Como administrador, puedes configurar Gmail integrado para que tu organización acceda a todos los flujos de comunicación (mensajes de correo electrónico, chat y videoconferencias) en un solo lugar: Gmail.
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Guía de inicio rápido sobre Gmail integrado para administradores
Con Gmail integrado, puedes hacer lo siguiente:
- Colaborar en documentos en el contexto de mensajes de chat: Accede a los documentos desde el chat para recuperarlos rápidamente.
- Priorizar y mantenerte enfocado en las tareas: Controla las notificaciones para que solo te interrumpan las personas y los mensajes más importantes.
- Crear una lista de tareas compartida: Trabaja en conjunto en espacios.
- Realizar varias tareas a la vez: Consulta un mensaje de Gmail en la misma pantalla mientras chateas con un colega o toma notas y asigna elementos de acción durante una videoconferencia.
Configura Gmail integrado
Para brindarles a los usuarios de tu organización la experiencia integrada de Gmail, configura estos servicios en la Consola del administrador de Google, como se describe a continuación en esta página.
| Configurar Chat |
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Tu organización puede comunicarse de forma grupal o individual, y en espacios con varias conversaciones a la vez. Los usuarios pueden usar apps en Google Chat para realizar acciones comunes, como administrar tareas, obtener informes de estado o cambiar los propietarios de los elementos pendientes.
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| Cómo configurar Meet |
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Cuando Google Meet está activado, los usuarios de tu organización pueden crear videoconferencias y unirse a ellas.
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| Configurar el Calendario |
| Para permitir que los usuarios vean las próximas reuniones, activa el Calendario de Google. Si el Calendario está desactivado, las próximas reuniones no serán visibles, pero los usuarios podrán crear reuniones y unirse a ellas. Para obtener más información, consulta Activar o desactivar Calendario para los usuarios. |
| Configurar Drive y Documentos |
| Para permitir que los usuarios almacenen y compartan archivos desde su cuenta, y suban archivos a los espacios de chat en Gmail, activa Google Drive y Documentos. Los usuarios que tengan desactivados Drive y Documentos no podrán ver ni editar los archivos compartidos en los espacios de chat. Para obtener más información, consulta Activa o desactiva Drive para los usuarios. |
| Configurar Tasks |
| Para usar Google Tasks, debes activarlo para toda tu organización, no solo para un conjunto de usuarios. Para obtener más información, consulta Activa o desactiva Tasks para los usuarios. |
Consideraciones de seguridad y retención de datos
Antes de implementar la nueva experiencia de Gmail para tus usuarios, revisa estas consideraciones de seguridad y retención de datos.
- Chatear con personas externas: Puedes controlar la forma en que los usuarios chatean con personas ajenas a la organización. Para obtener más información, consulta Controla las opciones de chat externo en Chat y Espacios.
- Crear salas que incluyan personas externas y unirse a ellas : Para permitir que los usuarios creen salas que incluyan personas ajenas a la organización y se unan a ellas, sigue los pasos que se indican en Activa o desactiva los espacios externos.
- Retención de datos: Si tu organización tiene requisitos de almacenamiento de datos, mantén activado el historial de chat para todos los usuarios de la organización. De forma predeterminada, el historial de chat está activado para las salas de conversación única, los chats en forma de conversaciones y las conversaciones grupales fuera de las salas. Para obtener más información, consulta Establece opciones de historial de chat para tu organización.
- Vault: Si tu organización usa Google Vault, consulta con tu equipo legal para comprender las políticas de administración de datos de tu organización. Cuando el historial de chat está desactivado, los mensajes de chat no se envían a Vault para que los conserves, busques o exportes.
Cómo capacitar a sus usuarios
Para ayudar a los usuarios a comenzar a usar Gmail integrado, pídeles que consulten la Capacitación y ayuda de Gmail.