به عنوان مدیر گروهها، میتوانید گزینههایی را در سطح سازمان تنظیم کنید که کنترل میکند چه کسی میتواند به گروهها دسترسی داشته باشد، آنها را ایجاد کند و در گروهها در برنامه Google Groups کاربران شما شرکت کند. به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید که فقط مدیران بتوانند گروه ایجاد کنند، اما کاربران بتوانند پیامها را مشاهده کرده و پست بگذارند. یا ممکن است به کاربران یا حتی مشتریان خارجی اجازه دهید گروهها را ایجاد و مدیریت کنند.
مهم نیست چه گزینهای را اینجا انتخاب کنید، آدرسهای گروه همچنان هنگام تایپ آدرسها در دعوتنامههای Gmail یا Calendar به عنوان پیشنهاد ظاهر میشوند.آنچه مدیران میتوانند کنترل کنند
این گزینهها، پیشفرضهای سراسری سازمان و گزینههای موجود برای مالکان گروه را در groups.google.com تنظیم میکنند. بر اساس گزینههایی که در اینجا انتخاب میکنید، مالکان میتوانند تنظیمات سطح گروه را نیز تنظیم کنند.
مدیران، مالک گروه هستند: مهم نیست چه تنظیماتی را اینجا انتخاب میکنید، به عنوان مدیر گروهها، شما برای همه گروههای سازمان خود، حتی گروههایی که خودتان ایجاد نکردهاید، امتیاز مالکیت دارید. شما میتوانید هر کاری را که یک مالک گروه میتواند با یک گروه انجام دهد، با آن گروه انجام دهید.
لینکها به جزئیات مربوط به تنظیمات مورد استفاده در زیر اشاره دارند.
| سیاست در سطح سازمان | گزینهها | پیشفرض |
|---|---|---|
| دسترسی به گروهها از خارج از سازمان | دسترسی به گروهها از طریق موارد زیر امکانپذیر است:
| خصوصی |
| ایجاد گروهها | گروهها میتوانند توسط موارد زیر ایجاد شوند:
| هر کسی در سازمان میتواند گروه ایجاد کند |
| اعضای خارجی | صاحبان گروه:
| علامت زده نشده (مجاز نیست) |
| ایمیلهای دریافتی از خارج از سازمان | صاحبان گروه:
| علامت زده نشده (مجاز نیست) |
| پیشفرض برای اجازه مشاهده مکالمات (مجوز پیشفرض که صاحبان گروه میتوانند برای یک گروه تغییر دهند) | به طور پیشفرض، مکالمات گروهی را میتوان از طریق موارد زیر مشاهده کرد:
| همه کاربران سازمان |
صاحبان گروه:
| هر دو گزینه تیک نخوردهاند (مالکان نمیتوانند گروهها را پنهان کنند) |
* تنظیمات عمومی فقط در صورتی در دسترس هستند که در اولین تنظیم ذکر شده در بالا، دسترسی عمومی به گروهها را مجاز کنید.
توجه : اگر یک مدیر ارشد، تأیید چندجانبه را برای گروههای اشتراکگذاری تجاری فعال کند، هرگونه تغییر در تنظیمات اشتراکگذاری، فرآیند تأیید چندجانبه را آغاز میکند. این فرآیند باید قبل از اعمال تغییر تکمیل شود. برای جزئیات بیشتر، به تأیید چندجانبه برای اقدامات حساس مراجعه کنید.
مرحله ۱: گزینههای اشتراکگذاری را باز کنید
ابتدا، در کنسول مدیریت گوگل به تنظیمات اشتراکگذاری (Sharing settings) بروید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل گروههایی برای کسب و کارنیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید.
مرحله ۲: تنظیمات خود را اعمال کنید
سپس، تنظیمات برگزیده خود را انتخاب کنید. همچنین برای راهنمایی در مورد سناریوهای رایج، به زیر مراجعه کنید.
دسترسی به گروهها از خارج از این سازمان
گزینههای شما برای کنترل دسترسی خارجی به گروههایتان عبارتند از:
- عمومی در اینترنت — هر کسی در داخل یا خارج از سازمان شما میتواند لیست گروههای عمومی را در فهرست گروههای گوگل شما مشاهده کند. بسته به تنظیمات گروه، افراد میتوانند:
- صفحه اطلاعات گروه، از جمله تاریخچه مکالمات (آرشیو) آن را مشاهده کنید.
- اشتراکهایشان در گروه را مدیریت کنند.
- ارسال پیام به گروه.
- خصوصی — فقط افراد سازمان شما میتوانند به گروههای سازمان شما در گروههای گوگل دسترسی داشته باشند. اعضای خارجی، در صورت مجاز بودن، فقط میتوانند از طریق ایمیل به گروهها دسترسی داشته باشند.
ایجاد گروهها
| گزینه | توضیحات |
|---|---|
| فقط مدیران سازمان میتوانند گروه ایجاد کنند | هر مدیری در سازمان شما میتواند گروه ایجاد کند. |
| هر کسی در سازمان میتواند گروه ایجاد کند | کاربران در سازمان شما میتوانند گروه ایجاد کنند. |
| هر کسی در اینترنت میتواند گروه ایجاد کند | کاربران سازمان شما و هر کسی در وب میتوانند گروه ایجاد کنند. این تنظیم در صورتی در دسترس است که گزینه دسترسی به گروه در سطح سازمان روی عمومی تنظیم شده باشد. |
آیا کاربران خارجی میتوانند در گروهها شرکت کنند؟
گزینههای شما برای اجازه دادن به کاربران خارجی برای تعامل با گروههایتان عبارتند از:
- صاحبان گروه میتوانند به اعضای خارجی اجازه عضویت بدهند — صاحبان گروه میتوانند اعضای خارج از سازمان شما را به گروههای خود اضافه کنند و به آنها اجازه دهند به گروههایشان بپیوندند.
- صاحبان گروه میتوانند به ایمیلهای دریافتی از خارج از سازمان اجازه دهند — صاحبان گروه میتوانند به افراد خارج از سازمان شما اجازه دهند به گروههایشان ایمیل ارسال کنند.
انتخاب این گزینهها آنها را به عنوان پیشفرض تنظیم نمیکند یا به این معنی نیست که مالکان باید این مجوزها را بدهند. علامت نزدن این گزینهها به این معنی است که مالکان گروه نمیتوانند به اعضای گروه یا ایمیلهای خارجی اجازه دسترسی بدهند.
با انتخاب این گزینهها:
- بر پیکربندیهای موجود برای مالکان گروه در groups.google.com تأثیر میگذارد.
- تنظیمات پیشفرض سطح گروه را تغییر نمیدهد یا به این معنی نیست که مالکان باید این مجوزها را بدهند
هر دو گزینه را بدون تیک رها کنید:
- یعنی صاحبان گروه نمیتوانند به اعضای گروه یا ایمیلهای خارجی اجازه دسترسی بدهند
- مانع از این نمیشود که مدیران، اعضای خارجی یا پیامهایی را برای گروههای خاص در کنسول مدیریت یا با استفاده از API تنظیمات گروهها، مجاز بدانند.
تغییر این تنظیمات هیچ تاثیری بر هیچ یک از اعضای گروه خارجی یا پیامهای موجود ندارد.
پیشفرض برای اجازه مشاهده مکالمات
شما میتوانید تنظیمات پیشفرض برای اینکه چه کسانی میتوانند مکالمات را در گروههای سازمان شما مشاهده کنند، تنظیم کنید. سایر تنظیمات پیشفرض از این تنظیم گرفته شدهاند، مانند اینکه چه کسی میتواند پست بگذارد و چه کسی میتواند اعضا را مشاهده کند. مالکان و مدیران گروه میتوانند تنظیمات پیشفرض را برای هر گروه جداگانه تغییر دهند.
این تنظیم برای گروههایی که در کنسول مدیریت یا کنسول Google Cloud ایجاد شدهاند، در دسترس نیست.
| گزینه | چه کسانی میتوانند مکالمات را مشاهده کنند؟ |
|---|---|
| فقط مالکان | فقط افرادی که نقش مالک را دارند |
| مالکان و مدیران | فقط افرادی که نقش مالک یا مدیر را دارند |
| همه اعضای گروه | هر کسی که نقش عضو را دارد (اگر تنظیمات دسترسی به گروه در سطح سازمان را روی خصوصی تنظیم کنید، اعضای خارجی گروه، در صورت مجاز بودن، فقط میتوانند مکالمات را از طریق ایمیل مشاهده کنند.) |
| همه کاربران سازمان | هر کسی در سازمان شما، صرف نظر از اینکه عضو گروه باشد یا نباشد |
| هر کسی که در اینترنت است | هر کسی، از جمله افراد خارج از سازمان شما تنظیم دسترسی گروهی در سطح سازمان به خصوصی:
|
پنهان کردن گروهها از افراد غیر عضو
گروههای سازمان شما در فهرست گروههای گوگل کاربران موجود هستند—از طریق لانچر برنامه کاربران قابل دسترسی هستند و در groups.google.com . میتوانید تصمیم بگیرید که آیا صاحبان گروه میتوانند گروهی را از فهرست گروههای سازمان شما پنهان کنند یا خیر. اگر به صاحبان گروه اجازه دهید گروههای خود را پنهان کنند، میتوانید انتخاب کنید که آیا گروههای جدید به طور پیشفرض پنهان باشند یا خیر. برای جزئیات بیشتر، به بخش «چه کسی میتواند گروه را ببیند» در تنظیمات عمومی گروه مراجعه کنید.
هیچکس، از جمله مدیران، صاحبان گروه، اعضا و افراد غیر عضو، نمیتوانند یک گروه مخفی را در «همه گروهها» ببینند. با این حال:
- صاحبان و اعضای گروه همیشه میتوانند گروههای خود را در گروههای من ببینند.
- مدیران گروهها میتوانند تمام گروههای سازمان خود را در بخش «گروهها» در کنسول مدیریت مشاهده کنند.
| صاحبان گروه میتوانند گروهها را از فهرست پنهان کنند |
|---|
|
| مخفی کردن گروههای تازه ایجاد شده از فهرست راهنما |
این تنظیم تیک نخورده است، مگر اینکه گزینهی «صاحبان گروه میتوانند گروهها را از فهرست پنهان کنند» تیک خورده باشد.
|
تنظیمات برای سناریوهای رایج
در اینجا نحوه ترکیب تنظیمات برای سناریوهای زیر آورده شده است.
گروههای سازمان خود را کاملاً خصوصی نگه دارید
برای حداکثر حریم خصوصی برای گروههایتان، از این تنظیمات استفاده کنید:
| تنظیم | گزینه |
|---|---|
| دسترسی به گروهها از خارج از این سازمان | خصوصی |
| صاحبان گروه میتوانند به اعضای خارجی اجازه دهند | بررسی نشده |
| صاحبان گروه میتوانند به ایمیلهای دریافتی از خارج از سازمان اجازه ورود بدهند | بررسی نشده |
| صاحبان گروه میتوانند گروهها را از فهرست پنهان کنند | ✔ |
| مخفی کردن گروههای تازه ایجاد شده از فهرست راهنما | ✔ |
اجازه دادن به اعضای خارجی یا ایمیلها در گروههای خصوصی
از این جدول استفاده کنید تا ببینید اگر تنظیمات دسترسی گروهی در سطح سازمان را روی خصوصی تنظیم کنید و یک یا هر دو گزینه کاربر خارجی را انتخاب کنید، چه اتفاقی میافتد:
| صاحبان گروه میتوانند به اعضای خارجی اجازه دهند | صاحبان گروه میتوانند به ایمیلهای دریافتی از خارج از سازمان اجازه ورود بدهند | نتیجه |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | هم کاربران سازمانی و هم کاربران خارجی میتوانند عضو گروه شوند و به گروه پیام ارسال کنند. اعضای خارجی فقط میتوانند از طریق ایمیل پیام ارسال کنند. |
| ✔ | هم کاربران سازمانی و هم کاربران خارجی میتوانند عضو گروه شوند، اما فقط اعضای سازمان میتوانند به گروه پیام ارسال کنند. مثال: یک گروه تست ویژگی که در آن میخواهید اعضای خارجی پیامهایی از گروه دریافت کنند، اما فقط از طریق کانالهای خاص، نه از طریق خود گروه، بازخورد ارائه دهند. | |
| ✔ | فقط کاربران سازمانی میتوانند عضو گروه شوند، اما هم کاربران سازمانی و هم کاربران خارجی میتوانند به گروه پیام ارسال کنند. کاربران خارجی فقط میتوانند از طریق ایمیل پیام ارسال کنند و نمیتوانند پیامهای گروه را مشاهده کنند. مثال: یک گروه تیم پشتیبانی مشتری که در آن میخواهید کاربران خارجی بتوانند پیام ارسال کنند اما محتوای گروه را نبینند. |
اجازه دسترسی عمومی به گروههایتان را بدهید
به افراد خارج از سازمان خود اجازه دهید به گروههای شما دسترسی داشته باشند.
توجه : فهرست اعضای یک گروه در دعوتنامههای تقویمی که کاربران خارجی ایجاد میکنند نمایش داده نمیشود، مگر اینکه تنظیمات سطح دسترسی گروه را تغییر دهید.
| تنظیم | گزینه |
|---|---|
| دسترسی به گروهها از خارج از این سازمان | عمومی در اینترنت |
| صاحبان گروه میتوانند به اعضای خارجی اجازه دهند | ✔ |
| صاحبان گروه میتوانند به ایمیلهای دریافتی از خارج از سازمان اجازه ورود بدهند | ✔ |
تنظیمات خود را تغییر دهید
تغییر تنظیمات اشتراکگذاری، بسته به تنظیمات، اثرات متفاوتی دارد.
دسترسی به گروهها
اگر تنظیمات دسترسی به گروههای خارج از این سازمان را تغییر دهید، این تغییر بر گروههای جدید و موجود تأثیر میگذارد. اگر دسترسی را از عمومی به خصوصی تغییر دهید و هر گروه موجودی اعضای خارجی داشته باشد، آن اعضا میتوانند:
- صرف نظر از تنظیمات گروه، دیگر به گروههای خود در Google Groups دسترسی ندارند
- بسته به تنظیمات گروه، همچنان به گروههایشان ایمیل ارسال و از آنها ایمیل دریافت کنند
ایجاد گروهها
اگر گزینه ایجاد گروهها را از هر کسی در سازمان یا هر کسی در وب تغییر دهید تا فقط به مدیران اجازه ایجاد گروه داده شود:
- گروههای ایجاد شده توسط کاربران فعلی همچنان فعال هستند.
- پیامها همچنان میتوانند به گروههای ایجاد شده توسط کاربر ارسال شوند.
تنظیمات دیگر
اگر هر تنظیم دیگری را تغییر دهید، این تغییر فقط روی گروههایی که در آینده ایجاد میشوند تأثیر میگذارد، نه گروههای موجود.