Groups के एडमिन के तौर पर, आपके पास संगठन के लिए ऐसे विकल्प सेट करने का विकल्प होता है जिनसे यह तय किया जा सकता है कि आपके उपयोगकर्ताओं के Google Groups ऐप्लिकेशन में, ग्रुप को कौन ऐक्सेस कर सकता है, बना सकता है, और उनमें शामिल हो सकता है. उदाहरण के लिए, आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि सिर्फ़ एडमिन ही ग्रुप बना सकते हैं, लेकिन उपयोगकर्ता मैसेज देख सकते हैं और पोस्ट कर सकते हैं. इसके अलावा, उपयोगकर्ताओं या बाहरी ग्राहकों को ग्रुप बनाने और उन्हें मैनेज करने की अनुमति दी जा सकती है.
यहां कोई भी विकल्प चुनने पर, Gmail या Calendar इवेंट के बुलावे में ईमेल पता लिखते समय, ग्रुप का ईमेल पता सुझाव के तौर पर तब भी दिखेगा.एडमिन क्या-क्या कंट्रोल कर सकते हैं
इन विकल्पों से, संगठन के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग और ग्रुप के मालिकों के लिए उपलब्ध विकल्प सेट किए जाते हैं. ये विकल्प, groups.google.com पर उपलब्ध होते हैं. यहां चुने गए विकल्पों के आधार पर, मालिक ग्रुप-लेवल की सेटिंग भी सेट कर सकते हैं.
एडमिन, ग्रुप के मालिक होते हैं: यहां कोई भी सेटिंग चुनने पर, Groups एडमिन के तौर पर आपके पास अपने संगठन के सभी ग्रुप के लिए मालिक के अधिकार होते हैं. भले ही, आपने उन ग्रुप को न बनाया हो. आपके पास ग्रुप के मालिक की तरह ही सभी अधिकार होते हैं.
लिंक पर क्लिक करके, नीचे दी गई जानकारी पर जाएं. इसमें बताया गया है कि कौनसी सेटिंग इस्तेमाल करनी है.
| पूरे संगठन के लिए नीति | विकल्प | डिफ़ॉल्ट |
|---|---|---|
| संगठन से बाहर के ग्रुप ऐक्सेस करना |
ग्रुप को इन लोगों के ज़रिए ऐक्सेस किया जा सकता है:
|
निजी |
| ग्रुप बनाना |
ग्रुप बनाने की सुविधा इनके पास होती है:
|
संगठन का कोई भी व्यक्ति ग्रुप बना सकता है |
| संगठन से बाहर के सदस्य |
ग्रुप के मालिक:
|
सही का निशान नहीं लगाया गया (अनुमति नहीं है) |
| संगठन के बाहर से आने वाले ईमेल |
ग्रुप के मालिक:
|
सही का निशान नहीं लगाया गया (अनुमति नहीं है) |
| बातचीत देखने की अनुमति, डिफ़ॉल्ट पर सेट है (डिफ़ॉल्ट अनुमति, जिसे ग्रुप के मालिक किसी ग्रुप के लिए बदल सकते हैं) |
डिफ़ॉल्ट रूप से, ग्रुप बातचीत को ये लोग देख सकते हैं:
|
संगठन के सभी उपयोगकर्ता |
|
ग्रुप के मालिक:
|
दोनों विकल्पों से सही का निशान हटाया गया हो (मालिक ग्रुप नहीं छिपा सकते) |
* सार्वजनिक सेटिंग सिर्फ़ तब उपलब्ध होती हैं, जब आपने ऊपर दी गई पहली सेटिंग में, ग्रुप का सार्वजनिक ऐक्सेस चालू किया हो.
ध्यान दें: अगर सुपर एडमिन, कारोबार के साथ शेयर करने के लिए ग्रुप की सेटिंग में बदलाव करने के लिए, कई पक्षों से अनुमति लेने की सुविधा चालू करता है, तो शेयर करने की सेटिंग में कोई भी बदलाव करने पर, कई पक्षों से अनुमति लेने की प्रोसेस शुरू हो जाती है. बदलाव लागू होने से पहले, इस प्रोसेस को पूरा करना ज़रूरी है. ज़्यादा जानकारी के लिए, संवेदनशील कार्रवाइयां करने के लिए, कई पक्षों से अनुमति लेने की सुविधा पर जाएं.
पहला चरण: शेयर करने के विकल्प खोलना
सबसे पहले, Google Admin console में शेयर करने की सेटिंग पर जाएं.
-
Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Groups for Business पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- शेयर करने की सेटिंग पर क्लिक करें.
दूसरा चरण: अपनी सेटिंग लागू करना
इसके बाद, अपनी प्राथमिकताएं चुनें. सामान्य स्थितियों में मदद पाने के लिए, यहां दी गई जानकारी भी देखें.
इस संगठन से बाहर के ग्रुप को ऐक्सेस करना
आपके पास अपने ग्रुप के लिए बाहरी ऐक्सेस को कंट्रोल करने के ये विकल्प हैं:
- इंटरनेट पर सार्वजनिक—आपके संगठन के अंदर या बाहर का कोई भी व्यक्ति, Google Groups डायरेक्ट्री में सार्वजनिक ग्रुप की सूची देख सकता है. किसी ग्रुप की सेटिंग के आधार पर, लोग ये काम कर सकते हैं:
- ग्रुप की जानकारी वाला पेज देखना. इसमें बातचीत का इतिहास (संग्रह) भी शामिल होता है.
- ग्रुप की उनकी सदस्यताओं को मैनेज करें.
- ग्रुप में मैसेज पोस्ट करना.
- निजी—आपके संगठन के लोग ही, Google Groups में आपके संगठन के ग्रुप ऐक्सेस कर सकते हैं. अगर अनुमति दी जाती है, तो संगठन से बाहर के सदस्य सिर्फ़ ईमेल से ग्रुप ऐक्सेस कर सकते हैं.
ग्रुप बनाना
| विकल्प | ब्यौरा |
|---|---|
| संगठन के एडमिन ही ग्रुप बना सकते हैं | आपके संगठन का कोई भी एडमिन ग्रुप बना सकता है. |
| संगठन का कोई भी व्यक्ति ग्रुप बना सकता है | आपके संगठन के उपयोगकर्ता ग्रुप बना सकते हैं. |
| इंटरनेट पर मौजूद कोई भी व्यक्ति ग्रुप बना सकता है | आपके संगठन के उपयोगकर्ता और वेब पर मौजूद कोई भी व्यक्ति ग्रुप बना सकता है. यह सेटिंग तब उपलब्ध होती है, जब संगठन के सभी लोगों के लिए ग्रुप ऐक्सेस करने का विकल्प 'सार्वजनिक' पर सेट हो. |
क्या बाहरी उपयोगकर्ता, ग्रुप में शामिल हो सकते हैं?
बाहरी उपयोगकर्ताओं को आपके ग्रुप से इंटरैक्ट करने की अनुमति देने के लिए, ये विकल्प उपलब्ध हैं:
- ग्रुप के मालिक बाहरी सदस्यों को अनुमति दे सकते हैं—ग्रुप के मालिक, अपने ग्रुप में संगठन से बाहर के सदस्यों को जोड़ सकते हैं. साथ ही, उन्हें ग्रुप में शामिल होने की अनुमति दे सकते हैं.
- ग्रुप के मालिक, संगठन के लोगों के अलावा बाहरी लोगों के ईमेल भी पाने की अनुमति दे सकते हैं—ग्रुप के मालिक, संगठन के बाहर के लोगों को अपने ग्रुप में ईमेल भेजने की अनुमति दे सकते हैं.
इन विकल्पों को चुनने का मतलब यह नहीं है कि इन्हें डिफ़ॉल्ट के तौर पर सेट कर दिया गया है. इसका यह भी मतलब नहीं है कि मालिकों को ये अनुमतियां देनी होंगी. इन विकल्पों से सही का निशान हटाने का मतलब है कि ग्रुप के मालिक, ग्रुप में शामिल बाहरी सदस्यों या ईमेल को अनुमति नहीं दे सकते.
इन विकल्पों को चुनने पर:
- इससे यह तय होता है कि groups.google.com पर ग्रुप के मालिकों के लिए कौनसे कॉन्फ़िगरेशन उपलब्ध हैं
- इससे ग्रुप-लेवल की डिफ़ॉल्ट सेटिंग में बदलाव नहीं होता. इसका मतलब यह भी नहीं है कि मालिकों को ये अनुमतियां देनी होंगी
दोनों विकल्पों से सही का निशान हटाने पर:
- इसका मतलब है कि ग्रुप के मालिक, ग्रुप में शामिल नहीं किए गए लोगों को ग्रुप में शामिल होने या ग्रुप को ईमेल भेजने की अनुमति नहीं दे सकते
- इससे एडमिन को Admin console या Groups Settings API में, कुछ ग्रुप के लिए बाहरी सदस्यों या मैसेज को अनुमति देने से नहीं रोका जाता
इन सेटिंग में बदलाव करने पर, किसी मौजूदा बाहरी ग्रुप के सदस्य या मैसेज पर कोई असर नहीं पड़ता.
बातचीत देखने की अनुमति, डिफ़ॉल्ट पर सेट है
आपके पास यह तय करने का विकल्प है कि आपके संगठन के ग्रुप में बातचीत कौन देख सकता है. अन्य डिफ़ॉल्ट सेटिंग, इस सेटिंग से तय होती हैं. जैसे, कौन पोस्ट कर सकता है और सदस्यों की जानकारी कौन देख सकता है. ग्रुप के मालिक और मैनेजर, किसी भी ग्रुप के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग बदल सकते हैं.
यह सेटिंग, Admin console या Google Cloud console में बनाए गए ग्रुप के लिए उपलब्ध नहीं है.
| विकल्प | बातचीत कौन देख सकता है |
|---|---|
| सिर्फ़ मालिक | सिर्फ़ मालिक की भूमिका वाले लोग |
| मालिक और मैनेजर | सिर्फ़ मालिक या मैनेजर की भूमिका वाले लोग |
| ग्रुप के सभी सदस्य | सदस्य की भूमिका वाला कोई भी व्यक्ति
(अगर आपने संगठन के सभी ग्रुप के लिए, ऐक्सेस की सेटिंग को 'निजी' पर सेट किया है, तो ग्रुप के बाहर के सदस्य सिर्फ़ ईमेल से बातचीत देख सकते हैं. हालांकि, ऐसा तब ही हो सकता है, जब उन्हें इसकी अनुमति मिली हो.) |
| संगठन के सभी उपयोगकर्ता | आपके संगठन का कोई भी व्यक्ति, भले ही वह ग्रुप का सदस्य हो या न हो |
| इंटरनेट पर मौजूद कोई भी व्यक्ति | कोई भी व्यक्ति, जिसमें आपके संगठन से बाहर के लोग भी शामिल हैं
पूरे संगठन के लिए, ग्रुप के ऐक्सेस की सेटिंग को 'निजी' पर सेट करने के लिए:
|
ग्रुप के सदस्यों के अलावा अन्य लोगों से ग्रुप छिपाना
आपके संगठन के ग्रुप, उपयोगकर्ताओं की Google Groups डायरेक्ट्री में उपलब्ध होते हैं. यह डायरेक्ट्री, उपयोगकर्ताओं के ऐप्लिकेशन लॉन्चर और groups.google.com पर उपलब्ध होती है. आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि ग्रुप के मालिक, आपके संगठन की Groups डायरेक्ट्री से किसी ग्रुप को छिपा सकते हैं या नहीं. अगर आपने मालिकों को ग्रुप छिपाने की अनुमति दी है, तो यह भी चुना जा सकता है कि नए ग्रुप डिफ़ॉल्ट रूप से छिपे हों या नहीं. ज़्यादा जानकारी के लिए, ग्रुप की सामान्य सेटिंग में जाकर, ग्रुप को कौन देख सकता है पर जाएं.
'सभी ग्रुप' में छिपाया गया ग्रुप किसी को नहीं दिखता. इसमें एडमिन, ग्रुप के मालिक, सदस्य, और बिना सदस्यता वाले लोग शामिल हैं. हालांकि:
- ग्रुप के मालिक और सदस्य, 'मेरे ग्रुप' में जाकर अपने ग्रुप हमेशा देख सकते हैं.
- ग्रुप एडमिन, Admin console में जाकर अपने संगठन के सभी ग्रुप देख सकते हैं.
| ग्रुप के मालिक, ग्रुप को डायरेक्ट्री से छिपा सकते हैं |
|---|
|
| बनाए गए नए ग्रुप को डायरेक्ट्री से छिपाना |
|
यह सेटिंग तब तक अनचेक रहती है, जब तक ग्रुप के मालिक, डायरेक्ट्री से ग्रुप छिपा सकते हैं सेटिंग चेक नहीं की जाती.
|
सामान्य स्थितियों के लिए सेटिंग
यहां दिए गए उदाहरणों के लिए, सेटिंग को एक साथ इस्तेमाल करने का तरीका बताया गया है.
अपने संगठन के ग्रुप को पूरी तरह से निजी रखना
अपने ग्रुप के लिए ज़्यादा से ज़्यादा निजता बनाए रखने के लिए, इन सेटिंग का इस्तेमाल करें:
| सेटिंग | विकल्प |
|---|---|
| इस संगठन से बाहर के ग्रुप को ऐक्सेस करना | निजी |
| ग्रुप के मालिक बाहरी सदस्यों को, ग्रुप को ऐक्सेस करने की अनुमति दे सकते हैं | अनचेक किया गया |
| ग्रुप के मालिक, संगठन के लोगों के अलावा बाहरी लोगों के ईमेल भी पाने की अनुमति दे सकते हैं | अनचेक किया गया |
| ग्रुप के मालिक, ग्रुप को डायरेक्ट्री से छिपा सकते हैं | ✔ |
| बनाए गए नए ग्रुप को डायरेक्ट्री से छिपाएं | ✔ |
निजी ग्रुप में बाहरी सदस्यों या ईमेल पतों को शामिल होने की अनुमति देना
इस टेबल का इस्तेमाल करके देखें कि अगर संगठन के सभी ग्रुप के लिए, ऐक्सेस की सेटिंग को 'निजी' पर सेट किया जाता है और बाहरी उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध दोनों विकल्पों में से किसी एक या दोनों को चुना जाता है, तो क्या होता है:
| ग्रुप के मालिक बाहरी सदस्यों को, ग्रुप को ऐक्सेस करने की अनुमति दे सकते हैं | ग्रुप के मालिक, संगठन के लोगों के अलावा बाहरी लोगों के ईमेल भी पाने की अनुमति दे सकते हैं | नतीजा |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | संगठन के उपयोगकर्ता और संगठन से बाहर के उपयोगकर्ता, दोनों ग्रुप के सदस्य बन सकते हैं और ग्रुप में मैसेज पोस्ट कर सकते हैं. संगठन से बाहर के सदस्य, सिर्फ़ ईमेल से पोस्ट कर सकते हैं. |
| ✔ | संगठन के सदस्य और संगठन से बाहर के लोग, दोनों ग्रुप के सदस्य बन सकते हैं. हालांकि, सिर्फ़ संगठन के सदस्य ही ग्रुप में मैसेज पोस्ट कर सकते हैं.
उदाहरण: किसी सुविधा की टेस्टिंग करने वाला ग्रुप, जिसमें आपको बाहरी सदस्यों को ग्रुप से मैसेज पाने की अनुमति देनी है. हालांकि, उन्हें सिर्फ़ कुछ खास चैनलों के ज़रिए सुझाव/राय देनी है, ग्रुप के ज़रिए नहीं |
|
| ✔ | सिर्फ़ संगठन के उपयोगकर्ता, ग्रुप के सदस्य बन सकते हैं. हालांकि, संगठन और संगठन से बाहर के उपयोगकर्ता, दोनों ही ग्रुप में मैसेज पोस्ट कर सकते हैं. संगठन से बाहर के उपयोगकर्ता सिर्फ़ ईमेल से पोस्ट कर सकते हैं. वे ग्रुप के मैसेज नहीं देख सकते.
उदाहरण: ग्राहक सहायता टीम का कोई ऐसा ग्रुप जहां आपको संगठन से बाहर के लोगों को मैसेज सबमिट करने की अनुमति देनी हो, लेकिन उन्हें ग्रुप का कॉन्टेंट न दिखे |
अपने ग्रुप का ऐक्सेस सार्वजनिक तौर पर देना
अपने संगठन से बाहर के लोगों को ग्रुप ऐक्सेस करने की अनुमति दें.
ध्यान दें: अगर आपने ग्रुप के ऐक्सेस लेवल की सेटिंग नहीं बदली हैं, तो संगठन से बाहर के लोगों के बनाए गए कैलेंडर के न्योतों में, ग्रुप के सदस्यों की सूची नहीं दिखती.
| सेटिंग | विकल्प |
|---|---|
| इस संगठन से बाहर के ग्रुप को ऐक्सेस करना | इंटरनेट पर सभी के लिए |
| ग्रुप के मालिक बाहरी सदस्यों को, ग्रुप को ऐक्सेस करने की अनुमति दे सकते हैं | ✔ |
| ग्रुप के मालिक, संगठन के लोगों के अलावा बाहरी लोगों के ईमेल भी पाने की अनुमति दे सकते हैं | ✔ |
अपनी सेटिंग बदलना
शेयर करने की सेटिंग बदलने से अलग-अलग असर पड़ते हैं. यह असर, सेटिंग के हिसाब से होता है.
ग्रुप ऐक्सेस करना
इस संगठन से बाहर के लोगों के ग्रुप ऐक्सेस करने की सेटिंग बदलने पर, इसका असर नए और मौजूदा ग्रुप पर पड़ता है. अगर आपने ऐक्सेस को सार्वजनिक से निजी पर सेट किया है और किसी मौजूदा ग्रुप में संगठन से बाहर के सदस्य शामिल हैं, तो वे सदस्य ये काम कर सकते हैं:
- ग्रुप की सेटिंग कुछ भी हों, अब वे Google Groups में अपने ग्रुप ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे
- ग्रुप की सेटिंग के आधार पर, अब भी ग्रुप के सदस्यों को ईमेल भेज सकते हैं और उनसे ईमेल पा सकते हैं
ग्रुप बनाना
अगर ग्रुप बनाने की अनुमति सेटिंग को 'संगठन का कोई भी सदस्य' या 'वेब का इस्तेमाल करने वाला कोई भी व्यक्ति' से बदलकर, सिर्फ़ एडमिन को ग्रुप बनाने की अनुमति दी जाती है, तो:
- उपयोगकर्ता के बनाए गए मौजूदा ग्रुप चालू रहेंगे.
- हालांकि, उपयोगकर्ता की ओर से बनाए गए ग्रुप में अब भी मैसेज भेजे जा सकते हैं.
अन्य सेटिंग
किसी अन्य सेटिंग में बदलाव करने पर, इसका असर सिर्फ़ आने वाले समय में बनाए जाने वाले ग्रुप पर पड़ता है. मौजूदा ग्रुप पर इसका कोई असर नहीं पड़ता.