Configurer les signatures des utilisateurs Google Workspace dans Gmail

Pour ajouter une signature à votre e-mail, consultez Créer une signature Gmail.

Les personnes utilisant Gmail en milieu professionnel, scolaire ou pour d'autres groupes peuvent créer une signature personnalisée qui est automatiquement ajoutée à leurs messages Gmail. Vos utilisateurs peuvent ajouter des coordonnées, un logo d'entreprise, des liens et bien d'autres éléments.

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer une signature identique pour tous les utilisateurs. Il est également possible d'autoriser les utilisateurs à ajouter à leur signature des images importées depuis Google Drive. Les signatures Gmail peuvent comporter jusqu'à 10 000 caractères.

Attribuer à tous les utilisateurs une signature par défaut

Vous pouvez ajouter automatiquement un pied de page à tous les e-mails envoyés par les utilisateurs. Il peut s'agir d'une mention légale, d'informations promotionnelles concernant l'entreprise ou d'une signature standard. Les utilisateurs ne voient pas ce texte lorsqu'ils rédigent un e-mail. Ils ne peuvent pas non plus le modifier ni le supprimer. Pour en savoir plus, consultez Ajouter un pied de page standard aux messages sortants des utilisateurs.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu puis Applications puis Google Workspace puis Gmail puis Conformité.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur associé aux paramètres Gmail.

  2. Faites défiler la page jusqu'au paramètre Ajouter un pied de page.
  3. Cliquez sur Configurer ou Ajouter une autre règle.
  4. Dans la zone Ajouter un paramètre, suivez cette procédure :
    Configurer une option Que faire ?
    Ajouter un pied de page Saisissez un nom pour le paramètre de pied de page. Le nom du paramètre apparaît dans le tableau des paramètres.
    Pour tous les messages sortants, ajouter le pied de page suivant
    1. Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître au bas de chaque message envoyé par les membres de votre organisation.
    2. Utilisez les outils de mise en forme pour personnaliser l'apparence du texte. Si vous ajoutez une image au pied de page, nous vous recommandons d'utiliser une image de 70 à 100 pixels de haut et de 300 à 400 pixels de large. La taille maximale est de 100 pixels de haut et de 1 000 pixels de large.
    Options

    (Facultatif) Par défaut, le pied de page n'est ajouté qu'aux messages envoyés à des destinataires externes à votre organisation.

    Pour également ajouter le pied de page aux messages internes, cochez la case Ajouter le pied de page aux messages envoyés au sein de votre organisation.
  5. Au bas de la boîte de dialogue Ajouter un paramètre, cliquez sur Enregistrer.
  6. Vérifiez que votre nouvelle règle apparaît dans le tableau Ajouter un pied de page.

L'application des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures, mais cela va généralement plus vite. En savoir plus

Conseil (pour les utilisateurs avancés) : Vous pouvez utiliser l'API Gmail pour appliquer la même signature dans les paramètres de tous les utilisateurs. La signature apparaît lorsque les utilisateurs ouvrent la fenêtre de rédaction. Ils peuvent la modifier s'ils le souhaitent. Pour en savoir plus, consultez Gérer les signatures.

Comment les utilisateurs peuvent ajouter des images à leur signature Gmail

Vos utilisateurs peuvent ajouter une image à leur signature Gmail depuis Drive, leur ordinateur ou une adresse Web (URL).

  1. Dans Gmail, accédez à Paramètres.
  2. Sélectionnez l'onglet Général puis faites défiler la page jusqu'à votre signature.
  3. Cliquez sur Insérer une image.

Pour ajouter une image à partir d'une adresse Web :

  1. Sélectionnez Adresse Web (URL).

  2. Collez l'URL de l'image dans l'espace prévu à cet effet.

    L'image apparaît dans l'espace ci-dessous.

  3. Cliquez sur Sélectionner. L'image est ajoutée à votre signature.

Pour en savoir plus, consultez Identifier l'URL d'une page ou d'une image.

Pour ajouter une image depuis Mon Drive :

  1. Sélectionnez Mon Drive.
  2. Sélectionnez l'image que vous souhaitez ajouter.
  3. Cliquez sur Sélectionner. L'image est ajoutée à votre signature.

Important : Si un utilisateur ajoute une photo ou une image depuis Drive, il doit la partager publiquement pour qu'elle apparaisse dans sa signature. Pour en savoir plus, consultez Partager des fichiers via Google Drive.

Pour charger une image se trouvant sur votre ordinateur :

  1. Sélectionnez Importer.
  2. Faites glisser le fichier image dans la fenêtre ou cliquez sur Sélectionner un fichier sur votre appareil.
  3. Si vous avez cliqué sur Sélectionner un fichier…
    1. Sélectionnez le fichier image.
    2. Cliquez sur Ouvrir.

L'image est ajoutée à votre signature.

Autoriser les utilisateurs à ajouter des images importées depuis Drive

Pour permettre aux utilisateurs de votre organisation d'ajouter à leur signature des images importées depuis Drive, vous devez activer les paramètres correspondants dans la console d'administration Google.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu puis Applications puis Google Workspace puis Drive et Docs.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Cliquez sur Paramètres de partage , puis sous Partage en dehors de votre organisation , sélectionnez Activé.
  3. Cochez l'option Lorsque le partage en dehors de votre organisation est autorisé, les utilisateurs de votre organisation peuvent rendre des fichiers et du contenu Web publié visibles à toute personne disposant du lien.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les signatures pour une grande organisation

Si vous gérez une grande organisation avec de nombreuses signatures, Workspace Marketplace propose des applications pour vous aider.

Résoudre les problèmes liés aux signatures Gmail

Si vous rencontrez des problèmes pour ajouter une signature Gmail ou des images à une signature Gmail, consultez Résoudre les problèmes liés aux signatures Gmail.