phòng ban nhất định thiết lập tính năng uỷ quyền. Ví dụ như bạn có thể:
- Thêm trợ lý hành chính làm người được uỷ quyền trong tài khoản Gmail của bạn để họ có thể đọc và gửi email thay mặt bạn.
- Thêm một nhóm (chẳng hạn như bộ phận bán hàng) vào Nhóm làm người được uỷ quyền để cấp cho mọi người quyền truy cập vào một tài khoản Gmail.
Người dùng chỉ có thể uỷ quyền truy cập cho người dùng khác trong cùng một tổ chức, bất kể miền hoặc đơn vị tổ chức của họ.
Giới hạn và quy định hạn chế về việc uỷ quyền
- Lựa chọn Cho phép người dùng cấp quyền truy cập hộp thư cho một nhóm trên Google: Để sử dụng lựa chọn này, bạn phải bật lựa chọn này cho đơn vị tổ chức của tài khoản được uỷ quyền và cho đơn vị tổ chức của từng thành viên trong nhóm. Những thành viên nhóm thuộc một đơn vị tổ chức không bật lựa chọn này sẽ không thể truy cập vào tài khoản được uỷ quyền.
- Khi sử dụng thông thường, 40 người dùng được uỷ quyền có thể cùng lúc truy cập vào một tài khoản Gmail. Nếu một hoặc nhiều người được uỷ quyền sử dụng nhiều hơn mức trung bình, số người truy cập cùng lúc có thể giảm xuống.
- Các quy trình tự động thường xuyên truy cập vào Gmail cũng có thể làm giảm số lượng người được uỷ quyền có thể cùng lúc truy cập vào một tài khoản. Các quy trình này bao gồm các API hoặc tiện ích trình duyệt thường xuyên truy cập vào Gmail.
- Một tài khoản Gmail có thể có tối đa 1.000 người được uỷ quyền riêng biệt. Một nhóm trong Groups được tính là một người được uỷ quyền trong giới hạn.
- Người dùng được uỷ quyền không thể sử dụng tính năng tự động hoàn thành khi dùng thanh tìm kiếm của Gmail trong tài khoản được uỷ quyền.
- Việc uỷ quyền không làm tăng hạn mức cho tài khoản Gmail. Tài khoản Gmail có người dùng được uỷ quyền sẽ tuân theo các giới hạn trong tài khoản và chính sách tiêu chuẩn của tài khoản Gmail. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Hạn mức và chính sách của Gmail.
Bật tính năng uỷ quyền truy cập Gmail cho người dùng
Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Gmail Chế độ cài đặt người dùng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
- Nhấp vào Uỷ quyền truy cập vào thư.
- Đánh dấu vào hộp Cho phép người dùng uỷ quyền truy cập vào hộp thư của họ cho người dùng khác trong miền.
- (Không bắt buộc) Để cho phép người dùng chỉ định thông tin người gửi có trong thư được uỷ quyền gửi từ tài khoản của họ, hãy đánh dấu vào hộp Cho phép người dùng tuỳ chỉnh chế độ cài đặt này.
- Chọn một chế độ cho thông tin người gửi mặc định có trong thư do người được uỷ quyền gửi:
- Hiển thị chủ sở hữu tài khoản và người được uỷ quyền đã gửi email – Thư bao gồm địa chỉ email của chủ sở hữu tài khoản Gmail và người được uỷ quyền.
- Chỉ hiển thị chủ sở hữu tài khoản – Thư chỉ bao gồm địa chỉ email của chủ sở hữu tài khoản Gmail. Không có địa chỉ email của người được uỷ quyền.
- (Không bắt buộc) Để cho phép người dùng thêm một nhóm trong Google Groups làm người được uỷ quyền, hãy đánh dấu vào hộp Cho phép người dùng cấp quyền truy cập hộp thư cho một nhóm trên Google Groups.
-
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.
- (Không bắt buộc) Để bật tính năng uỷ quyền trong Gmail cho các đơn vị tổ chức khác, hãy lặp lại các bước từ 3 đến 9.
Cho phép người dùng thiết lập người uỷ quyền cho tài khoản của họ
Sau khi bạn bật tính năng uỷ quyền, người dùng sẽ chuyển đến phần cài đặt Gmail để chỉ định người được uỷ quyền. Sau đó, người được uỷ quyền có thể đọc, gửi và nhận thư thay mặt cho người dùng.
Để biết thông tin chi tiết, hãy hướng dẫn người dùng xem bài viết Uỷ quyền và cộng tác trên email.
Tắt tính năng uỷ quyền trong Gmail
Các bước này sẽ tắt tính năng uỷ quyền truy cập Gmail cho người dùng trong tổ chức của bạn. Để xoá người uỷ quyền khỏi tài khoản của bạn, hãy truy cập vào đây.
Khi bạn tắt tính năng uỷ quyền, tất cả mối quan hệ uỷ quyền trong tổ chức của bạn sẽ bị tắt chứ không bị xoá. Nếu bạn bật lại tính năng uỷ quyền, các mối quan hệ uỷ quyền cũ sẽ hoạt động trở lại ngay lập tức.
Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Gmail Chế độ cài đặt người dùng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
- Nhấp vào Uỷ quyền truy cập vào thư.
- Bỏ đánh dấu hộp Cho phép người dùng uỷ quyền truy cập vào hộp thư của họ cho người dùng khác trong miền.
-
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.
- (Không bắt buộc) Để tắt tính năng uỷ quyền Gmail cho các đơn vị tổ chức khác, hãy lặp lại các bước 3 – 6.
Quản lý việc uỷ quyền trong tổ chức
Nhà phát triển trong các tổ chức lớn có thể sử dụng Gmail API để quản lý người được uỷ quyền trong mọi tài khoản của tổ chức (cần có kiến thức về lập trình). Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Quản lý người được uỷ quyền.